新形勢(shì)下科技檔案管理模式創(chuàng)新研究

仲穎穎+于鳳鳳

摘要：隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案的管理工作中也朝著科技化的方向發(fā)展，科技檔案成為檔案形式的一種跨越和發(fā)展，加強(qiáng)科技檔案的管理工作是社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求，也是實(shí)現(xiàn)科技工作的一個(gè)重要手段，煙草行業(yè)的基層檔案部門更應(yīng)該加大科技檔案的管理力度，讓科技檔案發(fā)揮相應(yīng)的作用，以適應(yīng)現(xiàn)代化的要求。當(dāng)前的科技檔案管理過程中還存在一些問題，針對(duì)這些問題，要及時(shí)采取相應(yīng)的措施進(jìn)行應(yīng)對(duì)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；模式；科技

一、科技檔案管理模式創(chuàng)新的重要性

一個(gè)與時(shí)俱進(jìn)的科學(xué)檔案管理制度還有利于促進(jìn)單位的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，提高該單位在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)力。因此在我國(guó)經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的形勢(shì)下，必須要做好檔案管理工作，要與時(shí)俱進(jìn)不斷地對(duì)科技檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新與改革，要不斷地對(duì)新的科技檔案管理制度進(jìn)行嘗試，才能找到適合單位發(fā)展的檔案管理制度。

二、新形勢(shì)下科技檔案管理工作中存在的問題

（一）認(rèn)識(shí)不到位

對(duì)工作的認(rèn)識(shí)程度將直接關(guān)系到其工作的成果。在檔案管理工作中，許多單位對(duì)于這項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)還不到位。導(dǎo)致在單位中科研文件的歸檔量極少，遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于文書檔案的歸檔量。同時(shí)單位中組織的一些科技活動(dòng)以及項(xiàng)目的檔案，在相關(guān)部門中也僅僅保存著同活動(dòng)相關(guān)的立項(xiàng)與驗(yàn)收方面的數(shù)據(jù)，而在活動(dòng)實(shí)行過程中的數(shù)據(jù)卻沒有進(jìn)行記錄，就更不用提檔案了。這就出現(xiàn)了一種重要檔案沒有進(jìn)行存檔，存檔的檔案起不到應(yīng)有作用的怪現(xiàn)象存在，由于科研工作的特殊性，這種重要文檔缺失的情況會(huì)對(duì)科研部門的工作帶來(lái)極大的負(fù)面影響。

（二）法律法規(guī)不健全

在我國(guó)，只有一部保密法來(lái)對(duì)我國(guó)檔案工作的保密方面進(jìn)行規(guī)范，但是在這僅有的一項(xiàng)法律中，由于其年代較久，且近年來(lái)我國(guó)各方面的發(fā)展速度非常的迅速。這就導(dǎo)致了在這部法律中很多方面的規(guī)定都比較滯后，不能根據(jù)當(dāng)今社會(huì)的實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行規(guī)定。同時(shí)其對(duì)于科技檔案的保密方面也缺乏有效的規(guī)定。這就會(huì)使工作人員在對(duì)單位檔案管理制度的制定過程中沒有參考，缺少依據(jù)。無(wú)論是對(duì)于檔案的工作人員來(lái)說(shuō)還是單位的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，都存在著一定的困難。

（三）檔案利用率低

檔案工作存在的目的就是以健全的檔案管理對(duì)單位中各部門對(duì)檔案的需求進(jìn)行服務(wù)，同時(shí)要具備制度性、效率性的特點(diǎn)。而在目前我國(guó)的檔案工作中，在各個(gè)環(huán)節(jié)還是存在著許多這樣或那樣的問題，一些單位中對(duì)于檔案工作的機(jī)構(gòu)、設(shè)施以及工作人員還是不能夠完全按照我國(guó)新形勢(shì)下的工作要求。同時(shí)，單位中的一些檔案服務(wù)體系也有待加強(qiáng)。

三、實(shí)現(xiàn)科技檔案管理模式創(chuàng)新的對(duì)策

（一）把科技檔案管理納入總體發(fā)展規(guī)劃

科學(xué)檔案不僅是單位重要的無(wú)形資產(chǎn)，其本身的發(fā)展?jié)摿σ彩欠浅４蟮?。因此單位領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)科技檔案的管理給予高度的重視，不僅要把其當(dāng)做是科技管理部門的重要事情，還要把其納入議事日程當(dāng)中來(lái)。而在科技檔案的人力資源與管理經(jīng)費(fèi)上，領(lǐng)導(dǎo)也要給大力支持，并且加強(qiáng)對(duì)其重要性的宣傳力度，從而使各個(gè)部門都重視科技檔案的管理。

（二）加強(qiáng)科技檔案的保管

對(duì)于科技檔案而言，其安全性完整性是檔案管理的重要方面。以防為主，加強(qiáng)防治結(jié)合，做到不使檔案分散，不使檔案之間發(fā)生混亂，不使檔案丟失和損壞。對(duì)于檔案的保密，更是要加強(qiáng)，要建立起嚴(yán)格的安全保護(hù)措施，防止科技檔案管理中發(fā)生泄密，比如一些加密級(jí)的文檔，可以采取加密的措施，對(duì)于紙質(zhì)文檔可以放在保險(xiǎn)柜中進(jìn)行保存，對(duì)于電子文檔則可以放在一個(gè)沒有連接網(wǎng)絡(luò)的電腦中進(jìn)行保存，以防止檔案的泄密。

（三）提高科技檔案管理工作的服務(wù)意識(shí)

在今后的科技檔案管理工作中，管理者應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，確保檔案管理工作能夠發(fā)揮其作用。一方面需要加強(qiáng)服務(wù)教育，提高工作人員的服務(wù)意識(shí)。在科技檔案管理中需要樹立“用戶至上”的管理理念，確?？萍紮n案信息的有效使用。另一方面需要了解用戶的需要，不斷改善服務(wù)手段?？萍紮n案管理工作中可以利用現(xiàn)代化的管理手段，完善檔案信息管理系統(tǒng)，不斷完善檔案信息庫(kù)的建設(shè)，完善網(wǎng)絡(luò)檢索功能，保障用戶能夠第一時(shí)間找到所需要的信息資源，提高檔案管理工作的效率和水平，保證科技檔案管理工作能夠真正滿足用戶的實(shí)際需要。

（四）改善科技檔案管理方式

科技檔案作為單位的重要信息，對(duì)于各項(xiàng)工作的開展有著十分重要的作用，在今后的科技檔案信息管理中需要進(jìn)一步完善科技檔案的管理方式，創(chuàng)新管理手段，提高管理效率和管理水平。一方面可以對(duì)科技檔案進(jìn)行合理的科學(xué)的分類工作，科技檔案比較復(fù)雜，要想提高科技檔案信息的利用率，及時(shí)找到想要的信息，合理的分類是必不可少的，科技檔案管理工作人員需要建立科學(xué)的分類方式，對(duì)檔案信息進(jìn)行有效地整合。另一方面需要對(duì)科技檔案工作進(jìn)行合理的分工，提高工作效率?？萍紮n案信息管理中合理的分工是必不可少的，通過合理分工可以有效地提高工作效率，充分發(fā)揮每一個(gè)工作人員的作用。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，面對(duì)目前科技檔案管理模式存在的主要問題，我們要敢于突破陳規(guī)，堅(jiān)持辯證的否定觀，做到不唯上，不唯書，只唯實(shí)，勇于創(chuàng)新，探索新形勢(shì)下符合時(shí)代要求的科技檔案管理模式。

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