完善檔案管理工作建設的分析

姜文強

摘要：隨著我國市場經(jīng)濟體制的不斷發(fā)展和社會進程的加快，企業(yè)間的競爭愈演愈烈，作為關(guān)乎現(xiàn)代企業(yè)管理制度健康發(fā)展的檔案管理工作，也在不斷的適應新形勢，勇于吸取和借鑒優(yōu)秀檔案管理工作從而將我國檔案管理工作發(fā)揚光大。本文主要就當前我國企業(yè)管理中對于檔案工作的管理現(xiàn)狀出發(fā)，在不斷的改革和完善過程中，進一步培養(yǎng)企業(yè)檔案管理工作人員的高度責任感。尤其是當今的知識經(jīng)濟時代，檔案管理的工作也在原有的基礎(chǔ)上更趨于數(shù)字信息管理話。

關(guān)鍵詞：檔案管理；完善；工作建設；分析

一、新時期企業(yè)檔案管理體制、模式的建構(gòu)背景

隨著信息科技的不斷發(fā)展和網(wǎng)絡技術(shù)的普及，檔案管理也隨著時代的潮流發(fā)生了翻天覆地的變化，傳統(tǒng)的檔案管理體制在當今數(shù)字化管理體制的沖擊下已經(jīng)逐步被淘汰，取而代之的是依賴計算機操作系統(tǒng)的電子檔案管理手段。傳統(tǒng)手寫模式的檔案管理歷經(jīng)了單機數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡信息管理模式和如今的知識管理模式，在這些不斷發(fā)展的管理模式中對其管理的流程和管理的手段等也都發(fā)生了相應的轉(zhuǎn)變。

細數(shù)上世紀，對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產(chǎn)生和發(fā)展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉(zhuǎn)化為檔案看作是一個整體過程、檔案整體運動過程由于檔案價值形態(tài)的變化可劃分為若干個階段、不同階段的檔案與服務對象、保存場所和管理方式之間具有內(nèi)在的對應關(guān)系。

二、企業(yè)檔案存在的問題

1.企業(yè)檔案工作缺乏長期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則

企業(yè)檔案工作在各級領(lǐng)導的重視下進行了檔案的達標升級工作。但達標工作作為一項運動，一次考試在進行，整個過程加班加點，在短時間內(nèi)取得了一定的效果，但達標以后，就出現(xiàn)后力不足，沒有長期性和連續(xù)性，再由于部分干部對檔案綜合管理的參與程度不夠，對檔案在企業(yè)中的重要作用的認識不足，甚至有部分還認為檔案室就是資料沒有地方存放了就放的地方，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領(lǐng)導、無計劃；在任務、無落實；有形式、無效果；檔案工作缺乏應有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。

2.網(wǎng)絡是電子文件的生存基礎(chǔ)也是引起管理問題的根源

與手工處理方式相比，電子檔案計算機網(wǎng)絡在保密防護方面有三個弱點：一是數(shù)據(jù)的可訪問性。數(shù)據(jù)信息可以很容易被終端用戶拷貝下來而不留任何痕跡。二是信息的聚生性。當信息以零散形式存在時，其價值往往不大，一旦網(wǎng)絡將大量關(guān)聯(lián)信息聚集在一起時，其價值就相當可觀了。三是設防的困難性。盡管網(wǎng)絡可以層層設防，但對一個熟悉網(wǎng)絡技術(shù)的人來說，下些功夫就可能會突破這些關(guān)卡。

3.檔案工作缺乏制度化的管理程序

就當前大多數(shù)企業(yè)的檔案管理來說，不少的問題出現(xiàn)在于對檔案管理的不規(guī)范，如，檔案的收集，在檔案的收集過程中，缺少強制力度，不少員工對于檔案管理工作的配合嗤之以鼻，對于檔案的收集想交就交，不想交就不交，沒有對檔案的重要性引起重視，使檔案機構(gòu)與檔案制度形同虛設；其次，對于檔案的整理工作也不規(guī)范。隨著一些企業(yè)的發(fā)展腳步增快，可能其企業(yè)內(nèi)部的員工流動量較大，新、舊員工的出入不斷，由于一些檔案工作人員專業(yè)素養(yǎng)的差距，沒有在立卷過程中有效的按照卷內(nèi)文件目錄順序進行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。

三、新時期企業(yè)檔案管理體制模式一信息一體化管理模式

1.信息一體化管理

信息一體化管理，其實就是指企業(yè)的檔案工作、情報工作、圖書工作的一體化。在企業(yè)，這種綜合性信息管理機構(gòu)一般稱為信息中心。不但可以利用檔案史料中的信息編寫反映企業(yè)發(fā)展歷程、企業(yè)文化、科技成果等編研成果，而且還可以展現(xiàn)出企業(yè)的輝煌歷史、提高企業(yè)的市場信譽和增強企業(yè)的社會效益。

2.檔案一體化管理

（1）對以往所有的檔案進行電子化處理

據(jù)了解，目前市場上已有軟件供應商開發(fā)出“大規(guī)模圖文資料數(shù)字化”的系統(tǒng)，可以把紙質(zhì)文件掃描后壓縮為光盤存儲，且可以通過關(guān)鍵詞、詞或邏輯檢索。我們計劃引進這些系統(tǒng)，將公司現(xiàn)存的所有紙質(zhì)文書檔案收錄為電子檔案。并且做好備份，拷貝二套，保存一套，借閱一套，分開異地保存，這樣既方便檔案的查閱和使用，又可以大大提高檔案的安全性。

（2）檔案一體化的原則

在實行信息一體化管理的過程中，必須要遵循以下原則：一是全程管理原則，電子文件環(huán)境中，文件、檔案界限不再顯而易見，文件和檔案工作人員界限也日趨模糊，文件與檔案工作實行全程管理，將可以大大提高信息共享，提高效率；二是前端控制原則，前端控制原則是以文件生命周期為基礎(chǔ)，將文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作是一個完整的過程。三是集成管理原則，集成管理是對管理要素的科學重組，是全程管理思想的延伸和深化。

（3）文件、檔案一體化管理的具體內(nèi)容

文件、檔案一體化管理的具體內(nèi)容包括文件、檔案生成控制的一體化、流程管理的一體化和信息利用的一體化。文件、檔案生成控制的一體化指在文件最初生成階段、對電子文件就是在系統(tǒng)設計階段，就應當樹立檔案管理意識，確保生成文件符合檔案管理功能要求；流程管理的一體化指對檔案運動流程實施統(tǒng)籌規(guī)劃、全面控制和綜合管理。在信息技術(shù)下的文件、檔案一體化管理中，使文件、檔案和信息在合理的協(xié)調(diào)下，發(fā)揮出其最大的功效。

總結(jié)

總的來說，企業(yè)單位管理水平的體現(xiàn)恰恰正是該企業(yè)面貌的最好展示，檔案的管理在最大價值上發(fā)揮出其利于公司管理和擁有資源的體現(xiàn)。知識經(jīng)濟信息時代的電子檔案管理技術(shù)的推進，將檔案管理的重要性發(fā)揮的淋漓盡致。在多媒體技術(shù)的良好利用下，對檔案進行省時、省力整理，提高了檔案的質(zhì)量，為更好的保存檔案提供了有力的保證，為實現(xiàn)檔案的價值、發(fā)揮檔案的作用提供了有利的保證，從而促進企業(yè)的更好的發(fā)展。

（作者單位：巨野縣人力資源和社會保障局）