地方特色信息資源數(shù)字化建設(shè)中的成本-效益管理理論與思考*

陸浩東

(賀州學(xué)院圖書(shū)館，廣西賀州 542899)

學(xué)術(shù)論壇

地方特色信息資源數(shù)字化建設(shè)中的成本-效益管理理論與思考*

陸浩東

(賀州學(xué)院圖書(shū)館，廣西賀州 542899)

自全國(guó)文化信息資源共享工程實(shí)施以來(lái)，地方特色文獻(xiàn)信息資源的開(kāi)發(fā)與利用問(wèn)題受到重視。信息管理成本的消耗直接影響信息資源所帶來(lái)的效益，以最小的成本獲取最大的效益是信息管理部門發(fā)展的重要問(wèn)題。在地方特色信息資源數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，圖書(shū)館應(yīng)遵循成本-效益管理原則，加強(qiáng)對(duì)圖書(shū)館員的成本管理觀念的培養(yǎng)，創(chuàng)新管理模式，促進(jìn)信息管理的公益性和經(jīng)濟(jì)性的有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)信息資源的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益最大化。

地方特色信息資源 成本-效益分析 信息服務(wù)

導(dǎo)言

自從全國(guó)文化信息資源共享工程實(shí)施以來(lái)，以優(yōu)秀文化資源作為公共文化服務(wù)的基礎(chǔ)已形成廣泛的共識(shí)。依托現(xiàn)代信息技術(shù)，圍繞地方特色文化信息資源，例如，地方史志、古籍、族譜、民間民俗文化手抄文獻(xiàn)等等，服務(wù)地方的過(guò)程中，圖書(shū)館開(kāi)展地方特色信息資源的開(kāi)發(fā)與利用頗引社會(huì)關(guān)注。隨著這些頗具地方特色的信息資源數(shù)字化雛形顯現(xiàn)，形成不同的、豐富的優(yōu)秀文化信息資源館藏。地方圖書(shū)館為了適應(yīng)社會(huì)需要和自身發(fā)展，紛紛借鑒企業(yè)管理中的信息資源商業(yè)化經(jīng)營(yíng)的管理辦法，但是在經(jīng)濟(jì)管理運(yùn)行過(guò)程中存在這樣那樣的問(wèn)題，比如怎樣權(quán)衡圖書(shū)館公共文化服務(wù)的公益性與經(jīng)濟(jì)性的矛盾問(wèn)題？管理成本的調(diào)控問(wèn)題怎樣解決？地方特色信息資源數(shù)字化過(guò)程中如何節(jié)約成本提高效益？為此，對(duì)地方特色文獻(xiàn)資源信息化建設(shè)中的成本-效益管理研究是十分有意義的。數(shù)字化建設(shè)中的地方特色信息資源管理突出的問(wèn)題是信息管理模式由傳統(tǒng)的信息實(shí)體保管，轉(zhuǎn)向通過(guò)信息化的形式，以音頻、視頻等不同載體的方式為社會(huì)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和文化建設(shè)提供服務(wù)，從而達(dá)到提高信息資源管理的效率和效益的目的。

信息成本-效益是指在信息管理和服務(wù)的過(guò)程中投入與產(chǎn)出的比較，即社會(huì)獲得信息資源的使用價(jià)值與信息服務(wù)所消耗的勞動(dòng)價(jià)值的比較關(guān)系。信息管理成本包含直接和間接的成本，效益則包括直接的經(jīng)濟(jì)效益和間接的社會(huì)效益兩種。傳統(tǒng)的信息管理不計(jì)成本，不求效益，已經(jīng)不能適應(yīng)新時(shí)期的信息管理事業(yè)發(fā)展，為更好地適應(yīng)信息化建設(shè)，筆者針對(duì)地方特色信息資源管理中的成本-效益問(wèn)題進(jìn)行探討，旨在為圖書(shū)館信息服務(wù)工作探索更實(shí)際、高效的管理辦法。

1 地方特色信息資源管理成本-效益的概述

1.1 地方特色信息資源管理成本的構(gòu)成

通常，地方特色信息資源管理成本來(lái)源幾個(gè)方面：①物質(zhì)成本，指地方特色信息資源管理的基礎(chǔ)建設(shè)，如館舍、儀器設(shè)備、技術(shù)設(shè)施等，這些納入信息資源管理固定資產(chǎn)購(gòu)置費(fèi)當(dāng)中；②人力成本，主要指支付管理人員的勞動(dòng)報(bào)酬，包括信息管理人員的工資與辦公費(fèi)用；③管理成本，主要指地方文獻(xiàn)、古籍等資源的征集、鑒定、消毒、殺菌、修復(fù)、保存、記錄等方面文獻(xiàn)整理工作的耗資，這一部分消耗性材料的費(fèi)用還包含技術(shù)性管理的費(fèi)用[1]；④后期使用成本，指建立地方特色信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)之后，對(duì)信息管理人員進(jìn)行管理利用的培訓(xùn)費(fèi)、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)維護(hù)費(fèi)。

鑒于地方圖書(shū)館不同的經(jīng)濟(jì)條件、組織機(jī)構(gòu)規(guī)模、經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)等情況，信息管理模式存在自主管理和業(yè)務(wù)外包兩種方式,有的圖書(shū)館采取其中之一的模式，或者兩種兼顧的管理模式。但是對(duì)于信息管理成本方面，以平均案卷作為衡量成本核算的經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，具有一定的代表性[2]。

1.2 地方特色信息資源管理效益的影響

地方特色文獻(xiàn)信息管理的效益主要體現(xiàn)在：①發(fā)揮地方特色文獻(xiàn)資源的使用價(jià)值。諸如地方史志、古籍資料是最有說(shuō)服力的一種歷史證明，它是信息利用者從事經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、經(jīng)營(yíng)管理事務(wù)中做出正確判斷或決策的有力依據(jù)；②拓展業(yè)務(wù)范圍。過(guò)去民間文化的手抄、地方志等文獻(xiàn)信息利用率低，幾乎不為外界所知，隨著文化信息共享工程的廣泛開(kāi)展，這些具有區(qū)域性地方特色的文獻(xiàn)信息資源也漸漸被挖掘出來(lái)，圖書(shū)館依此構(gòu)建具有本館特色的館藏信息服務(wù)，服務(wù)渠道也突破原先的業(yè)務(wù)范疇，特別是特色資源數(shù)字化之后，利用其開(kāi)展的業(yè)務(wù)活動(dòng)范圍有所擴(kuò)大，這也為信息管理工作注入了新的內(nèi)容；③提高核心競(jìng)爭(zhēng)力。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，信息資源就是無(wú)形的財(cái)富，充分挖掘本土的特色信息資源，開(kāi)展個(gè)性化的信息服務(wù)就是地方圖書(shū)館處于激烈的競(jìng)爭(zhēng)市場(chǎng)的優(yōu)勢(shì)所在，圖書(shū)館應(yīng)該認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)。

在信息資源管理的過(guò)程中，成本是基礎(chǔ)，效益是目的，對(duì)信息資源的管理根本目標(biāo)就在于，不僅僅是提供精確的原始史料，更重要的是通過(guò)挖掘?qū)氋F的地方特色信息資源中有價(jià)值的部分，以此創(chuàng)造效益，無(wú)論是經(jīng)濟(jì)效益，還是社會(huì)效益。圖書(shū)館應(yīng)本著成本效益原則實(shí)施管理，因?yàn)槌杀拘б嬖瓌t是經(jīng)濟(jì)學(xué)中一個(gè)最基本的理性概念,表現(xiàn)為理性的經(jīng)濟(jì)人總是以較小的成本去獲得更大的效益,一般也被認(rèn)為是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的普遍性原則和約束條件[3]。成本-效益管理也是圖書(shū)館事業(yè)面臨的挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存的發(fā)展契機(jī)。

2 地方特色信息資源管理成本-效益的狀況分析

2.1 地方特色信息資源管理成本-效益的發(fā)展態(tài)勢(shì)述描

地方特色信息資源載體形式多，不僅有紙本文獻(xiàn)，還有如圖片、視頻、音頻等文獻(xiàn)資源，生動(dòng)地記載了傳統(tǒng)文化的傳承記憶。對(duì)這些灰色文獻(xiàn)資料的搜集、歸納和整理，并進(jìn)行數(shù)字化處理，是保存和利用地方傳統(tǒng)文化的最好辦法。迄今由于地方圖書(shū)館的管理制度不夠完善，圖書(shū)館員對(duì)地方特色信息資源管理基礎(chǔ)工作認(rèn)識(shí)不足，責(zé)任意識(shí)和專業(yè)素質(zhì)欠缺，因特色文獻(xiàn)信息資源收集不及時(shí)，整理不到位，保管不嚴(yán)格等原因，導(dǎo)致相當(dāng)一部分地方特色文獻(xiàn)信息資源散失、破損，甚至因受潮霉變，或被蟲(chóng)噬損壞，忽略防潮、防蟲(chóng)等處理，該修復(fù)的不及時(shí)修復(fù)，該去霉、托裱、補(bǔ)缺的工作也沒(méi)有做好，以至于破損的史料文獻(xiàn)積壓越來(lái)越大，最終造成信息化資源建設(shè)成本加大。

地方特色文獻(xiàn)信息資源時(shí)代久遠(yuǎn)，如果不及時(shí)挖掘、整理出來(lái)，就有可能永遠(yuǎn)的消失殆盡。伴隨著數(shù)字化建設(shè)的開(kāi)展，保護(hù)地方特色文獻(xiàn)信息資源就猶如一場(chǎng)與時(shí)間賽跑的活動(dòng)拉開(kāi)了序幕。恰如信息資源的成本與效益管理不僅局限于企業(yè)中，在圖書(shū)館也同樣適用的。借鑒企業(yè)在檔案信息管理的成功經(jīng)驗(yàn)可以證明，成本-效益管理分析法在信息資源管理也是一種有效的管理辦法，它為企業(yè)創(chuàng)造效益發(fā)揮了關(guān)鍵的作用。因?yàn)?，成本效益分析法作為?jīng)濟(jì)管理工作中的決策方法，通過(guò)對(duì)項(xiàng)目中的投入成本與整體效益進(jìn)行科學(xué)比較，來(lái)使相關(guān)項(xiàng)目的實(shí)施價(jià)值得到有效的評(píng)估[4]。正常情況下，政府有關(guān)部門的經(jīng)營(yíng)決策管理過(guò)程中，運(yùn)用成本效益分析法，目的就是以最小的成本投入獲取最大的收入效益。成本效益分析法被運(yùn)用在公共事業(yè)社會(huì)效益的評(píng)估中，項(xiàng)目的成本與效益被明確展現(xiàn)出來(lái)，并進(jìn)行具體的量化。

2.2 地方特色信息資源管理成本的計(jì)算公式

估且參照企業(yè)檔案信息管理為例，管理成本計(jì)算有年度計(jì)算和單卷計(jì)算之分。按財(cái)務(wù)年度計(jì)算，即是每一個(gè)財(cái)務(wù)年度的單位案卷成本費(fèi)用。要計(jì)算每卷信息管理的成本費(fèi)用就復(fù)雜得多，它是按財(cái)務(wù)年度遞進(jìn)的，也就是說(shuō)，管理年代越久的信息，它的案卷成本費(fèi)用就越高。

地方圖書(shū)館在收集地方特色文獻(xiàn)信息是一個(gè)逐年增進(jìn)，不斷有新的文獻(xiàn)歸檔，那么新老信息的管理費(fèi)用如何區(qū)別計(jì)算呢？首先，把信息設(shè)備的投入與當(dāng)年案卷總數(shù)之間的關(guān)系計(jì)算出來(lái)，即平均案卷成本。平均案卷成本的計(jì)算公式如下[5]：

實(shí)際上，案卷的實(shí)際成本并不是按當(dāng)年費(fèi)用投入得到的，它是一個(gè)累計(jì)值。

案卷實(shí)際成本：

注：n：指信息保管的年度。

從一些企業(yè)信息管理成本的調(diào)查分析結(jié)果告訴我們，信息的管理成本是不容小視的，以筆者所在的圖書(shū)館為例，該館成立的中國(guó)南方族譜資料中心，從民間收集了西江流域各姓氏族譜資料近5000多份，對(duì)西江流域歷史學(xué)、民俗學(xué)、人口學(xué)、社會(huì)學(xué)和經(jīng)濟(jì)學(xué)的深入研究提供珍貴的人文資料。這些文獻(xiàn)資料進(jìn)行收藏就必須做相應(yīng)的去霉、托裱、補(bǔ)缺等修復(fù)處理，以每卷成本折合人民幣100元計(jì)，那么全部卷宗的保管費(fèi)用就耗資約50萬(wàn)元。而底圖或光盤、膠片等特殊載體信息，則按保管的單元進(jìn)行計(jì)算，保管費(fèi)用更為昂貴。由此可見(jiàn)，信息的成本分析在信息管理中的意義是非常重要的。

3 提高地方特色信息資源管理成本-效益的理性思考

3.1 轉(zhuǎn)變信息管理的傳統(tǒng)觀念，樹(shù)立管理人員的成本管理理念

地方特色文獻(xiàn)信息資源真實(shí)、客觀地記錄地方歷史、民俗文化、人文教育、經(jīng)濟(jì)環(huán)境等背景的發(fā)展歷程，這些特色鮮明、題材豐富的信息資源是地方極為寶貴的文化財(cái)富，它不僅具有無(wú)形資產(chǎn)和固定資產(chǎn)的屬性，還包含著特定性、區(qū)域性等公共屬性，圖書(shū)館員要強(qiáng)化成本意識(shí)，關(guān)注細(xì)節(jié)，培養(yǎng)節(jié)約增效觀念，只有樹(shù)立地方特色文獻(xiàn)資源是資產(chǎn)的基礎(chǔ)上，才能竭盡全力地去管理、保護(hù)、開(kāi)發(fā)和利用好這些珍貴的文化遺產(chǎn)，也只有充分認(rèn)識(shí)并重視成本控制，才會(huì)在實(shí)際工作中科學(xué)管理。

3.2 管理模式的創(chuàng)新，有助于激發(fā)圖書(shū)館信息服務(wù)的活力

縱觀整個(gè)信息服務(wù)業(yè)，無(wú)論是人力資源的結(jié)構(gòu)，技術(shù)設(shè)施和技術(shù)力量的資源配置，還是獲取信息資源的能力，地方圖書(shū)館都有明顯的資源優(yōu)勢(shì)，當(dāng)然，也存在研發(fā)特色信息資源和產(chǎn)品的不足，尤其是與營(yíng)利性的情報(bào)組織機(jī)構(gòu)相比。在當(dāng)今信息化的社會(huì)中，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，如果信息機(jī)構(gòu)墨守陳規(guī)，不改變傳統(tǒng)的管理模式，勢(shì)必會(huì)繼續(xù)在信息服務(wù)業(yè)的低水平中徘徊，也阻礙了圖書(shū)館事業(yè)的發(fā)展。

隨著“信息商品化”的理念日益擴(kuò)大，圖書(shū)館探索出一條適合自身發(fā)展的“信息商品化”經(jīng)營(yíng)管理模式，即充分利用地方特色文獻(xiàn)資源、人力資源、人脈資源，參與到社會(huì)經(jīng)濟(jì)、文化的建設(shè)當(dāng)中，借鑒成功企業(yè)管理的先進(jìn)管理方法和市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)機(jī)制，在充分掌握不同領(lǐng)域信息用戶在生產(chǎn)、科研等社會(huì)活動(dòng)中的信息需求的基礎(chǔ)上，開(kāi)發(fā)各類信息產(chǎn)品。這種類似于信息營(yíng)銷的服務(wù),與圖書(shū)館基本的閱讀服務(wù)有本質(zhì)不同,它要對(duì)“其信息產(chǎn)品(商品)與服務(wù)進(jìn)行分析、調(diào)研、計(jì)劃、組織、促銷、分銷”,才能在與用戶進(jìn)行“價(jià)值交換”的過(guò)程中充分實(shí)現(xiàn)信息資源的內(nèi)在價(jià)值。它講究效益和效率的最大化,追求用戶和圖書(shū)館在開(kāi)發(fā)利用信息資源時(shí)的雙贏,具有一定的經(jīng)濟(jì)性質(zhì)[6]。利用地方特色文獻(xiàn)資源中的信息，服務(wù)于企業(yè)、事業(yè)機(jī)構(gòu)組織，也不失為拓寬服務(wù)渠道，實(shí)現(xiàn)信息資源的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的有效途徑。實(shí)踐證明，利用信息商品化創(chuàng)造的效益是十分可觀的，對(duì)圖書(shū)館事業(yè)的發(fā)展也是一種良性循環(huán)。

3.3 明確信息成本-效益管理的具體實(shí)施辦法，有利于對(duì)信息管理機(jī)構(gòu)全面發(fā)展的掌控

在信息資源管理工作的運(yùn)行過(guò)程中，通過(guò)運(yùn)用成本-效益分析法，可以對(duì)圖書(shū)館的投入成本與收入效益進(jìn)行核算，從而對(duì)信息管理工作的正常運(yùn)作，以及數(shù)字化建設(shè)中的各種數(shù)據(jù)指標(biāo)進(jìn)行全面了解，把握?qǐng)D書(shū)館信息服務(wù)的具體運(yùn)行情況，對(duì)包括地方志、史料文獻(xiàn)等具有地域性特色文獻(xiàn)資源的整理、保存等具體業(yè)務(wù)進(jìn)行分析與評(píng)價(jià)，有效地控制成本，提高文獻(xiàn)信息資源的利用率，減少不必要的資源浪費(fèi)，也減輕圖書(shū)館的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。一方面，數(shù)字化建設(shè)中，圖書(shū)館要投入一定的財(cái)力對(duì)儀器設(shè)備進(jìn)行更新、改造，還要投入相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，特別是現(xiàn)代高科技設(shè)備的使用、維護(hù)技能培訓(xùn)，所消耗的經(jīng)濟(jì)投入是信息化建設(shè)不能缺少的。另一方面，明確地方特色文獻(xiàn)資源管理成本-效益分析法的實(shí)施步驟：首先，明確文獻(xiàn)資源藏品的保管、修繕成本；其次，了解提供信息服務(wù)的額外收益；再次，確定在地方特色文獻(xiàn)資源在數(shù)字化建設(shè)中可節(jié)約的費(fèi)用成本；接著，制定預(yù)期投入成本與收益的對(duì)比表；最后，對(duì)資源建設(shè)和服務(wù)的成本與收益進(jìn)行評(píng)估、量化[7]。以此為依據(jù)，客觀、全面地制定相應(yīng)的管理措施，提高圖書(shū)館的整體管理水平，改善圖書(shū)館管理現(xiàn)狀，促進(jìn)信息資源管理事業(yè)的發(fā)展。

3.4 保持圖書(shū)館的公益性，實(shí)現(xiàn)地方特色文獻(xiàn)資源利用的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益的有機(jī)結(jié)合

圖書(shū)館作為信息產(chǎn)業(yè)的組成部分,具有公益事業(yè)和社會(huì)產(chǎn)業(yè)的雙重性。誠(chéng)然，圖書(shū)館信息資源管理原則上以公益性經(jīng)營(yíng)管理為主，但是信息營(yíng)銷這一類上升到知識(shí)層面的深層次知識(shí)服務(wù)，完全有理由向市場(chǎng)要效益，向社會(huì)要效益，以此促進(jìn)圖書(shū)館事業(yè)的發(fā)展。在公共文化信息共享的數(shù)字化建設(shè)當(dāng)中，政府要加大對(duì)圖書(shū)館的投入與建設(shè)力度，強(qiáng)化其社會(huì)責(zé)任感，促進(jìn)地方特色文獻(xiàn)信息資源數(shù)字化建設(shè)策略的改進(jìn)與完善，在不違反保密原則的基礎(chǔ)上，最大限度地合理開(kāi)發(fā)與利用地方特色文獻(xiàn)資源。與此同時(shí)，圖書(shū)館要完善相關(guān)的管理制度，規(guī)范信息經(jīng)營(yíng)管理行為，完善其經(jīng)濟(jì)運(yùn)行機(jī)制，確保信息管理的公益性與服務(wù)性，為社會(huì)的經(jīng)濟(jì)、文化建設(shè)提供信息保障。

結(jié)語(yǔ)

如果圖書(shū)館信息服務(wù)單純停留在公益性組織的管理，在信息社會(huì)的發(fā)展必然是行不通的。關(guān)注地方圖書(shū)館特色信息資源數(shù)字化項(xiàng)目建設(shè)的過(guò)程中，也不能忽略對(duì)圖書(shū)館績(jī)效評(píng)價(jià)，因?yàn)榭陀^的衡量其建設(shè)中的成本-效益，是修正、指導(dǎo)和監(jiān)督地方圖書(shū)館公共文化服務(wù)共建共享的有效辦法。在信息化建設(shè)的過(guò)程中，圖書(shū)館必須要打破傳統(tǒng)觀念，將有特色的信息產(chǎn)品和信息服務(wù)進(jìn)行商品化管理，通過(guò)將信息資源產(chǎn)品轉(zhuǎn)化為商品，投入市場(chǎng)，參與市場(chǎng)的經(jīng)營(yíng)管理中，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)、文化建設(shè)提供服務(wù)，能使圖書(shū)館在信息資源管理成本投入帶來(lái)一定的價(jià)值，還能讓信息資源為圖書(shū)館和社會(huì)帶來(lái)社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

〔1〕 葛春蕾,張秋霞.信息管理的成本與效益研究[J].信息時(shí)空,2014(8):15-16

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TheoryandThinkingofCost-BenefitManagementintheDigitalConstructionofLocalCharacteristicInformationResources

Lu Haodong

Since the implementation of National Cultural Information Resource Sharing Project, it is necessary to pay attention to the problems in the development and utilization of local characteristic information resources. The cost of archival management directly affects the benefits produced by itself. It has become an important objective of archives management in the archive administration to reach the highest profits with lowest costs. The library should follow the principle of cost-benefit management in the local characteristic information construction to strengthen training the librarians’ cost management concept, innovative management mode, and also to promote the organic combination between public welfare and economy in the archives management, finally to realize maximize social and economic benefits of archives information resources. 8refs.

Local characteristics information resources; Cost-benefit analysis; Information service

*本文系國(guó)家社會(huì)科學(xué)基金項(xiàng)目“用戶信息素養(yǎng)教育與信息消費(fèi)能力長(zhǎng)效互動(dòng)機(jī)制研究”(13XTQ002)；賀州學(xué)院教授科研啟動(dòng)基金項(xiàng)目“大數(shù)據(jù)環(huán)境下圖書(shū)館資源與服務(wù)的融合機(jī)制研究”(HZUJS201503)研究成果之一。

G253

A

陸浩東，女，碩士，研究館員，主要研究方向?yàn)楝F(xiàn)代圖書(shū)館與圖書(shū)館事業(yè)管理，發(fā)表論文50余篇，現(xiàn)為賀州學(xué)院圖書(shū)館閱覽流通部主任。