淺談ABC分類法在物資采購中的應(yīng)用

張石磊中車戚墅堰機車車輛工藝研究所有限公司

淺談ABC分類法在物資采購中的應(yīng)用

張石磊
中車戚墅堰機車車輛工藝研究所有限公司

前言

采購是商品流通的起點。任何一個企業(yè)，不論其性質(zhì)和規(guī)模的差異，隨時都需要通過市場渠道獲得所需的物質(zhì)資料或服務(wù)，才能保障企業(yè)正常的持續(xù)運營。隨著經(jīng)濟增速放緩，企業(yè)成本壓力大、庫存水平高、投資回報率低的問題更加突出嚴峻。本文從一個實踐者的角度出發(fā)，以某一大型機械制造企業(yè)（簡稱H公司）為分析對象，闡述ABC分類法在物資采購中的實際運用帶來的成效。

1 ABC分類法的基本原理

ABC分類法全稱ABC分類庫存控制法，又稱帕累托分析法、物資重點管理法、分類管理法等。它是運用數(shù)理統(tǒng)計的方法，對事物問題進行分析，識別問題主次關(guān)系，從而進行科學分析的一種管理方法。它把事物或管理對象，按影響因素或事物的屬性、所占比重劃分為A、B、C三個部分，分清主次進行區(qū)別管理，已達到最經(jīng)濟、最有效的使用人力、物力和財力的目的。

ABC分類起源于19世紀。由意大利經(jīng)濟學家帕累托首創(chuàng)。1879年，帕累托在研究本國社會財富分配狀態(tài)時，從統(tǒng)計數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)：少數(shù)人的收入占總收入的大部分，而大多數(shù)人的收入?yún)s占總收入的一小部分，他將這一關(guān)系用圖表繪制出來，就是著名的帕累托分析圖。

后來，人們在生產(chǎn)實踐過程中發(fā)現(xiàn)，經(jīng)濟領(lǐng)域里此種不均勻的分布規(guī)律普遍存在，便逐步將帕累托的分析原理和方法廣泛地應(yīng)用到物資庫存管理、質(zhì)量管理等方面，效果十分顯著。1963年，彼得.德魯克將這一方法推廣到全部社會現(xiàn)象，指出企業(yè)不能盲目追求高生產(chǎn)效率，而應(yīng)更加重視整體效益的提高，使得ABC分析法成為提高經(jīng)濟效益的普遍應(yīng)用的管理方法。

運用ABC分類法管理物資采購，就是要從計劃采購品種繁多的物資中抓住重點，兼顧一般，即按照計劃采購物資品種所占用資金的大小進行分類排隊，把他分成A、B、C三類。A類物資品種少，占用金額大；B類物資品種比A類多，占用金額比A類少；C類物資品種最多，占用金額最少。上述3類物資的重要程度各不相同，A類物資最重要，B類物資次之，C類物資最末尾。采購管理人員對物資管理時即可區(qū)別管理，統(tǒng)籌兼顧。

2 ABC分類法的實施步驟

2.1 收集、分析處理數(shù)據(jù)

H公司為大型機械制造企業(yè)，所生產(chǎn)產(chǎn)品主要有5大板塊，面向鐵路、汽車、工程機械船舶等多個行業(yè)。由于每個行業(yè)產(chǎn)品、最終能用戶、標準不同，這就導致日常所采購的物資種類多，供應(yīng)商行業(yè)跨度大。

經(jīng)統(tǒng)計，H公司2015年度采購部采購金額約為4.2億元，采購物資品種為1200余種，按著物資種類分為以下幾個大類：

物資1鑄造原材料；

物資2鑄造輔料；

物資3鋼材；

物資4傳動配件；

物資5緊固件；

物資6金屬切削刀具；

物資7金屬加工液；

物資8日常辦公用品；物資9手動五金工具。

2.2 ABC分類標準

（1）A類物資占采購總金額70%左右，品種占10%左右；

（2）B類物資占采購總金額20%左右，品種占20%左右；

（3）C類物資占采購總金額10%左右，品種占70%左右。

2.3 制作ABC分類表

表1 H公司2015年度采購物資分類表

圖1 H公司2015年度采購物資示意圖

3 ABC分類的主要作用

應(yīng)用ABC分類法，可以清楚地找出企業(yè)采購的重點和關(guān)鍵物資，它可以幫助采購人員理順思路，提供理論依據(jù)，以便對關(guān)鍵的少量物資采購進行有效地管理和控制。企業(yè)的人力、物力、財力有限，應(yīng)用ABC分類法，可以根據(jù)不同的采購物資進行具體的對比分析，權(quán)衡比較各種物資對于企業(yè)運營的影響重要度區(qū)別，從而采取切實可行、有針對性的措施，用盡可能少的消耗，獲得可能大的收益。

H公司運營所需物資品種繁多，質(zhì)量標準不一，而其重要程度、消耗數(shù)量、價值代銷、占用資金、采購難易程度各不相同。在實際工作中，采用ABC分類法，可以對各種物資采購，進行有重點區(qū)別的科學管理。即將采購周期長、采購風險大、占用資金量大、影響重要程度高的少量物資即A類物資，在訂貨采購和庫存管理方面實行重點控制；對采購周期短，風險小、占用資金量小、影響程度低的多品種物資即C類物資，采用簡單易行的方法，一般控制。而對處于中間狀態(tài)的物資即B類物資，進行適中管理。這種對物資區(qū)別對待分類管理的方法，即可加強對重點物資的管理控制，又可簡化物資采購管理工作，并達到較好的成本控制目的。

表2 H公司2015年度采購物資ABC分類表

4 ABC分類的采購管理策略

通過ABC分類法進行分析，H公司可以將所此案夠物資分為A、B、C三類，針對每類物資的采購采取不同的策略。對物資采購價值高，對企業(yè)運營及利潤影響重大的，供給風險較高的關(guān)鍵、重要的A類物資，由采購部長等資深管理者直接落實，對這些物資的供應(yīng)商要進行深入研究考察考核，采購人員收集相關(guān)供應(yīng)商的資質(zhì)信息、價格信息、供貨準時率、質(zhì)量合格率、服務(wù)態(tài)度進行分析評估，最后選擇有實力、信譽好、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期有保證，價格合理，配合度高的供應(yīng)商簽訂長期合同，并發(fā)展長期戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。企業(yè)還要對供應(yīng)商建立長期有效的管理機制，摒棄‘甲方’態(tài)度，建立共贏合作關(guān)系。采取一系列的措施對供應(yīng)商進行激勵和控制。包括：建立穩(wěn)定合作關(guān)系；引入競爭機制；及時付款等等。另一方面要嚴格控制庫存，采購計劃不能超出預(yù)期。如果采購量過大，出現(xiàn)庫存積壓現(xiàn)象，這樣反而會增加采購成本，所以要嚴格控制A類物資采購計劃、供應(yīng)商選擇和管理工作。

對于B類物資的采購可由采購業(yè)務(wù)專員負責，選擇市場領(lǐng)先、技術(shù)能力、管理和服務(wù)水平高的供應(yīng)商簽訂合同，對于B類物資，我們?nèi)匀粌A向于同供應(yīng)商建立長期合作關(guān)系，并建立數(shù)量穩(wěn)定的供應(yīng)商群體。但需注意庫存的控制，根據(jù)生產(chǎn)使用部門日常需求，以周或月為單位，通過一定方式，下達訂單通知供應(yīng)商送貨。B類物資的重點在于過程控制，要求采購計劃、采購、物流、庫存等環(huán)節(jié)協(xié)同作戰(zhàn)。

對于C類物資，由于此類物資種類和數(shù)量較大但所耗費的總資金不高，可以根據(jù)公司各部門日常所需，采用較大的批量訂貨或集中采購。對于這類物資供應(yīng)商，建議減少數(shù)量，選擇服務(wù)靈活、資金承受能力強的企業(yè)供應(yīng)。同時在采購程序上，減少審批，由相應(yīng)業(yè)務(wù)員可以直接簽訂合同。這樣一方面減少采購方文本處理成本，另一方面解決小批量、多品種、多批次訂單重復(fù)審批流程，同時也能縮短送貨時間、降低庫存。

5 ABC分類法的應(yīng)用效果

H公司屬于高端設(shè)備制造行業(yè)，需要采購大批量、品種繁多物資以保障公司的日常運營。在沒有實施ABC分類法之前，采購物資隨意、且沒有終點，耗費了大量人力物力，所取得采購成效一般。2012年度開始應(yīng)用ABC分類法后，有計劃、有重點的進行采購工作，采購成本累計節(jié)約20%以上，收到了顯著效果。實踐證明，H公司在物資采購中應(yīng)用ABC分類有以下幾點好處，可供相關(guān)采購從業(yè)者借鑒。

5.1 簡單易行

應(yīng)用ABC分類法對采購的物資分類，計算快捷、操作簡單、執(zhí)行方便。哪些是A類物資，哪些是B類物資，哪些是C類物資一目了然，企業(yè)高管人員能隨時查詢，信息公開；從企業(yè)高管到采購人員，到其他相關(guān)部門員工都能明白自己的職責，為實現(xiàn)企業(yè)的目標，全體員工能盡其所能，傾其所力。

5.2 透明化考核

所采購的物資分配給使用部門后，可對其進行監(jiān)督，觀察使用部門是否合理使用物資，是否節(jié)約使用物資，實際需求與物資消耗是否相符，是否重新核定物資采購預(yù)算并可采取一些獎懲辦法：對使用的物資進行考核，節(jié)約獎勵，超出預(yù)算的則扣罰。

5.3 提質(zhì)增效

采用ABC分類法，實際上是對采購物資進行科學管理，包含供應(yīng)商管理、采購管理、庫存管理，要求采購人員應(yīng)具備談判技巧和商業(yè)敏銳度。不僅節(jié)約了采購成本，在企業(yè)的運營各個環(huán)節(jié)都得到有效控制。

5.4 推廣運用

ABC分類法的原理是抓住重點，照顧一般。ABC分類法不僅應(yīng)用在企業(yè)采購物資的分類上，還可應(yīng)用在供應(yīng)商選擇的決策上，并將此方法推廣到企業(yè)的重大決策、投資決策制定上，有助于企業(yè)最高管理層制定長遠戰(zhàn)略目標、投資決策時，降低風險。

6 ABC分類法的局限性

ABC分類法的側(cè)重點是物資的價值，這只是成本控制的一個方面，它是對于A類物資建立一個長效重點管理機制，這將會顯著地提高總成本的管理績效，而對于B類物資和C類物資，可能收效并不明顯。一方面因為此方法局限性，不能考慮物資采購過程中的難易程度、關(guān)聯(lián)性質(zhì)，另一方面管理層不能正確認識ABC分類法作用，錯誤認為這是多此一舉，并不能為企業(yè)帶來什么收益。所以此方法的執(zhí)行和貫徹還有賴于企業(yè)管理高層的重視和堅持。

7 結(jié)束語

企業(yè)的物資采購管理要講究科學管理，要想提高管理控制的效率就必須要求管理決策者在最重要的問題上，選擇一些關(guān)鍵因素加強管理和控制。這個要求聽上去簡單，但僅憑經(jīng)驗來判斷，不僅缺乏數(shù)據(jù)支撐，而且還可能導致工作實施的過程中出現(xiàn)偏差，ABC分類法很好的解決了這個問題。綜上所述，ABC分類法是一種科學的管理方法，它能把企業(yè)有限的采購資源更為精準地投放到供應(yīng)鏈的關(guān)鍵節(jié)點上，以達到最經(jīng)濟、最有效地使用人力、物力、和財力的目的。合理配置資源減少了不必要的浪費，既節(jié)約資金、降低企業(yè)采購及運營成本，又保障了企業(yè)日常的運營，對提高企業(yè)經(jīng)濟效益起著較大的作用。