優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的具體方法

張麗

摘要：隨著現(xiàn)代經(jīng)濟的快速發(fā)展，事業(yè)單位的改革工作不斷深入，我國的事業(yè)單位管理工作質量正在持續(xù)上升，人們對事業(yè)單位的檔案管理的工作也逐漸重視，并且在對檔案的管理工作上，也正在采取一系列的應對措施。但是，就檔案管理的工作質量來說，還存在著很多的問題，為此，本文就現(xiàn)階段事業(yè)單位中的檔案管理工作做出探討。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；對策

一、現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理的問題

（一）管理制度不完善

就目前來看，我國的事業(yè)單位檔案管理工作最大的缺陷就是管理制度的建立不夠完善，工作存在著很大的不足，比如，對檔案案卷的標題不夠清楚，檔案標注的序號不夠規(guī)范，以及組卷的系統(tǒng)性不足等，甚至于還存在一部分的案卷存在沒有卷內目錄的情況發(fā)生，在對檔案進行收集，保護時，工作缺乏規(guī)范性的管理，另外，在檔案保密，檔案借閱的工作中，也都嚴重缺乏管理制度，即便是有些事業(yè)單位制定了管理的制度，相關的工作人員也都沒能完全的落實，在工作上也沒能按照制度中規(guī)范的進行工作，導致事業(yè)單位檔案管理的工作質量嚴重下滑，檔案的利用率大打折扣。

（二）管理意識不明確

實際上，檔案里記錄的信息對事業(yè)單位來說，是具有很大的幫助的，尤其是在事業(yè)單位的未來發(fā)展中，另外，它還能讓事業(yè)單位能清晰的回顧過于的發(fā)展歷程，是一個比較好的參照物，可以為事業(yè)單位帶來較高的經(jīng)濟效益和重要的社會影響，但是在實際的利用中，事業(yè)單位并沒能將檔案的作用完全的發(fā)揮出來，單位并沒有將檔案中的資源信息加以利用，更沒有在單位內進行宣傳，導致檔案長時間被擱置，損失了檔案可能帶來的經(jīng)濟效益。

（三）檔案的檢索和管理人員

管理人員是管理事業(yè)單位檔案的直接執(zhí)行者，也是檔案利用的完成者，到部分的事業(yè)單位在對管理人員的培養(yǎng)上，并沒有將管理人員的工作素質放在第一位，在培養(yǎng)時，對工作人員的理論知識、技術水平、以及綜合素質的要死了普遍不高，不符合現(xiàn)代社會的要求，導致工作人員在工作時，工作頻頻發(fā)生紕漏。另外，在檔案的檢索上，許多的事業(yè)單位仍然使用人工檢索的方法，但就現(xiàn)代科技的水平來說，計算機網(wǎng)絡的檢索方法早就已經(jīng)被研發(fā)出來了，可是大多數(shù)的事業(yè)單位卻并沒有將這種現(xiàn)代化的檢索方法加以應用，其次，還有的單位買檢索時，對于檢索的技術研發(fā)過于仔細，導致檢索的工作細分過大，在工作中經(jīng)常出現(xiàn)檢索重疊，檔案重疊的現(xiàn)象，使檢索的工作非常不方便。

二、事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化

（一）加強對管理人員的素質培養(yǎng)

管理人員的技術水平和工作素質將會直接影響事業(yè)單位檔案管理工作的質量，因此，事業(yè)單位必須要加強對管理人員的培養(yǎng)，加強工作人員的工作思想，讓管理人員深刻認識到自己工作的重要性，有針對應的開展培訓工作，讓管理人員學會自我評價，自我總結，大力宣揚檔案管理工作對單位發(fā)展的作用，讓管理人員具備良好的工作態(tài)度和工作狀態(tài)，對工作負責，通過這種方法提高管理人員的綜合素質，進而提升檔案管理工作的效率。

（二）完善檔案的管理制度

管理制度是是確保管理工作能規(guī)范進行的基準，同時也是提高檔案利用率的關鍵，因此。事業(yè)單位要建立起科學的管理制度，將管理的制度盡可能的系統(tǒng)化，管理的制度要與時俱進，現(xiàn)階段的檔案管理工作發(fā)展迅速，管理的方法也在不斷創(chuàng)新，管理的水平也在持續(xù)上升，要想完全適應單位的管理方法，管理制度的建立必須要嚴格對單位進行區(qū)分。將事業(yè)單位中的不同部門，不同職業(yè)進行分類，明確每一個員工的職能，讓單位的每一個工作環(huán)節(jié)每一個工作人員，都能有章可循，保證檔案管理的工作能和事業(yè)發(fā)展的趨向保持一致，為單位的發(fā)展提供便捷。

（三）倡導現(xiàn)代化的技術

伴隨著現(xiàn)代科技的快速發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理工作也必須盡可能的實現(xiàn)信息化，數(shù)字化，事業(yè)單位要盡快的建立信息化的管理系統(tǒng)，比如，資源管理系統(tǒng)、ERP管理系統(tǒng)等，將傳統(tǒng)紙質檔案進行電子記錄，大力應用計算機的管理系統(tǒng)，對檔案的庫房，檔案的完整度，檔案的清潔度等進行實時管理，加強對檔案庫房火災、潮濕等的預防工作，檔案的目錄要盡可能的轉向計算機打印，走出傳統(tǒng)的手寫摘錄牢籠，將不同類別的檔案進行目錄區(qū)分，記錄計算機檔案，對其進行統(tǒng)一管理，建立規(guī)范和標準的數(shù)據(jù)，利用多媒體和刻錄的技術。將檔案進行電子檔案保存，這樣不僅可以幫助工作人員減輕工作負擔，還能加大工作人員的工作效率，讓檢索的工作更快，更準確。

總而言之，事業(yè)單位的檔案管理工作是體現(xiàn)單位管理工作的關鍵，事業(yè)單位必須要建立完善的管理制度，對工作人員進行嚴格的管理，加大對檔案利用和宣傳的力度，大量引進高水平，高技術，高素質的工作人員，同時，工作人員也必須加強自身綜合素質的培養(yǎng)，及時的更新知識，對新的技術及時學習，端正工作的態(tài)度，深刻認識到自己工作的不足，以積極正確的態(tài)度進行學習，為事業(yè)單位的發(fā)展貢獻更多的力量。

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