研究企業(yè)檔案管理社會(huì)化問題

姚萬和

摘要：現(xiàn)如今市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈，很多企業(yè)正面臨著激烈的競(jìng)爭(zhēng)，想要占據(jù)穩(wěn)定的市場(chǎng)，就需要提高自身的經(jīng)濟(jì)效益。檔案管理是企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)管理中非常重要的一部分，直接影響到人才素質(zhì)的培養(yǎng)和提升。本文針對(duì)企業(yè)檔案管理社會(huì)化的相關(guān)問題進(jìn)行分析和研究，從而達(dá)到提高企業(yè)檔案管理整體質(zhì)量和水平的目的。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；社會(huì)化；問題

企業(yè)對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)和穩(wěn)定發(fā)展具有非常重要的影響和作用，但是在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈的背景下，很多企業(yè)都面臨著被淘汰的危機(jī)。企業(yè)要想提高綜合競(jìng)爭(zhēng)力，就需要意識(shí)到檔案管理的重要性和必要性。與此同時(shí)，要促使企業(yè)檔案管理逐漸朝著社會(huì)化的趨勢(shì)發(fā)展，在加強(qiáng)檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)上，能夠最大限度的保證工作人員專業(yè)技能的有效掌握。為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)這一目標(biāo)，利用社會(huì)化管理制度對(duì)企業(yè)檔案管理進(jìn)行完善和優(yōu)化，是提高企業(yè)檔案管理質(zhì)量和水平的有效措施。

1企業(yè)檔案管理社會(huì)化現(xiàn)階段存在的問題分析

1.1缺乏重視

在現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展過程中，為了擴(kuò)大企業(yè)規(guī)模，很多企業(yè)都會(huì)招收大量的工作人員。與此同時(shí)，很多企業(yè)都逐漸將人事檔案信息交給專門的組織實(shí)施管理，并且可以利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)這些檔案進(jìn)行電子歸檔。但是，很多企業(yè)都沒有將電子檔案全部交由社會(huì)中的外包組織實(shí)施管理，大部分情況下都是由企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行管理。如果企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員對(duì)電子操作技能掌握并不是很熟練的情況下，就會(huì)導(dǎo)致電子檔案在管理中存在各種問題。不僅會(huì)導(dǎo)致電子檔案中的信息出現(xiàn)丟失、遺漏等問題，而且還會(huì)對(duì)企業(yè)檔案管理的整體質(zhì)量產(chǎn)生影響，很難達(dá)到良好的管理效果。這些問題的出現(xiàn)，主要是由于企業(yè)對(duì)檔案管理的重視度比較低，所以很難提高企業(yè)檔案管理的整體質(zhì)量和水平。

1.2檔案社會(huì)化監(jiān)管力度不夠

企業(yè)在實(shí)施檔案管理的時(shí)候，與其他部門工作不同。檔案管理部門在開展工作時(shí)，很難像其他部門一樣為企業(yè)創(chuàng)造明顯的價(jià)值或者經(jīng)濟(jì)效益，不能夠直接對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展作出相對(duì)應(yīng)的貢獻(xiàn)。因此，很多企業(yè)在企業(yè)檔案管理實(shí)施中，不僅沒有給予足夠的重視，而且監(jiān)督管理力度也不夠。這就直接導(dǎo)致企業(yè)檔案在社會(huì)化實(shí)施管理過程中，很容易出現(xiàn)一些對(duì)企業(yè)本身經(jīng)營(yíng)以及文書管理方面的問題。如果缺乏對(duì)企業(yè)檔案管理工作的監(jiān)管力度，就會(huì)導(dǎo)致其自身缺乏一定的束縛性，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理社會(huì)化的整體質(zhì)量和效率越來越低，對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)也會(huì)產(chǎn)生間接性的影響。

2企業(yè)檔案管理社會(huì)化實(shí)施的重要性

在企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)管理以及發(fā)展中，社會(huì)化管理在其中占據(jù)非常重要的地位，能夠起到?jīng)Q定性作用。在針對(duì)企業(yè)檔案管理的實(shí)施過程中，將社會(huì)化管理模式應(yīng)用其中，不僅能夠從根本上提高企業(yè)檔案管理的整體質(zhì)量和水平，而且還能夠加強(qiáng)檔案管理的整體效果。企業(yè)在加強(qiáng)推進(jìn)企業(yè)檔案管理社會(huì)化的過程中，可以適當(dāng)?shù)臑轫?xiàng)目或文書管理人員樹立正確的管理理念，并且將該理念落實(shí)到實(shí)處。這樣有利于提高企業(yè)檔案管理的效率，另外，可以利用精細(xì)化的方式對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，這樣能夠?yàn)轫?xiàng)目、文書管理相關(guān)人員提供切實(shí)有效的信息依據(jù)。與此同時(shí)，企業(yè)將重點(diǎn)放在檔案管理社會(huì)化之后，不僅能夠有效提高企業(yè)檔案信息的整體利用率，而且還有利于增強(qiáng)企業(yè)項(xiàng)目與文書管理的整體效果，為企業(yè)的發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

3針對(duì)企業(yè)檔案管理社會(huì)化問題的解決措施

3.1加強(qiáng)企業(yè)檔案管理社會(huì)化的宣傳

企業(yè)在檔案管理社會(huì)化過程中，需要加強(qiáng)宣傳力度，這樣能夠在實(shí)踐當(dāng)中不斷增強(qiáng)工作人員之間的默契程度，而且還有利于相互之間協(xié)調(diào)開展檔案管理工作。企業(yè)要根據(jù)檔案管理人員的實(shí)際情況，對(duì)其采取有針對(duì)性的措施來達(dá)到宣傳的根本目的。企業(yè)要讓檔案管理人員充分了解到檔案管理社會(huì)化的重要性和必要性，這樣才能夠促使每個(gè)工作人員都能夠積極配合社會(huì)化的宣傳，為企業(yè)日后檔案管理社會(huì)化的工作提供切實(shí)有效的保障。

3.2集中統(tǒng)一管理

企業(yè)在檔案管理社會(huì)化的推進(jìn)過程中，需要意識(shí)到統(tǒng)一集中管理的重要性和必要性，這樣能夠?qū)ζ髽I(yè)檔案管理的質(zhì)量和效率提升提供切實(shí)有效的保障。企業(yè)檔案管理社會(huì)化在某種程度上可以說是社會(huì)經(jīng)濟(jì)的產(chǎn)物，與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，兩者之間存在非常多的差異。傳統(tǒng)檔案管理工作的實(shí)施一般來說都是由企業(yè)內(nèi)部相關(guān)機(jī)構(gòu)直接執(zhí)行，與員工的工作級(jí)別、文化程度等具有密切聯(lián)系，并且利用這些作為標(biāo)準(zhǔn)對(duì)員工的檔案進(jìn)行劃分。傳統(tǒng)管理模式在實(shí)施中很容易導(dǎo)致檔案出現(xiàn)混亂的現(xiàn)象，而且很難提高檔案管理的質(zhì)量和效率。而企業(yè)將檔案管理工作交給專門的管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行操作，不僅能夠統(tǒng)一、客觀的對(duì)員工進(jìn)行管理，而且還能夠有利于檔案管理質(zhì)量、效率的提升。為了實(shí)現(xiàn)這一目的，就需要企業(yè)在將檔案管理工作交給社會(huì)管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行處理的時(shí)候，要格外關(guān)注檔案統(tǒng)一集中管理的問題，這樣才能夠保證管理機(jī)構(gòu)將數(shù)據(jù)管理能力充分發(fā)揮出來，對(duì)企業(yè)檔案管理工作起到良好的優(yōu)化和完善作用。

3.3提高檔案資源的整體利用率

在企業(yè)大力宣傳和推進(jìn)檔案管理社會(huì)化的過程中，需要對(duì)檔案資源的整體利用情況給予足夠的重視。經(jīng)過檔案外包公司，檔案資源的整體利用率能夠被有效提升，從而達(dá)到良好的檔案管理效果。企業(yè)在實(shí)施中，要強(qiáng)化中介對(duì)檔案資源的整體應(yīng)用情況，從而提高檔案的整體利用率和效果。另外，企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際情況，要求外包公司利用檔案資源為市場(chǎng)提供多樣化的服務(wù)，這樣不僅能夠?yàn)槠髽I(yè)的經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)提供切實(shí)有效的保障，而且還能夠?qū)⑽臅畔⑦M(jìn)行有效整合。在保證為現(xiàn)代社會(huì)市場(chǎng)提供更多人才資源的同時(shí)，能夠真正的將檔案資源合理利用。

4結(jié)束語

企業(yè)檔案管理社會(huì)化的推進(jìn)對(duì)企業(yè)的發(fā)展來說，具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。在實(shí)施中，企業(yè)要正視檔案管理社會(huì)化的價(jià)值和作用，在應(yīng)用中要不斷完善和優(yōu)化其流程。利用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)來保證檔案管理質(zhì)量的有效提升，為企業(yè)的日后發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。