信息系統(tǒng)在后勤管理中的應用

梅玫

摘 要：近年來信息化系統(tǒng)的建設在個各行各業(yè)發(fā)展迅猛，隨著2015年7月初，國務院印發(fā)的《國務院關于積極推進"互聯(lián)網(wǎng)+"行動的指導意見》，在后勤管理領域引入"互聯(lián)網(wǎng)+"的概念對我們物業(yè)管理水平提出了更高的要求和更深入的信息化建設意見。本文的實踐過程在經過前期調研起到了科學合理的決策，再來有序的合理規(guī)劃部署方案，在確保必要條件滿足的前提下開展后勤信息系統(tǒng)的部署和應用，最終取得了良好的效果達到提升整體服務滿意度的目標。

關鍵詞：后勤管理；物業(yè)化；信息系統(tǒng)；后勤信息系統(tǒng)

0 引言

近年來信息化系統(tǒng)的建設在個各行各業(yè)發(fā)展迅猛，尤其是一些服務性行業(yè)引入“互聯(lián)網(wǎng)+”的概念，并取得了良好的效果。尤其是最近幾年，國家倡導的將互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)行業(yè)結合的建議更是深入到了現(xiàn)代化的后勤管理中。隨著2015年7月初，國務院印發(fā)的《國務院關于積極推進“互聯(lián)網(wǎng)+”行動的指導意見》下達到各級行政管理機構后，對于后勤管理的信息化建設提出了新的指導意見，這也對我們物業(yè)管理水平提出了更高的要求和更深入的信息化建設意見。本文的將分析，目前后勤服務信息化建設的一些需求，以及應用信息系統(tǒng)滿足需求提升服務質量，提高服務水平，最終達到提升整體服務滿意度的目標。

對于后勤信息化建設，首先要明確其建設范圍和建設目標。在后勤化管理信息化建設中，其各個服務層次和方面的需求有所差異，總體來說包括行政管理、執(zhí)行決策管理、后勤保障管理、物業(yè)管理、與外部子系統(tǒng)的信息化集成等需求范圍。其次，建設需要考慮IT設施和信息系統(tǒng)的建設部署，包括計算機、通信、互聯(lián)網(wǎng)等信息產品和信息技術。隨著近年提出的云計算、大數(shù)據(jù)、移動互聯(lián)網(wǎng)等新型的技術形態(tài)和工業(yè)標準，也是目前后勤管理中信息技術升級需要考慮的方面。最后，利用信息技術和信息資源對現(xiàn)有服務體系升級、優(yōu)化建立科學合理的評價體系和服務標準，最終達到提升整體服務滿意度的目標。

1 后勤信息系統(tǒng)建設分析

目前，我們的后勤信息化建設很不均衡，在信息的處理上差別較大，后勤工作者和后勤服務對象也存在較大差異。例如，有的后勤部門在一些局部管理中引入了Word、Excel等電子化的信息處理辦法，有的部門還在處理紙質信息。在比如，IC卡或非接觸類磁卡已經普及到食堂、超市等管理范圍，水、電、門禁、網(wǎng)絡計費等一些物業(yè)化的設備也在使用。上述情況很明顯，當前的問題是一方面信息化的程度不均衡，另一方面缺乏一個統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)，信息孤島化比較嚴重。

一般后勤信息系統(tǒng)建設分為IT及網(wǎng)絡基礎設備建設和應用系統(tǒng)建設幾個層面。網(wǎng)絡建設一般要求建設后勤信息內部網(wǎng)絡，根據(jù)后勤部門的職能劃分，一般有管理部門、財務部門、人事部門、物業(yè)服務部門、餐飲后勤部門、外部接待部門等，會根據(jù)職能部門劃分物理網(wǎng)絡，還可以利用VLAN、VPN等劃分邏輯網(wǎng)絡，控制網(wǎng)絡的訪問權限。同時對于像財務部這樣特殊的部門還需控制訪問其網(wǎng)絡共享的權限，可以通過VPN只讓管理部門共享其信息，對信息讀寫訪問做嚴格的控制。而對于外部接待部門一般作為信息門戶對外提供服務，需要通過專用防火墻，防止外部潛在的網(wǎng)絡攻擊威脅內部網(wǎng)絡安全。對于整個網(wǎng)絡建設還需要加入防病毒、安全事件管理、安全審計流程等網(wǎng)絡安全防護體系，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。

應用系統(tǒng)建主要是借助在線的辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)網(wǎng)絡工作流程化，通過電子化的作業(yè)替代紙質辦公。一般在應用系統(tǒng)的選型上要考慮安裝軟件工程的流程化管理，從需求分析、系統(tǒng)分析、業(yè)務分析、程序結構分析、代碼管控、測試驗收等環(huán)節(jié)做好系統(tǒng)的整體把握。從技術選型來講，現(xiàn)在一般采用B/S的技術架構，服務器、網(wǎng)絡等資源通過云計算機平臺搭建，做到這幾點就可以高效的建立組織管理模式。顯然，建設后勤信息管理信息化的意義是非常重大的，也是符合后勤管理網(wǎng)絡化、平臺化、互聯(lián)網(wǎng)化的必然趨勢。

2 信息系統(tǒng)的應用分析

從后勤管理信息系統(tǒng)建設的角度來講，一個系統(tǒng)上來在完成前期探討，并對各個部門的需求做深入分析之后，就是對分散在各個部門的信息化需求匯總形成一個完善的大系統(tǒng)。部署與應用這樣一個大系統(tǒng)是一個科學規(guī)劃的過程。規(guī)劃中需要分析各個職能部門以納入管理的信息數(shù)據(jù)、資產狀態(tài)、資金狀態(tài)、收益分析、人員構成、組織結構、績效考核情況等信息，利用系統(tǒng)的查詢和分析功能在平臺上快速摸清情況規(guī)避運營風險，創(chuàng)造效益最大化模型重組各種資源一體化管理。

要做到資源一體化管理，就需要投入建設完善的網(wǎng)絡管理系統(tǒng)，信息可以互聯(lián)互通?？紤]現(xiàn)在手機終端的使用頻率高，還應該將移動互聯(lián)網(wǎng)納入到網(wǎng)絡管理系統(tǒng)中。同時在建設中還需要考慮網(wǎng)絡安全防范網(wǎng)絡攻擊等問題。在下層網(wǎng)絡建設完善的條件下，就需要將管理數(shù)據(jù)納入其中，需要建設聯(lián)網(wǎng)的數(shù)據(jù)中心，在數(shù)據(jù)中心中搭建云存儲環(huán)境減少IT重復投入，共享數(shù)據(jù)中心的數(shù)據(jù)資源。通過統(tǒng)一的數(shù)據(jù)中心可以建立統(tǒng)一的信息規(guī)范和標準，不僅減少了人員統(tǒng)計的工作量，還有效避免了計算公式不統(tǒng)一和統(tǒng)計方式不一致等導致的信息無效信息不準確等問題，從而大大提升了后勤管理的整體效果。

在系統(tǒng)的功能劃分上，可以從模塊角度來科學規(guī)劃。一般包括，行政管理模塊、決策輔助模塊、外部系統(tǒng)訪問開放接口、服務后勤管理模塊、物業(yè)管理模塊、外部子系統(tǒng)納管模塊等。另外，在系統(tǒng)的應用過程中，還需要考慮系統(tǒng)的維護工作。維護工作就包括，網(wǎng)絡維護、數(shù)據(jù)維護、程序功能維護、技術升級維護、IT設施維護、安全防護維護等工作。

3 總結

在后勤管理領域引入“互聯(lián)網(wǎng)+”的概念對我們物業(yè)管理水平提出了更高的要求和更深入的信息化建設意見。本文的實踐過程在經過前期調研起到了科學合理的決策，再來有序的合理規(guī)劃部署方案，在確保必要條件滿足的前提下開展后勤信息系統(tǒng)的部署和應用，最終滿足需求提升服務質量，提高服務水平達到提升整體服務滿意度的目標。

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