淺談民辦高校二級學院辦公室工作

張亞紅

摘要：民辦高校二級學院辦公室是高校行政部門組成的一部分，也是高校黨政一體的管理基礎部門，其部門承接著上傳下達的重要職責，還對二級學院教務管理起到了重要的指導性，可以說部門雖小，功能巨大，高校二級學院辦公室的職能發(fā)揮將直接影響到二級學院教育工作的正常開展。

關鍵詞：高校；二級學院；辦公室；工作

隨著民辦高校近年來的快速發(fā)展，從機構部門的設置和分工都有了明顯的提升，特別是細化專業(yè)學院后，二級學院辦公室的設立促進了高校教育工作的正?；_展，在整個教育體系中，二級學院辦公室的管理工作發(fā)揮了重要的作用。

一、二級學院辦公室的職能

二級學院辦公司的職能具有綜合性，我們將整個民辦高校機構比如為“互聯(lián)網(wǎng)組織”，二級學院辦公室就是互聯(lián)網(wǎng)中的核心“服務器”，不論是用戶的信息輸出還是信息的反饋，都需要“服務器”作為中間介質(zhì)來進行傳達，在傳達信息的工作外，“服務器”還要對自身的系統(tǒng)進行管理和管控，一旦出現(xiàn)程序邏輯錯誤，信息的傳達和服務器內(nèi)部管理都將失去效能。在高校學院中，二級學院辦公室要服務員高校的黨政管理部門，及時傳達管理部門下發(fā)的文件和精神，其次要服務于二級學院內(nèi)部，對教學的進度、教室的安排、教師的安排都要提前部署，對二級學院出現(xiàn)的問題要及時向上級進行反饋。還要服務于學生，要對學生的檔案、資料、成績、在校表現(xiàn)等等一系列數(shù)據(jù)進行登記，還要服務于政工、服務于后勤等等，二級學院辦公室是一個綜合性的管理實施部門，即是院系領導的助手，還是教學工作正常化的部署者，有些民辦高?？荚囋嚲硪残枰墝W院辦公室協(xié)調(diào)出題教師、試卷印刷等，大量的繁瑣工作正是二級學院辦公室的主要職能。

二、影響二級學院辦公室工作效率的因素

民辦高校對二級學院辦公室工作的重視度仍存在不足，從公立高?？矗⒏咝Χ壍霓k公室的支持度非常高，而民辦學院首先從主辦方或管理層限制了學院部門的發(fā)展，特別是從性質(zhì)上有區(qū)別，公立學院一般為國家設立的高等學院，主要是為國家培養(yǎng)人才，也是為社會主義培養(yǎng)接班人，在公立高校中并不以盈利為目的。而民辦高校將錄取分數(shù)線降到相當?shù)偷乃?，以此來擴充學院的學生數(shù)量，有以盈利為目的的嫌疑。以兩者對比看，我們不難發(fā)現(xiàn)民辦高校二級學院辦公室在一定因素下影響到了工作效率。

（一）對二級學院辦公室工作不重視，一味的節(jié)支開流

行政部門的工作效率不但體現(xiàn)在人員的工作層面，還體現(xiàn)在辦公設備中，某些民辦高校為了壓縮開支，對辦公室的人、財、物等實施多方面限制，甚至購買小的辦公用品都要找處長、找二級學院領導、找院領導批準，這樣才能夠購買，可以說某些民辦高校對二級學院辦公室的節(jié)支開流限制較為明顯，嚴重影響了二級學院辦公室工作的高效工作。

（二）辦公人員培訓的機會少之又少

二級學院辦公室承擔的職責決定了辦事人員的工作繁瑣性，要提高二級學院辦公室的工作效率，不斷對辦公室人員團隊進行系統(tǒng)的培訓，并且需要提供辦公室人員經(jīng)常與兄弟院校進行相互學習、相互評比，這樣才能提高辦公人員的高素質(zhì)、高效率工作，而目前在民辦高校中，對于辦公人員的培訓從上層就得不到重視，另外為了節(jié)約開支，無力聘請培訓師對辦公室人員進行系統(tǒng)培訓，這也是民辦高校二級學院辦公室目前的狀態(tài)。

（三）辦公人員分工不明確，干多干少待遇一樣

在民辦高校二級學院辦公室中，每個辦公人員的職責劃分并不明確，特別是對工作的細化度不明晰，一旦二級學院辦公室工作任務加重時，辦公人員會出現(xiàn)相互推諉、相互踢皮球的現(xiàn)象，這嚴重制約了二級學院辦公室工作的效率，對二級學院的教育秩序產(chǎn)生了消極影響，甚至影響到教學進度。而出現(xiàn)另外一種情況是不論辦公人員多付出還是少付出，待遇水準都一樣，這也對辦公人員的工作積極性造成了制約性。

（四）缺乏計算機技術基礎，嚴重制約了工作效率

在互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的時代，計算機在高校的應用已經(jīng)非常普及，對于二級學院辦公室的辦公人員來講，掌握計算機技術是必要的，學生學籍整理、成績統(tǒng)計、發(fā)揚高、通知書等都需要辦公室人員采用辦公軟件進行編輯和打印。而目前對于辦公軟件熟練操作的人員較多，但一旦遇到特殊問題，工作就會中斷，例如打印機打印出問題、計算機文檔出現(xiàn)無法保存現(xiàn)象等，這側面反應了辦公人員對計算機技術的缺乏，制約了辦公室的工作效率。

三、有效提高二級學院辦公室工作效率的策略

（一）全面重視二級學院辦公室工作，增加學院預算，減少審批程序

二級學院辦公室工作是一項較多繁瑣和復雜的工作，參與的環(huán)節(jié)多、流程多，辦公室人員的勞動強度要比其他教師付出的多，而鑒于工作性質(zhì)的問題，服務于學院、服務于教師、服務于學生的綜合性工作，在某些領導眼中并不被重視，降低了辦公室的部門威信，使辦公室人員喪失了工作的積極性。要提升二級學院辦公室工作的效率，首先從領導層的認識開始，肯定辦公室工作的成績，對于辦公室工作中出現(xiàn)的失誤予以包容，增加辦公室的預算，充分保障二級學院辦公室設備的穩(wěn)定性，以此來促進辦公室的工作效率的提高。

（二）經(jīng)常性的對辦公室人員進行針對性的培訓，有助于提高工作效率

民辦高校生源的不斷擴招，導致了二級學院辦公室的工作量不斷增加，工作中如何有秩序的分清輕、重、緩、急，按部就班的掌握和協(xié)調(diào)學院教育工作的正常開展，培訓辦公室人員的工作能力和認知，提高對事件的處理能力和應對能力，能夠?qū)⑥k公室的工作發(fā)揮到更高的層次，對提高辦公室工作的效率有著非常重要的提升空間。

（三）明確辦公室人員的工作職責，建立協(xié)調(diào)關系，完善評比制度

二級學院辦公室的組成是由不同性格、不同學歷、不同資歷的人員構成的，對不同人員的工作職責進行細分化，能夠有效確定工作人員的職責范圍，對其責任心有督導意義。其次辦公室人員之間應該建立協(xié)調(diào)關系，構成相互幫助、相互配合的有機體，在評比制度上，根據(jù)人員的表現(xiàn)和能力，進行評比和競爭，對優(yōu)秀者進行升職或加薪，以形成自我督導工作的積極性。

（四）加強計算機技術的基礎培訓，掌握計算機設備的維護和保養(yǎng)經(jīng)驗

不論是計算機還是打印機、掃描儀等等，所有的設備都具備共通性，當計算機相關設備出現(xiàn)問題時，辦公室人員能夠快速的解決，有利于工作的快速順利進行，故加強計算機技術的基礎培訓，要求辦公室人員能夠熟悉的掌握計算機設備的維護和保養(yǎng)經(jīng)驗，對整個部門的工作開展有極大的促進意義。

四、結論

民辦高校不斷擴展是當下我國教育的普遍現(xiàn)象，這對二級學院辦公室的工作帶來了更多的復雜性，提升辦公室人員的辦公能力，形成完善的激勵制度，經(jīng)常性的進行培訓，對民辦高校的教育發(fā)展有著重要的意義。endprint