重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的全過(guò)程管理

李杜鋒

重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的全過(guò)程管理

李杜鋒

我國(guó)經(jīng)濟(jì)不斷在發(fā)展，許多建設(shè)項(xiàng)目也逐步趨于細(xì)節(jié)化以及大型化，所以，為了更為有效地開(kāi)展項(xiàng)目建設(shè)工作，要強(qiáng)化項(xiàng)目檔案管理的工作?；诖耍疚恼撌隽酥卮蠼ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案工作的全過(guò)程管理。

重大建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理要涉及到多個(gè)方面，包括項(xiàng)目管理和項(xiàng)目監(jiān)督、項(xiàng)目維護(hù)和項(xiàng)目驗(yàn)收、項(xiàng)目審計(jì)和項(xiàng)目稽查以及項(xiàng)目改造等等，因此更要重視項(xiàng)目的檔案管理工作，并從細(xì)節(jié)以及宏觀兩方面著手展開(kāi)實(shí)踐工作，這樣才能更好地進(jìn)行后續(xù)的工作。

概述重大建設(shè)項(xiàng)目與檔案管理工作

站在宏觀的角度來(lái)講，所謂的重大建設(shè)項(xiàng)目即同開(kāi)發(fā)和投資以及建設(shè)相關(guān)的建設(shè)項(xiàng)目，其涵蓋了極多的內(nèi)容，覆蓋極廣的范圍。簡(jiǎn)單的來(lái)說(shuō)，可劃分成兩種重大項(xiàng)目建設(shè)：第一種，同生活相關(guān)的配套項(xiàng)目，相對(duì)來(lái)講，這一建設(shè)項(xiàng)目更為細(xì)化、更為具體。第二種，地方主體的建設(shè)，這一建設(shè)項(xiàng)目同城鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步以及發(fā)展有著莫大的關(guān)聯(lián)，可被稱之為總體的城鎮(zhèn)規(guī)劃發(fā)展項(xiàng)目。（王雅麗.高職院校項(xiàng)目檔案工作存在問(wèn)題及解決措施探討[J].包頭職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2015,16(2):94-96.）而分析具體的重大建設(shè)項(xiàng)目?jī)?nèi)容，又可劃分為六大類的重大建設(shè)項(xiàng)目。第一，利用政府行政的財(cái)政建設(shè)資金而開(kāi)展的項(xiàng)目，一般情況下，這一些項(xiàng)目會(huì)對(duì)被納入到財(cái)政管理當(dāng)中的建設(shè)資金或者相關(guān)部門(mén)的預(yù)算資金進(jìn)行利用。第二，市政部門(mén)所安排以及國(guó)家指定的相關(guān)建設(shè)項(xiàng)目。（許佳佳.加強(qiáng)醫(yī)院檔案工作管理促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)健康發(fā)展[J].中外健康文摘,2011,08(2):450-451）第三，對(duì)國(guó)債資金進(jìn)行利用而展開(kāi)的建設(shè)項(xiàng)目。第四，由市級(jí)財(cái)政部門(mén)來(lái)?yè)?dān)保貸款而開(kāi)展的項(xiàng)目。第五，由市級(jí)的人民政府或者發(fā)展改革委員會(huì)稽查和制定審核的建設(shè)項(xiàng)目。第六，相關(guān)的市級(jí)單位同國(guó)家單位融資或者出資而開(kāi)展的建設(shè)項(xiàng)目。（趙振.智能電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的實(shí)現(xiàn)與思考[J].卷宗,2016,6(6):97.）

而對(duì)于重大建設(shè)項(xiàng)目的相關(guān)檔案管理工作，其有著新型的管理模式。項(xiàng)目法人是這一模式的管理核心，納入合同是管理的依據(jù)，控制并且監(jiān)理是極其重要的管理手段。在開(kāi)展以及實(shí)施檔案管理工作的過(guò)程中，不管是項(xiàng)目監(jiān)理單位和項(xiàng)目的施工部門(mén)、項(xiàng)目設(shè)計(jì)部門(mén)和項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)，還是相關(guān)主管部門(mén)和檔案行政管理部門(mén)，都應(yīng)全程參與其中。除了要在實(shí)施項(xiàng)目之前介入其中，在開(kāi)展項(xiàng)目的過(guò)程當(dāng)中，也應(yīng)進(jìn)行事中調(diào)整以及控制。此外，當(dāng)項(xiàng)目在收尾的階段時(shí)，多個(gè)部門(mén)還要將驗(yàn)收把關(guān)以及事后核查等相關(guān)的工作做好。（姚彤.淺論水利信息化建設(shè)項(xiàng)目檔案的有效管理[J].信息安全與技術(shù),2013,4(12):11-12,17.）由于這一新型模式是全面把控且全面監(jiān)控的，因此確保了更為具體以及全面的項(xiàng)目檔案管理工作。通過(guò)這一模式，可在檔案管理工作當(dāng)中融入項(xiàng)目建設(shè)的每一個(gè)環(huán)節(jié)和階段以及每一道工序，從而使項(xiàng)目建設(shè)檔案的精確性以及完整性得以保障。（賴映蘭.電力企業(yè)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案的保存管理探討[J].貴州電力技術(shù),2015,18(8):91-92,45.）

分析重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的全過(guò)程管理

本文具體分析了重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的全過(guò)程管理，以下就是幾大要點(diǎn)，見(jiàn)表1。

項(xiàng)目前期準(zhǔn)備工作。相關(guān)的建設(shè)單位在開(kāi)展工程建設(shè)項(xiàng)目時(shí)，就應(yīng)在重要的開(kāi)展內(nèi)容當(dāng)中納入到檔案工作這一項(xiàng)內(nèi)容，并把其當(dāng)作工程建設(shè)的重要組成部分。與此同時(shí)，相關(guān)的檔案管理單位應(yīng)開(kāi)展收集和整理以及分類建設(shè)文件、項(xiàng)目資料等資料的工作。工程在初期立項(xiàng)時(shí)，作為建設(shè)單位，應(yīng)同建設(shè)項(xiàng)目的重要內(nèi)容以及自身特點(diǎn)相結(jié)合，并充分地對(duì)工程實(shí)施單位進(jìn)行考慮，從而劃分工程、制定工程進(jìn)度。（陸瑩.規(guī)范重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的思考[J].包頭職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2015,16(1):88-89.）另外，應(yīng)基于此，針對(duì)對(duì)應(yīng)項(xiàng)目制定檔案工作的計(jì)劃，這樣才能夠落實(shí)檔案工作具體的管理制度、工作進(jìn)度和歸檔準(zhǔn)則以及檔案質(zhì)量。（李曉波.新形勢(shì)下煤礦企業(yè)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作優(yōu)化探析[J].卷宗,2016,6(12):124.）還有，要將檔案管理的機(jī)構(gòu)建立起來(lái)，并對(duì)先鋒工作的力量進(jìn)行配備，確保管理機(jī)構(gòu)能夠高效地辦公。最后，要將相關(guān)的檔案制度建立起來(lái)，并在實(shí)踐中使其不斷地完善。同時(shí)，要使項(xiàng)目的存放制度和歸檔制度以及文件分類制度得以落實(shí)，這樣在對(duì)文件資料進(jìn)行整理時(shí)，相關(guān)的部門(mén)和監(jiān)理機(jī)構(gòu)以及施工單位才能有據(jù)可依。（姚麗雅.制約高校基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的因素與對(duì)策[J].安徽建筑,2013,20(2):236-237.）

表1 重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的全過(guò)程管理

項(xiàng)目開(kāi)工前標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化。重大建設(shè)項(xiàng)目在正式開(kāi)工時(shí)，所有參與建設(shè)的相關(guān)單位應(yīng)集中統(tǒng)計(jì)相關(guān)的工作人員，并且要將網(wǎng)絡(luò)檔案的管理體系建立起來(lái)，使其不斷完善。建立起完善的體系之后，相關(guān)人員應(yīng)在網(wǎng)絡(luò)的管理系統(tǒng)當(dāng)中錄入詳細(xì)的工作人員的檔案資料，這樣能夠從多個(gè)角度和多個(gè)方位對(duì)所有的參與建設(shè)項(xiàng)目的人員進(jìn)行檔案管理。與此同時(shí)，作為建設(shè)的主導(dǎo)單位，應(yīng)向各個(gè)參與建設(shè)的機(jī)構(gòu)以及建設(shè)單位準(zhǔn)確且及時(shí)的發(fā)放相關(guān)的制度標(biāo)準(zhǔn)。并且建設(shè)主導(dǎo)單位應(yīng)重視檔案管理人員的培訓(xùn)，可通過(guò)組織培訓(xùn)班以及召開(kāi)會(huì)議的方式來(lái)開(kāi)展培訓(xùn)，通過(guò)這樣的方式，除了能夠強(qiáng)化檔案管理人員的管理意識(shí)，提升其工作業(yè)務(wù)能力，同時(shí)還能夠統(tǒng)一規(guī)范相關(guān)的檔案管理工作，明確每一檔案管理人員的工作職責(zé)。站在某一角度來(lái)講，項(xiàng)目工程正式開(kāi)工之前，通過(guò)統(tǒng)一檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，能夠在實(shí)施工程項(xiàng)目的過(guò)程中，讓檔案管理人員讓其更為高效地開(kāi)展收集和歸檔文件資料的相關(guān)工作。

項(xiàng)目實(shí)施時(shí)的實(shí)時(shí)監(jiān)管與控制。在實(shí)施工程項(xiàng)目的過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)在工程實(shí)際的建設(shè)環(huán)節(jié)當(dāng)中納入檔案管理工作這一項(xiàng)內(nèi)容，并且要給予檔案管理工作以及項(xiàng)目工程實(shí)體質(zhì)量同等的重視。通過(guò)這樣的方式，相關(guān)單位在檢查工程項(xiàng)目的進(jìn)度以及工程項(xiàng)目的質(zhì)量時(shí)，就能夠同步地檢查形成的檔案資料情況以及檔案資料當(dāng)前的管理狀況。由于每一重大工程項(xiàng)目的環(huán)節(jié)不同，因此各大環(huán)節(jié)的監(jiān)控細(xì)節(jié)也會(huì)有所區(qū)別，同時(shí)隨著監(jiān)控細(xì)節(jié)的變化，管理資料檔案的情況也會(huì)發(fā)生變化。

在驗(yàn)收單項(xiàng)工程的項(xiàng)目工作時(shí)，要在同一時(shí)刻驗(yàn)收需要?dú)w檔的文件以及相關(guān)的資料。在驗(yàn)收的過(guò)程當(dāng)中，要重點(diǎn)對(duì)相關(guān)資料的完整程度以及整理的質(zhì)量進(jìn)行檢查。假如有足夠的條件，那么可對(duì)一些信息化的高端手段進(jìn)行利用，包括網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)等等，從而實(shí)時(shí)的監(jiān)控相關(guān)的項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)以及施工單位，繼而確保及時(shí)地回收以及歸檔形成的項(xiàng)目文件。

作為監(jiān)理機(jī)構(gòu)以及施工單位，應(yīng)在建立和施工具體管理的工作計(jì)劃當(dāng)中納入同監(jiān)理以及施工相關(guān)的文檔資料管理工作內(nèi)容，并且在施工考核時(shí)或者施工管理時(shí)，應(yīng)將其當(dāng)做重要的一部分。與此同時(shí)，不管是工程項(xiàng)目的技術(shù)人員還是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，都應(yīng)負(fù)責(zé)一些同項(xiàng)目文件收集相關(guān)的工作。所以檔案管理機(jī)構(gòu)可將工地的檔案管理室建立起來(lái)，并基于此對(duì)合理的制度進(jìn)行制定，并在實(shí)踐當(dāng)中實(shí)施，確保檔案管理工作能夠更為有效的開(kāi)展和進(jìn)行。

項(xiàng)目后期的總結(jié)與反饋。檔案管理的相關(guān)單位在項(xiàng)目收尾時(shí)，應(yīng)全面地整合和梳理項(xiàng)目開(kāi)展過(guò)程中所歸檔和收集的全部檔案資料，進(jìn)行匯總，并細(xì)致地檢查以及審核資料和文件，與此同時(shí)，要及時(shí)地修復(fù)以及調(diào)整出現(xiàn)問(wèn)題的資料以及文件。完成了初步的檢查之后，相關(guān)檔案機(jī)構(gòu)將專項(xiàng)地進(jìn)行檔案的驗(yàn)收。一般情況下，由兩個(gè)部門(mén)組成了專項(xiàng)驗(yàn)收檔案的機(jī)構(gòu)，第一是行業(yè)主管的部門(mén)組織，第二是檔案行政管理部門(mén)。

通過(guò)專項(xiàng)的檔案驗(yàn)收，能夠找到更為深入的檔案問(wèn)題，從而進(jìn)一步地對(duì)其調(diào)整以及改進(jìn)。由于這樣的檔案驗(yàn)收是多層次的，且要遵行多種程序，因此能夠使建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作水平以及工作質(zhì)量得以有效提升。

總而言之，為了確保更為高效的檔案管理工作，使項(xiàng)目的檔案管理工作水平以及工作質(zhì)量得以有效提升，應(yīng)密切注視工程項(xiàng)目實(shí)施的整個(gè)過(guò)程，并在實(shí)施項(xiàng)目的各個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中落實(shí)和貫徹檔案管理的工作，只有這樣才可真實(shí)地記錄每一道工程項(xiàng)目的工序，確保更為可靠和真實(shí)的建設(shè)項(xiàng)目檔案工作，給其他工程項(xiàng)目提供一定的參考依據(jù)。

（作者單位：福建省清流縣重大項(xiàng)目前期辦公室）