探析事業(yè)單位財務(wù)檔案管理存在的主要問題及其措施

賀艷

摘 要：財務(wù)檔案管理水平的高低體現(xiàn)了一個單位的整體管理水平，并決定了財務(wù)工作和檔案管理工作的優(yōu)劣。財務(wù)檔案是反應(yīng)單位財務(wù)相關(guān)的工作和內(nèi)容的重要表現(xiàn)形式，是單位進一步發(fā)展和有效運行的重要基礎(chǔ)，基于此，本文概述了事業(yè)單位財務(wù)檔案，闡述了事業(yè)單位財務(wù)檔案管理的主要特征，對事業(yè)單位財務(wù)檔案管理存在的主要問題及其措施進行了探討分析，從而促進事來單位的有效發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位財務(wù)檔案；管理；特征；問題；措施

一、事業(yè)單位財務(wù)檔案的概述

事業(yè)單位財務(wù)檔案一般指事業(yè)單位的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等內(nèi)容。 （1）會計憑證。會計憑證主要包括事業(yè)單位自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表等。（2）會計賬簿。會計賬簿是以會計憑證為依據(jù)，全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的簿籍。它包括按會計科目設(shè)置的總分類賬、各類明細分類賬、現(xiàn)金日記賬等。（3）會計報表。會計報表是反映事業(yè)單位會計財務(wù)狀況的總結(jié)性書面文件，主要有財務(wù)指標(biāo)快報，月、季度會計報表等。（4）其他會計核算資料。其他會計核算資料屬于經(jīng)濟業(yè)務(wù)范疇，與會計核算、會計監(jiān)督緊密相關(guān)的，由事業(yè)單位會計部門負責(zé)辦理的有關(guān)數(shù)據(jù)資料。如：經(jīng)濟合同、財務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財務(wù)清查匯總資料等。

二、事業(yè)單位財務(wù)檔案管理的主要特征

事業(yè)單位財務(wù)檔案管理的特征主要表現(xiàn)為：（1）財務(wù)檔案由財務(wù)部門歸集，一般是先在財務(wù)部門保存1～2年以后，才移交到單位綜合檔案室。這就涉及到財務(wù)檔案在財務(wù)部門的歸集、裝訂和保管存放，移交到檔案部門的內(nèi)容、移交時間、相關(guān)的借閱手續(xù)、保管存檔時間、過期檔案的銷毀手續(xù)和程序等。（2）事業(yè)單位財務(wù)檔案既是單位檔案的重要組成部分，又是記錄和反映企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務(wù)、財務(wù)狀況的重要史料和證據(jù)。財務(wù)檔案的真實性和完整性是體現(xiàn)了單位綜合管理水平的一個重要方面。（3）在單位財務(wù)實務(wù)中，財務(wù)檔案主要包括兩方面的內(nèi)容：一方面是會計核算的專業(yè)材料，另一方面，是財務(wù)收入票據(jù)類。這兩方面的財務(wù)檔案構(gòu)成了單位財務(wù)日常經(jīng)濟業(yè)務(wù)的收入和支出情況，完整地反映單位財務(wù)狀況。（4）隨著財務(wù)會計電算化的普及，會計檔案實行的是紙質(zhì)檔案與磁性介質(zhì)檔案并行的管理模式，歷年的會計數(shù)據(jù)不僅以打印的紙質(zhì)形式保存，還存儲在硬盤、光盤等載體上，這就存在磁性介質(zhì)檔案的保管要求和相應(yīng)措施。

三、事業(yè)單位財務(wù)檔案管理存在的主要問題

1、財務(wù)檔案管理制度不完善、機構(gòu)不健全的問題?！稌嫹ā芬?guī)定，出納人員不得兼任會計檔案管理。目前。單位財務(wù)部門普遍沒有安排專職人員管理財務(wù)檔案，一般情況下，往往是除了出納之外指定某個財務(wù)人員兼管資料檔案，分工不明確。以至于平時其他相關(guān)的財務(wù)人員手中都有檔案資料。這對財務(wù)的內(nèi)部控制的實施，防止經(jīng)濟犯罪都有不利的影響。即使檔案管理由專人負責(zé)，也片面的認為檔案只要做到不借、不亂、不丟的“三不”就可以了，這與財務(wù)檔案的規(guī)范化管理還存在一定的差距。

2、財務(wù)檔案管理的認識問題。財務(wù)檔案管理工作的目標(biāo)是為了保存歷史，服務(wù)現(xiàn)在，維護單位各項工作的正常。順利運轉(zhuǎn)。隨著單位不斷持續(xù)、有效的進行中，財務(wù)檔案管理作為單位管理工作中極其重要的組成部分，卻也是單位管理中的薄弱環(huán)節(jié)。目前，相關(guān)很多檔案管理人員沒有認識到財務(wù)檔案管理工作對單位發(fā)展的重要性，只關(guān)注了檔案管理的形式，而對檔案資料的收集。資料的整理缺乏應(yīng)有的重視，導(dǎo)致很多重要的財務(wù)檔案信息流失或失真。

3、財務(wù)檔案管理人員素質(zhì)問題。素質(zhì)是一個綜合性的概念，其包含了文化知識、業(yè)務(wù)水平、法律常識、職業(yè)道德等一系列重要的要素。從事單位財務(wù)檔案管理工作，不僅要擁有檔案管理相關(guān)的專業(yè)知識，而且要能夠?qū)⒓堎|(zhì)的財務(wù)檔案轉(zhuǎn)化成電子的財務(wù)檔案。

四、加強事業(yè)單位財務(wù)檔案管理的措施

1、健全完善財務(wù)檔案管理制度與機構(gòu)。（1）做好檔案管理工作的制度建設(shè)。制度規(guī)范人，人遵守制度，這是單位制定制度來保障財務(wù)檔案“規(guī)范化”管理的初衷。單位應(yīng)依據(jù)《檔案法》和《財務(wù)檔案管理辦法》等文件規(guī)定，結(jié)合實際情況，制定并不斷完善財務(wù)檔案管理的歸檔制度、保管制度、查閱和復(fù)制登記制度、銷毀制度、立卷制度、崗位責(zé)任制度、移交制度等，努力克服人員編制和機構(gòu)設(shè)置兩者之間存在的矛盾，使單位的檔案管理工作能夠真正的做到有章可循，有法可依，確保了財務(wù)檔案管理的權(quán)威性。（2）實現(xiàn)檔案管理部門的獨立性，檔案管理不能隸屬于其他職能部門或與其他部門合并，單位應(yīng)設(shè)立獨立的檔案管理部門，確保其工作范圍足夠廣泛，增強獨立性、權(quán)威性、根據(jù)單位的自身情況，確定專門負責(zé)財務(wù)檔案的管理人員，管理人員一方面要遵守財務(wù)相關(guān)資料的保密原則，另一方面要保管好財務(wù)資料，對所有的財務(wù)制度、財務(wù)文件、會計憑證、會計資料等妥善保管，按時歸檔，避免丟失。

2、增強財務(wù)檔案管理的認識。（1）加強對檔案管理工作的認識，大力宣傳財務(wù)檔案管理工作對單位發(fā)展的重要性，使所有人員都能夠真正的了解到單位所面臨的嚴峻形勢和檔案管理的各項要求。財務(wù)檔案管理工作的相關(guān)人員非常重要，要形成檔案管理人人有責(zé)的氛圍。（2）組織單位負責(zé)人。檔案管理人員以及其他相關(guān)人員進行定期或不定期的培訓(xùn)。通過對財務(wù)檔案管理工作重要性的宣傳，引導(dǎo)他們的思想，提高單位負責(zé)人。檔案管理人員以及其他人員的檔案管理意識，使所有人都能夠認識到檔案管理工作不只是領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)部門的事情，而是與所有人息息相關(guān)。此外，財務(wù)檔案管理人員的工作不僅僅是審核、監(jiān)督、并管理好財務(wù)檔案，而是要加強對整個財務(wù)工作的監(jiān)督作用，全心全意為財務(wù)檔案的管理工作做好服務(wù)，發(fā)揮好檔案部門的監(jiān)督和協(xié)調(diào)作用。

3、全面提高財務(wù)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。（1）配備專業(yè)的財務(wù)檔案管理人員。從事檔案管理的人員既要擁有檔案管理的專業(yè)知識，也要具有較高的業(yè)務(wù)能力。隨著單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的繁重，財務(wù)檔案數(shù)量的逐漸增加，對檔案管理人員也提出了越來越高的要求。一方面，檔案管理人員要對會計或?qū)徲嫷膶I(yè)知識熟練掌握，另一方面，對于檔案工作中涉及到的管理、經(jīng)濟、計算機、法律等相關(guān)的內(nèi)容，也要有一定的了解，能夠很好的應(yīng)對各種情況的發(fā)生，財務(wù)檔案管理人員要成為具有各方面綜合知識和能力的“多面手”，而不是單一的檔案管理人員，這樣，才能推動檔案管理人員隊伍的多元化。（2）規(guī)范職業(yè)道德，提高對財務(wù)檔案的管理水平。首先，結(jié)合企業(yè)的實際情況，建立一套關(guān)于職業(yè)道德的規(guī)范體系，進而使檔案管理人員都能夠做到目標(biāo)明確，整體觀念大致趨同。其次，制定單位財務(wù)檔案管理人員職業(yè)道德規(guī)范，并使其與相應(yīng)的法律法規(guī)等保持一致，成為單位對檔案管理人員的主要道德準(zhǔn)則。

結(jié)束語

綜上所述，財務(wù)檔案管理工作作為財務(wù)整體工作的重要組成部分，是單位有效開展各項活動的基礎(chǔ)，對單位的發(fā)展起著舉足輕重的作用。隨著會計工作改革的不斷深入，經(jīng)濟業(yè)務(wù)往來日趨頻繁，既給單位的財務(wù)檔案工作帶來了機遇，也帶來了挑戰(zhàn)，所以事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理工作必須不斷發(fā)展，與時俱進，以適應(yīng)事業(yè)單位各項工作提出的新要求。

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