試析IT項(xiàng)目管理中的溝通管理

李同星

[摘 要] 伴隨著社會的迅速發(fā)展以及世界經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展，全球經(jīng)濟(jì)一體化已經(jīng)得以實(shí)現(xiàn)，IT產(chǎn)業(yè)也取得了重大的進(jìn)展。針對這種情況，IT領(lǐng)域的項(xiàng)目管理也應(yīng)該緊跟社會發(fā)展的節(jié)奏，不斷趨向于全球化與多元化。當(dāng)前，項(xiàng)目溝通管理在現(xiàn)代項(xiàng)目管理知識體系中是必不可少的一部分，其能夠確保項(xiàng)目的相關(guān)信息迅速、精確地傳播開來，這樣項(xiàng)目組內(nèi)部的信息將能達(dá)成共享。在開展項(xiàng)目管理的過程中，溝通是極為重要的，要想確保項(xiàng)目能夠順利完成，那么就應(yīng)該注重溝通管理，這在IT領(lǐng)域中是極為重要的。本文將詳盡闡述IT項(xiàng)目溝通管理中存在的一些不足，并結(jié)合實(shí)際情況來探析相應(yīng)的處理措施。

[關(guān)鍵詞] IT領(lǐng)域；項(xiàng)目管理；溝通管理；不足；措施

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 17. 032

[中圖分類號] F270.7；TP311.52 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）17- 0064- 02

0 引 言

對于項(xiàng)目而言，要想促使項(xiàng)目的實(shí)施變得更加科學(xué)、有序、合理，那么就需要做好信息的溝通。溝通對項(xiàng)目的影響并不是立刻呈現(xiàn)出來的，其往往需要經(jīng)過一段時(shí)間才能體現(xiàn)出來，故在成功的項(xiàng)目中，人們通常很難體會到溝通的巨大功用，然而在項(xiàng)目失敗后，卻最能找尋出溝通不暢所帶來的損害，故應(yīng)該注重溝通管理。

1 IT項(xiàng)目溝通管理中存在的問題

1.1 怎樣精準(zhǔn)規(guī)劃溝通和構(gòu)建溝通渠道

IT項(xiàng)目經(jīng)理往往會收集大量的信息，這些信息內(nèi)容比較繁雜，故項(xiàng)目經(jīng)理需要認(rèn)真厘清這些信息，做好相應(yīng)的規(guī)整、處理，對于那些無用的信息，直接去掉，而那些有價(jià)值的信息則應(yīng)該加以運(yùn)用。在規(guī)劃溝通過程中，溝通渠道往往會受到諸多方面因素的干擾，比如干系人管理策略、登記冊與事業(yè)環(huán)境等等。當(dāng)前，我國許多中小型企業(yè)承擔(dān)著比較多的IT項(xiàng)目，故非常有必要注重上述問題。

1.2 缺失溝通計(jì)劃

溝通管理計(jì)劃與溝通管理的成敗緊密相關(guān)，同時(shí)項(xiàng)目的具體開展情況也會受到一定程度的影響。IT項(xiàng)目無論大或小，都需要制訂一個(gè)科學(xué)、合理的溝通管理計(jì)劃。一般而言，IT項(xiàng)目中往往會涉及許多信息，而要想制訂出合理的溝通計(jì)劃，那么就應(yīng)該針對這些信息進(jìn)行優(yōu)化整理。首先，應(yīng)該厘清項(xiàng)目的有關(guān)干系人，并通過各種方式來獲取用戶信息以及項(xiàng)目信息，這樣才能更好地優(yōu)化溝通渠道，并制訂出最適宜的溝通計(jì)劃。對于每一個(gè)項(xiàng)目而言，溝通計(jì)劃的制訂是必不可少的，其有助于項(xiàng)目的施行與管理。然而，很多單位的溝通計(jì)劃依然存在著諸多不合理的情況。

1.3 缺乏健全的溝通制度

由于項(xiàng)目管理制度還存在一些不足，從而使得溝通管理無法有效進(jìn)行下去。對于IT企業(yè)項(xiàng)目管理而言，良好的溝通管理制度有著諸多益處，其不僅能夠促使企業(yè)項(xiàng)目的成本有所降低，而且可以有效避免風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)，企業(yè)與組織也能順利發(fā)展下去。最近幾年以來，我國的IT項(xiàng)目數(shù)量變得越來越多，然而由于項(xiàng)目管理與溝通管理制度體系依然存在著一些欠缺，使得企業(yè)項(xiàng)目在長時(shí)間的施行過程中，溝通方式通常是根據(jù)口頭溝通來完成的，并沒有記錄下有關(guān)的溝通內(nèi)容，甚至項(xiàng)目管理者會忘掉自身所溝通過的內(nèi)容，這樣則可能會促使溝通成本有所增加。

2 IT項(xiàng)目溝通管理問題的有效處理措施

2.1 選用多樣化的溝通方式

項(xiàng)目溝通管理過程中的溝通方式眾多，故在制訂溝通計(jì)劃時(shí)，不僅需要認(rèn)真厘清項(xiàng)目自身的具體情況，而且需要綜合探析項(xiàng)目的內(nèi)外部條件。遵守從內(nèi)到外，從上到下的原則。進(jìn)而系統(tǒng)地識別項(xiàng)目的相關(guān)干系人，從而創(chuàng)建出最適宜的溝通渠道。在當(dāng)前情況下，IT項(xiàng)目的溝通管理依然存在著這樣或那樣的問題，故企業(yè)非常有必要在項(xiàng)目正式開展時(shí)就選用各式各樣的方式來制訂溝通計(jì)劃，確保其能夠在項(xiàng)目整個(gè)過程均適用。同時(shí)，由于項(xiàng)目是持續(xù)更新的，故溝通計(jì)劃也需要隨之進(jìn)行改變。此外，企業(yè)非常有必要通過各種方式來獲取到項(xiàng)目干系人的有關(guān)信息資料，這樣溝通計(jì)劃的制訂將據(jù)可依，在對這些信息進(jìn)行歸整后，就能夠開始制訂相應(yīng)的溝通計(jì)劃。

2.2 制訂合理的溝通計(jì)劃，摒除團(tuán)隊(duì)間的差別

溝通計(jì)劃在項(xiàng)目溝通管理工作中是極為關(guān)鍵的，然而企業(yè)卻對溝通計(jì)劃存在著一定的輕視心理。通過調(diào)查不難發(fā)現(xiàn)很多IT項(xiàng)目的溝通方式通常均是口頭協(xié)議，這就使得溝通雙方顯得比較被動，相關(guān)人員在工作時(shí)就會變得非常隨意，這樣必然會致使IT項(xiàng)目的具體情況與計(jì)劃存在較大的差異，項(xiàng)目溝通將無法達(dá)成其應(yīng)有的功效。針對這種情況，溝通計(jì)劃管理團(tuán)隊(duì)則需要首先制訂出相應(yīng)的溝通計(jì)劃，確保該計(jì)劃更加合理、適宜，且與實(shí)際情況相符，這樣才能達(dá)成溝通的目標(biāo)。同時(shí)，還可以對制訂的溝通計(jì)劃進(jìn)行評審，確保相關(guān)干系人對溝通計(jì)劃有著更加深入的理解，并確保自己的疑問得到解答。

2.3 注重虛擬團(tuán)隊(duì)的建設(shè)

在實(shí)際項(xiàng)目溝通過程中，由于受到諸多因素的干擾，使得各種溝通障礙頻繁出現(xiàn)。項(xiàng)目實(shí)施理念差異、技術(shù)水平差異、文化差異及溝通方式不同等均增加了溝通的困難，導(dǎo)致項(xiàng)目難以正常實(shí)施。當(dāng)前，IT項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該結(jié)合項(xiàng)目的實(shí)際情況來選用最適宜的溝通方式，這樣才能促使溝通管理更具成效。在這種情況下，虛擬團(tuán)隊(duì)的創(chuàng)建就很有必要。虛擬團(tuán)隊(duì)是一個(gè)人員群體，他們分散于不同的時(shí)間、空間和組織邊界，但他們共同完成任務(wù)。因此，要想項(xiàng)目能夠成功完成，那么就應(yīng)該確保虛擬團(tuán)隊(duì)始終保持和諧、團(tuán)結(jié)的氛圍。項(xiàng)目管理人員應(yīng)該施行合理的措施來促使團(tuán)隊(duì)成員的工作熱情不斷提升，進(jìn)而確保工作效率能夠持續(xù)提升并避免項(xiàng)目溝通障礙情況的出現(xiàn)，消除各種負(fù)面影響所帶來的干擾，注重團(tuán)隊(duì)建設(shè)的進(jìn)行，最終促使項(xiàng)目溝通管理的質(zhì)量變得愈高。

3 結(jié) 語

現(xiàn)如今，伴隨著社會的迅速發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)水平的持續(xù)提升，溝通的重要性正在不斷突顯出來，IT領(lǐng)域也不例外，要想確保IT項(xiàng)目能夠順利完成，那么就應(yīng)該注重溝通管理，這樣才能使項(xiàng)目的每一個(gè)階段達(dá)成不錯的效果，項(xiàng)目的相關(guān)信息也能夠迅速傳達(dá)，從而為企業(yè)帶來更多的經(jīng)濟(jì)效益。

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