基于全面風險管理理論的高校會計檔案風險應對

【摘 要】因高校會計檔案利用率高、管理復雜，高校會計檔案的風險管理非常必要。本文根據(jù)風險管理的相關(guān)理論，對高校會計檔案管理進行風險評估，即定性與定量分析相結(jié)合，識別并分析影響高校會計檔案管理目標實現(xiàn)的風險，確定風險評估關(guān)鍵點，對主要風險進行評估，并根據(jù)風險評估結(jié)果探討如何應對風險。

【關(guān)鍵詞】高校會計檔案；風險評估；風險應對

一、高校會計檔案的特點

高校會計檔案是記錄其經(jīng)濟活動的證據(jù)，是高校財務會計工作實行軌跡管理的重要內(nèi)容，具有以下特點：

1.高校會計檔案利用率高

高校會計檔案服務對象廣泛、且使用頻繁。從學校外部來看，會計檔案是教育部門、財政部門、科技主管部門、社會群體、稅務部門、審計部門等對高校進行監(jiān)督的重要依據(jù)。以科研項目為例，科研項目經(jīng)常會面臨中期檢查、結(jié)題審計，其中經(jīng)費使用情況檢查必然會查閱會計檔案。從學校內(nèi)部來看，高校會計檔案對學校管理層進行決策提供信息支持。

2.高校會計檔案管理復雜

因高校會計檔案生成到最終銷毀流轉(zhuǎn)的環(huán)節(jié)較多，利用率高，接觸的人員繁雜，使其管理復雜，風險較高。例如，高校一般按照憑證類型和序號進行裝訂，查詢一筆憑證的會計檔案可能需要翻閱整本的會計檔案，學生查詢交學宿費的收據(jù)需要整本翻閱，檔案的管理風險變大。

高校會計檔案較高的利用率及管理的復雜性，決定了其管理工作面臨著較大的風險。

二、高校會計檔案管理的風險識別及風險評估

高校會計檔案管理的目標是統(tǒng)籌考慮會計檔案管理的質(zhì)量、成本與時效，依據(jù)相關(guān)制度，配備專業(yè)人員，合理設(shè)計管理流程、科學規(guī)劃控制活動，保證會計檔案的完整，在不違背會計檔案保密的原則下提高會計檔案的利用率。因此，制度建設(shè)、管理人員素質(zhì)、管理控制活動和監(jiān)察是會計檔案管理中風險識別和評估的關(guān)鍵點。本文以A高校為例進行會計檔案管理的風險評估。

通過對A高校會計檔案的全面梳理和分析，形成制度建設(shè)、管理人員素質(zhì)、管理控制活動和監(jiān)察4個一級指標和20個二級指標，每個二級指標的評分標準為5分，根據(jù)發(fā)生風險的可能性和對會計檔案管理的影響程度確定每個二級指標的權(quán)重。

評估發(fā)生風險的可能性和影響程度時，采用定性分析的方法，綜合運用管理人員自評、穿行測試、實地查驗、抽樣和比較分析等方法，研究確定各個二級指標的權(quán)重。評估結(jié)果見表1。

高?？筛鶕?jù)指標得分占總分的比例，設(shè)定風險等級，風險比例低于等于10%，風險認定級別為低風險；比例為10%-30%之間的，風險認定級別為中等風險；比例高于30%，認為本指標存在重大缺陷，風險認定級別為高風險。A高校的風險級別見表2。

根據(jù)表2，A高校會計檔案管理達到總分的38%，高于30%，總體風險級別為高風險，其中制度建設(shè)風險比例為17.33%，風險級別為中等風險，其他一級指標風險均大于30%，風險級別為高風險，其中會計檔案基礎(chǔ)工作導致的風險比例高達57.14%，說明該項指標存在重大缺陷。針對上述風險，A高校應采取措施積極應對。

三、高校會計檔案管理的風險應對

1.建立并完善會計檔案管理制度

規(guī)范管理，制度先行。高校應結(jié)合表1中的制度建設(shè)的各二級指標，修訂并完善適合本校的會計檔案管理制度，保證制度得到有效執(zhí)行以規(guī)避風險。

2.提高會計檔案管理人員素質(zhì)

高校會計檔案管理人員具有較高的道德素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)，能有效的降低檔案管理的風險。A高校應結(jié)合表1中管理人員素質(zhì)的二級指標，加強對會計檔案人員的業(yè)務教育，確保其在分類立卷、編目、利用、銷毀等各個工作環(huán)節(jié)嚴謹細致、準確無誤；重視檔案管理人員的現(xiàn)代化技術(shù)能力，加強技能培訓，滿足會計檔案管理的技能需求，尤其是滿足會計檔案信息化管理的需要；加強對相關(guān)人員的保密教育，使其具有嚴格的保密觀念和良好的保密習慣，在不違背保密原則的前提下充分利用檔案信息資源；加強對高校會計檔案管理人員的素質(zhì)教育，要求會計檔案人員要積極主動、熱情周到，使會計檔案的服務職能得到充分發(fā)揮。

3.加強高校會計檔案管理的基礎(chǔ)工作

高校應采取措施規(guī)范會計檔案管理的基礎(chǔ)工作，確保會計檔案傳遞流程科學、流暢，提高檔案的利用率，保證會計檔案的安全。

（1）科學管理高校會計檔案各環(huán)節(jié)。A高校應按照軌跡管理的要求，科學設(shè)計流程。嚴把“生成關(guān)”，從源頭控制會計檔案的質(zhì)量；收集完整的會計檔案，避免會計檔案的缺失；根據(jù)不同種類文件材料的形成特征，如按記賬憑證、報表、文件分類進行歸檔，基金會、基建會計的檔案分別歸檔；對歸檔的檔案制定科學的案卷類目，編制科學的檢索工具，以求快速、準確地查詢所需檔案；按照會計檔案的種類和保存期限分別保管，確保保管環(huán)境防潮、防火、防塵等，電算化會計檔案應雙重異地備份管理，并保證保管環(huán)境防磁、防病毒；規(guī)范會計檔案的查詢與借閱；銷毀檔案必須謹慎，遵循“先鑒定后審批、兩人鑒銷”的原則，在案卷目錄等中注明銷毀。

（2）加強會計檔案信息化建設(shè)，提高會計檔案利用率。在國家不斷加大財務信息公開力度的背景下，會計檔案的服務內(nèi)容不斷豐富，服務對象也越來越廣泛。通過加強會計檔案的信息化建設(shè)，更新會計檔案服務手段能有效的降低由此帶來的風險，實現(xiàn)會計檔案管理的現(xiàn)代化、科學化和精細化。

首先，高校應配備滿足會計檔案信息化建設(shè)的硬件，如計算機、掃描儀等。其次，高校應配備與硬件兼容的操作系統(tǒng)和檔案管理軟件，信息資源數(shù)據(jù)庫應可擴充。此外，高校還應建立會計檔案信息傳輸和資源共享的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。目前，高?？刹捎秒娮訖n案功能，使用高拍儀將原始憑證拍照，與記賬憑證一同分裝留存，采用物流管理系統(tǒng)進行存儲，調(diào)閱，這將大大降低查詢借閱紙質(zhì)檔案的風險。

（3）保證會計檔案的保密與安全。會計檔案信息化建設(shè)提高會計檔案利用率的同時，也對會計檔案的保密與安全造成威脅。因此，高校應維護會計檔案硬件、軟件及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全。比如，控制用戶權(quán)限，按照不同類別確定保密級別，對保密程度不同的檔案資料設(shè)定不同的操作、使用限制。完善計算機操作的日志管理，發(fā)現(xiàn)異常能及時處理。

4.加強對高校會計檔案管理的風險監(jiān)察

加強對高校會計檔案的風險監(jiān)督，重視對其保管環(huán)境和保管措施的檢查，能及時發(fā)現(xiàn)風險。

高校會計檔案的風險管理并不是單一、一次性的過程，隨著環(huán)境變化，會計檔案的風險關(guān)鍵點也會發(fā)生變化。高校必須定期對風險的當前狀況進行監(jiān)察，必要時對已識別的風險作出變更，確保檔案管理的風險處于掌控之中。

參考文獻：

[1]鄧鴻飛.加強會計檔案管理 促進高校財務規(guī)范[J].會計之友，2014（09）.

[2]徐偉榮.如何加強高校會計檔案管理[J].蘭臺世界，2007（2）.

作者簡介：

郭娟（1984—），女，遼寧沈陽人，東北大學計劃財經(jīng)處，中級會計師，碩士研究生，研究方向：高校內(nèi)部控制制度與風險管理。endprint