簡析行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路

陳菊

摘要：本文淺析從檔案管理制度、人事檔案管理、檔案利用、檔案保密等角度做出改進(jìn)、完善、創(chuàng)新和提高，力求在最大程度上優(yōu)化事業(yè)單位的檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新思路

一、行政事業(yè)單位檔案工作的現(xiàn)狀

1、檔案工作重視程度不夠。部分行政事業(yè)單位在檔案工作開展過程中，對其重視程度不夠。管理人員相關(guān)意識(shí)較為薄弱，監(jiān)督工作不夠到位，使得檔案工作流于形式，未能充分發(fā)揮作用。同時(shí)，在檔案工作投入上較為不足。無論是人員、財(cái)力還是相關(guān)設(shè)備，均存在“捉襟見肘”的情況，無法讓檔案工作順暢進(jìn)行。另外，行政事業(yè)單位內(nèi)部未能形成一套標(biāo)準(zhǔn)化的檔案工作機(jī)制。

2、檔案室設(shè)備較為落后。很多行政事業(yè)單位盡管都有單獨(dú)的檔案室，但相關(guān)設(shè)施較為落后，于標(biāo)準(zhǔn)要求存在較大差距。一些單位檔案室設(shè)施十分陳舊，與現(xiàn)代化檔案管理要求格格不入。同時(shí)，檔案柜形式多樣，統(tǒng)一性較差，十分凌亂。另外，檔案室缺乏有效的管理機(jī)制，使得檔案保護(hù)工作受到影響，造成部分檔案資料受損。

3、檔案管理人員業(yè)務(wù)技能水平有待提升。行政事業(yè)單位檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性的工作。然而，很多單位檔案管理人員都是兼職，其專業(yè)技能水平不足，在歸檔、檔案文件整理、保管等工作存在缺失，并容易出現(xiàn)檔案移交、立卷不及時(shí)的情況。少數(shù)檔案人員對檔案工作認(rèn)知不夠到位，未將責(zé)任貫徹于實(shí)際工作當(dāng)中，有敷衍工作的情況，影響了檔案管理的質(zhì)量及效率。

二、行政事業(yè)單位檔案制度建設(shè)原則

在行政事業(yè)單位檔案制度建設(shè)過程中，要把握一定原則，才能保證制度充分發(fā)揮效用，從而形成一個(gè)良好的檔案管理內(nèi)部環(huán)境。首先，要保證制度的規(guī)范性與靈活性。行政事業(yè)單位檔案管理制度建設(shè)以國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)文件為主要參考。在此基礎(chǔ)上，要兼顧到權(quán)益與職責(zé)，并將職責(zé)融入到崗位標(biāo)準(zhǔn)當(dāng)中，將責(zé)任落實(shí)于人。與此同時(shí)，要注重檔案工作人員的合法權(quán)益保護(hù)，為其創(chuàng)造出一個(gè)穩(wěn)定的工作環(huán)境，保證其薪酬待遇。并可通過激勵(lì)機(jī)制調(diào)動(dòng)其工作積極性，使其全身心投入到具體工作當(dāng)中，以保證檔案管理質(zhì)量。其次，要加強(qiáng)制度執(zhí)行力。在制定相關(guān)制度的同時(shí)，還要不斷增加制度執(zhí)行力，將制度落于實(shí)處。另外，要對制度進(jìn)行持續(xù)優(yōu)化，做到“動(dòng)靜結(jié)合”。制度形成后，可在一段時(shí)間內(nèi)保持不變。但在實(shí)際工作開展過程中，要善于收集問題，發(fā)現(xiàn)制度漏洞，并及時(shí)完善，使制度更加合理化、科學(xué)化。

三、行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新策略探究

1、加強(qiáng)內(nèi)部檔案管理制度建設(shè)。要完善行政事業(yè)單位檔案管理工作，必然需要一套健全的制度作為導(dǎo)向，這就要求行政事業(yè)單位內(nèi)部要不斷完善檔案管理制度建設(shè)。首先，相關(guān)制度必須具備科學(xué)性、合理性的特征。制度要與單位實(shí)際情況及檔案管理實(shí)際需求相契合。其次，制度要簡明實(shí)用。制度必須具備良好的操作性，實(shí)用易行，能夠在具體工作中發(fā)揮指導(dǎo)作用。再者，制度要保持雙向約束性。它既要具備約束員工的功能，又要具備約束領(lǐng)導(dǎo)的功能，這樣才能構(gòu)建出一個(gè)相對公正的內(nèi)部管理環(huán)境。另外，制度執(zhí)行時(shí)要保持嚴(yán)肅性。檔案部門是制度制定的主觀部門，也是執(zhí)行部門。在制度執(zhí)行工程中，要保持嚴(yán)肅性及權(quán)威性，做到“賞罰分明”。

2、完善組織領(lǐng)導(dǎo)，促使人事檔案管理水平不斷提升。行政事業(yè)單位要給予檔案管理工作足夠的重視，將其納入議事日程。一方面，要構(gòu)建專門的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)。由領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)作為導(dǎo)向，對檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督。同時(shí)，結(jié)合檔案管理工作實(shí)際開展?fàn)顩r，構(gòu)建出檔案達(dá)標(biāo)升級(jí)考核機(jī)制，從而對檔案管理進(jìn)行量化考評，使其得到進(jìn)一步完善。另一方面，各單位要對制定出一套與實(shí)際要求相符的檔案質(zhì)量評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)檔案工作制度化、科學(xué)化、高效化建設(shè)。

3、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，提升實(shí)際工作效率。要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，就必須加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，通過利用信息化技術(shù)提升檔案管理效率及質(zhì)量，讓檔案管理達(dá)到新的層次，使其充分發(fā)揮作用。一方面，各級(jí)行政事業(yè)單位要充分落實(shí)信息管理工作，注重檔案信息錄入，將其準(zhǔn)確地輸入至數(shù)據(jù)庫平臺(tái)當(dāng)中。同時(shí)，可利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)信息資料進(jìn)行存儲(chǔ)，讓電子化檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案共存。另一方面，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及計(jì)算機(jī)技術(shù)構(gòu)建出一個(gè)檔案信息管理平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，為社會(huì)群體提供高效、優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)，促使檔案利用效率不斷提升，方便于大眾進(jìn)行檔案信息查詢。

4、加強(qiáng)行政事業(yè)單位檔案保密工作。對于行政事業(yè)單位檔案管理而言，檔案保密工作是重要環(huán)節(jié)之一。從客觀角度來看，檔案庫房建設(shè)過程中應(yīng)該按照國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行具體事項(xiàng)，但不是任何辦公室都可用作檔案存儲(chǔ)，要進(jìn)行合理篩選，保證辦公室條件符合檔案庫房要求。從保密性角度來看，檔案庫房不得建在辦公樓最底層。且?guī)旆块T、窗需要進(jìn)行專門加固，以此來預(yù)防盜竊。同時(shí)，要將庫房與辦公室、閱覽室等分離，并指派專人負(fù)責(zé)監(jiān)管，構(gòu)建出嚴(yán)格的庫房管理制度，無關(guān)人員嚴(yán)禁入內(nèi)。另外，要做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作。相關(guān)管理人員要準(zhǔn)確分析并鑒別檔案內(nèi)容的歷史作用與現(xiàn)實(shí)作用，結(jié)合行政事業(yè)單位工作需求，全面確認(rèn)檔案信息的保存價(jià)值，以判斷出檔案的合理保管期限。

四、結(jié)語

盡管行政事業(yè)單位檔案整體管理水平較以往有所提升，但部分單位依然有所欠缺，影響了檔案工作本質(zhì)的經(jīng)濟(jì)與社會(huì)服務(wù)功能的發(fā)揮。在新形勢下，行政事業(yè)檔案工作需要與時(shí)代發(fā)展的任務(wù)、特征及要求緊密關(guān)聯(lián)起來。通過創(chuàng)新服務(wù)、更新體制，讓檔案管理工作得到優(yōu)化，使其達(dá)到更高的層次，從而為社會(huì)群體提供更為可靠的服務(wù)。endprint