關(guān)于高校信息化系統(tǒng)建設(shè)管理體系的思考

摘 要：隨著信息技術(shù)在各領(lǐng)域應(yīng)用的迅速擴(kuò)展，各高校的信息化建設(shè)也緊跟時(shí)代潮流。本文從實(shí)際出發(fā)，闡釋了高校信息化系統(tǒng)建設(shè)的重要意義，提出了推進(jìn)建設(shè)高校信息化系統(tǒng)過程中遇到的諸多問題，并就此提出構(gòu)建信息化系統(tǒng)建設(shè)管理體系的概念，詳細(xì)介紹了在戰(zhàn)略地位、專業(yè)團(tuán)隊(duì)、制度規(guī)范、信息素養(yǎng)等管理體系的四個(gè)方面給出的解決對(duì)策分析。

關(guān)鍵詞：高校信息化 系統(tǒng)建設(shè) 管理體系

一、背景引入

高校信息化是指隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，高等院校根據(jù)自身的需要，采用先進(jìn)的信息技術(shù)來(lái)加強(qiáng)管理能力、提高教學(xué)質(zhì)量、促進(jìn)科研發(fā)展、改善生活環(huán)境[1]。

推進(jìn)高校信息化系統(tǒng)建設(shè)，有利于梳理并規(guī)范管理流程，改良并升級(jí)傳統(tǒng)業(yè)務(wù)部門管理模式，促進(jìn)學(xué)校管理體系內(nèi)部結(jié)構(gòu)重組，有利于形成更加高效、更加精干的管理框架，有效促進(jìn)學(xué)校整體信息化建設(shè)進(jìn)程。

應(yīng)用信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)便捷、高效、精準(zhǔn)為師生提供服務(wù)，主要體現(xiàn)在：全面整合信息發(fā)布渠道，增進(jìn)信息傳遞的精準(zhǔn)性、實(shí)效性；提供多平臺(tái)移動(dòng)辦公，打破管理人員工作環(huán)境限制桎梏，確保業(yè)務(wù)辦理需求及時(shí)得到響應(yīng)，提高業(yè)務(wù)辦理效率；真實(shí)有效記錄管理過程數(shù)據(jù)，減少線下操作可能導(dǎo)致的事故，避免人為因素造成的管理不規(guī)范，保障管理的公平公正。另一方面也促進(jìn)了各業(yè)務(wù)部門共建統(tǒng)一服務(wù)平臺(tái)，有利于部門內(nèi)部、部門之間業(yè)務(wù)銜接順暢，可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互聯(lián)共享，便于數(shù)據(jù)分析、科學(xué)決策。

二、提出問題

在實(shí)際建設(shè)信息化系統(tǒng)過程中，由于認(rèn)識(shí)層面狹隘、建設(shè)模式單一、協(xié)作規(guī)范欠缺、實(shí)施人員信息素養(yǎng)不足等方面的問題，導(dǎo)致系統(tǒng)建設(shè)推進(jìn)緩慢。

1、業(yè)務(wù)部門對(duì)信息化系統(tǒng)建設(shè)認(rèn)識(shí)狹隘

經(jīng)過長(zhǎng)期的業(yè)務(wù)辦理經(jīng)驗(yàn)積累，管理人員已經(jīng)形成了固有的業(yè)務(wù)辦理流程和固化的思維模式。在系統(tǒng)建設(shè)初期，往往會(huì)對(duì)信息化系統(tǒng)建設(shè)預(yù)期過高，期待其能原樣復(fù)制線下辦理流程。在溝通需求過程中，對(duì)自身業(yè)務(wù)過分堅(jiān)持也部分導(dǎo)致合作雙方產(chǎn)生溝通問題，建設(shè)目標(biāo)不明確。同時(shí)，在系統(tǒng)建設(shè)過程中，免不了增加管理人員額外的工作量，如需要花費(fèi)大量氣力清理數(shù)據(jù)，耗時(shí)耗力，但短期收效甚微，進(jìn)展不明顯，導(dǎo)致管理人員在建設(shè)信息化系統(tǒng)過程中出現(xiàn)畏難情緒，建設(shè)信息化系統(tǒng)決心不堅(jiān)定；信息化系統(tǒng)投入測(cè)試使用后，沒能充分預(yù)判可能暴露出的用戶適用問題，沒有即時(shí)提供溝通反饋機(jī)制，導(dǎo)致使用系統(tǒng)用戶體驗(yàn)不理想，增加系統(tǒng)推廣使用難度。

2、業(yè)務(wù)部門建設(shè)信息化系統(tǒng)各自為政

每個(gè)業(yè)務(wù)部門各司其職，為緊跟學(xué)校整體信息化建設(shè)步伐，往往會(huì)出現(xiàn)各個(gè)部門各自建設(shè)信息化系統(tǒng)的情況，沒有形成良好的信息化建設(shè)生態(tài)。究其原因：各個(gè)部門對(duì)信息化系統(tǒng)需求不同，前期考察合作單位的業(yè)務(wù)傾向性不同，各個(gè)部門推進(jìn)信息化強(qiáng)度不同，導(dǎo)致即使同一部門不同業(yè)務(wù)之間也會(huì)出現(xiàn)選用不同的合作單位的情況。由此可能導(dǎo)致業(yè)務(wù)流程不關(guān)聯(lián)，數(shù)據(jù)接口不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)的接續(xù)性、全面性不能保證，出現(xiàn)信息孤島、資源割據(jù)、重復(fù)建設(shè)、管理滯后等不良現(xiàn)象[2]。比如，業(yè)務(wù)辦理上級(jí)部門在建設(shè)系統(tǒng)時(shí)，未能考慮下級(jí)部門對(duì)部分?jǐn)?shù)據(jù)字段使用，導(dǎo)致有些數(shù)據(jù)字段采集不到，增加返工建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn)。

3、信息化系統(tǒng)建設(shè)過程不規(guī)范

以與公司合作共同建設(shè)教育教學(xué)信息化系統(tǒng)為例，分析系統(tǒng)建設(shè)過程不規(guī)范導(dǎo)致的問題：公司在開發(fā)過程中更多考慮產(chǎn)品通用性，缺少對(duì)合作學(xué)校定制需求的關(guān)注；公司項(xiàng)目經(jīng)理往往承擔(dān)不止一個(gè)學(xué)校的項(xiàng)目，不能全力支持；公司人員流動(dòng)性大，駐校工作人員不斷更換，業(yè)務(wù)交接不充分；合作雙方?jīng)]有構(gòu)建良好的溝通交流機(jī)制、評(píng)價(jià)反饋機(jī)制、切實(shí)有效的獎(jiǎng)懲機(jī)制等，校方教育教學(xué)管理人員發(fā)現(xiàn)問題不能得到及時(shí)有效的解決；建設(shè)過程中沒有統(tǒng)一的建設(shè)規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)，信息化力量準(zhǔn)備不足，雙方配合經(jīng)常出現(xiàn)不匹配的情況，實(shí)際實(shí)施過程拖沓。

4、參與信息化系統(tǒng)建設(shè)人員信息素養(yǎng)缺失

沿用上例，公司人員直接與業(yè)務(wù)部門管理人員溝通對(duì)接，業(yè)務(wù)需求和系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)之間不可避免出現(xiàn)理解出入，這就需要有系統(tǒng)建設(shè)經(jīng)驗(yàn)的信息化專門人員進(jìn)行有效溝通，來(lái)解決這中間的分歧。但是在實(shí)際建設(shè)過程中，不能保證每個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)均有信息相關(guān)專業(yè)人員輔助，而管理人員迅速掌握信息化思維分析并理解問題難度較大，更談不上對(duì)需求出入進(jìn)行合理的評(píng)估并做出有效的堅(jiān)持或妥協(xié)。

三、思考對(duì)策

為解決如上諸多問題，參考[3]中對(duì)“企業(yè)項(xiàng)目管理體系”的闡述，本文提出高校信息化系統(tǒng)建設(shè)管理體系概念。所謂“高校信息化系統(tǒng)建設(shè)管理體系”（以下簡(jiǎn)稱“管理體系”）是指高校在建設(shè)信息化過程中，為確保信息化系統(tǒng)建設(shè)順利進(jìn)行，組建具備系統(tǒng)建設(shè)信息素養(yǎng)的專門團(tuán)隊(duì)，在相關(guān)制度和規(guī)范約束下，有序高效的推進(jìn)信息化系統(tǒng)建設(shè)過程中的決策、實(shí)施、評(píng)估和監(jiān)督等行為而建立的一整套全方位的管理保障體系。如圖1所示：

圖1 管理體系示意圖

1、明確信息化建設(shè)戰(zhàn)略地位

構(gòu)建管理體系，學(xué)校層面需出臺(tái)相應(yīng)的信息化建設(shè)系列文件，明確信息化建設(shè)重要地位，整體約束信息化建設(shè)基本規(guī)范流程，支持并提供信息化建設(shè)問題解決方案，統(tǒng)一協(xié)調(diào)并管理信息化建設(shè)項(xiàng)目，同時(shí)，學(xué)校層面應(yīng)給予高度重視，持續(xù)投入經(jīng)費(fèi)支持和人力資源支持。

2、構(gòu)建信息化建設(shè)專門團(tuán)隊(duì)

高校信息化系統(tǒng)建設(shè)是一項(xiàng)龐大而復(fù)雜的系統(tǒng)工程，不能僅憑一人或幾人之力，管理體系中，需要構(gòu)建完備的信息化建設(shè)專門團(tuán)隊(duì)，在校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一指導(dǎo)下，科學(xué)決策，有效實(shí)施，及時(shí)評(píng)估，全程監(jiān)督，以保證建設(shè)工作有序開展。

成立決策小組，由參與學(xué)校信息化建設(shè)各業(yè)務(wù)部門主管領(lǐng)導(dǎo)組成，主要負(fù)責(zé)把握學(xué)校和部門之間信息化建設(shè)進(jìn)度；規(guī)劃本部門信息化系統(tǒng)建設(shè)藍(lán)圖，指導(dǎo)業(yè)務(wù)流程再造；統(tǒng)籌協(xié)調(diào)部門內(nèi)部、部門之間整體信息化工作，避免各自為政；監(jiān)督建設(shè)過程，及時(shí)調(diào)整，科學(xué)決策。

成立執(zhí)行小組，采用每個(gè)部門抽調(diào)具體實(shí)施人員的方式組成，以實(shí)現(xiàn)人力資源合理優(yōu)化配置。該實(shí)施人員需熟悉業(yè)務(wù)流程，關(guān)注實(shí)操細(xì)節(jié)，善于組織和總結(jié)。執(zhí)行小組主要完成具體的建設(shè)實(shí)施工作，如提需求、跟進(jìn)度、測(cè)功能、清數(shù)據(jù)、輔應(yīng)用等。執(zhí)行小組可采用周例會(huì)制度，溝通需要部門間協(xié)調(diào)的問題，提出執(zhí)行過程中部門內(nèi)部的阻礙，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題，積極推進(jìn)，落到實(shí)處。

成立評(píng)估小組，聘請(qǐng)有信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)的校內(nèi)外專家和業(yè)界同行，主要負(fù)責(zé)階段性評(píng)估信息化建設(shè)成效，整體評(píng)估項(xiàng)目執(zhí)行情況，反饋并給出進(jìn)一步工作部署實(shí)施建議。

3、形成信息化建設(shè)管理制度規(guī)范

管理體系中，需建設(shè)完備的信息化建設(shè)制度規(guī)范，有效保障信息化系統(tǒng)建設(shè)持續(xù)性、適應(yīng)性。

由決策小組討論制定，由學(xué)校層面決議通過出臺(tái)信息化建設(shè)制度，各業(yè)務(wù)部門開展信息化建設(shè)工作需嚴(yán)格遵循。制度需包括各類工作條例、工作機(jī)制、工作方式、工作規(guī)范、工作流程、管理辦法等。以與公司合作建設(shè)教育教學(xué)信息化系統(tǒng)為例，需建立合作雙方工作機(jī)制，指定項(xiàng)目雙方責(zé)任人，厘清合作雙方權(quán)責(zé)問題，規(guī)定雙方團(tuán)隊(duì)工作內(nèi)容，制定項(xiàng)目推進(jìn)實(shí)施計(jì)劃，形成項(xiàng)目執(zhí)行工作文檔，采用行之有效的溝通機(jī)制，輔以一定程度的獎(jiǎng)懲措施等，以構(gòu)建和諧向上的工作環(huán)境，穩(wěn)步長(zhǎng)效的推進(jìn)信息化系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)程。

4、加強(qiáng)信息素養(yǎng)人才隊(duì)伍建設(shè)

高校信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期持久延續(xù)的工作，需要有新鮮的血液源源不斷的注入信息化建設(shè)的進(jìn)程中，管理體系中需加強(qiáng)信息化人才隊(duì)伍建設(shè)，即吸引較高信息化素養(yǎng)的專業(yè)人士，提升已有信息化人才信息素養(yǎng)。信息化技術(shù)更新?lián)Q代速度快，學(xué)校信息化建設(shè)離領(lǐng)先水平有很大的差距，學(xué)校管理人員應(yīng)力爭(zhēng)更快適應(yīng)教育信息化背景下對(duì)學(xué)校信息化建設(shè)的需要，加大人才引進(jìn)力度，組織定期培訓(xùn)，積極應(yīng)對(duì)時(shí)代帶給學(xué)校管理人員的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

四、結(jié)語(yǔ)

在高校推進(jìn)信息化建設(shè)背景下，本文著重闡釋了信息化系統(tǒng)建設(shè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)意義，剖析了在實(shí)際建設(shè)過程中遇到的問題，并由此提出信息化系統(tǒng)建設(shè)管理體系構(gòu)想，以期能為其他高校在建設(shè)同類系統(tǒng)過程中提供一點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)分享。

參考文獻(xiàn)：

[1] 鄭海英， 鄭雅良. 我國(guó)高校信息化建設(shè)發(fā)展路徑探析[J]. 沈陽(yáng)工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版）， 2010， 3（2）：175-178.

[2] 肖鳳玲， 李朝葵， 游強(qiáng)華. 醫(yī)學(xué)院校信息化教育教學(xué)資源整合構(gòu)建研究[J]. 中國(guó)教育信息化， 2017（3）：42-44.

[3] 侯靈明. 企業(yè)項(xiàng)目管理體系標(biāo)準(zhǔn)模型研究[J]. 項(xiàng)目管理技術(shù)， 2004（3）：17-22.

作者簡(jiǎn)介：甘銳琦，1989年10月，研究實(shí)習(xí)員，碩士學(xué)位，主要研究高校教育教學(xué)管理。