職業(yè)院校人事信息管理系統(tǒng)改進(jìn)策略

崔彬+顧馳斌

[提要] 隨著職業(yè)教育事業(yè)的發(fā)展，人事信息管理在職業(yè)院校管理工作中占有十分重要的地位。對(duì)人事信息進(jìn)行科學(xué)、合理、有效的系統(tǒng)化管理，研究職業(yè)院校人事信息管理理論和技術(shù)，并構(gòu)建切實(shí)可行的人事管理信息系統(tǒng)，使各個(gè)環(huán)節(jié)通過信息的快捷流通和有效服務(wù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)和信息的整合，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，不斷提高管理效率和水平，進(jìn)而提高組織運(yùn)行績效和能力，這對(duì)推動(dòng)職業(yè)院校人事管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化具有重要的理論和實(shí)踐意義。本文通過對(duì)其人事信息管理現(xiàn)狀分析，探討人事信息管理中存在的問題，并提出解決辦法。

關(guān)鍵詞：職業(yè)院校；人事信息管理；現(xiàn)狀；策略

中圖分類號(hào)：G717 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

在信息化高速發(fā)展的今天，信息化建設(shè)成為了職業(yè)院校人事管理工作持續(xù)發(fā)展的重要舉措之一。因此，建立和完善職業(yè)院校人事管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全校范圍內(nèi)人事信息的統(tǒng)一和人事數(shù)據(jù)的共享，不僅有利于促進(jìn)職業(yè)院校人事管理從傳統(tǒng)事務(wù)型管理到現(xiàn)代人力資源數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變，而且也能夠不斷提高人事管理的效率和決策水平，實(shí)現(xiàn)職業(yè)院校人事管理工作的現(xiàn)代化和可持續(xù)發(fā)展。

一、職業(yè)院校人事管理信息系統(tǒng)現(xiàn)狀分析

（一）人事管理現(xiàn)狀。教師是職業(yè)院校健康發(fā)展的主要元素，教師的增減、變動(dòng)將直接影響到職業(yè)院校的整體運(yùn)作，職業(yè)院校每天都要涉及到員工問題。因此，人事管理已成為職業(yè)院校管理中最重要的戰(zhàn)略管理。隨著職業(yè)院校教師數(shù)量不斷增加、分工的不斷細(xì)化、各科室間聯(lián)系的不斷密切、教師流動(dòng)的不確定性以及信息動(dòng)態(tài)變化頻繁，使得職業(yè)院校人事管理工作也變得越來越復(fù)雜，對(duì)人事管理的要求也在不斷提高。

（二）人事管理信息系統(tǒng)的優(yōu)勢。人事管理信息系統(tǒng)是用電腦代替大量的人工記錄，完成眾多信息的處理，方便、準(zhǔn)確、易操作，且可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)長期保存。它集全校教職工的職稱評(píng)聘與考核評(píng)優(yōu)、人事調(diào)配與人才招聘、人事檔案等管理工作于一體，是一項(xiàng)時(shí)間性強(qiáng)、工作量大、信息龐雜、質(zhì)量要求高的全局性工作。實(shí)現(xiàn)人事管理的科學(xué)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化和自動(dòng)化，將成為現(xiàn)代職業(yè)院校人事管理的首選。具體表現(xiàn)在：提高工作效率，優(yōu)化管理模式；實(shí)現(xiàn)資源共享，加強(qiáng)部門協(xié)作；面向全校職工，提供增值服務(wù)；深化校、院兩級(jí)改革，合理進(jìn)行人事分配。

（三）人事管理存在的問題。隨著我國人事制度改革的進(jìn)一步深入，全球性人才競爭的日趨激烈和人才流動(dòng)頻率的加快，以及各職業(yè)院校近幾年來的快速發(fā)展，傳統(tǒng)意義上的人事管理手段和方法的弊端日趨明顯。當(dāng)前，包括職業(yè)院校在內(nèi)的大多數(shù)職業(yè)院校的人事信息管理工作中主要存在以下幾個(gè)問題：

1、人事管理信息化現(xiàn)狀認(rèn)識(shí)不足。目前，為適應(yīng)教育信息化建設(shè)的要求，國內(nèi)絕大多數(shù)職業(yè)院校通過軟件公司推廣或者自行開發(fā)的方式，已經(jīng)擁有了一套或幾套人事信息管理系統(tǒng)。雖說當(dāng)初為了設(shè)備配置到位，部門領(lǐng)導(dǎo)親自出面爭取專項(xiàng)資金，從購買電腦、軟件到人員的調(diào)配、數(shù)據(jù)庫的建立等，的確引起過足夠的重視，但是充分利用了軟件進(jìn)行信息化管理的卻寥寥無幾。

2、人事管理工作信息化程度不夠。目前，各職業(yè)院校雖然已普遍使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行人事管理，依靠網(wǎng)絡(luò)化、辦公自動(dòng)化等信息技術(shù)手段取得了很大的進(jìn)步，較好地服務(wù)了職業(yè)院校教學(xué)、科研和管理工作。但是，由于人事管理工作是一個(gè)系統(tǒng)工程，隨著職業(yè)院校的大發(fā)展，對(duì)數(shù)字和信息精確度的要求不斷提高，僅依靠簡單的幾個(gè)數(shù)據(jù)庫是不能解決問題的。比較突出的是一些職業(yè)院校部分信息庫仍停留在設(shè)計(jì)的初級(jí)階段，維護(hù)不及時(shí)，升級(jí)緩慢，難以緊跟發(fā)展，同時(shí)也不能共享資源，用戶權(quán)限受到影響，嚴(yán)重阻礙了工作的進(jìn)展。在新設(shè)計(jì)的軟件上又無法保證數(shù)據(jù)的安全保密性，也影響對(duì)人事工作信息化管理的擔(dān)心。有些職業(yè)院校人事管理部門雖然使用了計(jì)算機(jī)，仍然停留在輸入、打印的基礎(chǔ)上，數(shù)據(jù)庫是最基礎(chǔ)的辦公軟件OFFICE，各科室之間數(shù)據(jù)對(duì)接不到位，更新滯后。

3、信息更新速度太慢，準(zhǔn)確性不高。傳統(tǒng)的人事信息管理方法和手段主要是人抄手寫或借助一些簡單的數(shù)據(jù)處理軟件，軟件信息模塊比較單一，操作相關(guān)性不強(qiáng)，無法對(duì)信息進(jìn)行快速更新、分析和處理，從而無法及時(shí)為校領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)管理部門提供準(zhǔn)確可靠的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和相關(guān)分析數(shù)據(jù)，制約了管理層決策的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。信息更新速度太慢，致使人事管理工作中可能出現(xiàn)的問題得不到及時(shí)有效的解決。

4、人事工作信息化管理人員計(jì)算機(jī)水平不高。大部分職業(yè)院校人事工作人員，都是從不同專業(yè)的教師轉(zhuǎn)型到人事部門工作的，真正從事管理者較少，而且不是從事計(jì)算機(jī)專業(yè)的，還有一些工作經(jīng)驗(yàn)十分豐富的老員工，即使會(huì)使用計(jì)算機(jī)，也大都是一般的辦公軟件，針對(duì)自動(dòng)化程度較高、管理較為復(fù)雜的軟件，應(yīng)用起來困難較大。而且職業(yè)院校人事部門每個(gè)人員都有具體的本職工作，缺少專門負(fù)責(zé)維護(hù)信息庫的人員。

5、領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠、認(rèn)識(shí)有偏差。由于目前信息化管理還不成熟，個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事管理信息化的內(nèi)涵和重要性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)人事管理信息化建設(shè)的目的不清楚、目標(biāo)不明確，就事論事，沒有真正從戰(zhàn)略的高度認(rèn)識(shí)人事工作信息化管理的重要性和緊迫性。殊不知在競爭激烈的職業(yè)院校人才戰(zhàn)場上，信息的競爭也成為重要的武器。對(duì)人事管理信息化工作的重視程度不夠，造成人事工作信息化管理成為一句空話。如果人事信息化管理發(fā)展的腳步停止，人事工作必然會(huì)受到影響。而且有些從事人事工作的老領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)信息化系統(tǒng)的使用不如年輕人，因此從內(nèi)心上排斥先進(jìn)的東西，他們認(rèn)為只有寫出來的東西才最可靠，有案可稽。

二、改善職業(yè)院校人事管理信息化系統(tǒng)的策略

針對(duì)上述職業(yè)院校人事信息管理方面存在的諸多問題和不足，下面主要從策略及思路、人事管理信息系統(tǒng)的模塊及其網(wǎng)絡(luò)基本結(jié)構(gòu)等方面入手，提出人事管理信息化建設(shè)的系統(tǒng)化解決方案。

（一）人事管理信息化系統(tǒng)構(gòu)建策略及思路

1、思想上要高度重視人事管理信息化建設(shè)。領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)同和重視是職業(yè)院校人事管理信息化建設(shè)取得成功的有力保障，人事管理部門主動(dòng)、積極工作是其不斷推進(jìn)的助力。領(lǐng)導(dǎo)的重視能為人事管理信息化建設(shè)提供必要的保障，可以在政策、資金、人力、技術(shù)等多方面給予重點(diǎn)扶持，在管理理念和管理方式方法變化、組織機(jī)構(gòu)和崗位調(diào)整等問題上統(tǒng)一步調(diào)，同心協(xié)力，有效調(diào)度各方面力量。人事管理部門的重視有利于做好人事管理信息化建設(shè)相關(guān)事務(wù)，推進(jìn)信息化建設(shè)發(fā)展。endprint

2、加強(qiáng)人事管理信息化隊(duì)伍建設(shè)。在人事管理信息化進(jìn)程中，信息系統(tǒng)只是管理的輔助工具，其價(jià)值的高低，最終取決于人。沒有一流的人事管理隊(duì)伍，就沒有一流的信息化水平。在人才的擁有方面，職業(yè)院校具有得天獨(dú)厚的優(yōu)勢，既有信息化教師隊(duì)伍，又有信息化管理隊(duì)伍，還有信息化技術(shù)維護(hù)隊(duì)伍和信息化理論研究隊(duì)伍。然而，精通信息化技術(shù)的人事管理人才還是比較欠缺的，有的是只懂信息技術(shù)，不懂人事工作；有的只會(huì)人事工作，而沒有掌握信息技術(shù)。因此，職業(yè)院校要大力培養(yǎng)復(fù)合型信息系統(tǒng)管理人才，要不斷加大對(duì)人事管理的力度，加強(qiáng)信息技術(shù)培訓(xùn)，有針對(duì)性地設(shè)計(jì)培訓(xùn)方案，在培訓(xùn)內(nèi)容上做到人事管理與信息技術(shù)應(yīng)用并重，增強(qiáng)培訓(xùn)實(shí)效性，造就一支具有較高信息技術(shù)應(yīng)用能力和人事管理能力的人才隊(duì)伍。

3、研究和制定信息工作規(guī)范，加快人事信息更新速度。職業(yè)院校人事信息建設(shè)具有適應(yīng)對(duì)象動(dòng)態(tài)性、數(shù)據(jù)時(shí)效性、一致性和安全保密等要求。人事信息管理改革要將信息建設(shè)制度化、規(guī)范化。要適應(yīng)職業(yè)院校教師隊(duì)伍的動(dòng)態(tài)變化，注意信息的時(shí)效性；定期維護(hù)、更新有關(guān)信息；正常及時(shí)采集數(shù)據(jù)。要做到信息建設(shè)的分工協(xié)作，歸口管理，將人員管理、人才引進(jìn)、師資管理、勞資管理、離退休管理、考核管理等人事管理按相關(guān)的職能進(jìn)行劃分。人事管理的每一職能模塊要對(duì)自身業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)負(fù)責(zé)，做到各司其職，各負(fù)其責(zé)。同時(shí)，要做好信息建設(shè)的集成工作，盡量避免數(shù)據(jù)重復(fù)建設(shè)，保證數(shù)據(jù)的一致性，提高輔助決策、咨詢的準(zhǔn)確性，減少偏差。

4、加強(qiáng)全局觀念，樹立資源共享意識(shí)。隨著社會(huì)的發(fā)展，各條戰(zhàn)線、各個(gè)方面信息化建設(shè)步伐的加快，職業(yè)院校人事信息化建設(shè)對(duì)人事部門管理思想、管理組織、管理方式等多方面提出了新的要求，因此一定要加強(qiáng)全局觀念，樹立信息共享意識(shí)。職業(yè)院校的人事管理工作在實(shí)際運(yùn)行過程中，應(yīng)考慮和其他部門進(jìn)行信息共享和交換。同時(shí)，人事部門應(yīng)給二級(jí)學(xué)院提供一定的查詢和管理功能，以方便二者來回往復(fù)的信息傳遞。

5、設(shè)置人事信息處理中心。人事信息繁瑣，涉及的人員主要有正式在職職工、外聘人員、試用人員和流動(dòng)崗位人員等，內(nèi)容主要包括人員的基本情況、簡歷情況、教學(xué)科研情況、國內(nèi)外進(jìn)修情況、獎(jiǎng)勵(lì)情況等，管理程序十分復(fù)雜。因此，要配備統(tǒng)一的簡便可操作的功能強(qiáng)大的管理軟件系統(tǒng)，建設(shè)一支高素質(zhì)的人事管理者隊(duì)伍，要加強(qiáng)宣傳和指導(dǎo)，管理人員要加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，全面理解和掌握各項(xiàng)具體業(yè)務(wù)，成為做好人事管理信息化工作的行家。

（二）人事管理信息系統(tǒng)主要模塊。人事管理信息系統(tǒng)功能模塊分為：人事信息管理，信息統(tǒng)計(jì)、查詢，考核管理，系統(tǒng)管理等四個(gè)主要功能模塊。所有的登錄者（管理員和教職工）都需要身份驗(yàn)證才能進(jìn)入子系統(tǒng)，通過子系統(tǒng)的各個(gè)功能模塊來訪問數(shù)據(jù)庫中的信息進(jìn)行相應(yīng)的操作。

（三）人事管理信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)基本結(jié)構(gòu)圖。根據(jù)上述對(duì)人事管理信息系統(tǒng)各主要模塊的介紹及分析，構(gòu)建人事管理信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)基本結(jié)構(gòu)如圖1所示。（圖1）

職業(yè)院校人事管理信息化不僅是人事管理的信息處理工具，更是規(guī)范人事管理工作的手段和方法，構(gòu)建職業(yè)院校人事管理信息化系統(tǒng)，不僅可以使人力資源的利用率和整體的工作效率得到進(jìn)一步的提高，同時(shí)也可以保證人事信息的安全性和準(zhǔn)確性，杜絕人為因素的干擾，從而有效地提高人事信息的利用率，降低工作強(qiáng)度，進(jìn)一步簡化和規(guī)范辦事程序，有利于學(xué)校的勤政廉政建設(shè)。

總之，我們要充分認(rèn)識(shí)到人事管理信息化的意義，深入挖掘信息管理員的潛質(zhì)，高度重視管理過程中信息的處理和使用環(huán)節(jié)。在職業(yè)院校人事管理中實(shí)現(xiàn)全面信息化，努力把職業(yè)院校建立成適應(yīng)教育改革的形勢、適應(yīng)中國社會(huì)發(fā)展需要并能與國際接軌的教育信息化職業(yè)院校。

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