高校檔案人員素質(zhì)探討

姜素蘭++宋秦++徐娟

〔摘要〕 高校檔案員隊伍素質(zhì)決定著檔案工作的質(zhì)量和檔案管理水平的高低。文章結(jié)合“冰山模型”的原理，分析高校檔案員素質(zhì)模型結(jié)構(gòu)及要素，提出了提升高校檔案員隊伍素質(zhì)的對策建議。

〔關(guān)鍵詞〕 冰山模型；高校；檔案員；素質(zhì)；對策

〔中圖分類號〕G4〔文獻(xiàn)標(biāo)識碼〕A〔文章編號〕1008-2689（2017）04-0115-04

高校檔案是歷史文化、科技知識等各種信息資源的載體，它不僅記錄學(xué)校建立發(fā)展的歷程，也記錄教師學(xué)生在校工作學(xué)習(xí)的重要信息和成果。提高檔案員的素質(zhì)，可以為檔案利用者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，促進(jìn)社會的發(fā)展和進(jìn)步。本文主要借鑒冰山模型，分析高校檔案員隊伍素質(zhì)，并提出提升檔案員素質(zhì)的對策建議。

一、 高校檔案員隊伍特點

高校的檔案管理是學(xué)校教育穩(wěn)定發(fā)展的基石，各高校內(nèi)部的管理要求一再提高，檔案人員要滿足檔案工作新的發(fā)展需要，隊伍素質(zhì)建設(shè)尤其重要，這是高校檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的迫切需要。2015年頒布的《中華人民共和國職業(yè)分類大典》將“檔案業(yè)務(wù)人員”更名為“檔案專業(yè)人員”，并首次將“檔案專業(yè)人員”獨立成為小類。這對檔案工作人員知識結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)技能提出明確要求，凸顯了檔案工作的專業(yè)性、重要性。

（一） 兩類檔案員并存且狀態(tài)不一

各高校根據(jù)立卷歸檔流程的不同階段，在不同程度上形成了專、兼職檔案員兩支隊伍，即除檔案館（室）專職檔案員外，其他部門和單位兼管文件和立卷材料的收集、整理工作的人員一般為兼職檔案員。以往的研究多將重點放在專職檔案員方面，對高校中大量存在的兼職檔案員少有提及。

兼職檔案員與檔案館或者檔案室的專職檔案員相比，有著明顯的區(qū)別：一是崗位職責(zé)不同，兼職檔案員還同時承擔(dān)著所在部門其他大量的業(yè)務(wù)工作，因此大多精力有限，人員不固定；二是介入環(huán)節(jié)不同，兼職檔案員全部從檔案收集介入，而嚴(yán)格說專職檔案員從檔案整理甚至檔案移交介入；三是業(yè)務(wù)水平不一，兼職檔案員基本不具有檔案專業(yè)知識背景，水平難以保證。

事實上，兼職檔案員在檔案工作中所發(fā)揮的作用還未引起足夠的重視。自從實施部門立卷以來，每個部門的兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理、歸檔工作，大量的組卷（件）工作由兼職檔案員承擔(dān)，他們是檔案形成工作的關(guān)鍵人物。特別是在學(xué)校行政管理、教學(xué)科研、招生就業(yè)、基建等各項活動文件材料日益增多的情況下，兼職檔案員的工作直接影響到檔案的質(zhì)量和利用價值，具有專職檔案員不可替代的作用。立卷歸檔的環(huán)節(jié)大多首先由他們介入，完成組卷（件）后向檔案館（室）移交。

兼職檔案員是檔案工作在基層的延伸，是高校檔案工作的前沿陣地，在一所高校檔案工作人員隊伍中占比最大，具有不可替代的重要作用。

（二） 專業(yè)化程度與業(yè)務(wù)需要有差距

高校檔案事業(yè)的發(fā)展，對檔案人員，尤其是專職檔案員的素質(zhì)提出了更新的標(biāo)準(zhǔn)和更高的要求，檔案工作內(nèi)容越來越廣泛、工作載體越來越多樣、檔案管理手段越來越先進(jìn)、檔案管理要求越來越精細(xì)，工作理念越來越進(jìn)步。如果說傳統(tǒng)的檔案管理工作，只是對各種信息資料進(jìn)行收集、整理、分類、檢索、利用，但在當(dāng)今的信息時代，專職檔案員在具備專業(yè)的檔案管理知識的同時，還要具備相應(yīng)的電子科技產(chǎn)品使用知識，將各種科學(xué)技術(shù)素質(zhì)融入到檔案管理中，運(yùn)用各種多媒體設(shè)備及互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)及時對新的信息資料開展檔案管理的具體業(yè)務(wù)工作。

關(guān)于檔案員隊伍素質(zhì)的研究，大都認(rèn)為當(dāng)前檔案員的素質(zhì)還不完全適應(yīng)檔案工作的需要，提出許多存在的問題。如，隊伍人員知識結(jié)構(gòu)不合理，大多半路出家，學(xué)檔案專業(yè)的不多，既精通檔案工作又精通計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才更少；習(xí)慣手工作業(yè)和坐等收集檔案，缺乏服務(wù)意識；隊伍不穩(wěn)定，女性比例較大，心理處于亞健康狀態(tài)，人際交流薄弱；重視不夠，檔案人員的待遇和職稱等實際問題得不到很好的解決，影響著工作的態(tài)度。此外，檔案人員不太重視理論研究，科研能力不強(qiáng)，職業(yè)感不強(qiáng)，沒有對自己的身份和社會角色恰當(dāng)?shù)亩ㄎ?，沒有清晰的職業(yè)規(guī)劃。

二、 高校檔案員素質(zhì)模型構(gòu)建

（一） 素質(zhì)冰山模型概念

“冰山模型”最早由美國人麥克利蘭提出。這個模型是將個人素質(zhì)描述為漂浮在洋面上的冰山，人員個體素質(zhì)的不同表現(xiàn)被劃分為表面的“冰山以上部分”和深藏的“冰山以下部分”。其中，每個人的基本技能、基本知識、外在形態(tài)、生活背景等能夠看得見的稱作“冰山以上部分”。如行為、知識、技能裸露在水面上的表層部分，屬于顯性素質(zhì)，稱為基準(zhǔn)性素質(zhì)，這些素質(zhì)往往是可見的且大部分可以規(guī)范和考量，也容易被模仿，可以通過針對性的培訓(xùn)習(xí)得。然而，價值觀、態(tài)度、社會角色、自我形象、個性、品質(zhì)、內(nèi)驅(qū)力、社會動機(jī)等屬于潛藏于水下的深層部分的素質(zhì)，這是鑒別性素質(zhì)，是區(qū)別績效優(yōu)異者和平平者的關(guān)鍵因素，這些素質(zhì)不容易被觀察和測量，也難于改變和評價。

（二） 高校檔案員素質(zhì)模型分析及內(nèi)涵

顯性素質(zhì)和隱性素質(zhì)的總和構(gòu)成了一個檔案員個體所具備的全部職業(yè)素質(zhì)。從冰山素質(zhì)模型的視角來看，高校檔案員素質(zhì)應(yīng)是一個涵蓋知識、技能、自我形象、個性及品質(zhì)等顯性素質(zhì)和隱性素質(zhì)的多層級素質(zhì)系統(tǒng)。我們將高校檔案員素質(zhì)劃分為五個層級，其中冰山上的包括檔案知識、檔案技能；冰山下的部分包括檔案意識、檔案工作價值觀、檔案職業(yè)定位。如表1。

檔案知識反映的是檔案員對檔案學(xué)基礎(chǔ)知識及相關(guān)其他專業(yè)知識或文化背景知識的掌握程度。檔案技能反映的是檔案員綜合運(yùn)用檔案理論知識，應(yīng)用各類檔案管理的手段和工具，按照檔案管理原則完成信息資源保存、保管、開發(fā)、利用的能力，以及將檔案工作實踐理論化的科研技能。檔案意識反映的是檔案員在日常工作中收集和保存檔案信息資源的意識，以及在文檔處理工作中按照檔案管理要求立卷歸檔的意識。檔案工作價值觀主要衡量檔案員對檔案工作的價值認(rèn)同感，以及在執(zhí)行檔案管理工作規(guī)則過程中對問題判斷、解決的能力。檔案職業(yè)定位反映檔案員對自身優(yōu)缺點的了解情況，對檔案工作職業(yè)要求的認(rèn)識情況，以及其職場規(guī)劃，可以判斷檔案員對檔案工作的立場和原則。endprint

這五個方面緊密聯(lián)系，相互影響，檔案職業(yè)發(fā)展的趨勢決定檔案員素質(zhì)的內(nèi)容及其變化。就基準(zhǔn)性素質(zhì)而言， 檔案知識和檔案技能決定了檔案員完成檔案管理工作的現(xiàn)實基礎(chǔ)，檔案職業(yè)的技術(shù)化趨勢，要求檔案員掌握檔案管理方法和信息技術(shù)，成為檔案信息化人才。從鑒別性素質(zhì)來說， 檔案意識、檔案工作價值觀、檔案職業(yè)定位即反映一個人內(nèi)在的心理狀態(tài)，又外化成個人的從業(yè)行為，是決定檔案管理工作水平的核心要素。

加強(qiáng)檔案員隊伍的素質(zhì)建設(shè)，應(yīng)該將顯性素質(zhì)和隱性素質(zhì)協(xié)同起來有效滲透，針對“冰山水上部分”和“冰山水下部分”采用不同的培育措施進(jìn)行提升。

三、 高校檔案員素質(zhì)提升對策建議

應(yīng)用“冰山模型”理論的目的，是通過分析檔案工作中個體不同類型的素質(zhì)，針對不同類型的群體和個體，系統(tǒng)地提升整個檔案員隊伍素質(zhì)，使檔案管理的水平符合現(xiàn)代科學(xué)發(fā)展。

構(gòu)建高校檔案員素質(zhì)模型，區(qū)分不同層次類別檔案人員（專職檔案員、兼職檔案員）的素質(zhì)內(nèi)涵是檔案人員選聘和培養(yǎng)的基本前提，通過高校檔案員素質(zhì)模型中的差異觀測點，區(qū)別不同崗位的高校檔案人員的顯性素質(zhì)與隱性素質(zhì)的要求，形成素質(zhì)提升的計劃，將不同的計劃最終形成隊伍素質(zhì)建設(shè)的培養(yǎng)方案，從根本上實現(xiàn)檔案管理人員整體素質(zhì)的提升。

（一） 基礎(chǔ)：提出差別化的素質(zhì)內(nèi)涵要求，提升顯性素質(zhì)

檔案工作是一項專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它具有特定工作對象。檔案特有的形成規(guī)律決定檔案工作具有與其他管理性工作不同的一套科學(xué)的理論原則與技術(shù)方法。檔案人員必須具備檔案專業(yè)知識，掌握檔案工作的理論原則和技術(shù)方法，并具備較高的專業(yè)素質(zhì)。

盡管學(xué)習(xí)和掌握檔案專業(yè)知識，是對檔案人員的最基本的要求。以掌握專業(yè)知識為例，對專職檔案員和兼職檔案員的要求并不完全相同。如檔案與檔案工作的歷史，檔案的特點、作用和形成規(guī)律、檔案工作的基本規(guī)律、檔案法規(guī)知識、檔案現(xiàn)代化管理等檔案學(xué)理論的基本知識，對專職檔案員的要求要高于兼職檔案員；而檔案工作的基本知識，如文書工作、檔案管理、檔案保護(hù)技術(shù)、檔案編研等則側(cè)重點大有不同。

結(jié)合高校的實際情況，我們需要將高校檔案員素質(zhì)模型中素質(zhì)內(nèi)涵細(xì)化為專職檔案員和兼職檔案員兩種類型，針對與兩類檔案人員的管理要求和工作需要，提出有所差異的素質(zhì)要求和培訓(xùn)計劃。從操作層面上，要確立優(yōu)秀檔案人員的素質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)，將檔案人員素質(zhì)要求再細(xì)分為高級人員檔案素質(zhì)要求（專職檔案員）、中級人員檔案素質(zhì)要求（專職檔案員）、基礎(chǔ)檔案人員素質(zhì)要求（兼職檔案員）三種情況。首先，通過高校崗位設(shè)置管理，明確檔案工作目標(biāo)和崗位工作責(zé)任制，從根本上實現(xiàn)高校人事制度由身份管理向崗位管理的轉(zhuǎn)變。其次，崗位設(shè)置管理將崗位聘用與崗位考核掛鉤，崗位考核標(biāo)準(zhǔn)及觀測點由崗位職責(zé)來定。最后，根據(jù)不同類型人才特點制定完善的培養(yǎng)方案，尤其重視個體差異，使培養(yǎng)計劃更具有針對性和可操作性。同時，關(guān)注階段性的培養(yǎng)效果，適時對培養(yǎng)方案做出及時的調(diào)整和完善。

（二） 關(guān)鍵：重點要激發(fā)原生的內(nèi)在動力，提升隱性素質(zhì)

培養(yǎng)方案是素質(zhì)建設(shè)的行動指南，必須落到實處才能發(fā)揮作用。解決“冰山以上部分”的行為、知識、技能，可以進(jìn)行技能培訓(xùn)、參觀、會議或輔導(dǎo)班，這些措施相對有效地彌補(bǔ)一些檔案人員系統(tǒng)知識的不足；還可以針對某個具體問題進(jìn)行個性化培訓(xùn)或業(yè)務(wù)交流，解決檔案事務(wù)操作中的實際困難?！氨剿喜糠帧?只是整體的一小部分，相對而言比較容易通過培訓(xùn)來改變和發(fā)展；而“冰山水下部分”是真正的主體，是起決定性作用的部分，要重點對“冰山以下的部分”來進(jìn)行深層次的挖掘，關(guān)鍵是思想動機(jī)這一內(nèi)在動力。

1. 加強(qiáng)職業(yè)觀培養(yǎng)，建立激勵機(jī)制，提升檔案員的價值感和歸屬感。

職業(yè)認(rèn)同的培育和強(qiáng)化是檔案員隊伍素質(zhì)提升的核心?！盀槿嗣穹?wù)”是當(dāng)代中國社會最高價值原則，有著深厚的理論根基和充實的歷史內(nèi)涵。凝聚了馬克思主義世界觀、歷史觀和人生觀的精神實質(zhì)和價值取向。人們常說：“檔案工作是一項默默無聞的工作”，新時代的檔案人就更需要有奉獻(xiàn)精神，無私奉獻(xiàn)就是一種高尚的精神和高貴的人格，也是人生理想與人生價值的最高境界。發(fā)揮內(nèi)部驅(qū)動力需要領(lǐng)導(dǎo)一要重視檔案工作，關(guān)注工作成績、肯定工作地位，以激發(fā)檔案員工作的積極性，促使事業(yè)留人，在平凡工作中作出不平凡的事業(yè)；二要重視檔案員，從崗位配置中設(shè)定檔案員職責(zé)，不再“兼職”，提升檔案員的認(rèn)同感和忠誠度，激發(fā)檔案員良好的工作動機(jī)。

2. 加強(qiáng)服務(wù)意識訓(xùn)練，樹立良好職業(yè)道德，提升職業(yè)認(rèn)同感。

從事一定職業(yè)的人們在其特定的工作或勞動中的特殊行為規(guī)范的總和就是職業(yè)道德。各行各業(yè)的職業(yè)道德是整個社會道德的重要組成部分。檔案人員的職業(yè)道德表現(xiàn)在政治方向、敬業(yè)精神、服務(wù)意識、創(chuàng)新意識、工作作風(fēng)、言行舉止等多個方面。當(dāng)每一名檔案人員都具有了良好的職業(yè)道德習(xí)慣，就能鑄就整個檔案系統(tǒng)的職業(yè)道德。

3. 加強(qiáng)學(xué)習(xí)意識養(yǎng)成，形成終身學(xué)習(xí)動力，提升學(xué)習(xí)能力

當(dāng)今時代，科學(xué)技術(shù)已經(jīng)滲透到社會的各個方面，對人們的生產(chǎn)方式、生活方式和思維方式都產(chǎn)生了重要影響。特別是信息互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，給檔案這個最具傳統(tǒng)意義的部門帶來了生機(jī)與活力。21 世紀(jì)的檔案事業(yè)，將是一個知識、信息高度密集的領(lǐng)域，檔案工作專業(yè)化、技術(shù)化、信息化程度越來越高，這就要求現(xiàn)代檔案管理人員要具備更新、更高、更強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力和適應(yīng)能力。保持學(xué)習(xí)動力，提高終身學(xué)習(xí)的能力，才是提高檔案工作科學(xué)化水平和檔案員事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要保證。

〔參考文獻(xiàn)〕

[1] 郭萍，新時期加強(qiáng)檔案專業(yè)人員隊伍建設(shè)的思考[J]，檔案工作，2016，（10）：（上）42-43.

（責(zé)任編輯：成 一）endprint