馬丹
【摘 要】在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下,對(duì)檔案管理進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然之舉。論文首先對(duì)基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的檔案管理的基本內(nèi)涵進(jìn)行介紹,其次對(duì)我國(guó)目前基于“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)現(xiàn)狀進(jìn)行分析并指出我國(guó)目前在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)上存在的問題,最后提出了進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的合理方法。
【Abstract】Under the background of " Internet Plus ", it is necessary to modernize the archives management in accordance with the development of the times. This paper first introduces the basic connotation of archives management based on " Internet Plus ". Secondly, this paper analyzes the current situation of the modernization construction of archives management based on " Internet Plus ", and points out the problems existing in the modernization construction of archives management in China. Finally, the reasonable method of the modernization construction of archives management is put forward.
【關(guān)鍵詞】“互聯(lián)網(wǎng)+”;檔案管理;現(xiàn)代化建設(shè)
【Keywords】" Internet Plus "; archives management; modernization construction
【中圖分類號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069(2017)08-0079-02
1 引言
人類文明產(chǎn)生之后,一些用于記錄歷史變革、科學(xué)技術(shù)、詩(shī)詞歌賦等內(nèi)容的卷宗、文件也隨之產(chǎn)生,并逐步演變成為檔案。我國(guó)殷商時(shí)期就出現(xiàn)了檔案的萌芽,隨著時(shí)間的推移,檔案的管理逐漸演變成了一門學(xué)科。在這個(gè)過程中,檔案名稱及其形式發(fā)生了巨大變化?,F(xiàn)如今,科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展,互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)日新月異,這給檔案學(xué)帶來(lái)了新的變革?!盎ヂ?lián)網(wǎng)+”意義是指將互聯(lián)網(wǎng)與各行各業(yè)結(jié)合起來(lái),從而促進(jìn)行業(yè)的快速發(fā)展,而將“互聯(lián)網(wǎng)+”應(yīng)用于檔案管理,將極大地推動(dòng)檔案學(xué)的發(fā)展。
2 基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的檔案管理的基本內(nèi)涵
檔案管理是指通過一定的方法和手段,對(duì)于復(fù)雜的檔案進(jìn)行分類、匯總、補(bǔ)充、傳輸,從而使得這些檔案能夠更好地發(fā)揮自身作用的活動(dòng)過程。基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的檔案管理即運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的現(xiàn)代化管理。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的促進(jìn)下,檔案管理的水平得到了長(zhǎng)足的提高,人們能夠?qū)?fù)雜的信息資源進(jìn)行更好更合理的管理[1]。具體來(lái)說(shuō),基于“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù),可以建立存儲(chǔ)量極大的檔案庫(kù),將檔案與檔案之間通過某些邏輯關(guān)系進(jìn)行連接,極大地方便了信息的查找。同時(shí),通過互聯(lián)網(wǎng)可以將一些公開的檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)的多人多地共享,進(jìn)一步擴(kuò)大了公眾的視野。
3 基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展現(xiàn)狀
3.1 檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展緩慢,缺乏政府的有力推動(dòng)
就我國(guó)目前檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看,其現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程非常緩慢,互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用度不高,這與政府的政策存在很大的關(guān)聯(lián)。首先,檔案管理工作屬于公共服務(wù)事業(yè),這一般都不是政府的工作焦點(diǎn),因?yàn)檫M(jìn)行檔案管理不會(huì)帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益,所以政府一般對(duì)這項(xiàng)工作不會(huì)給予過多的重視。長(zhǎng)此以往,政府人員就會(huì)逐漸忽視檔案管理的重要性,基本不會(huì)對(duì)這項(xiàng)工作進(jìn)行改善,而是保持原有的管理方式,這嚴(yán)重制約著現(xiàn)代化管理的整體發(fā)展,嚴(yán)重阻礙著檔案管理的規(guī)范化。其次,政府對(duì)于檔案管理所開展的工作都比較被動(dòng),一般只有迫于時(shí)代發(fā)展的壓力,原有管理手段嚴(yán)重阻礙工作開展時(shí),才會(huì)對(duì)其進(jìn)行改善。我國(guó)檔案管理的信息化經(jīng)歷了4個(gè)階段才發(fā)展到如今的“互聯(lián)網(wǎng)+”階段,在整個(gè)過程中,國(guó)家并沒有出臺(tái)相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一的規(guī)范,并且信息化管理系統(tǒng)的更新緩慢、開發(fā)不徹底,遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展的速度[2]。
3.2 檔案管理人員缺乏現(xiàn)代化管理手段,綜合素質(zhì)不高
目前,從事檔案管理工作的人員大多沒有檔案管理專業(yè)的知識(shí)和背景,因此他們對(duì)檔案進(jìn)行的管理工作往往缺乏邏輯性和系統(tǒng)性,經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案遺失、分類混亂等現(xiàn)象,從而導(dǎo)致查閱人員的查找困難,無(wú)法找到真正想要的信息,嚴(yán)重時(shí)甚至?xí)斐芍匾畔⒌男孤丁M瑫r(shí),檔案管理人員對(duì)現(xiàn)代化的管理體系的運(yùn)用不足,一般只會(huì)對(duì)非常簡(jiǎn)易且常用的軟件進(jìn)行操作,不常用或者復(fù)雜程度較高的功能則形同虛設(shè),并且對(duì)于系統(tǒng)中不合理的地方,操作人員一般也只會(huì)逆來(lái)順受,不會(huì)提出合理的改進(jìn)意見。此外,在資源共享方面,現(xiàn)在的管理人員缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí),沒有通過自身努力提高用戶滿意度的觀念。
3.3 公共檔案維護(hù)存在問題,公眾責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)
據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示,公眾在使用公用檔案資源時(shí)常出現(xiàn)一些不規(guī)范的操作,對(duì)公共檔案的維護(hù)意識(shí)較差。對(duì)于不同類型的檔案,有不同的特征、使用方法及保密情況,而公眾對(duì)于這些信息常常不甚了解,因此在進(jìn)行資源共享時(shí)會(huì)導(dǎo)致檔案的價(jià)值得不到有效發(fā)揮,甚至?xí)斐蓹n案的價(jià)值損害。
4 基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)主要策略
針對(duì)上文的分析,基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展現(xiàn)狀不容樂觀,想要將檔案的現(xiàn)代化管理工作做到位,必須做以下幾點(diǎn)努力:endprint
4.1 培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍,培養(yǎng)檔案人員的互聯(lián)網(wǎng)思維
互聯(lián)網(wǎng)對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)是非常重要的工具,而管理人員是開展管理工作的主體,只有人才能將互聯(lián)網(wǎng)與檔案管理進(jìn)行有機(jī)結(jié)合,發(fā)揮信息化技術(shù)的作用,不斷推動(dòng)檔案管理方式的改進(jìn)。因此,在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下,首先要培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍,培養(yǎng)檔案人員的互聯(lián)網(wǎng)思維是非常重要的前提條件[3],主要的努力方向有以下幾點(diǎn):首先,加強(qiáng)管理人員專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn),幫助工作人員培養(yǎng)正確的檔案管理觀念,形成系統(tǒng)并具有邏輯性的管理思維。其次,加強(qiáng)管理人員計(jì)算機(jī)能力的培訓(xùn),對(duì)于現(xiàn)有的管理系統(tǒng),管理人員應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)深入的學(xué)習(xí),將管理系統(tǒng)的每一個(gè)功能都用到實(shí)處,發(fā)揮其該發(fā)揮的作用,同時(shí),管理人員應(yīng)該養(yǎng)成創(chuàng)新性思維,對(duì)于系統(tǒng)中不合理或者不完善的地方,及時(shí)向相關(guān)部門提出改進(jìn)意見。再次,培養(yǎng)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)和責(zé)任心。
4.2 加強(qiáng)檔案資源信息化建設(shè),推進(jìn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程
為了解決我國(guó)目前檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程緩慢的問題,相關(guān)部門應(yīng)該努力加強(qiáng)檔案資源信息化建設(shè),將目前的現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)合理地運(yùn)用到檔案管理工作中,不斷推進(jìn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。
首先,政府機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理的現(xiàn)代化管理重視起來(lái),將這項(xiàng)工作作為重點(diǎn)工作之一,督促公共服務(wù)部門對(duì)檔案管理工作進(jìn)行快速變革。
其次,政府相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)頒布相關(guān)的政策及法規(guī),出臺(tái)統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。給予網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理開發(fā)工作大力的支持,加快系統(tǒng)更新的步伐,努力使其跟上時(shí)代及技術(shù)發(fā)展的腳步。
再次,信息資源共享是關(guān)系到公眾服務(wù)的重大舉措,只有建設(shè)好信息化檔案管理系統(tǒng),才能使得檔案資源得到合理傳輸和分享,不僅能夠滿足公眾的需求,更能對(duì)檔案進(jìn)行合理保護(hù)。
4.3 創(chuàng)建科學(xué)合理的檔案網(wǎng)絡(luò)體系,加大檔案網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)力度
互聯(lián)網(wǎng)是一個(gè)兼容性高、開放程度高的平臺(tái),實(shí)現(xiàn)檔案的互聯(lián)網(wǎng)管理和共享固然存在很多優(yōu)點(diǎn),但是同時(shí)也存在一些危險(xiǎn)因素。如果沒有合理的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管體系,就會(huì)造成檔案的濫用,造成重要信息的泄露,給社會(huì)經(jīng)濟(jì)及安全帶來(lái)負(fù)面影響。因此,在實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的同時(shí),應(yīng)該切實(shí)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全的維護(hù),創(chuàng)建科學(xué)合理的檔案網(wǎng)絡(luò)體系。首先,應(yīng)當(dāng)配備完善的硬件系統(tǒng),為檔案管理工作提供足夠的硬件保障;其次,應(yīng)當(dāng)不斷提高軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)的研究開發(fā)水平,對(duì)檔案進(jìn)行更加全面的管理和保護(hù)。再次,應(yīng)當(dāng)建立并完善網(wǎng)絡(luò)檔案安全管理制度,合理保障檔案資源的安全。
5 結(jié)語(yǔ)
綜上所述,隨著信息化技術(shù)及計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展,實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理是時(shí)代的選擇,是大勢(shì)所趨。目前,我國(guó)仍缺乏對(duì)檔案管理進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)的意識(shí),同時(shí)進(jìn)行檔案管理的人員缺乏現(xiàn)代化管理的專業(yè)知識(shí)和先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)思維,這在很大程度上制約著我國(guó)檔案管理水平的提升,對(duì)檔案的合理共享造成了很大阻礙。因此,相關(guān)政府部門及企業(yè)必須不斷轉(zhuǎn)變自身對(duì)檔案管理的固有觀念,努力加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的意識(shí),努力推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程。
【參考文獻(xiàn)】
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【3】鄒凡.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的建設(shè)研究[J].蘭臺(tái)世界,2016(13):44-46.endprint