大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理探討

肖丹丹

摘 要：在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下大數(shù)據(jù)技術(shù)需要引入到檔案館融入智慧城市的建設(shè)、檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與備份、電子文件的管理、檔案工作從實(shí)體管理上升到知識(shí)管理等方面，本文對(duì)此進(jìn)行探討的同時(shí)還對(duì)在檔案管理中運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的策略進(jìn)行的介紹；此外，還對(duì)把大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中提出了幾點(diǎn)需要注意的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案管理；策略

引言

信息化時(shí)代的到來(lái)給社會(huì)各行各業(yè)的發(fā)展均帶來(lái)了機(jī)遇，同時(shí)也帶來(lái)了挑戰(zhàn)，檔案管理工作也不例外。檔案管理工作的重要性不言而喻，檔案中的各項(xiàng)信息都需要被妥善保管，同時(shí)信息也需要不斷地被更新及再次儲(chǔ)存，以便隨時(shí)翻看和查閱。而我國(guó)現(xiàn)階段的檔案管理工作還存在一些問(wèn)題，需要被改進(jìn)。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理的必要性

1.1社會(huì)發(fā)展對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的需求

當(dāng)前我國(guó)已經(jīng)逐漸開(kāi)展智慧城市的建設(shè)，這對(duì)檔案管理工作提出更高的要求，需要相關(guān)部門做好大數(shù)據(jù)分析工作，將檔案管理納入到智慧城市之中，以提升檔案管理工作質(zhì)量。眾所周知，檔案管理部門所管理的檔案大部分都需要進(jìn)行永久保存，再加上檔案量比較大，對(duì)管理人員來(lái)說(shuō)工作任務(wù)非常重，如果不能進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析與管理，將會(huì)大大降低管理效率，不利于當(dāng)?shù)厣鐣?huì)的發(fā)展。因此說(shuō)大數(shù)據(jù)檔案管理是社會(huì)發(fā)展的需求，通過(guò)大數(shù)據(jù)、云服務(wù)能夠更好為公眾服務(wù)，從而增強(qiáng)各個(gè)檔案館的檔案信息整合能力，以達(dá)到大數(shù)據(jù)檔案管理目標(biāo)。

1.2電子檔案管理對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的需求

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，電子檔案的應(yīng)用越來(lái)越多，如果不能做好云儲(chǔ)存、云服務(wù)，將會(huì)影響到檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展步伐。以往檔案管理中，管理人員對(duì)電子檔案信息的錄入工作不夠重視，給檔案工作帶來(lái)巨大挑戰(zhàn)。電子檔案與紙質(zhì)檔案相比，它具有更大的文件價(jià)值，能夠提升電子檔案信息的利用率，因此大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作非常重要，它可以將海量檔案信息集中起來(lái)，并按照程序來(lái)供相應(yīng)人員進(jìn)行查詢、完善，從而增強(qiáng)檔案管理部門的數(shù)據(jù)服務(wù)水平。

1.3檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與備份服務(wù)的需求

隨著我國(guó)檔案信息化管理模式的出現(xiàn)，電子檔案的數(shù)量越來(lái)越大，如果不對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)與備份，將會(huì)影響到檔案管理的質(zhì)量，也無(wú)法滿足用戶的檔案管理服務(wù)需求。而大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，可以為檔案管理部門建立更大的數(shù)據(jù)庫(kù)，并通過(guò)對(duì)用戶相關(guān)行為數(shù)據(jù)的分析來(lái)不斷優(yōu)化內(nèi)部存儲(chǔ)，提升電子檔案的應(yīng)用效率，最大限度節(jié)省檔案管理部門的服務(wù)成本，從而推動(dòng)檔案管理工作的有序開(kāi)展。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理的應(yīng)用

2.1實(shí)現(xiàn)檔案大數(shù)據(jù)的云儲(chǔ)存

大數(shù)據(jù)時(shí)代下能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案的云儲(chǔ)存，這樣才能確保電子檔案信息的完整性。在進(jìn)行檔案大數(shù)據(jù)的云儲(chǔ)存工作時(shí)，需要將其建立在完善的信息化設(shè)施基礎(chǔ)之上，從而提升信息數(shù)據(jù)的處理能力，更好滿足用戶的檔案服務(wù)需求。比如要做好電子檔案大數(shù)據(jù)服務(wù)平臺(tái)、電子檔案軟件服務(wù)、電子檔案硬件服務(wù)建設(shè)，將檔案中的文字、照片、檔案查詢數(shù)據(jù)存入到云系統(tǒng)之中，從而幫助管理人員分析出用戶的檔案服務(wù)需求，制定出針對(duì)性更強(qiáng)的服務(wù)方案。實(shí)現(xiàn)檔案大數(shù)據(jù)的云儲(chǔ)存，國(guó)家與地方政府還要建立云系統(tǒng)，比如地方政府要結(jié)合當(dāng)?shù)貦n案館的情況來(lái)建立相應(yīng)的云檔案存儲(chǔ)管理中心，然后通過(guò)網(wǎng)絡(luò)光纖將這些數(shù)據(jù)與國(guó)家云檔案管理中心相連接，實(shí)現(xiàn)檔案館檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與備份，最大限度降低檔案數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

2.2做好檔案大數(shù)據(jù)的云服務(wù)

實(shí)現(xiàn)檔案大數(shù)據(jù)的云存儲(chǔ)，就要做好檔案大數(shù)據(jù)的云服務(wù)工作，這樣才能滿足更多用戶的檔案服務(wù)需求，從而提升電子檔案的利用率。比如在國(guó)家與地方政府建立的檔案“云”平臺(tái)上，檔案服務(wù)人員要借助大數(shù)據(jù)來(lái)分析不同用戶的行為，并找到適合本檔案館的服務(wù)方式，提升檔案數(shù)據(jù)服務(wù)的有效性，以滿足用戶的查詢需求。除此之外，每個(gè)檔案館還可以建立自己的檔案信息網(wǎng)，讓用戶通過(guò)網(wǎng)絡(luò)注冊(cè)相應(yīng)賬戶來(lái)查詢自身檔案信息，如果用戶發(fā)現(xiàn)檔案信息出現(xiàn)錯(cuò)誤，可以及時(shí)與檔案館聯(lián)系，經(jīng)過(guò)核實(shí)后來(lái)進(jìn)行信息的修改，對(duì)于不太重要的信息，如聯(lián)系方式、通訊地址的改變，檔案館則可以讓用戶自行修改，以確保檔案信息的準(zhǔn)確性，提升檔案服務(wù)的水平。

2.3建設(shè)相應(yīng)的數(shù)字檔案館

“大數(shù)據(jù)”與“數(shù)字化”緊密相連，在進(jìn)行大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用時(shí)，檔案館應(yīng)該要做好自身數(shù)字化建設(shè)，形成數(shù)字化檔案館，為用戶提供更加便利的檔案服務(wù)，從而達(dá)到檔案管理工作目標(biāo)。在建設(shè)數(shù)字檔案館時(shí)，需要不斷完善人民群眾的檔案資源體系，并對(duì)不同電子檔案進(jìn)行類型劃分，將復(fù)雜結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)通過(guò)數(shù)字系統(tǒng)來(lái)整理，以提升檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)水平，滿足當(dāng)?shù)貦n案服務(wù)需求。此外，建設(shè)過(guò)程中相關(guān)人員還要遵循“存量數(shù)字化”的原則來(lái)做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)變，工作人員要從檔案管理整體狀況出發(fā)，按照一定的規(guī)則、要求來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案的電子化，以提升檔案的利用率，同時(shí)也能夠保護(hù)好檔案館中一些重要檔案信息，減小查閱對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的破壞。

2.4加強(qiáng)用戶需求數(shù)據(jù)分析

大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理的最終目標(biāo)是更好滿足用戶的需求，因此在管理過(guò)程中相關(guān)人員需要加強(qiáng)對(duì)用戶查詢行為的數(shù)據(jù)分析，利用這些數(shù)據(jù)來(lái)制定符合他們要求的檔案管理服務(wù)，以提升用戶的滿意度，拓展檔案館的發(fā)展空間。尤其是近些年來(lái)隨著我國(guó)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息越來(lái)越豐富，許多群眾更愿意通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)來(lái)獲取相關(guān)資料，這在一定程度上會(huì)影響檔案館的服務(wù)范圍。因此檔案館需要做好用戶需求分析，要加強(qiáng)檔案數(shù)字化發(fā)展，并積極聯(lián)合其他檔案館來(lái)實(shí)現(xiàn)資源的共享，提升檔案查詢、檔案服務(wù)的便捷性。

2.5提升大數(shù)據(jù)檔案智能檢索能力

大數(shù)據(jù)時(shí)代下要想提升檔案館的整體服務(wù)能力，就要做好智能化檢索設(shè)計(jì)工作，將館內(nèi)不同檔案分類化管理，從而提升用戶檢索效率，縮短檢索時(shí)間，以提升自身的檢索服務(wù)能力。此外，技術(shù)人員也要做好可視化分析工作，將更多檔案數(shù)據(jù)直觀的展現(xiàn)給用戶，使其能夠查詢到自己所需的檔案信息。比如可以建立相應(yīng)的模型，并將數(shù)據(jù)放入到相應(yīng)模型之中，并對(duì)未來(lái)檢索數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)測(cè)，挖掘出更多的算法，從而提升檢索的檔案檢索的精確度，以達(dá)到智能化檢索要求。

三、結(jié)束語(yǔ)

檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，應(yīng)當(dāng)把握好機(jī)遇，積極應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)。如何應(yīng)對(duì)新形勢(shì)，這是未來(lái)一個(gè)時(shí)期提高檔案管理工作值得探討的問(wèn)題，也是值得業(yè)內(nèi)人士不斷開(kāi)創(chuàng)的全新領(lǐng)域?，F(xiàn)階段，我國(guó)的大數(shù)據(jù)技術(shù)水平還不高，還有很大的完善和提升空間，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展，它會(huì)給我國(guó)的檔案管理工作提供更強(qiáng)有力的技術(shù)支持，勢(shì)必會(huì)給檔案管理工作開(kāi)創(chuàng)更加廣闊的空間。檔案管理工作也會(huì)在這樣的新型技術(shù)下，不斷得到突破，探索和發(fā)現(xiàn)更符合時(shí)代需要的檔案管理技術(shù)，從龐大的檔案信息資源中，不斷發(fā)掘新技術(shù)，充分開(kāi)發(fā)和利用大數(shù)據(jù)時(shí)代的有利環(huán)境，將檔案管理工作的技術(shù)水平不斷革新，為今后檔案管理工作的發(fā)展，貢獻(xiàn)技術(shù)支持。

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