醫(yī)院行政管理人員的崗位分析

唐立健，張 潔

(南京醫(yī)科大學(xué)醫(yī)政學(xué)院，江蘇 南京 211166)

?衛(wèi)生管理?

醫(yī)院行政管理人員的崗位分析

唐立健，張 潔

(南京醫(yī)科大學(xué)醫(yī)政學(xué)院，江蘇 南京 211166)

[目的]分析醫(yī)院行政管理崗位的工作特征和任職資格要求，為醫(yī)院行政管理人員的合理配置與培養(yǎng)提供依據(jù)。[方法]采用描述性統(tǒng)計(jì)方法分析管理崗位工作特征以及所需知識(shí)、特質(zhì)和能力。[結(jié)果]在51名行政管理人員中，60%以上崗位工作時(shí)間會(huì)隨工作狀況變化；2/3的人均表示工作壓力大；25.49%的崗位需要經(jīng)常接觸患者；19.61%的崗位對(duì)醫(yī)院有影響。[結(jié)論]醫(yī)院行政管理工作涉及范圍廣，影響面大，行政管理崗位人員需具備多方面的能力和素質(zhì)。

行政管理；崗位分析；工作特征；任職素質(zhì)；醫(yī)院

隨著多元化醫(yī)療服務(wù)體系的構(gòu)建與形成，醫(yī)療市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，作為醫(yī)院不僅要提高醫(yī)療技術(shù)水平，同時(shí)還須具備先進(jìn)的管理理念，不斷提高自身的管理水平，以爭(zhēng)取更好、更大的發(fā)展空間[1]。而醫(yī)院行政管理人員能力、素質(zhì)的高低，以及能否勝任崗位工作，直接影響到醫(yī)院管理水平以及管理工作的有效開展。那么如何實(shí)現(xiàn)人崗相宜？首先要做好崗位分析，界定其工作內(nèi)容、職責(zé)和任職資格要求等，它是人力資源管理工作開展的重要基礎(chǔ)[2]。本文以醫(yī)院行政管理崗位為研究對(duì)象，全面分析其工作特征和任職資格要求，從而為醫(yī)院行政管理人員的合理配置與培養(yǎng)提供重要依據(jù)。

1 對(duì)象與方法

1.1 研究對(duì)象

采取整群抽樣方法，于2016年以上海市某三級(jí)綜合醫(yī)院的行政管理崗位人員為調(diào)查對(duì)象，共計(jì)有效調(diào)查51人。

1.2 分析方法

采用SPSS16.0軟件對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)處理，采用描述性統(tǒng)計(jì)方法分析調(diào)查數(shù)據(jù)。其中，對(duì)于所需工作能力要求，不需要、很低、較低、中等、較高和很高分別賦值為0、1、2、3、4、5。

2 結(jié)果

2.1 被調(diào)查者基本情況

共計(jì)調(diào)查醫(yī)院行政管理人員51人，男性11人(21.57%)，女性40人(78.43%)。30歲及以下12人(23.53%)，31～40歲20人(39.22%)，41～50歲16人(31.37%)，51歲及以上3人(5.88%)。大專3人(5.88%)，本科42人(82.35%)，碩士6人(11.77%)。無(wú)專業(yè)職稱20人(39.22%)，初級(jí)職稱7人(13.72%)，中級(jí)職稱13人(25.49%)，高級(jí)職稱11人(21.57%)。

2.2 工作特征描述

2.2.1 工作時(shí)間與工作負(fù)荷

在工作時(shí)間上，近一半行政管理崗位存在加班的情況，60%以上崗位實(shí)際上下班時(shí)間會(huì)隨工作狀況而變化，同時(shí)一定程度上存在著忙閑不均。從工作負(fù)荷來(lái)看，近2/3的行政管理崗位工作壓力比較大，見表1。

表1 行政管理崗位工作時(shí)間與工作負(fù)荷

2.2.2 工作要求

在工作要求上，大部分行政管理崗位在工作中需要不同專業(yè)知識(shí)技能的應(yīng)用，并且需要?jiǎng)?chuàng)造性、注重細(xì)節(jié)以及靈活處理問題，有近2/3崗位在工作中需要任職人員自己作出相應(yīng)決策，見表2。

2.2.3 工作關(guān)系

根據(jù)調(diào)查顯示，絕大部分行政管理崗位在工作中需要與醫(yī)院內(nèi)部或外部部門和機(jī)構(gòu)人員相接觸，同時(shí)有25.49%的崗位需要經(jīng)常與患者接觸，見表3。

表2 行政管理崗位主要工作要求

表3 行政管理崗位與其他部門/機(jī)構(gòu)的接觸情況

2.2.4 工作影響

在工作的影響范圍上，大部分行政管理崗位工作結(jié)果會(huì)影響到本部門或其他部門，其中19.61%的崗位對(duì)整個(gè)醫(yī)院工作有影響，見表4。

2.3 任職素質(zhì)需求

2.3.1 所需專業(yè)知識(shí)

從所需專業(yè)知識(shí)來(lái)看，管理類、信息/計(jì)算機(jī)、臨床醫(yī)學(xué)、數(shù)理統(tǒng)計(jì)和人文基礎(chǔ)分別位居前五位，其中管理類和信息/計(jì)算機(jī)知識(shí)需求比例在80%以上，見表5。

表4 行政管理崗位工作的影響范圍

表5 行政管理崗位所需專業(yè)知識(shí)

2.3.2 所需個(gè)人特質(zhì)

從所需個(gè)人特質(zhì)來(lái)看，自律、積極進(jìn)取、吃苦耐勞、協(xié)作和責(zé)任意識(shí)分別位居前五位。另外，自控、沉著、自信、正直與誠(chéng)實(shí)、智慧、適應(yīng)形勢(shì)變化、果斷等特質(zhì)需求程度也比較高，見表6。

2.3.3 所需工作能力

從所需工作能力來(lái)看，問題解決、協(xié)調(diào)溝通、語(yǔ)言表達(dá)、信息管理、執(zhí)行與管控、時(shí)間管理、沖突管理、規(guī)劃/計(jì)劃、團(tuán)隊(duì)協(xié)作和組織等能力需求程度相對(duì)較高，平均分值均在4.2分以上，見表7。

表7 行政管理崗位所需工作能力

3 討論

3.1 行政管理崗位工作涉及范圍廣，影響面大

醫(yī)院行政管理崗位涵蓋院辦、人事、醫(yī)務(wù)、科教、醫(yī)保、質(zhì)控等部門，其工作結(jié)果影響范圍比較大。比如科研管理部門，主要負(fù)責(zé)科研項(xiàng)目和科研成果管理，需針對(duì)全院制定科研規(guī)劃與實(shí)施計(jì)劃，定期開展學(xué)術(shù)交流、專題講座等，為員工科研項(xiàng)目和科研成果的申報(bào)提供相應(yīng)指導(dǎo)，對(duì)全院醫(yī)學(xué)研究的發(fā)展起到重要作用。再比如人事部門，其中一項(xiàng)重要工作是負(fù)責(zé)全院?jiǎn)T工的績(jī)效考核與獎(jiǎng)懲激勵(lì)，實(shí)施是否合理直接影響員工工作積極性，進(jìn)而影響到全院的整體工作績(jī)效。顯然，行政管理工作是醫(yī)院其他工作開展的基礎(chǔ)，對(duì)于醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的提高具有重要促進(jìn)作用[3]。今后應(yīng)樹立現(xiàn)代管理意識(shí)，全面認(rèn)識(shí)到行政管理工作在醫(yī)院發(fā)展中的重要地位，并將行政管理上升到戰(zhàn)略層面，注重管理理念和方法的創(chuàng)新與應(yīng)用，引領(lǐng)今后醫(yī)院改革和發(fā)展的新方向。

3.2 行政管理崗位工作壓力總體比較大

根據(jù)調(diào)查結(jié)果，約2/3的行政管理崗位處于滿負(fù)荷或者超負(fù)荷狀態(tài)。從工作職責(zé)來(lái)看，人事、醫(yī)務(wù)、院辦、科教等部門，工作內(nèi)容比較多，均承擔(dān)比較重的工作任務(wù)。有調(diào)查研究顯示，醫(yī)院行政管理人員中80%以上存在中度和高度職業(yè)倦怠[4]。如果工作壓力長(zhǎng)期過大，不僅影響工作效率，還可能引致身心疾病[5]。為緩解這一問題，應(yīng)在崗位分析的基礎(chǔ)上做好人力資源規(guī)劃與配置工作。對(duì)于行政管理崗位，可采取職責(zé)定員法，即根據(jù)各部門的職責(zé)范圍、業(yè)務(wù)分工來(lái)確定人員的配置數(shù)量[6]。同時(shí)，人力資源的未來(lái)需求預(yù)測(cè)也至關(guān)重要，一方面根據(jù)人員年齡、工作績(jī)效、流動(dòng)情況等預(yù)測(cè)未來(lái)可能退休、職務(wù)升降、崗位調(diào)配和流出等變化趨勢(shì)[2，7]；另一方面隨著醫(yī)院管理角色與職能的轉(zhuǎn)變，部門職責(zé)范圍也隨之調(diào)整，則需要做好人員儲(chǔ)備以應(yīng)對(duì)未來(lái)崗位需求。

3.3 行政管理崗位人員需要具備多方面能力和素質(zhì)

根據(jù)調(diào)查顯示，醫(yī)院行政管理崗位對(duì)人員的綜合能力和素質(zhì)要求比較高。

首先，所需知識(shí)方面。大部分行政管理崗位需要不同專業(yè)知識(shí)技能的聯(lián)合運(yùn)用，其中對(duì)于管理類知識(shí)的需求程度最高。相關(guān)調(diào)查顯示，醫(yī)院行政管理人員對(duì)于管理類知識(shí)的培訓(xùn)意愿比較高[8]，這與其崗位工作需求密切相關(guān)。部門崗位的工作內(nèi)容和職責(zé)不同，對(duì)各方面專業(yè)知識(shí)的需求程度也有所不同。如行政辦公室主要負(fù)責(zé)擬定行政公文、組織安排行政會(huì)議、撰寫醫(yī)院規(guī)劃和發(fā)展方案、協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)部門、來(lái)信來(lái)訪和外賓接待等工作，則該部門崗位對(duì)于管理類、計(jì)算機(jī)、人文、外語(yǔ)等專業(yè)知識(shí)需求程度比較高。

其次，所需個(gè)人特質(zhì)方面。醫(yī)院大部分行政管理崗位工作任務(wù)比較多，有時(shí)還存在加班、忙閑不均、下班時(shí)間不確定等情況，則要求員工具有自律、積極進(jìn)取和吃苦耐勞的精神。由于管理崗位工作涉及范圍廣，需要不同人員或者部門的協(xié)作配合。有的部門還會(huì)面臨一些緊急性工作，如組織急救、醫(yī)療糾紛處理等，則需要任職人員具有較強(qiáng)的責(zé)任與協(xié)作意識(shí)、自控、沉著、正直與誠(chéng)實(shí)、智慧以及能夠適應(yīng)形勢(shì)變化等特質(zhì)。此外，個(gè)人特質(zhì)對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)者的管理工作具有顯著影響[9]，中高層管理崗位人員還需具備果斷、影響力、豁達(dá)等個(gè)人特質(zhì)。

再者，所需能力方面。除了日常事務(wù)繁多外，75%以上行政管理崗位在工作中需要靈活處理問題，同時(shí)與院內(nèi)外部門和機(jī)構(gòu)人員接觸也比較頻繁，總體上對(duì)于崗位人員的問題解決、協(xié)調(diào)溝通、語(yǔ)言表達(dá)、時(shí)間與信息管理、執(zhí)行與管控、沖突管理等能力要求程度較高。各部門崗位所承擔(dān)工作任務(wù)特點(diǎn)不同，所需能力要求也有所差異。比如醫(yī)務(wù)部門的職能之一是醫(yī)療糾紛處理，作為任職人員必須具備良好的問題解決、語(yǔ)言表達(dá)、協(xié)調(diào)溝通、沖突管理等能力。有些崗位需要人員自己作決策，如部門負(fù)責(zé)人在院長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)下全面主持、協(xié)調(diào)所在職能部門工作，則他們需要具備較高的領(lǐng)導(dǎo)、組織、評(píng)判、決策、團(tuán)隊(duì)工作、協(xié)調(diào)溝通等能力[10]。還有的崗位工作需要?jiǎng)?chuàng)造性，如人員培訓(xùn)、績(jī)效管理、人員招聘等，這些崗位對(duì)于人員的創(chuàng)新和改善能力要求較高。

為提高行政管理人員的能力和素質(zhì)，醫(yī)院須開展職業(yè)化管理培訓(xùn)，以崗位分析為基礎(chǔ)，根據(jù)任職要求確定各崗位人員的能力素質(zhì)差距，以此作為確定培訓(xùn)對(duì)象和培訓(xùn)內(nèi)容的重要依據(jù)。培訓(xùn)形式應(yīng)多樣化，將管理理論與實(shí)踐培訓(xùn)相結(jié)合，一般以短期培訓(xùn)為主[11]；同時(shí)也可開展一些拓展培訓(xùn)項(xiàng)目，以挖掘潛力、提高團(tuán)隊(duì)凝聚力[12]。培訓(xùn)結(jié)束后還需做好培訓(xùn)效果評(píng)估，可從反應(yīng)層、學(xué)習(xí)層、行為層和結(jié)果層四個(gè)層次評(píng)估，以不斷改進(jìn)管理培訓(xùn)項(xiàng)目[13]。

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(本文編輯：鄒 鈺)

Study on the position of administrators in hospital

TANG Li-jian，ZHANG Jie

(School of Health Policy and Management Of Nanjing Medical University，Nanjing Jiangsu 211166，China)

Objective To analyze the work features and qualification requirement of administrative positions so as to provide basis for rational allocation and training of administrators. Methods Descriptive statistics method was applied to analyze the work features of administrative positions and the knowledge，peculiarities and abilities that administrators needed to have. Results Among 51 administrators，there were 60% of them would change their position time while their job was changed. 2/3 staffs expressed that they had high pressure. 25.49% position needed to contact patients frequently. 19.61% position had influence to hospital. Conclusions Administrative working involves wide range and influence surface in hospital. Administrators need to have various abilities and qualities.

administration，position analysis，work feature，quality，hospital

2017- 03- 20

10.3969/j.issn.1003-2800.2017.09.010

南京醫(yī)科大學(xué)“十二五”教育研究課題：基于勝任力模型的衛(wèi)生管理專業(yè)人才培養(yǎng)機(jī)制研究(JYY2015054)

唐立建(1976-)，女，河北唐山人，碩士，講師，主要從事衛(wèi)生管理方面的研究。

R192

A

1003-2800(2017)09-0042-04