氣象新計(jì)財(cái)業(yè)務(wù)系統(tǒng)下的流程優(yōu)化研究

【摘要】當(dāng)前新計(jì)財(cái)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)、推廣、應(yīng)用已成為我國(guó)氣象服務(wù)體制改革的重要內(nèi)容，伴隨著系統(tǒng)的推廣應(yīng)用，如何建立與之相適應(yīng)的流程迫在眉睫。本研究通過(guò)對(duì)原有流程進(jìn)行細(xì)致梳理，找出其存在的薄弱環(huán)節(jié)和風(fēng)險(xiǎn)弊端，加以分析研究，結(jié)合廣西區(qū)氣象部門(mén)三級(jí)財(cái)務(wù)管理的實(shí)際情況，提出新的流程優(yōu)化設(shè)計(jì)方案，以期能夠進(jìn)一步加強(qiáng)財(cái)務(wù)工作的規(guī)范性、提高財(cái)務(wù)工作運(yùn)轉(zhuǎn)效率、增強(qiáng)干部職工預(yù)算意識(shí)、有效降低內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)、保障資金運(yùn)營(yíng)安全，充分發(fā)揮流程的導(dǎo)向性作用。

【關(guān)鍵詞】計(jì)財(cái)業(yè)務(wù)系統(tǒng) 流程 優(yōu)化

氣象新計(jì)財(cái)業(yè)務(wù)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)是由一項(xiàng)中國(guó)氣象局計(jì)財(cái)司主管的、資產(chǎn)中心承辦的重點(diǎn)推進(jìn)的計(jì)財(cái)信息化改革工作，2015年以來(lái)在廣西全區(qū)氣象部門(mén)逐步推廣實(shí)施省級(jí)版，新系統(tǒng)的使用對(duì)原有流程提出了挑戰(zhàn)，如何建立與之相適應(yīng)的流程迫在眉睫。

一、對(duì)原有流程進(jìn)行優(yōu)化研究的意義

（一）是主動(dòng)適應(yīng)計(jì)財(cái)業(yè)務(wù)系統(tǒng)現(xiàn)代化的需要

隨著計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，計(jì)財(cái)業(yè)務(wù)系統(tǒng)也日益現(xiàn)代化。研究新計(jì)財(cái)業(yè)務(wù)系統(tǒng)下的流程優(yōu)化，對(duì)充分利用新系統(tǒng)高度信息化，無(wú)時(shí)差/空間差等特點(diǎn)，規(guī)避現(xiàn)有流程中的弊端，提高計(jì)財(cái)工作效率，有著非常重要的意義。

（二）有利于進(jìn)一步加強(qiáng)和完善內(nèi)部控制

在新計(jì)財(cái)業(yè)務(wù)系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中，“角色”是非常重要的概念，從報(bào)賬員到審核崗等不同的角色分工比以往更加明確，權(quán)責(zé)也更加規(guī)范。研究新計(jì)財(cái)業(yè)務(wù)系統(tǒng)下的流程優(yōu)化，有助于強(qiáng)化計(jì)財(cái)工作相關(guān)人員的角色意識(shí)，明確自身的職權(quán)和責(zé)任，出現(xiàn)問(wèn)題都能及時(shí)有效地進(jìn)行責(zé)任追蹤與更正，將監(jiān)督與反饋機(jī)制覆蓋整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行的過(guò)程，從而有效降低內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)。

（三）有助于統(tǒng)一不同財(cái)務(wù)管理層級(jí)的管理思路

隨著新計(jì)財(cái)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的推廣，原先的省-市-縣三級(jí)財(cái)務(wù)管理工作差異將會(huì)逐漸縮小，不同層級(jí)計(jì)財(cái)部門(mén)在預(yù)算執(zhí)行方面的管理思路將愈發(fā)趨于統(tǒng)一。研究新計(jì)財(cái)業(yè)務(wù)系統(tǒng)下的流程優(yōu)化，有助于減少不同層級(jí)計(jì)財(cái)部門(mén)在流程上的差異，使得計(jì)財(cái)工作運(yùn)行規(guī)范得以最大程度的統(tǒng)一，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)管理思路的統(tǒng)一。

二、原有流程存在的問(wèn)題

（一）原有流程崗位授權(quán)不嚴(yán)謹(jǐn)，權(quán)責(zé)不清晰

原有流程對(duì)崗位授權(quán)會(huì)根據(jù)各單位的具體情況設(shè)置崗位權(quán)限，崗位授權(quán)設(shè)置不當(dāng)，會(huì)導(dǎo)致崗位之間權(quán)責(zé)不清晰，把控不嚴(yán)，存在實(shí)際操作員和授權(quán)人不一致的情形，當(dāng)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)也就無(wú)法劃分權(quán)責(zé)。

（二）業(yè)務(wù)流程預(yù)算管理滯后，無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)時(shí)預(yù)算控制精細(xì)化的要求

原有的流程缺少預(yù)算指標(biāo)執(zhí)行實(shí)時(shí)反饋機(jī)制，預(yù)算執(zhí)行情況反饋深陷滯后的困境，預(yù)算執(zhí)行與預(yù)算編制脫節(jié)現(xiàn)象嚴(yán)重，預(yù)算執(zhí)行情況往往編制完財(cái)務(wù)報(bào)表方可以取得，已無(wú)法滿(mǎn)足于當(dāng)前預(yù)算管理精細(xì)化要求。

（三）業(yè)務(wù)流程監(jiān)督滯后，效率低下

原有的業(yè)務(wù)流程采用手工報(bào)賬方式，前臺(tái)接收手工填寫(xiě)的報(bào)賬單據(jù)，以面對(duì)面等候的方式辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。具體流程如下：

從圖一可見(jiàn)，這種報(bào)賬流程已不符合現(xiàn)實(shí)需求，只停留在操作簡(jiǎn)單化的層面，未能體現(xiàn)出流程的時(shí)效性?xún)?yōu)勢(shì)。財(cái)務(wù)人員只能事后監(jiān)控，監(jiān)督時(shí)效性差。原始票據(jù)傳遞存在著滯后，出納與會(huì)計(jì)人員重復(fù)工作，嚴(yán)重影響工作效率，后續(xù)報(bào)表等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的取得嚴(yán)重滯后。

三、流程優(yōu)化的措施

（一）科學(xué)設(shè)置崗位，明確職責(zé)權(quán)限

1.科學(xué)設(shè)置新計(jì)財(cái)業(yè)務(wù)系統(tǒng)下的工作崗位與操作權(quán)限。通過(guò)對(duì)以往流程的梳理和總結(jié)，并結(jié)合新計(jì)財(cái)業(yè)務(wù)系統(tǒng)高效、準(zhǔn)確的特點(diǎn)，對(duì)各崗位進(jìn)行設(shè)置和授權(quán)，在優(yōu)化流程中，一般設(shè)置有6個(gè)工作崗位：報(bào)賬員崗、領(lǐng)導(dǎo)審批崗、會(huì)計(jì)審核崗、出納崗、記賬會(huì)計(jì)崗、稽核崗。各崗位間形成一種相互聯(lián)系、相互制約的機(jī)制來(lái)保障會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性、合法性。

2.強(qiáng)化不相容崗位職責(zé)分離。內(nèi)部控制的關(guān)鍵就在于不相容崗位的嚴(yán)格分離，通過(guò)進(jìn)行內(nèi)部職責(zé)分工，以減少舞弊的可能性。通過(guò)設(shè)置各工作崗位人員的操作權(quán)限，對(duì)數(shù)據(jù)錄入與審核記賬、主管會(huì)計(jì)與稽核人員等不相容崗位，嚴(yán)格執(zhí)行設(shè)置分離。保存系統(tǒng)操作日志，以杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作系統(tǒng)。

（二）梳理流程關(guān)鍵點(diǎn)，建立標(biāo)準(zhǔn)化流程

1.四種報(bào)銷(xiāo)流程基本模式。新計(jì)財(cái)業(yè)務(wù)系統(tǒng)強(qiáng)化了對(duì)每筆資金使用全過(guò)程的監(jiān)管，讓資金支出事前、事中、事后都受到約束和控制。根據(jù)區(qū)局機(jī)關(guān)及直屬單位、地市縣氣象局實(shí)際存在的具體情況，更好地適應(yīng)新計(jì)財(cái)業(yè)務(wù)系統(tǒng)操作模塊，提出建立以下四種流程的基本模式，如圖二。

2.指標(biāo)填報(bào)端口前置強(qiáng)化單位主體意識(shí)。優(yōu)化流程中，報(bào)賬員填寫(xiě)業(yè)務(wù)報(bào)銷(xiāo)單據(jù)自選預(yù)算指標(biāo)和項(xiàng)目，會(huì)計(jì)人員再進(jìn)行審核，對(duì)報(bào)賬員選取指標(biāo)進(jìn)行確認(rèn)或修改，各單位發(fā)生業(yè)務(wù)后及時(shí)錄入網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)，會(huì)計(jì)人員完成審核后打印報(bào)銷(xiāo)單據(jù)再報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批，最后由出納進(jìn)行結(jié)算。強(qiáng)化報(bào)賬人員和單位領(lǐng)導(dǎo)的預(yù)算管理意識(shí)主體意識(shí)，做到有的放矢。

（三）加強(qiáng)線(xiàn)上與線(xiàn)下流程相結(jié)合

1.有效減少原始憑證傳遞風(fēng)險(xiǎn)。要求線(xiàn)下原始憑證的傳遞流程與線(xiàn)上操作和審批流程相互印證、同步進(jìn)行。目前主要存在兩種原始憑證的傳遞流程：

（1）區(qū)局機(jī)關(guān)及直屬單位模式流程下，原始憑證由報(bào)賬員進(jìn)行檢驗(yàn)核實(shí)、歸集整理，完善審批手續(xù)后，再交由會(huì)計(jì)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審核，如下圖。

會(huì)計(jì)審核通過(guò)的原始憑證將傳遞到相關(guān)財(cái)務(wù)人員手中，已完成收付業(yè)務(wù)的單據(jù)不再流出，確保原始憑證傳遞的完整性，保證會(huì)計(jì)基礎(chǔ)資料的質(zhì)量。

（2）地市縣氣象局采用模式的流程下，原始憑證先由會(huì)計(jì)審核后，再由報(bào)賬員交予領(lǐng)導(dǎo)審批，最后直接交由出納進(jìn)行支付。該流程簡(jiǎn)化了報(bào)賬審批流程，減少重復(fù)工作，但對(duì)原始憑證傳遞的人為管理要求相對(duì)更高，尤其是對(duì)報(bào)賬員的素質(zhì)要求較高，如下圖。

2.進(jìn)行線(xiàn)上線(xiàn)下會(huì)計(jì)審核。會(huì)計(jì)審核分為線(xiàn)上初審和線(xiàn)下再審。線(xiàn)上初審是指會(huì)計(jì)在新計(jì)財(cái)業(yè)務(wù)系統(tǒng)上對(duì)報(bào)賬員填寫(xiě)的經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)單進(jìn)行網(wǎng)上審核；線(xiàn)下再審是指會(huì)計(jì)現(xiàn)場(chǎng)對(duì)紙質(zhì)原始憑證與報(bào)銷(xiāo)單進(jìn)行比對(duì)審核。

線(xiàn)上審核通過(guò)的報(bào)銷(xiāo)單，方可由報(bào)賬員打印出紙質(zhì)單據(jù)，并與原始憑證及相關(guān)審批文件歸集整理，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，交由會(huì)計(jì)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)再審，檢查實(shí)際發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)報(bào)銷(xiāo)內(nèi)容的真實(shí)性和合規(guī)性。經(jīng)過(guò)二次審核，能明顯降低報(bào)賬單據(jù)的出錯(cuò)率。

3.進(jìn)一步加強(qiáng)審批控制和會(huì)簽制度。各預(yù)算主體根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)和資金運(yùn)營(yíng)狀況設(shè)定審批權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)并交由財(cái)務(wù)備案，實(shí)行分級(jí)審批。審批領(lǐng)導(dǎo)能隨時(shí)通過(guò)計(jì)財(cái)業(yè)務(wù)系統(tǒng)獲得財(cái)務(wù)人員對(duì)于該項(xiàng)支出的審核意見(jiàn)和相關(guān)預(yù)算執(zhí)行指標(biāo)執(zhí)行情況。

當(dāng)支出涉及其他特別規(guī)定事項(xiàng)，如課題支出，項(xiàng)目支出，固定資產(chǎn)購(gòu)建時(shí)，除規(guī)定的必要報(bào)賬人、審核領(lǐng)導(dǎo)簽字外，還須有相關(guān)負(fù)責(zé)人審核簽字，如課題組組長(zhǎng)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、固定資產(chǎn)管理員等。

四、結(jié)語(yǔ)

由于目前還在系統(tǒng)還處在初、中期運(yùn)行階段，系統(tǒng)自身的建設(shè)仍然存在不足之處，所以本次研究的系統(tǒng)流程優(yōu)化方案也并非是最終的結(jié)果，在以后的工作中還將繼續(xù)探索，對(duì)流程不斷進(jìn)行有效調(diào)整，依靠現(xiàn)代化手段以期不管現(xiàn)在還是未來(lái)，業(yè)務(wù)流程都能夠結(jié)合業(yè)務(wù)系統(tǒng)充分發(fā)揮最大效用，為提高我局財(cái)務(wù)管理水平服務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介：秦圣（1981-），男，漢族，江蘇泰興人，會(huì)計(jì)師，從事財(cái)務(wù)核算管理工作。endprint