工程外包中材料管控方法的探討

左麗峰

【摘 要】隨著企業(yè)承攬工程項(xiàng)目的增多，企業(yè)自有場(chǎng)地、人力、設(shè)備等資源的局限性、緊缺性日益突出，為了有效解決工程項(xiàng)目建設(shè)所需資源不足的問題，企業(yè)通常采用將部分工程項(xiàng)目的制造工程外包，以保障工程質(zhì)量和周期滿足合同要求。本文以A公司為例，結(jié)合公司在外包管理工作中的材料管控出現(xiàn)的問題，對(duì)如何控制外包工程的材料成本、減少材料浪費(fèi)以及保障余料回收等的管控方法進(jìn)行探討，為企業(yè)外包工程的材料管控提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】工程項(xiàng)目；外包；材料；管控

近年來，隨著產(chǎn)品市場(chǎng)的拓展，A公司承攬的工程項(xiàng)目數(shù)量和總量規(guī)模持續(xù)增長(zhǎng)，公司自有場(chǎng)地、人力、設(shè)備等資源的局限性、緊缺性日益突出，為了有效保障工程項(xiàng)目建設(shè)所需資源，A公司將承接的部分工程項(xiàng)目的制造工程進(jìn)行外包，為保證工程質(zhì)量和控制工程成本，這些外包工程所需材料一般由A公司提供，分包單位僅負(fù)責(zé)建造安裝工作。在近年的外包工程項(xiàng)目中，對(duì)外包工程材料的管控粗放，導(dǎo)致影響工程的成本和質(zhì)量的問題時(shí)有發(fā)生。

一、外包工程項(xiàng)目中材料管控的現(xiàn)狀

1.材料狀態(tài)信息不清楚，材料使用情況難以及時(shí)掌握

當(dāng)分包單位施工場(chǎng)地不在A公司所屬場(chǎng)地時(shí)，為節(jié)約運(yùn)輸成本，材料基本上是從原材料生產(chǎn)廠直接發(fā)運(yùn)到分包單位，但在部分工程項(xiàng)目上，從材料到達(dá)分包單位開始，公司對(duì)材料所處狀況掌握較少：材料到達(dá)數(shù)量是否與廠家發(fā)運(yùn)清單完全一致，規(guī)格有無偏差，技術(shù)要求是否吻合，材料到達(dá)后是否及時(shí)取樣復(fù)驗(yàn)，材料投入使用時(shí)是否已經(jīng)檢驗(yàn)合格，施工過程中是否存在設(shè)計(jì)變更或質(zhì)量方面原因增加或減少材料投入？上述情況不能及時(shí)掌握，便有可能發(fā)生材料重復(fù)供應(yīng)、工程質(zhì)量存在隱患以及剩余材料回收或再利用得不到保障等問題。

2.材料領(lǐng)用控制力度不夠，材料核銷不準(zhǔn)

當(dāng)外包單位在我公司場(chǎng)地內(nèi)施工時(shí)，由于內(nèi)場(chǎng)外包單位較多，魚龍混雜，倉(cāng)庫(kù)相距又較遠(yuǎn)，在領(lǐng)料過程中就會(huì)存在以下幾個(gè)方面問題：

（1）舞弊的風(fēng)險(xiǎn)。外包單位的領(lǐng)料人員修改已經(jīng)授權(quán)的領(lǐng)料單，一旦庫(kù)管人員發(fā)現(xiàn)不了，存在被冒領(lǐng)的可能。

（2）不能及時(shí)領(lǐng)料。領(lǐng)料人拿到領(lǐng)料單后，由于一些原因，常常不是第一時(shí)間就去領(lǐng)料，使庫(kù)管員和項(xiàng)目管理人員不能實(shí)時(shí)掌握庫(kù)存情況，出現(xiàn)信息錯(cuò)位，當(dāng)領(lǐng)料頻繁時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)領(lǐng)不到料的情況，給工程的施工和存貨控制帶來了困難。

（3）同時(shí)，工程隊(duì)為了自身利益，往往會(huì)多報(bào)用料，或施工時(shí)故意多留余量，以用于下個(gè)工程，不經(jīng)過專門的審計(jì)和核銷，很難發(fā)現(xiàn)里面的問題。項(xiàng)目管理部主要依據(jù)工程材料清單對(duì)外包單位的領(lǐng)料進(jìn)行審核和授權(quán)，工程完工后的材料清算也是基本按項(xiàng)目領(lǐng)料單全部結(jié)轉(zhuǎn)成項(xiàng)目成本，少了一道材料的領(lǐng)用和實(shí)際使用核銷的流程，那么材料潛在的損失和浪費(fèi)都可能掩蓋在了項(xiàng)目成本里。

3.存在材料浪費(fèi)情況

每個(gè)項(xiàng)目在領(lǐng)料時(shí)是很復(fù)雜的，不可能完全做到精確領(lǐng)料，比如油漆、焊材、襯墊等通用材料。而外包單位為了自身利益，往往隱瞞剩余材料，這就無形中造成材料的浪費(fèi)。

同時(shí)，因存在管理漏洞或是外包單位私心作祟時(shí)，也會(huì)造成材料浪費(fèi)。例如在一些涂裝施工中，外包單位私下用涂料稀釋劑來作為他們涂裝設(shè)備的清洗劑。

上文還說到過，施工過程中經(jīng)常存在設(shè)計(jì)變更或質(zhì)量方面原因增加或減少材料投入，從而產(chǎn)生余料，而這些余料往往很多地方可以用到，有的地方甚至可以一分為二的進(jìn)行使用。但二次材料的使用會(huì)大大增加施工量。由于未進(jìn)行明確的二次材料回收管理，施工資費(fèi)上也沒有傾斜政策，外包單位更愿意使用新材料，舊材料或是余料往往棄之不用，造成很大浪費(fèi)。

二、管理思路與對(duì)策

經(jīng)過對(duì)上述問題的詳細(xì)調(diào)查分析，我們認(rèn)為，只要有針對(duì)性地采取正確的防范措施，利用系統(tǒng)的分析和計(jì)算以及技術(shù)手段，完善外包工程的內(nèi)部控制流程，就可以起到防患于未然的作用，同時(shí)也能提高企業(yè)的工程質(zhì)量和工作效率。

1.完善制度，強(qiáng)化意識(shí)

組織公司工程、審計(jì)、采購(gòu)、成本、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門，對(duì)外包工程的材料管理制度和流程進(jìn)行了全面的梳理和完善，在原有管理制度文件基礎(chǔ)上，對(duì)“采購(gòu)產(chǎn)品管理辦法”、“鋼結(jié)構(gòu)產(chǎn)品提料作業(yè)指導(dǎo)書”、“原材料庫(kù)存及領(lǐng)用管理辦法”等材料管理制度予以完善，強(qiáng)化外包工程的材料管理制度，彌補(bǔ)外包工程中材料管理制度上的漏洞。同時(shí)，把材料管理列入項(xiàng)目管理人員的考核內(nèi)容，引導(dǎo)并強(qiáng)化項(xiàng)目管理人員的材料管理意識(shí)。

2.技術(shù)手段更新，加強(qiáng)領(lǐng)料管理的可控性

利用存貨管理系統(tǒng)控制領(lǐng)料過程。充分利用信息軟件系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳遞快、共享度高、信息實(shí)時(shí)等特點(diǎn)，通過信息系統(tǒng)來控制領(lǐng)料過程。并對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行存貨管理系統(tǒng)的操作培訓(xùn)，在熟練掌握的基礎(chǔ)上，要求領(lǐng)料都必須由系統(tǒng)操作人員事先錄入存貨管理系統(tǒng)，由系統(tǒng)來警示倉(cāng)庫(kù)物資存量，如存量充足，則要求必須打印領(lǐng)料單，并授權(quán)簽字，再向倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取材料。庫(kù)管員在發(fā)料前，可先與系統(tǒng)里的領(lǐng)料單核對(duì)，然后再發(fā)料。已授權(quán)的領(lǐng)料單有效期一般規(guī)定為一個(gè)時(shí)間段（例如5個(gè)工作日），逾期則自動(dòng)作廢，以保證工程物資的周轉(zhuǎn)。通過系統(tǒng)流程和業(yè)務(wù)流程的協(xié)調(diào)配合，有效防范領(lǐng)料過程中的舞弊風(fēng)險(xiǎn)和信息不對(duì)稱等問題，同時(shí)，效率也得到了明顯提高。

3.增加材料審計(jì)和監(jiān)督環(huán)節(jié)，對(duì)外包工程的材料準(zhǔn)確進(jìn)行核銷

在工費(fèi)審計(jì)的基礎(chǔ)上增加材料審計(jì)流程。以往外包工程的審計(jì)工作中，一直側(cè)重于工費(fèi)審計(jì)，忽略了材料的審計(jì)。新的流程中，在工費(fèi)審計(jì)前增加專項(xiàng)的材料審計(jì)程序。外包單位做完竣工結(jié)算表，經(jīng)項(xiàng)目管理部現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收后，要求材料審計(jì)人員必須抽取一定比例（5%）的工程量進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)復(fù)核，以加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督。在程序上要求先材料審計(jì)、后工費(fèi)審計(jì)，以保證審計(jì)基礎(chǔ)的正確。

加強(qiáng)對(duì)施工隊(duì)臨時(shí)周轉(zhuǎn)材料的盤點(diǎn)監(jiān)督。審計(jì)部門以外包單位為單位建立材料臺(tái)賬，登記外包單位的材料領(lǐng)用、實(shí)際使用，以及周轉(zhuǎn)結(jié)存的情況。外包單位都有自己的臨時(shí)倉(cāng)庫(kù)存放周轉(zhuǎn)材料。公司建立定期盤點(diǎn)制度，每隔一段時(shí)間盤點(diǎn)一次，再根據(jù)材料臺(tái)賬核對(duì)外包單位的材料（包括在建工程和庫(kù)存），以掌握外包單位的材料使用狀況。endprint

4.加強(qiáng)余料回收，減少不必要的浪費(fèi)

為了加強(qiáng)對(duì)回收的舊材料的管理，公司建立余料的回收核銷流程，要求對(duì)工程項(xiàng)目產(chǎn)生的余料，退回倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行核銷，通過整理后再二次利用。并對(duì)能按照要求把余料退回倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行核銷的外包單位，我們予以獎(jiǎng)勵(lì)，并在下次承包的過程中優(yōu)先考慮。同時(shí)，為提高工程隊(duì)使用余料的積極性，也可相對(duì)提高了余料的施工資費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。通過這些措施，余料的利用率基本可達(dá)到60%以上，大大地節(jié)約了施工材料成本。

5.把材料管理列入外包單位考核內(nèi)容，加強(qiáng)外包單位的考核及退出機(jī)制

對(duì)外包單位的考核，除了考核外包單位的實(shí)力、規(guī)模、安全措施、施工質(zhì)量等項(xiàng)目以外，外包單位工程材料管理情況也納入了考核體系，每半年考核一次，年終在合格供方復(fù)評(píng)會(huì)上作一次評(píng)估，達(dá)不到要求的，則不再續(xù)簽合同。

通過以上幾方面的措施實(shí)踐，A公司在近一年的外包工程上材料管理水平得到了顯著的提高，流程上存在的一些問題和漏洞得到了解決，工程建設(shè)成本中的材料成本明顯降低。外包單位的材料管理也越來越規(guī)范，結(jié)算過程中的矛盾和爭(zhēng)執(zhí)明顯減少，施工質(zhì)量得到了進(jìn)一步的提高。

三、展望

保證外包工程材料管控工作質(zhì)量是保證工程質(zhì)量和控制工程成本的重要環(huán)節(jié)，在工程材料管理過程中必須完善材料的質(zhì)量保證體系，從源頭抓起。抓好材料管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，明確材料質(zhì)量和成本管理的程序，制定各項(xiàng)管理細(xì)則，確保工程材料的質(zhì)量和有效控制材料成本，從而更好地確保工程質(zhì)量降低工程造價(jià)。

當(dāng)今社會(huì)發(fā)展迅速，工程材料品種日益增多，材料技術(shù)要求日趨復(fù)雜，對(duì)材料管理工作提出了更高要求。我們自身會(huì)不斷學(xué)習(xí)、不斷摸索，同時(shí)我們希望更多的人重視材料管理，投身材料管理，為公司的發(fā)展壯大奉獻(xiàn)力量。

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