討論人事檔案工作存在的問題及完善對策

戰(zhàn)揚

摘 要：在企業(yè)不斷發(fā)展的過程中，非常重要的就是發(fā)揮檔案自身的價值，但是在我國新時期不斷發(fā)展的同時，檔案管理的發(fā)展逐漸落后于企業(yè)的發(fā)展，并且逐漸的出現(xiàn)了各方面的問題。因此，本文主要針對了這些問題進行了深入的分析，從而提出了合理的解決對策，僅供參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案；工作問題；完善對策

引言：在社會公共信息中人事檔案的管理是一個非常重要的組成部分，并且可以通過人事檔案的信息，對個人經(jīng)歷、學(xué)歷、技術(shù)職稱和社會關(guān)系以及獎懲等多個方面的情況進行證實。但是從人力資源和信息的開發(fā)以及管理的角度來看，人事檔案可以為個人求職以及單位的求才提供一些比較豐富和真實有效的原始資料和數(shù)據(jù)。因此，不斷加強人事檔案管理工作，對于人力資源的開發(fā)都具有著非常重要的作用。

1、加強人事檔案管理的重要意義

人事管理活動中人事檔案的管理主要是對個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的記述和反應(yīng)，并且主要以個人為單位組合起來準備考察的文件材料。人事檔案的管理，主要是由多個部門組合而成的，其中主要包括人事部門和組織部門以及勞動部門等等，并且人事檔案也可以對個方面實際情況進行記錄，主要包括個人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會關(guān)系、思想品德和業(yè)務(wù)能力以及實際的工作狀況。所以，人事檔案的重要意義主要包括在以下幾個方面：

1.1人事檔案有力的憑證

不同時期形成的檔案材料也不同，它主要是為了落實黨的政策和確定以及澄清個人關(guān)系，提供一些有利的資源。

1.2人事檔案重要資料的來源

人事檔案主要是以特殊的方式，詳細的記載個人的成長足跡，所以具有著非常重要的時代特征和歷史價值。另外，人事檔案的現(xiàn)價段和未來都是一個比較長的時間，對于國家和單位以及個人都具有非常重要的作用。

1.3人事檔案準確的信息庫

人事檔案不僅可以為干部人事工作的決策提供一些有價值的信息，還可以成為決策中一個重要的依據(jù)。

2、人事檔案管理中存在的問題

2.1人事檔案的信息資料利用率較低

我國前幾年，對于人事檔案管理工作，大多數(shù)人都認為是一項保密性比較強的工作，并且人事檔案的管理在國家檔案管理中，也是一個重要組成部分，從而就限制了人事檔案管理工作的進一步發(fā)展。另外，我國現(xiàn)階段單位人事檔案利用工作主要是被動服務(wù)，只是等待相關(guān)人員的查閱，嚴重缺乏主動精神，最終就導(dǎo)致了沒有發(fā)揮出檔案自身的價值。除此之外，人事檔案檢索的工具也比較簡單，查找的方式也比較落后，所以，就在一定程度上限制了信息服務(wù)和交流作用的發(fā)揮。并且對于歷史檔案和文書檔案的宣傳活動較少，最終就使人事檔案信息資源的開發(fā)和利用受到了制約。

2.2缺乏檔案管理的規(guī)范性

因為大多數(shù)人們對于人事檔案管理工作的重要性認識不足，就會經(jīng)常出現(xiàn)因規(guī)章制度不健全產(chǎn)生的問題，尤其是對人事檔案進性傳遞的過程中，嚴重缺乏有關(guān)延續(xù)性，從而就對個人未來的利益影響非常大。

2.3管理的方式比較單一

在人事檔案管理工作的方式上，不管是有關(guān)企業(yè)部門還是還是事業(yè)單位，普遍采用的都是統(tǒng)一的格式和統(tǒng)一的分類。但是，如果采用統(tǒng)一保管的方式，就不能依據(jù)實際的情況，分類別的制定相關(guān)的管理方式，最終就導(dǎo)致出現(xiàn)了千人一面的現(xiàn)象和問題。

2.4人事檔案的內(nèi)容缺乏實用型和真實性

由于大部分單位和個人對人事檔案管理工作認識的程度不夠，就導(dǎo)致了我國現(xiàn)階段經(jīng)常出現(xiàn)一些分散多頭管理的問題。其中主要表現(xiàn)在一下兩個方面：第一，保管比較分散，人事檔案一般都會保存在實際的用人單位和過去的單位以及人才交流中心中，這就造成了一個單位的人事檔案處于一種分散的管理狀態(tài)；第二，隸屬混亂，參加人事檔案的部門主要包括組織部門和人事部門以及勞動部門等等，并且還會出現(xiàn)一些無關(guān)部門參與人事檔案管理的工作，最終就會經(jīng)常出現(xiàn)問題沒有負責(zé)的情況。

2.5管理的規(guī)章制度相對落后

我國人事檔案管理工作，嚴重的缺乏生機和活力，并且管理的權(quán)限也沒有完全的覆蓋我國現(xiàn)階段各個層面，所以我國各方面的法律法規(guī)都沒有辦法來滿足我國現(xiàn)代人事檔案管理發(fā)展的各方面需求。另外，因為我國經(jīng)濟體制改革的速度也非常快，就導(dǎo)致了人事檔案管理的制度改革跟不上經(jīng)濟體制改革的步伐，這也是我國人事檔案發(fā)展過程中出現(xiàn)問題的一個重要因素。

3、人事檔案管理的解決對策

3.1強化人事檔案管理人員的服務(wù)意識

在我國不斷發(fā)展的過程中，不斷加大對人事檔案管理的投入，深入對檔案管理的意識，對于人事檔案管理工作的發(fā)展，具有非常重要的意義。既需要工作人員積極的工作，還需要有關(guān)部門的大力支持，保證為人事檔案管理工作提供一些必要的人力和物理，從而為人事檔案的管理提供一定的支持。

3.2提高我國人事檔案的使用率

提高人事檔案的使用價值，不僅可以為使用者提供一些比較準確的信息，還可以全方面的體現(xiàn)出信息資源。所以，這就必須要求檔案管理者有效的對檔案記錄內(nèi)容進行整合，從而可以有效保障人事信息的完整性和條理性。另外，檔案管理人員不僅應(yīng)該隨時維護和更新信息庫，還應(yīng)該做好信息保密和使用之間的關(guān)系。除此之外，在實際管理的過程中，不僅要保證人事檔案資料的安全性，還要提供相應(yīng)的信息服務(wù)，最終提高檔案信息的利用率。

3.3完善人事檔案管理的規(guī)章制度

在人事檔案管理工作的過程中，必須要結(jié)合相應(yīng)的要求，及時的簡歷一套比較完整并且合理的人事檔案管理工作模式。另外，還要健全人事檔案管理的各項規(guī)章制度，應(yīng)用一些有效的措施，保證能夠進一步明確分工，從而可以保障具體的檔案工作有序進行。除此之外，對于人事檔案管理的工作來說，還需要及時的引進比較先進的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這是我國新時期形勢發(fā)展下，人事檔案管理工作中一個必然的發(fā)展趨勢。想要全方面的提高人事檔案管理工作的效率，就必須要及時建立健全以及科學(xué)規(guī)范的人事檔案網(wǎng)絡(luò)信息。

3.4提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

給人事檔案管理工作造成影響的因素，最主要的就是人事檔案管理工作人員管理的水平和自身的綜合素質(zhì)。所以，在人事檔案實際管理的過程中，有關(guān)的工作人員必須要運用一些先進的管理技術(shù)和方法，這樣不僅可以提高工作質(zhì)量，還可以保證檔案管理的規(guī)范性，最終可以促使員工加強自身的責(zé)任感和使命感。

結(jié)語：綜合上文所述，在企業(yè)和單位發(fā)展的過程中，人事檔案管理的工作曾經(jīng)是不可缺少的一個環(huán)節(jié)，而且多年來發(fā)展的過程中，也都體現(xiàn)出它自身的價值。但是，在我國新時代不斷到來的背景下，這項工作即將面臨一個全新的挑戰(zhàn)。在這個過程中，會因為各種因素的影響，出現(xiàn)各方面的問題。所以，要將傳統(tǒng)的工作模式進行改變，就需要及時建立新型的管理系統(tǒng)，利用我國現(xiàn)代化的技術(shù)和理念，這樣不僅可以讓企業(yè)從限制中走到大社會中去，并且對信息資源進行全方面的開發(fā)喝利用。因此，只有充分的利用人事檔案自身的價值和作用，才可以不斷促進人事檔案管理工作的發(fā)展和進步。

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