談?wù)勂髽I(yè)行政公文的起草

楊慶鈺

公文是黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位履行職責(zé)、行使職權(quán)、實(shí)施管理、處理公務(wù)的重要工具，具有法規(guī)與規(guī)范、依據(jù)與憑證、領(lǐng)導(dǎo)與組織、協(xié)調(diào)與控制、聯(lián)絡(luò)與交往、宣傳與教育等功能。它的這一特殊功能及重要性，對其撰稿提出了與其它文稿所不同的特殊要求。本文根據(jù)行政機(jī)關(guān)公文處理的規(guī)定及工作實(shí)際，就公文起草談?wù)勛约旱慕?jīng)驗(yàn)和認(rèn)識。

要符合黨和國家的方針、政策及法律、法規(guī)。企業(yè)發(fā)布公文的目的，是對本企業(yè)的某項(xiàng)工作、某些部門、某個(gè)問題作出具體規(guī)定或?qū)ι险埵?、?bào)告，橫向互相聯(lián)系，使企業(yè)的行為按照黨和國家既定的方針、政策及法律、法規(guī)的軌道正確運(yùn)行，確保企業(yè)機(jī)關(guān)依法行政，維護(hù)黨和國家政策、法規(guī)的嚴(yán)肅性及企業(yè)的合法權(quán)益，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。公文的目的性，規(guī)定了公文的政策性，對公文的起草與核稿提出了很高、很嚴(yán)格的政策要求，不能有任何偏差和半點(diǎn)含糊，不能使執(zhí)行者理解產(chǎn)生歧意。為此，作為負(fù)責(zé)公文起草的秘書，要有很強(qiáng)的政策觀念和法律意識，明確自己肩負(fù)的重任，以高度的責(zé)任心和嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度進(jìn)行文件起草工作。做到這一點(diǎn)，首先要十分注意收集、積累、保存上級下發(fā)的有關(guān)文件，反復(fù)認(rèn)真地學(xué)習(xí)、領(lǐng)會，做到學(xué)法、知法、懂法，不但知其然，還要知其所以然，增強(qiáng)執(zhí)法的自覺性，這是保證自制公文有較強(qiáng)政策性的基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上，要做過細(xì)的工作，每次起草公文，都要將文中的政策規(guī)定與上級有關(guān)政策條文逐條對照，看有無抵觸，寬嚴(yán)是否適度，時(shí)機(jī)是否適宜，每寫一條規(guī)定，每落筆一個(gè)字，每用一個(gè)詞，都要思前想后，字斟句酌，慎之又慎，切不可考慮不周而下筆，政策不清而行文。因?yàn)?，任何一條規(guī)定違背政策，任何一個(gè)詞、字甚至標(biāo)點(diǎn)使用不當(dāng)，都會造成不可挽回的政治影響或經(jīng)濟(jì)損失，有時(shí)還會導(dǎo)致行政管理的失誤，正所謂差之分毫，失之千里，一字值千金，字字不可輕投。對此必須有清醒的頭腦，明確的認(rèn)識，否則后果不堪設(shè)想。

要符合領(lǐng)導(dǎo)意圖。公文是“遵命文章”。所謂“遵命”，就是堅(jiān)決按照領(lǐng)導(dǎo)意圖和集體決定辦事，這是公文寫作中必須嚴(yán)格遵守的組織原則和紀(jì)律。因?yàn)椋C發(fā)公文是一種組織的法律行為，不是個(gè)人意志的體現(xiàn)。發(fā)不發(fā)公文，發(fā)什么內(nèi)容的公文，要由領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定。作為公文起草人，必須忠實(shí)地、準(zhǔn)確地反映領(lǐng)導(dǎo)的決定，決不能憑個(gè)人的主張和思想情趣來決定內(nèi)容的取舍，更不允許出于某種動(dòng)機(jī)或需要擅自改變領(lǐng)導(dǎo)決定和借機(jī)攙雜個(gè)人意見。但是，領(lǐng)導(dǎo)的決定有時(shí)往往是粗線條的，較原則的，有時(shí)只提出了一個(gè)政策規(guī)定的意向，條文并不具體，需要擬稿人按照領(lǐng)導(dǎo)決定的原則及思路，憑借自己對領(lǐng)導(dǎo)決定意圖的理解，上級政策和單位情況的了解，將領(lǐng)導(dǎo)決定進(jìn)行充實(shí)、完善，使之更加具體、系統(tǒng)、周密，更具有可行性、科學(xué)性。這樣做不僅不違背領(lǐng)導(dǎo)意圖，相反是對領(lǐng)導(dǎo)意圖的延伸與升華，也是在起草公文中，充分發(fā)揮秘書人員參謀助手作用的具體體現(xiàn)。做到這一點(diǎn)，就要在日常工作中利用工作之便，十分留意領(lǐng)導(dǎo)的言行，積極追蹤領(lǐng)導(dǎo)決策思想的形成，對于重大原則問題的提出，主要決策的拍板定案，全局性工作的安排部署，都是領(lǐng)導(dǎo)同志經(jīng)過反復(fù)比較、鑒別和實(shí)地考察驗(yàn)證后趨于成熟的，是廣為征求意見并經(jīng)過深思熟慮后作出的。文秘人員適時(shí)地將他們的言論記載下來，收集他們有感而發(fā)的思想“火花”，摸清他們的思維脈絡(luò)，掌握他們據(jù)以決策的事實(shí)和理由。只有這樣，才能對領(lǐng)導(dǎo)的思想“成竹在胸”，擬出的公文符合領(lǐng)導(dǎo)口味，拿出的具體措施與領(lǐng)導(dǎo)意圖一拍即合。否則，平時(shí)粗枝大葉、無所用心，對領(lǐng)導(dǎo)意圖一無所知或一知半解，擬起公文來，或者領(lǐng)導(dǎo)說一寫一，只當(dāng)“傳聲筒”，失去秘書應(yīng)有的作用；或者盲目發(fā)揮，南轅北轍，將領(lǐng)導(dǎo)意圖曲解。正確反映領(lǐng)導(dǎo)意圖，還要注意克服自以為是、孤芳自賞的毛病，主動(dòng)、自覺地接受領(lǐng)導(dǎo)對文稿的審查及修改，虛心接受領(lǐng)導(dǎo)提出的修改意見，認(rèn)真地進(jìn)行反復(fù)推敲修改，使其最大限度地與領(lǐng)導(dǎo)意圖吻合。

要符合本單位實(shí)際。作為一個(gè)企業(yè)，發(fā)布任何一項(xiàng)規(guī)定、措施，都要以上級文件作依據(jù)，不能“離經(jīng)叛道”。但是，僅此一點(diǎn)還不夠，還要有自己的特點(diǎn)，作出符合本單位實(shí)際，能解決本單位存在問題的具體規(guī)定，使問題得到解決。即所謂就時(shí)弊而定章法，知下情而政通人和。為達(dá)此目的，擬稿人要經(jīng)常邁開雙腳，到基層去，到群眾中去，解剖一兩個(gè)“麻雀”，交幾個(gè)知心朋友，開幾個(gè)座談會，看看基層在干什么，有什么問題亟待解決；群眾在想什么，有什么意見和建議需要采納。裝下情于胸中，存民意于大腦，擬辦法于心田，一旦需要行文，就會“易位而處”，有感而發(fā)，有的放矢，準(zhǔn)確可行。既不會寫出華而不實(shí)的文章，也不會作出脫離實(shí)際，違背民意的規(guī)定。值得注意的是，調(diào)查要放下身子沉到底，與群眾談話要放下架子設(shè)身處地；切不可身居云天望地下，站在局外察民情。這樣，就是天天下基層，時(shí)時(shí)搞座談，還是不知下情，不解民意，寫不出體現(xiàn)政策符合實(shí)際的公文，反映不了群眾的呼聲與愿望。

除上述問題之外，公文起草還要注意邏輯、修辭、文法、公文格式、行文規(guī)則等問題。對此，公文處理辦法已有規(guī)定，本文就不再詳述。endprint