關(guān)于加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案收集歸檔工作的思考

朱金剛

摘要：事業(yè)單位人事工作中，離不開人事檔案。單位一般設(shè)置檔案管理室，應(yīng)提供更規(guī)范的檔案管理服務(wù)。為此，人事管理者應(yīng)從服務(wù)的角度出發(fā)，加強(qiáng)人事檔案的歸檔管理工作。只有這樣，才能為人事管理提供第一手資料，確保領(lǐng)導(dǎo)在人才選拔和干部任用上有可靠依據(jù)。加強(qiáng)人事檔案的歸檔管理，對于服務(wù)工資、職稱等人事管理工作非常有利，應(yīng)該得到單位人事檔案人員的重視。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；收集歸檔

一、加強(qiáng)人事檔案歸檔管理工作的重要作用

事業(yè)單位工作人員眾多，按照規(guī)定收集、整理、鑒別、分類和歸檔事業(yè)單位的人事檔案是事業(yè)單位基礎(chǔ)工作內(nèi)容的一部分。一般而言，事業(yè)單位可據(jù)此進(jìn)行業(yè)務(wù)考核和工作調(diào)動。人事檔案中，針對事業(yè)單位工作人員真實的歷史工作表現(xiàn)、工作實際等有翔實的記錄。同時，事業(yè)單位會根據(jù)歸檔制度，對工作人員的德、能、績、勤、廉方面動態(tài)信息進(jìn)行補(bǔ)充（具體包括工作任務(wù)、論文、論著、成果獎勵等），以保證為考核提供參照。現(xiàn)階段，人事檔案有紙制及電子數(shù)據(jù)兩種。不論以何種形式存檔，其必然需要按照《檔案法》的規(guī)定實施管理。

二、事業(yè)單位人事檔案收集歸檔工作中存在的問題

（一）對人事檔案收集歸檔工作重視不夠。檔案屬性決定了人事檔案工作不是短期內(nèi)取得明顯效益的部門，使得一些事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)沒有充分認(rèn)識到人事檔案工作的重要性，在對人事檔案管理人員精心培養(yǎng)上和管理設(shè)備投入上下的功夫不夠。使得一些人事檔案管理人員在檔案人事收集歸檔中，缺乏足夠的專業(yè)知識和綜合素質(zhì)，無法保證事業(yè)單位人事檔案收集歸檔工作質(zhì)量。

（二）人事檔案收集歸檔制度不健全。當(dāng)前，事業(yè)單位人事檔案收集歸檔制度還不夠完善和規(guī)范。對人事檔案收集歸檔制度完善方面有些懈怠、滯后，人事檔案收集歸檔工作沒有規(guī)章可循。導(dǎo)致人事檔案收集歸檔質(zhì)量不高。

（三）人事檔案收集歸檔操作不規(guī)范。有的人事檔案《干部任免審批表》及考察材料缺失較多，不夠齊全完整。人事檔案中本該有的年度考核表、學(xué)歷、入黨志愿書、職稱、工資、培訓(xùn)、獎懲等材料，普遍缺失；有的當(dāng)事人在學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱等材料轉(zhuǎn)遞時，將其放在自己手中，認(rèn)為這樣更安全，用起來也方便，導(dǎo)致人事檔案材料的缺失。

（四）人事檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。由于事業(yè)單位對人事檔案的管理重要性缺乏足夠的重視，以至于人事檔案管理人員更換頻率較大，導(dǎo)致了從事人事檔案工作的人員沒有足夠的職業(yè)責(zé)任感和專業(yè)一致性，影響了人事檔案收集歸檔質(zhì)量。

三、加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案收集歸檔工作的幾點措施

（一）充分重視人事檔案收集歸檔工作。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視人事檔案收集歸檔工作，關(guān)心愛護(hù)培養(yǎng)人事檔案管理人員。建立健全獎勵機(jī)制，以此激發(fā)人事檔案管理人員的工作熱情和積極性，進(jìn)一步提高人事檔案收集歸檔工作效率。

（二）進(jìn)一步加強(qiáng)檔案收集歸檔制度化建設(shè)。實踐證明，制度是開展工作的保障。提高人事檔案收集歸檔工作質(zhì)量，建立和完善嚴(yán)格的人事檔案收集歸檔規(guī)章制度是十分必要的，只有從制度建設(shè)入手，發(fā)揮其權(quán)威性的協(xié)調(diào)和指導(dǎo)職能，才能保證人事檔案收集歸檔管理逐步走向正規(guī)化和法制化。一是要嚴(yán)格遵照執(zhí)行干部人事檔案的收集制度、鑒別制度、整理制度、查（借）閱制度、轉(zhuǎn)遞制度、保密制度、保管制度、管理人員職責(zé)等各項規(guī)章制度，用制度去規(guī)范人事檔案收集歸檔工作。二是完善人事檔案登記和人事檔案轉(zhuǎn)遞工作。在干部人事檔案及檔案材料的轉(zhuǎn)遞中，嚴(yán)格按照統(tǒng)一規(guī)定的“干部檔案（材料）轉(zhuǎn)遞通知單”的項目詳細(xì)登記，嚴(yán)密封包，再進(jìn)行轉(zhuǎn)遞。收到人事檔案的單位，經(jīng)核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章，再將回執(zhí)單立即寄回原單位，以確保萬無一失。

（三）規(guī)范人事檔案收集歸檔操作。在人事檔案材料的收集、鑒別、歸檔上下功夫。一是要把嚴(yán)格工作標(biāo)準(zhǔn)作為人事檔案收集歸檔工作的重點來抓，嚴(yán)格按照檔案目標(biāo)管理標(biāo)準(zhǔn)，在人事檔案材料的收集、鑒別、歸檔上用實勁、下真功。要建立健全干部人事檔案材料的收集網(wǎng)絡(luò)，根據(jù)材料形成規(guī)律和特點，采取定時收集、定向收集、跟蹤收集、補(bǔ)充收集、及時收集等方法，確保人事檔案歸檔材料及時收集歸檔到位。對收集上來的人事檔案材料，要嚴(yán)把鑒別關(guān)。辨別真?zhèn)?，去其糟粕，達(dá)到人事檔案能歷史地、全面地、準(zhǔn)確地反映一個干部全貌的要求。二是要強(qiáng)化人事檔案的歸檔工作。在歸檔工作中，嚴(yán)把好人事檔案的分類關(guān)，力爭做到分類準(zhǔn)確、排列有序、層次清楚。對收集歸檔的人事檔案材料，要認(rèn)真細(xì)致地進(jìn)行鑒別，保留真實準(zhǔn)確有價值的材料，剔除不應(yīng)歸檔的材料，使歸檔材料真實可靠、文字清楚、對象明確、手續(xù)完備。要逐份逐件地清查人事檔案材料。對當(dāng)事人檔案中缺少的材料逐項要逐一登記、及時索要。在登記人事檔案目錄方面，要采用計算機(jī)打印人事檔案目錄，統(tǒng)一規(guī)格，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使人事檔案更加規(guī)范、美觀。三是要抓好人事檔案的收集歸檔審核工作。重點審核干部“三齡一歷”及檔案材料的完善情況，并對缺少的人事檔案材料進(jìn)行詳細(xì)記錄，要求相關(guān)單位和當(dāng)事人限期補(bǔ)充收集，使人事檔案內(nèi)容更加齊全完整。

（四）進(jìn)一步提升人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，事業(yè)單位對工作人員素質(zhì)要求越來越高，提升人事檔案管理人員的工作能力也愈發(fā)重要。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要注重人事檔案管理人員專業(yè)技能的培養(yǎng)，提高人事檔案工作人員的知識水平和業(yè)務(wù)能力，使其能夠熟練地完成人事檔案的收集歸檔工作。為此，各級領(lǐng)導(dǎo)層面要定期組織人事檔案管理人員參加上級檔案部門組織的人事檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)班和經(jīng)驗交流研討會，掌握更多先進(jìn)的人事檔案管理的理論和方法，以便更好地做好人事檔案收集歸檔工作。

（五）加強(qiáng)對文件材料的超前控制，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。歸檔文件的質(zhì)量大多是由文件形成時決定的，所以，在收集歸檔文件時不僅要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，還應(yīng)從源頭抓起，文件材料的進(jìn)行超前控制。超前控制是指在文件形成、積累階段，按照檔案要求進(jìn)行文件的質(zhì)量控制，確保歸檔文件的真實可靠、完整安全。在實際工作中，業(yè)務(wù)文件分散在各個業(yè)務(wù)部門或個人手中，如科研資料主要集中在科教科，文書資料主要集中在辦公室，基建材料主要集中在基建科等，這種分散性往往影響到檔案收集的系統(tǒng)性和完整性。通過超前控制，可以在文件形成初期階段對文件內(nèi)在質(zhì)量進(jìn)行前期控制，對業(yè)務(wù)文件的形成、積累、整理提供最直接的幫助與指導(dǎo)，把問題解決在前期形成階段，有利于歸檔文件的完整準(zhǔn)確，提高歸檔檔案質(zhì)量。

結(jié)束語

人事檔案工作對事業(yè)單位的發(fā)展能起到積極的促進(jìn)作用。要想事業(yè)單位更好地發(fā)展，做好事業(yè)單位人事檔案收集歸檔工作是十分關(guān)鍵。為此，事業(yè)單位人事檔案管理部門要高度重視人事檔案的收集歸檔工作，進(jìn)一步建立健全完善的人事檔案收集歸檔體制，強(qiáng)化人事檔案收集歸檔標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、信息化建設(shè)，不斷提升人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，以促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案收集歸檔工作取得新進(jìn)步。

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