單位檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展路徑分析

范桂泉

摘要：主要探討了我國事業(yè)單位進行檔案管理信息化建設(shè)的意義與信息化建設(shè)過程中存在的問題，并針對存在的提出了一些系列的解決措施，希望能夠幫助我國事業(yè)單位快速實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：單位檔案管理；信息化建設(shè)

中圖分類號：F27文獻標識碼：Adoi：10.19311/j.cnki.16723198.2017.24.024

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，很多行業(yè)都開始了信息化的改革與轉(zhuǎn)型，信息化逐漸滲透到人們生產(chǎn)與生活的方方面面，因此，事業(yè)單位檔案管理進行信息化建設(shè)也是社會發(fā)展的必然趨勢。我國事業(yè)單位為了保障檔案管理工作的規(guī)范化與科學(xué)化，逐漸開始實行無紙化辦公，對檔案管理進行信息化建設(shè)。但是建設(shè)過程中存在的很多問題嚴重影響了檔案管理的時效性與管理效率，對事業(yè)單位檔案管理的長遠發(fā)展也產(chǎn)生了一定的負面影響。為了加快推進我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的步伐，我們必須要找出事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的問題，并加以解決

1事業(yè)單位檔案管理進行信息化建設(shè)的意義

1.1信息化建設(shè)能夠延長事業(yè)單位檔案的使用期限

隨著社會的發(fā)展，我國的事業(yè)單位要處理的社會事務(wù)越來越多，這些事務(wù)一般都會作為事業(yè)單位的檔案保存下來，隨著檔案的日益增多，事業(yè)單位的檔案管理也面臨著越來越復(fù)雜的檔案管理環(huán)境，在這種情況下，事業(yè)單位怎樣進行檔案管理，提升檔案的使用年限，是每一個事業(yè)單位都應(yīng)當(dāng)重點考慮的問題。在事業(yè)單位的檔案管理過程中，使用信息化的檔案管理方式能夠有效解決傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案容易受環(huán)境破壞的問題，使用信息化技術(shù)對事業(yè)單位的檔案進行管理能夠大大降低檔案管理成本，減少對物理空間的使用，降低檔案管理的資金投入。事業(yè)單位實行信息化檔案管理方式能夠降低使用過程中破損與丟失等風(fēng)險，實現(xiàn)對檔案更加長久與安全的保存。

1.2信息化建設(shè)能夠提高事業(yè)單位檔案管理的服務(wù)效率

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理時期，檔案的管理效率非常低，要想查閱檔案需要經(jīng)過非常繁瑣的手續(xù)，許多檔案信息也存在著不夠準確的問題。對事業(yè)單位的檔案管理進行信息化建設(shè)能夠極大的提高檔案的使用效率，在信息化的檔案管理過程中，檔案可以采取標準化的方式進行管理，從數(shù)據(jù)的采集、錄入與查閱，都有一套固定的模式，這樣一來，能夠在最大程度上保證檔案信息的準確性與完整性。數(shù)字化環(huán)境下的檔案能夠進行高效的查閱與調(diào)取，我們可以使用計算機通過輸入關(guān)鍵字實現(xiàn)對檔案的快速讀取與查詢，這種方法使用起非常簡單，便于操作，能夠幫助使用者快速找到所需信息。計算機技術(shù)還能夠為檔案管理提供強大的數(shù)據(jù)支撐，方便對檔案的管理與使用。信息化環(huán)境下的檔案可以在取得授權(quán)之后輕松進行復(fù)制，方便檔案資料的傳遞，能夠延長檔案的借閱時間，提高事業(yè)單位檔案服務(wù)的水平。

2我國事業(yè)單位進行檔案管理信息化建設(shè)所面臨的問題

2.1缺乏必要的資金投入

由于我國很多事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)都是處于起步階段，很多事業(yè)單位都向加快建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)，但是又缺乏必要的資金投入，所以資金也成為很多事業(yè)單位進行檔案管理信息化建設(shè)的瓶頸。這種情況嚴重阻礙了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的步伐，因此，只有有了穩(wěn)定的資金來源，事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)才能夠獲得有力的支持，實現(xiàn)信息化的穩(wěn)定建設(shè)與發(fā)展。各事業(yè)單位要強化檔案管理信息化建設(shè)的資金保障，這樣才能夠促進檔案管理信息化系統(tǒng)的開發(fā)。

2.2我國事業(yè)單位缺乏專業(yè)的檔案管理信息化人才

制約我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的另一個重要問題就是缺乏專業(yè)的信息化人才，我國事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案管理人才一般年齡都比較大，在業(yè)務(wù)能力與技術(shù)方面的水平不夠高，這對于檔案管理的信息化建設(shè)十分不利。我國事業(yè)單位的檔案管理人才也缺乏必要的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)途徑，沒有辦法及時更新自己的信息化專業(yè)知識，這對于檔案管理的信息化建設(shè)也是一種很大的限制，阻礙了我國事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)。在我國目前的事業(yè)單位檔案管理人員考核方式中，仍然使用傳統(tǒng)的考核辦法，這既顯示不出檔案管理人員的信息化水平，也沒有辦法促進檔案管理人員主動學(xué)習(xí)信息化管理知識，對于檔案管理人員的信息化發(fā)展來說非常不利。因此，為了促進我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，必須要把引進與培養(yǎng)專業(yè)的信息化檔案管理人才作為事業(yè)單位的一項重要工作，努力引進信息化檔案管理的專業(yè)化人才，提升單位檔案管理人員的專業(yè)信息化管理水平，滿足事業(yè)單位檔案信息化管理的現(xiàn)實需要。

2.3我國事業(yè)單位的信息化檔案管理缺少穩(wěn)定的平臺

目前，我國很多事業(yè)單位的信息化檔案管理平臺都是處于開發(fā)建設(shè)的初級階段，不能夠充分發(fā)揮信息化平臺的特色服務(wù)和效率，我國的檔案管理缺乏廣泛兼容性的信息化管理平臺，很多平臺都只能夠為單位內(nèi)部人員提供服務(wù)，沒有辦法與上下級部門形成有效的數(shù)據(jù)連接。我國很多事業(yè)單位之間所建設(shè)的檔案信息化管理平臺標準也不夠統(tǒng)一，不僅滿足不了當(dāng)前的檔案管理工作，而且對未來的檔案信息化管理也形成了非常大的阻礙。在目前的情況下，我國很多的檔案管理信息化平臺容易發(fā)生故障，更新?lián)Q代的速度也比較慢，跟不上現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的需要，檔案管理技術(shù)與現(xiàn)代以云存儲為代表的現(xiàn)代信息技術(shù)存在著很大的差距。我國的事業(yè)單位檔案管理存在著較大的安全風(fēng)險，在抗風(fēng)險方面做得也不夠完善，這些因素都在一定程度上阻礙著我國事業(yè)單位檔案管理信息化的發(fā)展。

3我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

3.1提高檔案管理人員的信息化水平

我國事業(yè)單位要想快速實現(xiàn)檔案信息化管理的目標，首先應(yīng)當(dāng)加強單位內(nèi)部檔案管理人員的信息化水平，事業(yè)單位要根據(jù)自身對檔案管理信息化人員素質(zhì)的需求，定期開展針對檔案管理人才的培訓(xùn)工作，全面提高事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理人才的信息化水平。事業(yè)單位要為檔案管理人才提供一定的晉升途徑，提升他們的學(xué)習(xí)積極性，使用更好的人才管理方式，提高檔案管理人員的信息化實際應(yīng)用水平，提升事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)速度。事業(yè)單位要想引進專業(yè)的信息化檔案管理人才，就必須拓寬檔案信息化管理人才引進的渠道，依靠先進的技術(shù)人才提高事業(yè)單位檔案的信息化管理水平。在二十一世紀，人才是第一生產(chǎn)力，事業(yè)單位要加強檔案管理信息化人才的引進與培訓(xùn)，這樣才能幫助事業(yè)單位更快的實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)。endprint

3.2完善事業(yè)單位檔案管理信息化的硬件設(shè)施建設(shè)

完善的硬件基礎(chǔ)是開展檔案管理信息化建設(shè)的前提條件，事業(yè)單位要在原有的硬件設(shè)施水平上進一步提高檔案信息化管理的硬件設(shè)施水平，為檔案管理的信息化做好充分的準備。事業(yè)單位首先要為檔案管理的信息化建設(shè)提供必要的場地，盡可能的使用高配置的計算機系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)通信設(shè)施，引進較高技術(shù)水平的檔案管理信息系統(tǒng)，這樣才能夠在未來的發(fā)展中不至于很快被淘汰掉，可以節(jié)省因系統(tǒng)維護或者更新?lián)Q代而產(chǎn)生的成本費用。事業(yè)單位還要采取必要的措施保證信息技術(shù)設(shè)備的安全性，采用那些安全性加好、性能優(yōu)良、數(shù)據(jù)不易丟失的現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備，考慮通信設(shè)備的安全性是硬件設(shè)施選擇的基本原則，在考慮硬件設(shè)施安全性的基礎(chǔ)上，還要提高設(shè)備的性能，保證設(shè)備在使用過程中的便捷性與耐久性。事業(yè)單位在選擇硬件設(shè)施時要充分考慮在未來一定時期內(nèi)的發(fā)展需要，給未來的發(fā)展留出足夠的拓展空間，這樣不但可以節(jié)約很大一部分成本，還有利于事業(yè)單位在未來一定時期內(nèi)的檔案管理信息化建設(shè)。

3.3建立現(xiàn)代化的檔案信息化管理制度

事業(yè)單位要建立一套符合檔案信息化管理要求的頂層制度設(shè)計，這樣才能更好的促進檔案管理的信息化建設(shè)，要明確事業(yè)單位內(nèi)部各級領(lǐng)導(dǎo)、員工以及檔案管理人員的具體職責(zé)，使事業(yè)單位內(nèi)部的所有員工形成檔案信息化管理合力，全面提高事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理水平。事業(yè)單位要從自身的實際情況出發(fā)，分別考慮信息化檔案管理的實踐性、安全性與可操作性等方面，制定出一套系統(tǒng)的信息化檔案管理制度。事業(yè)單位內(nèi)部還要建立一個專門的監(jiān)管部門，對檔案管理的信息化制度進行監(jiān)督與管理，保證檔案管理信息化制度的執(zhí)行，同時對于制度中不合理的地方要進行必要的修改，此外，事業(yè)單位還要按照一崗雙責(zé)的原則對檔案管理人員和事業(yè)單位內(nèi)部其他工作人員的責(zé)任進行明確，在事業(yè)單位內(nèi)部形成一種人人關(guān)注檔案信息化管理的氛圍，發(fā)揮集體的力量，全面推進事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)。

3.4對檔案管理信息化建設(shè)進行合理規(guī)劃

信息化建設(shè)是一項長期、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者要轉(zhuǎn)變原有的檔案管理理念，利用現(xiàn)代化的技術(shù)與設(shè)備，制定一個科學(xué)的檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃，全面提高事業(yè)單位檔案信息化管理水平。事業(yè)單位應(yīng)該在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，加強對檔案信息化管理的規(guī)劃工作，從事業(yè)單位的主營業(yè)務(wù)出發(fā)，充分發(fā)揮信息化檔案管理對事業(yè)單位主營業(yè)務(wù)的高效服務(wù)作用。事業(yè)單位要把提升檔案管理效率作為檔案管理信息化建設(shè)的核心工作，最大程度的提高現(xiàn)有檔案管理制度的工作效率，使事業(yè)單位的檔案管理信息化平臺盡快發(fā)揮出應(yīng)有的作用。做好安全與保密工作對事業(yè)單位的檔案管理來說非常重要，這是對檔案管理信息化建設(shè)的基本要求，只有在加強網(wǎng)絡(luò)安全的前提之下，才能夠充分實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享的目的。

4結(jié)語

隨著科技的發(fā)展與進步，事業(yè)單位必須把檔案管理信息化建設(shè)作為一項重要工作來抓，要想實現(xiàn)檔案管理的信息化，事業(yè)單位就必須加強資金、人力、物理等各方面的投入，在進行檔案管理信息化建設(shè)時，要采用科學(xué)、合理的管理方法，建立一個符合事業(yè)單位未來發(fā)展需要的科學(xué)檔案管理體系，推動事業(yè)單位檔案管理的全面發(fā)展。

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