檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

韓藝

【摘 要】信息化時(shí)代帶為我們帶來(lái)了太多的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，為了檔案更好的管理，提高工作效率，同時(shí)降低或是避免因人工管理的帶來(lái)的錯(cuò)誤，因此研發(fā)了這套基于數(shù)據(jù)加密的檔案信息管理系統(tǒng)。對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理是當(dāng)前的科技和社會(huì)發(fā)展的必然要求，我們必須重視其檔案管理，根據(jù)實(shí)際情況制定出一個(gè)檔案信息化管理的總體規(guī)劃，建設(shè)好自己的檔案信息網(wǎng)站，使檔案信息化符合國(guó)內(nèi)外的標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)在原有的基礎(chǔ)上，積極探索新的管理方法，升華管理理念，這樣才能不斷提高效率，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；系統(tǒng)設(shè)計(jì)；實(shí)現(xiàn)

1 .導(dǎo)言

要想更好的保證建筑業(yè)檔案的有序性、真實(shí)性和完整性，就需要對(duì)其所涉及的內(nèi)容進(jìn)行全面的考慮，以更好的設(shè)計(jì)系統(tǒng)中的性能和要點(diǎn)。因?yàn)榻ㄖI(yè)檔案有較強(qiáng)的專業(yè)性和適應(yīng)性，采集和積聚都較為靈活，擴(kuò)展性強(qiáng)且資料繁多，所以就要求其數(shù)據(jù)庫(kù)的處理性能強(qiáng)，以便于可以及時(shí)的對(duì)檔案所形成的數(shù)據(jù)進(jìn)行分辨。在現(xiàn)如今這個(gè)數(shù)字化時(shí)代中，利用網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)以成為主流管理檔案的一種方式，而以往的檔案管理則作為輔助性工具，以對(duì)電子檔案進(jìn)行補(bǔ)充和完善，以提高檔案的資源的利用率和管理水平。

2 .檔案系統(tǒng)內(nèi)容的分析

對(duì)檔案所涉及到的內(nèi)容進(jìn)行具體全面地分析是系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)的首要環(huán)節(jié)，目的是為了明確系統(tǒng)設(shè)計(jì)的方向，也就是要清楚用戶的需求，應(yīng)具備怎樣的功能，以及設(shè)計(jì)過(guò)程中所要用到的工具及技術(shù)等。這一環(huán)節(jié)可以說(shuō)是系統(tǒng)設(shè)計(jì)的開端，它是否全面具體不僅直接影響到系統(tǒng)內(nèi)部具體的設(shè)計(jì)，還關(guān)乎到與用戶需求的相符程度，所以，此環(huán)節(jié)的工作是極為重要且困難的。在此過(guò)程中，首先要及時(shí)地與用戶進(jìn)行溝通，了解用戶所需，針對(duì)用戶所提出的要求進(jìn)行科學(xué)全面的分析，并將其整理好作為重要需求文檔進(jìn)行保存，以便于為下一步工作提供依據(jù)。對(duì)于建筑業(yè)的檔案管理系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，主要分為資料采集、整理、歸檔、檢驗(yàn)、編號(hào)以及存儲(chǔ)、查閱等內(nèi)容。資料的采集就是對(duì)建筑中各項(xiàng)工程從施工到完工整個(gè)過(guò)程中相關(guān)文件和各項(xiàng)資料的收集和積聚。歸檔是在資料采集和積聚以后對(duì)其進(jìn)行有序的整理，并將其交由檔案室進(jìn)行歸檔，在歸檔之前要對(duì)資料的完整性和真實(shí)性進(jìn)行審查，然后按照不同類別的資料進(jìn)行分類整理、登記，最后將其列入檔案室保管。在保管后還要對(duì)檔案后期的查詢奠定基礎(chǔ)，要對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)、編排目錄、設(shè)置查找工具等等，便于為日后查詢提供便利。

3. 系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)

我們對(duì)存于本檔案管理系統(tǒng)的用戶表、單位表、以及文件表這三個(gè)表進(jìn)行了定義。檔案局內(nèi)部工作人員的個(gè)人信息被記錄于用戶表之中，當(dāng)前只具有用戶名、密碼等屬性。在對(duì)該系統(tǒng)進(jìn)行使用之前，工作人員必須對(duì)用戶名以及密碼進(jìn)行填寫來(lái)登錄系統(tǒng)，驗(yàn)證身份并取得文件管理權(quán)限。本系統(tǒng)之中，我們進(jìn)行身份驗(yàn)證時(shí)所使用的是用戶表以及ASP的Session對(duì)象。在正常登錄時(shí)，session對(duì)于對(duì)應(yīng)的用戶名會(huì)使用一個(gè)變量進(jìn)行保存；在對(duì)管理頁(yè)面進(jìn)行非法請(qǐng)求時(shí)，將檢查出session對(duì)象中的用戶名變量是空的，頁(yè)面就會(huì)被強(qiáng)制轉(zhuǎn)為登錄頁(yè)面進(jìn)行強(qiáng)制登錄，這樣系統(tǒng)的安全就能夠得到保障[1]。目前只有單位名稱以及單位聯(lián)系方式等屬性被記錄在單位表中的發(fā)文單位的基本信息里。管理單位的基本信息，能夠使數(shù)據(jù)庫(kù)中多余數(shù)據(jù)的數(shù)量得以減少，而且最少的操作就能夠?qū)挝恍畔⑦M(jìn)行更新，這對(duì)于擴(kuò)充單位信息也十分有利。在相關(guān)文件記錄中的文件屬性，除一般屬性之外，還有一些不可忽略的重要屬性。特殊文件屬不管是加密的還是公開的，相關(guān)標(biāo)注文件是文本的還是圖形格式的。浩如煙海的館藏文件存在于檔案局之中，如果對(duì)這些文件都以文本方式進(jìn)行記錄，這將是一項(xiàng)耗時(shí)費(fèi)事的工程，對(duì)文件進(jìn)行掃描，然后把掃描所得圖形提交到數(shù)據(jù)庫(kù)，這一過(guò)程節(jié)省了大量時(shí)間?？墒窍鄳?yīng)的問(wèn)題也產(chǎn)生了，那就是怎么使格式不同的兩種文件在數(shù)據(jù)庫(kù)中得到統(tǒng)一。我們通過(guò)把一個(gè)“文件路徑”屬性添加到文件表之中來(lái)解決這個(gè)問(wèn)題。針對(duì)文本文件，可以在一個(gè)磁盤文件中對(duì)文件主體內(nèi)容進(jìn)行存儲(chǔ)，把這個(gè)文本文件的路徑存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫(kù)里；針對(duì)圖形格式的文件，把存在于文件之中的圖形文件以磁盤文件的形式進(jìn)行保存，然后再另創(chuàng)一個(gè)磁盤文件，在這個(gè)磁盤文件里，依據(jù)提交順序?qū)D片的路徑進(jìn)行記錄，并把這個(gè)磁盤文件的路徑記錄于數(shù)據(jù)庫(kù)，為保文件名不重復(fù)，要用對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行提交時(shí)服務(wù)器的系統(tǒng)時(shí)間來(lái)命名磁盤文件。

4 .檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

借組ASP動(dòng)態(tài)網(wǎng)頁(yè)檔案管理系統(tǒng)所具有的各項(xiàng)功能得以實(shí)現(xiàn)，一系列動(dòng)態(tài)網(wǎng)頁(yè)對(duì)整個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行了構(gòu)成，系統(tǒng)同后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案管理者、以及檔案用戶之間的交流互動(dòng)是依靠動(dòng)態(tài)網(wǎng)頁(yè)達(dá)成的，以此對(duì)單位管理、文件管理的功能予以實(shí)現(xiàn)。對(duì)身份進(jìn)行驗(yàn)證之后，管理員就能夠進(jìn)入到管理頁(yè)面中。對(duì)記錄進(jìn)行的添加、修改或者刪除等構(gòu)成了管理的具體操作。添加、修改的頁(yè)面大致相同，區(qū)別是數(shù)據(jù)控件在添加頁(yè)面里默認(rèn)是空值，而在修改頁(yè)面里則具有初始值，所以，可以在一個(gè)頁(yè)面里對(duì)頁(yè)面進(jìn)行添加或者修改，要利用URL后面的查詢字符串區(qū)分所引用的頁(yè)面。為確保提交的數(shù)據(jù)是既完整又安全的，要在提交頁(yè)面之前先驗(yàn)證客戶端。為避免出現(xiàn)重復(fù)記錄現(xiàn)象，將數(shù)據(jù)提交到服務(wù)器之后還要驗(yàn)證服務(wù)器端。

對(duì)圖形文件進(jìn)行添加時(shí)有需要特別注意的問(wèn)題，因?yàn)閷?duì)于文件中所具有的圖片數(shù)量不能事先知曉，即對(duì)上傳到頁(yè)面的文件控件的數(shù)量不能予以固定。另外對(duì)于客戶端的驗(yàn)證也是一個(gè)問(wèn)題。利用服務(wù)器端腳本來(lái)對(duì)客戶端腳本進(jìn)行生成這個(gè)辦法對(duì)上面的問(wèn)題加以解決。進(jìn)入添加圖形文件頁(yè)面之前，首先把文件中圖片數(shù)量的數(shù)據(jù)提交給服務(wù)器，服務(wù)器把這個(gè)數(shù)據(jù)作為依據(jù)，對(duì)數(shù)量相應(yīng)的文件上傳控件進(jìn)行動(dòng)態(tài)生成，客戶端驗(yàn)證碼可以利用ASP的Response對(duì)象的write方法進(jìn)行輸出。專門的文件上傳組件可以被用于上傳文件，也可以使用程序把圖片信息從提交的數(shù)據(jù)里提取出來(lái)。修改圖形文件這一功能在文件管理之中非常不易實(shí)現(xiàn)。對(duì)圖形文件進(jìn)行修改既要求重新上傳圖片也要對(duì)之前的圖片予以顯示。因?yàn)椴荒軌虼_定圖片的尺寸和數(shù)量，導(dǎo)致頁(yè)面可能會(huì)出現(xiàn)一些混亂，所以，該項(xiàng)目對(duì)于圖形文件不能修改只可刪除。

5 .結(jié)論

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高，計(jì)算機(jī)科學(xué)日漸成熟，其強(qiáng)大的功能已為人們深刻認(rèn)識(shí)，它已進(jìn)入人類社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域并發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。作為計(jì)算機(jī)應(yīng)用的一部分，使用計(jì)算機(jī)對(duì)學(xué)生檔案信息進(jìn)行管理，具有著手工管理所無(wú)法比擬的優(yōu)點(diǎn).例如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長(zhǎng)、成本低等。這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高學(xué)生檔案管理的效率，也是企業(yè)的科學(xué)化、正規(guī)化管理，與世界接軌的重要條件。

參考文獻(xiàn)：

[1]吳競(jìng)?cè)A， 陳根才. 基于三層結(jié)構(gòu)模式的檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)及實(shí)現(xiàn)[J]. 計(jì)算機(jī)應(yīng)用， 2000， 20（8）：63-65.

[2]謝海洋， 王保忠. 基于Web技術(shù)的電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J]. 檔案學(xué)研究， 2005（1）：34-37.

[3]陳超， 梁興建， 邱玲. 基于RFID物聯(lián)網(wǎng)的檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J]. 四川理工學(xué)院學(xué)報(bào)（自科版）， 2011， 24（6）：671-673.endprint