檔案數(shù)字化建設(shè)淺析

王連合

【摘要】隨著信息化時代的到來，檔案管理工作帶來了新的發(fā)展契機，如何加快檔案管理數(shù)字化進程，成為擺在檔案管理工作者面前的一個重大課題。本文從檔案數(shù)字化建設(shè)的含義出發(fā)，分析了檔案管理數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀，對檔案管理數(shù)字化建設(shè)的不足進行了剖析，并提出了建議，為加速檔案管理數(shù)字化進程提供參考。

【關(guān)鍵詞】檔案管理 建設(shè) 數(shù)字化建設(shè)

一、檔案數(shù)字化建設(shè)的含義

檔案數(shù)字化建設(shè)是指利用計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、存儲技術(shù)等高新技術(shù)把各種紙質(zhì)、聲像等傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案，利用網(wǎng)絡(luò)將其連接，通過計算機加以管理，最終形成一個檔案信息庫，實現(xiàn)檔案的共享與快速利用。

從數(shù)字化的程度來看，檔案數(shù)字化的內(nèi)容有兩個不同層次：一是檔案目錄的數(shù)字化，其目標是建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，其關(guān)鍵就是規(guī)范檔案的著錄標引，并科學(xué)選定檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)；二是檔案全文的數(shù)字化，可以采用掃描錄入方式，將檔案全文按原貌逐頁存儲為圖像文件，并為其編制目錄索引，或是經(jīng)光學(xué)字符技術(shù)識別后采用文本格式存儲檔案內(nèi)容，輔之以全文檢索數(shù)據(jù)庫兩種不同方式。在檔案數(shù)字化過程中，可以根據(jù)檔案的自身特點和檔案部門的實際情況將這兩種方式結(jié)合使用。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀分析

就目前形式而言，我國檔案管理數(shù)字化廣泛推廣實施開來的條件尚不具備，在當前由傳統(tǒng)檔案向數(shù)字信息化轉(zhuǎn)變的歷史時期中，所要解決的首要技術(shù)問題是：檔案信息資源數(shù)字化的技術(shù)還不成熟且不經(jīng)濟?，F(xiàn)階段信息資源數(shù)字化的主導(dǎo)方式是鍵盤錄入和光學(xué)字符識別掃描輸入兩種。前者的主要缺陷是速度慢、效率低和成本高，后者則存在圖像質(zhì)量不高、源文獻的“背景干擾”、掃描速度和單位成本高等缺陷。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開發(fā)與檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面，目前我國檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)由于缺少統(tǒng)一的技術(shù)標準，故無法對各館檔案數(shù)據(jù)庫進行搜索，從而造成數(shù)據(jù)庫資源無法共享。因此可以說，我國的檔案信息網(wǎng)絡(luò)工作總體上仍處于理論的探討階段，尚未形成實踐性推廣。

三、檔案數(shù)字化的必要性分析

檔案信息資源作為社會信息資源的重要組成部分，已深入到社會活動的每一個角落，貫穿于人們的日常生活之中。檔案信息化建設(shè)已成為信息時代檔案工作者面臨的重要課題和發(fā)展契機。 檔案數(shù)字化建設(shè)作為檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工程和重要內(nèi)容，不僅是檔案工作未來發(fā)展的主流，更是當下時代特征的重要表現(xiàn)。 因此檔案數(shù)字化建設(shè)對我國檔案事業(yè)和社會實踐活動具有多重意義。

（一）檔案數(shù)字化建設(shè)是時代信息化進程的迫切需求

隨著世界信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對各行業(yè)發(fā)生著深遠的影響，并潛移默化的改變著人們工作、生活的方式。信息化時代的到來也同樣給檔案管理工作帶來了新的契機，因此，檔案管理信息化變得日趨緊迫。隨著辦公自動化水平的不斷提高，無紙化辦公已成必然趨勢，由此形成了大量的數(shù)字化檔案，檔案管理必須從傳統(tǒng)的實體管理向信息化管理方向發(fā)展，才能滿足時代發(fā)展的需求。因此，檔案數(shù)字化是信息時代的必然產(chǎn)物，檔案數(shù)字化管理較之傳統(tǒng)的實體檔案管理，有著無可比擬的先進性和時效性，它將分散于不同載體、不同地方的檔案信息以數(shù)字化的形式存儲， 以網(wǎng)絡(luò)化的方式連接，實現(xiàn)了檔案信息資源的及時利用與共享。

（二）檔案數(shù)字化建設(shè)是社會發(fā)展的客觀需要

檔案中包含了大量的數(shù)據(jù)、資料、圖表、文件等原始憑證，是最真實、最可靠、最具說服力的歷史記錄，同時也是信息資源的重要組成部分，具有不可估量的社會經(jīng)濟價值。當今社會，機構(gòu)負責(zé)人根據(jù)檔案做出重大決策需要迅速、準確，各職能部門工作查考要求快速、及時，社會廣大公眾對檔案信息需要量正不斷增加，人們已越來越多地關(guān)注檔案信息獲取的時效性和便捷性。而數(shù)字化檔案相比傳統(tǒng)檔案載體來說，既方便獲取，又不會對檔案原件造成損壞。因此，檔案部門只有盡快改變傳統(tǒng)的管理、檢索和提供利用方式，不斷加快檔案數(shù)字化建設(shè)，才能及時、準確地為社會各界提供利用，進一步實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。

四、檔案數(shù)字化建設(shè)中的問題分析

（一）制度有待完善

檔案數(shù)字化工作必須依據(jù)統(tǒng)一的標準規(guī)范進行，使檔案數(shù)字化工作能夠有章可循。但就目前來看，檔案數(shù)字化相關(guān)的技術(shù)標準、規(guī)范并不完善，需要制定相關(guān)制度，以此作為檔案數(shù)字化工作的依據(jù)。

（二）專業(yè)人才緊缺

檔案數(shù)字化工作是一項專業(yè)性較強的工作，要求檔案管理人員具備較高的綜合素質(zhì)，不僅要求其具備檔案專業(yè)理論，還要熟悉計算機掃描、音視頻處理等較高的計算機技能，而檔案部門的檔案管理人員相對較少，更談不上具備計算機技能的檔案管理人才，因此，從總體來講，檔案部門缺乏全面掌握數(shù)字化知識的檔案管理人才。

（三）硬件技術(shù)有待升級

目前，雖然大部分單位檔案部門己經(jīng)建立了本部門的局域網(wǎng)，己建立了初具規(guī)模的信息化體系，但實際上現(xiàn)有檔案管理模式，還主要是手工管理模式，很少通過計算機技術(shù)對檔案進行管理雖然有些單位檔案管理部門配備了一些先進的計算機設(shè)備，但仍然存在部分設(shè)備老舊過時的情況有些檔案管理系統(tǒng)軟件也存在過時的情況，導(dǎo)致相關(guān)檔案數(shù)據(jù)無法讀取并且缺乏一個操作簡單、功能強大的檔案管理系統(tǒng)。

（四）數(shù)字化帶來的安全問題

將檔案數(shù)字化后，因為計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化檔案信息可能存在以下安全隱患檔案數(shù)字化載體的壽命一般不長，這時候如果沒有產(chǎn)生新型載體，數(shù)字化的檔案信息將面臨無法讀取的危險檔案管理系統(tǒng)的軟件和硬件更新?lián)Q代速度相對較快，導(dǎo)致?lián)Q代后系統(tǒng)中的數(shù)字化檔案也可能無法讀取檔案管理系統(tǒng)本身也存在許多威脅檔案信息安全的問題，這些問題若是沒有解決，數(shù)字化的檔案信息將面臨巨大威脅，可能造成無法挽回的損失。

五、完善檔案數(shù)字化建設(shè)的建議

數(shù)字化檔案的特點和利用特點要求我們更新思維，采用科學(xué)的方法，促進數(shù)字化檔案信息的利用，從而更好地為經(jīng)濟和社會發(fā)展服務(wù)。要做好數(shù)字化檔案信息的利用工作，主要應(yīng)把握好以下幾個方面：endprint

（一）權(quán)衡費用與價值，做好數(shù)字化檔案的鑒定工作

在進行數(shù)字化建設(shè)過程中，一定要把握好檔案數(shù)字化處理的度，通過對數(shù)字化處理的成本、所需費用與檔案開發(fā)利用的價值、效益進行權(quán)衡，避免不必要的浪費、減少日后的管理成本，如果不進行成本、效益分析，檔案數(shù)字化建設(shè)所產(chǎn)生的價值等于或小于建設(shè)所需費用，檔案數(shù)字化建設(shè)就沒有任何意義，甚至是一種浪費。因此，在檔案數(shù)字化建設(shè)中，要講究成本觀念和效益觀念。

（二）加大數(shù)據(jù)庫建設(shè)的投資力度

數(shù)字化檔案信息資源數(shù)據(jù)庫是對數(shù)字化檔案信息進行存儲、處理和維護的軟件系統(tǒng)。包括數(shù)字文件管理系統(tǒng)、數(shù)字目錄中心管理系統(tǒng)、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)等。首先，要加大數(shù)字化檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)的力度。其次，要加大電子文檔管理系統(tǒng)建設(shè)的力度。

（三）加強數(shù)字化檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，促進數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化利用

加快檔案網(wǎng)站建設(shè)。加強數(shù)字化檔案信息資源的組織建設(shè)。不同的檔案部門應(yīng)搞好館際協(xié)作，在數(shù)字化信息資源的組織上做好分工合作、組織協(xié)調(diào)，注重數(shù)字化信息資源建設(shè)的質(zhì)量，避免重復(fù)建設(shè)，并且能為用戶提供全方位、多元化、一體化的信息服務(wù)，真正實現(xiàn)信息資源共享。

（四）增強職工檔案意識

檔案部門應(yīng)加大對檔案數(shù)字化工作的宣傳力度，每學(xué)期定期召開由各部門兼職檔案員參加的檔案培訓(xùn)，由學(xué)校檔案管理人員對兼職檔案員的歸檔工作進行指導(dǎo)，宣傳檔案相關(guān)制度，講解檔案管理系統(tǒng)的使用方法等。同時在校園里也應(yīng)適時開展檔案知識和對檔案數(shù)字化的宣傳活動，使學(xué)生和教工廣泛了解檔案數(shù)字化的便利性，提高對數(shù)字化檔案的利用意識，最終有效提高人員的檔案意識。

六、結(jié)語

檔案數(shù)字化建設(shè)是一項復(fù)雜的、龐大的系統(tǒng)工程，也是一項長期的、艱巨的戰(zhàn)略任務(wù)。因此，對于檔案數(shù)字化建設(shè)理論的研究也是一個十分復(fù)雜的課題，不是一篇文章的論述所能解決得了的。我國檔案數(shù)字化建設(shè)才剛剛起步，還需要不斷探索完善，本文僅從現(xiàn)狀、存在問題與對策方面給予理論探索，但問題可能并未全面完備，需要進一步完善，為我國檔案數(shù)字化建設(shè)提供更好的理論保障。

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