現(xiàn)代辦公中的秘書保密工作

郭珍

保密工作的內(nèi)涵

為達(dá)保密目的須采取一定手段和防范措施。秘書保密工作主要有三大類內(nèi)容：一是國(guó)家秘密；二是工作秘密；三是商業(yè)秘密。國(guó)家秘密是關(guān)系國(guó)家安全和利益，依照法定程序確定，在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項(xiàng)。工作秘密，就是在公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，不屬于國(guó)家秘密而又不宜于對(duì)外公開的秘密事項(xiàng)。商業(yè)秘密是指不為公眾所知悉、能為權(quán)利人帶來(lái)經(jīng)濟(jì)利益，具有實(shí)用性并經(jīng)權(quán)利人采取保密措施的技術(shù)信息和經(jīng)營(yíng)信息。在現(xiàn)代辦公條件下，保密工作要在一定時(shí)間內(nèi)，確?？刂菩Ч涂刂品秶?，避免秘密被非法泄露或者是利用，充分發(fā)揮其自身的價(jià)值，利用一切有效的措施保證秘密不外泄就是基本的保密工作。目前，保密工作要在實(shí)際工作開展過(guò)程中，充分踐行完整的規(guī)章制度，利用防竊密以及防泄密的技術(shù)設(shè)備和手段提高檢查監(jiān)督的實(shí)際效果，也為后續(xù)工作的系統(tǒng)化開展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。對(duì)于石油企業(yè)而言，辦公室秘書要對(duì)具體內(nèi)容進(jìn)行綜合性管理。對(duì)于保密工作而言，在實(shí)施的過(guò)程中，可以起到良好的信息管理作用，針對(duì)石油企業(yè)實(shí)際發(fā)展需求，建設(shè)專門的管控方案，制定完善的決策機(jī)制，建立健全管控機(jī)制，明確各個(gè)機(jī)構(gòu)的工作職責(zé)，發(fā)揮現(xiàn)代化管理工作的積極作用，逐漸提高其工作可靠性與有效性。

現(xiàn)代辦公條件下秘書保密工作內(nèi)容

石油企業(yè)涉密文件保密工作

在石油企業(yè)現(xiàn)代辦公條件下，秘書要對(duì)企業(yè)的常規(guī)化文件進(jìn)行集中的保密管理，確保文件管理機(jī)制和文件處理機(jī)制符合標(biāo)準(zhǔn)。秘書崗位要對(duì)不同的文件以及資料進(jìn)行處理，這是秘書的主要工作，有部分文件是保密的，需要建立健全規(guī)章制度并嚴(yán)格執(zhí)行，從根本上提高保密工作的實(shí)際價(jià)值和效率。

第一，秘書要對(duì)文件或者是數(shù)據(jù)信息的接收工作進(jìn)行整合，判定信息是否屬于本部門接收范疇，且要對(duì)文件的內(nèi)容進(jìn)行整合，保證文件齊全，避免出現(xiàn)文件遺漏問(wèn)題。第二，秘書要對(duì)涉密文件的傳閱給予有效認(rèn)知，秘書應(yīng)當(dāng)按照“工作需要”和“知悉范圍最小化”兩個(gè)原則進(jìn)行傳閱，并且保證傳送文件的時(shí)效性，及時(shí)傳送回傳信息的處理結(jié)果。第三，要對(duì)文件的保管工作進(jìn)行統(tǒng)籌分析，尤其是對(duì)文件進(jìn)行全面登記和系統(tǒng)化管控，針對(duì)極其重要的文件要確保部門管理的獨(dú)立性，從而提高文件保密工作整體水平。第四，注重保密技術(shù)更新。秘書加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)，除提高保密意識(shí)外，還要不斷學(xué)習(xí)新的保密技術(shù)，了解最新保密防范物理措施，確保保密技術(shù)的更新?lián)Q代，真正做到懂保密、會(huì)保密、善保密。第五，注重人才的引進(jìn)，建設(shè)高素質(zhì)人才隊(duì)伍，根據(jù)其實(shí)際發(fā)展需求，培養(yǎng)高素質(zhì)人才，在對(duì)其進(jìn)行專業(yè)知識(shí)與先進(jìn)技能培訓(xùn)的情況下，能夠做好思想政治教育工作，為其樹立正確觀念，使其在自身工作中，可以注重各類系統(tǒng)與信息的保密工作，根據(jù)石油企業(yè)的實(shí)際發(fā)展需求，創(chuàng)建專門的工作機(jī)制，滿足現(xiàn)代化工作需求，全面提高自身工作成效，達(dá)到預(yù)期的管控目的。

石油企業(yè)涉密會(huì)議保密工作

在石油公司會(huì)議中，對(duì)于會(huì)議內(nèi)容也要進(jìn)行綜合性管理，要保證保密工作的布置完整性，確保保密安排和管理機(jī)制的穩(wěn)定性，無(wú)論是在會(huì)議前期還是在會(huì)議結(jié)束后，都要對(duì)會(huì)議內(nèi)容的公開進(jìn)行集中處理，由領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)以及領(lǐng)導(dǎo)人做出決定，不能在未公開之前由秘書進(jìn)行隨意擴(kuò)散。會(huì)前要對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行保密檢查有無(wú)竊聽設(shè)備，配備通信干擾器等。會(huì)中嚴(yán)禁錄音、錄像、拍照，嚴(yán)禁使用無(wú)線話筒。會(huì)后，秘書人員也要對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行保密檢查，核對(duì)與會(huì)者信息，保證重要的會(huì)議文件沒有遺漏，確保重要內(nèi)容和重要講話不會(huì)出現(xiàn)外泄的風(fēng)險(xiǎn)。在會(huì)上播放的重要文件，要在結(jié)束第一時(shí)間進(jìn)行刪除，清退手續(xù)都要符合實(shí)際要求和安全標(biāo)準(zhǔn)。而對(duì)于規(guī)定與會(huì)者需要交回的文件也要進(jìn)行妥善保管，在強(qiáng)化保密管理效果的基礎(chǔ)上，避免私人留存。另外，在實(shí)際工作中，應(yīng)當(dāng)樹立正確觀念，根據(jù)文件保密工作各方面要求，建立健全管控機(jī)制，優(yōu)化其發(fā)展體系，逐漸增強(qiáng)工作效果，達(dá)到預(yù)期的管控目的。

石油企業(yè)新聞報(bào)道保密工作

在石油公司常規(guī)化工作開展過(guò)程中，會(huì)有一些較為敏感的話題或者是新聞報(bào)道，由于企業(yè)單位秘書部門人員較多，且來(lái)往單位同事也居多，這就需要對(duì)新聞媒體以及報(bào)道機(jī)關(guān)進(jìn)行統(tǒng)籌管控，關(guān)于一些新聞要點(diǎn)不能隨意泄露，尤其是涉及本單位機(jī)密的信息要予以處理和保護(hù)，要按照規(guī)定進(jìn)行登記，做好信息公開前的保密審查工作，并且保證內(nèi)容能得到適當(dāng)?shù)奶幚砗图s束，維護(hù)保密工作的全面開展。在對(duì)報(bào)道工作進(jìn)行保密期間，應(yīng)當(dāng)注重自身工作效果，利用先進(jìn)的工作形式，大力開展管控活動(dòng)，塑造良好的保密模式，逐漸優(yōu)化自身工作體系，遵循各類工作原則，發(fā)揮自身工作積極作用。

石油企業(yè)科技保密工作

伴隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，我國(guó)石油行業(yè)也呈現(xiàn)高速運(yùn)行的態(tài)勢(shì)，在石油行業(yè)中，科學(xué)技術(shù)的落實(shí)將成為主流管理機(jī)制，因此，辦公秘書對(duì)技術(shù)的保密工作至關(guān)重要。我國(guó)科學(xué)技術(shù)發(fā)明創(chuàng)造的保密觀念一直比較滯后，要對(duì)管理工作和控制措施進(jìn)行統(tǒng)籌處理，不能泄露機(jī)密事項(xiàng)，并且主動(dòng)及時(shí)向石油技術(shù)主管部門請(qǐng)示，避免企業(yè)外來(lái)人員的自由訪問(wèn)，一定程度上規(guī)避科技機(jī)密時(shí)間泄露的問(wèn)題，優(yōu)化科技信息管理水平，也為管理系統(tǒng)的綜合性升級(jí)提供保障。

現(xiàn)代辦公條件下秘書保密工作的路徑優(yōu)化

在現(xiàn)代辦公條件下，秘書保密工作結(jié)合科技手段進(jìn)行統(tǒng)籌分析和綜合性管控，電子設(shè)備已經(jīng)成為現(xiàn)代辦公技術(shù)的必備品，融合科技要求，要積極踐行竊密手段的管控措施，從根本上優(yōu)化電子信息安全，積極踐行系統(tǒng)化的處理機(jī)制和管控措施，確保技術(shù)結(jié)構(gòu)和應(yīng)用體系的完整性，切實(shí)解決信息公開與保密之間的矛盾，把保密管理工作提升到一個(gè)新水平。

在現(xiàn)代辦公條件下，首先要保障涉密環(huán)境安全，安裝監(jiān)控設(shè)備、報(bào)警裝置，對(duì)進(jìn)出人員進(jìn)行打卡或登記，計(jì)算機(jī)安裝視頻干擾儀等。其次，若是秘書在瀏覽一些較為重要的文件或者是網(wǎng)址，來(lái)訪者走近，要迅速關(guān)閉頁(yè)面或者是關(guān)小亮度，確保保存管理效果和控制措施符合標(biāo)準(zhǔn)，也可以直接關(guān)閉信息顯示器。若是進(jìn)行計(jì)算機(jī)打印操作，也要保證保密材料人不離機(jī)，及時(shí)跟蹤保存和傳遞，尤其在提交電子信息之前，辦公秘書要及時(shí)向上級(jí)核對(duì)，不能給未被授權(quán)人提供文件。在文件管理機(jī)制中，每一個(gè)使用者應(yīng)該有自己的識(shí)別碼，保密的同時(shí)也要經(jīng)常更換，從根本上提高文件保密效果，借助密碼保護(hù)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的定期更換。秘書在非日常工作中，不要安裝存在安全隱患的程序，尤其要對(duì)重要文件進(jìn)行備份處理，提高文件管理效率和控制措施，為后續(xù)工作的全面開展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。在實(shí)際工作期間，還要積極引進(jìn)現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)，利用科學(xué)的方式加快保密工作的開展速度，提高其嚴(yán)謹(jǐn)性與可靠性，優(yōu)化自身各方面的工作體制，滿足現(xiàn)代化社會(huì)實(shí)際發(fā)展需求，為其后續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。endprint