會(huì)計(jì)檔案電子化管理問(wèn)題與創(chuàng)新

宋阿文

摘要：檔案是記錄科研院所相關(guān)信息和數(shù)據(jù)的重要載體，是開(kāi)展科研工作，維護(hù)單位合法權(quán)益的重要工具。隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，信息化、電子化已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展的主要趨勢(shì)，作為經(jīng)濟(jì)活動(dòng)主要“記錄者”的會(huì)計(jì)檔案也逐漸向電子化管理的方向邁進(jìn)。會(huì)計(jì)檔案電子化管理的實(shí)施極大地改善了信息管理的水平，提高了檔案信息的利用率，因此對(duì)會(huì)計(jì)檔案的電子化管理應(yīng)給予重視，不斷創(chuàng)新管理方法。本文主要對(duì)目前會(huì)計(jì)檔案電子化管理中存在的問(wèn)題及相應(yīng)的創(chuàng)新措施進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；電子化管理；問(wèn)題；創(chuàng)新

1 檔案管理的必要性與重要性

檔案管理反映了一個(gè)單位或企業(yè)的發(fā)展歷史，是重大事件的見(jiàn)證者。尤其對(duì)于我國(guó)黨政機(jī)關(guān)與國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案記載了他們?cè)诓煌l(fā)展階段的不同密級(jí)的資料與信息。這些資料與信息都涉及重大決策的實(shí)行與重大事項(xiàng)的公布。另外，檔案管理也是衡量工作人員辦事效率的關(guān)鍵指標(biāo)，是促進(jìn)辦事人員提高工作質(zhì)量的有利武器。檔案作為重要信息的記錄載體，記載了重大的歷史事實(shí)與事件，是還原歷史真相，保證公平公正的重要憑證，因此，科學(xué)規(guī)范地對(duì)檔案進(jìn)行管理，有益于單位或企業(yè)乃至于國(guó)家的協(xié)調(diào)與發(fā)展。

2 會(huì)計(jì)檔案電子化管理存在的問(wèn)題

2.1 會(huì)計(jì)檔案的完整性不夠

雖然目前我國(guó)大部分高校都已逐漸意識(shí)到電子化對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理的重要作用，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的電子化管理已經(jīng)較為普遍，但是由于時(shí)間原因，學(xué)校對(duì)此類(lèi)問(wèn)題的重視度不夠，會(huì)計(jì)人員對(duì)電子化的概念及計(jì)算機(jī)方面的內(nèi)容了解的較少，相關(guān)方面的經(jīng)驗(yàn)更是短缺，從而導(dǎo)致在實(shí)際操作的過(guò)程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)失誤現(xiàn)象。有很多高校的會(huì)計(jì)人員并沒(méi)有建立電子化的意識(shí)，只對(duì)紙質(zhì)打印的材料進(jìn)行保存，而忽略了利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息的存儲(chǔ)，從而使會(huì)計(jì)檔案的完整性存在較大的問(wèn)題。

2.2 管理制度不完善

當(dāng)前的電子會(huì)計(jì)檔案一般都是財(cái)務(wù)軟件的管理人員進(jìn)行保管的，但是這些工作人員并不是專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，在進(jìn)行電子檔案的管理中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)管理不到位的情況。而在會(huì)計(jì)電子檔案的管理過(guò)程中也沒(méi)有完善的管理制度，工作人員的職責(zé)不明確，管理沒(méi)有規(guī)范的流程，具有很大程度的隨意性。因此在管理中經(jīng)常出現(xiàn)檔案的丟失或是歸類(lèi)錯(cuò)誤，無(wú)法查找等情況，給檔案的使用造成了很大的不便，使得檔案無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

2.3 電子檔案的安全問(wèn)題

電子檔案以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)在服務(wù)器中，受環(huán)境、機(jī)械損傷等因素的影響容易失真和損壞。電子檔案?jìng)鬏敶嬖诰W(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，網(wǎng)絡(luò)快速的發(fā)展使電子檔案在更大的范圍內(nèi)得到了共享，檔案信息傳遞更加方便。但是網(wǎng)絡(luò)黑客和計(jì)算機(jī)病毒也增加了系統(tǒng)管理的風(fēng)險(xiǎn)，一旦網(wǎng)絡(luò)保護(hù)措施不當(dāng)，電子檔案很容易被刪改，就會(huì)出現(xiàn)信息傳遞泄密和檔案信息遺失的問(wèn)題。

3 會(huì)計(jì)檔案電子化管理的創(chuàng)新發(fā)展

3.1 建立完善的存檔制度

相較于傳統(tǒng)的存檔方法，電子化的管理方法更容易對(duì)檔案信息的真實(shí)性造成一定的威脅，而且當(dāng)信息被篡改的時(shí)候也不易被發(fā)現(xiàn)，這就要求高校要建立完善的存檔制度，保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的計(jì)算是合理的、完整的，而且建檔的手續(xù)要齊全。會(huì)計(jì)人員在進(jìn)行信息的存儲(chǔ)時(shí)要進(jìn)行仔細(xì)的計(jì)算，反復(fù)核對(duì)信息的真實(shí)性，報(bào)表及原始報(bào)銷(xiāo)單據(jù)必須有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的簽名和蓋章，確保會(huì)計(jì)檔案的合法性。最后，會(huì)計(jì)人員要將記錄的信息及時(shí)更新在計(jì)算機(jī)上，以備后續(xù)的核對(duì)和查詢(xún)。另外，在對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行電子化管理的同時(shí)，要保留最原始的紙質(zhì)憑證，其中月賬單、現(xiàn)金日記賬等信息需要每天進(jìn)行打印，以供核對(duì)，當(dāng)遇到突發(fā)情況而不能正常打印時(shí)要將會(huì)計(jì)信息添加到打印，打印頁(yè)面要由操作人員進(jìn)行簽字。

3.2 加強(qiáng)檔案電子化管理的安全建設(shè)

答案對(duì)單位信息進(jìn)行了記錄，具有非常重要的意義，而且對(duì)于維護(hù)單位的信息安全意義重大，所以檔案電子化的安全管理需要從以下方面進(jìn)行分析需要從以下方面進(jìn)行分析：一是要做好紙質(zhì)檔案和電子化檔案的共同管理，在出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的時(shí)候可以使用到紙質(zhì)檔案；第二，要對(duì)文件的信息管理進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范，通過(guò)管理部門(mén)建立比較完善的安全管理體系，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露以及重要信息對(duì)外公布的行為。

3.3 提高檔案管理人員的素質(zhì)

首先要提高檔案保管人員對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，要讓檔案管理人員明白，財(cái)務(wù)檔案包含了許多重要的數(shù)據(jù)，在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展中都是不可或缺的，向檔案管理人員強(qiáng)調(diào)檔案的重要性，防止管理人員在管理中出現(xiàn)隨意性。其次是規(guī)范管理人員的操作，例如在磁盤(pán)提交過(guò)來(lái)之后及時(shí)進(jìn)行備份，明確不同檔案的位置，以方便維護(hù)和查找等。企業(yè)要加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)，對(duì)管理人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)呢?cái)務(wù)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，在管理檔案時(shí)更加的方便，另外也要加強(qiáng)其自身素質(zhì)的培養(yǎng)，才能有效提高工作效率，防止工作中出現(xiàn)誤差。另外企業(yè)也要招收專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)人才，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定期的維護(hù)，保障檔案信息的安全。

綜上所述，科學(xué)有效地進(jìn)行檔案管理不僅有利于檔案的良好保存，也可促進(jìn)檔案管理部門(mén)業(yè)務(wù)水平的提高，同時(shí)，也為企業(yè)與單位對(duì)檔案的調(diào)用做好了充實(shí)的準(zhǔn)備。要在新形勢(shì)下促進(jìn)檔案管理的電子化與信息化，促進(jìn)檔案朝著更加規(guī)范化的方向蓬勃發(fā)展，為國(guó)家的發(fā)展與社會(huì)的進(jìn)步作出貢獻(xiàn)。

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