在新形勢(shì)下檔案管理工作新思路探索

摘 要：作為各單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)的一項(xiàng)重要保障，檔案管理工作對(duì)促進(jìn)社會(huì)發(fā)展，維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定起著關(guān)鍵的作用。隨著社會(huì)發(fā)展和時(shí)代的進(jìn)步，檔案管理工作的有效開展也必須伴隨著創(chuàng)新和改變，檔案管理工作新思路的探索成為目前檔案管理工作中一項(xiàng)重點(diǎn)問題。本文根據(jù)新形勢(shì)的特點(diǎn)，結(jié)合自身的工作經(jīng)驗(yàn)，分析了目前檔案管理工作中所存在的問題，并對(duì)新形勢(shì)下的檔案管理工作新思路進(jìn)行了探討，希望能對(duì)檔案工作人員有所幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理；新形勢(shì)；新思路

隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，人們對(duì)檔案管理工作也提出了越來越多的要求。檔案管理工作要想更好地開展，就得符合時(shí)代潮流，借助先進(jìn)的科技手段，拋棄傳統(tǒng)管理方法的弊端，揚(yáng)長(zhǎng)避短，利用檔案管理新思路以保證檔案管理工作更好地進(jìn)行。然而實(shí)際情況卻是，盡管有一部分領(lǐng)導(dǎo)和管理人員看到了新形勢(shì)下檔案管理工作的轉(zhuǎn)變趨勢(shì)，然而多數(shù)公司企業(yè)尚未意識(shí)到當(dāng)下檔案管理工作的新思路及其重要性，這樣傳統(tǒng)思想仍主導(dǎo)著檔案管理工作的開展，導(dǎo)致缺乏創(chuàng)新且效率低下。下面本文將對(duì)目前新形勢(shì)下檔案管理工作存在的問題進(jìn)行詳細(xì)分析，并對(duì)新思路進(jìn)行探索。

1 新形勢(shì)下檔案管理工作存在的問題

1.單位或部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視程度不夠

我國(guó)早已為檔案工作立法，如《檔案法》和《企業(yè)檔案管理辦法》等。這些法律規(guī)定雖然規(guī)定了任務(wù)和要求，但是檔案工作的重要性仍得不到一些企業(yè)部門的重視。多數(shù)企業(yè)意識(shí)上不到位，一些領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，導(dǎo)致企業(yè)在檔案管理工作上投入有限，檔案管理工作無法順利開展。這樣持續(xù)下去檔案管理工作就會(huì)陷入混亂，從而影響到整個(gè)企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)。

2.檔案管理工作基礎(chǔ)業(yè)務(wù)薄弱

盡管目前有許多企業(yè)都設(shè)有檔案管理工作崗位，但是欠缺與檔案管理崗位相配套的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)。大多數(shù)企業(yè)雖然都確定了檔案管理制度，但是卻沒有安排特定的機(jī)構(gòu)和人員去監(jiān)督落實(shí)情況。有時(shí)檔案管理工作不合規(guī)范，可是由于缺少人或部門監(jiān)督，就出現(xiàn)了漏網(wǎng)之魚，有時(shí)一些小企業(yè)甚至?xí)霈F(xiàn)未經(jīng)國(guó)家允許非法銷毀一些檔案，這會(huì)對(duì)檔案管理工作造成十分惡劣的影響。

3.檔案管理人員素質(zhì)水平不到位

由于大部分檔案管理工作人員屬于兼職，他們的專業(yè)素養(yǎng)就很讓人擔(dān)心。一些檔案管理人員并未接受過專業(yè)培訓(xùn)，屬于經(jīng)驗(yàn)型的工作人員，但是檔案管理工作中又是一份專業(yè)性很強(qiáng)的工作，并且對(duì)工作人員的職業(yè)操守、道德水平、工作態(tài)度等都有很嚴(yán)格的要求。這樣盡管員工具有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，但是由于缺乏專業(yè)知識(shí)和職業(yè)素養(yǎng)而對(duì)工作認(rèn)識(shí)不全面，從而不能勝任檔案管理這份工作，大大影響了工作效率和質(zhì)量。

4.檔案資源不能合理利用

一些工作人員和企業(yè)認(rèn)為，檔案管理僅僅需要做好收集、整理和保管工作，對(duì)于檔案資源的利用卻只字不談。這實(shí)際上是錯(cuò)誤的想法，檔案管理工作流程既包括檔案的收集、整理和保管工作，還包括檔案資源的開發(fā)和利用，而后者正是檔案作為企業(yè)文化財(cái)富的體現(xiàn)。沒能做到利用好檔案所提供的資源，檔案工作就不能算作合格。

2 新形勢(shì)下檔案管理工作新思路

1.建立檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度

要想更好地開展檔案管理工作，首先要做的就是樹立檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度。這里樹立檔案管理意識(shí)的主體包括兩方面，一是檔案管理工作者，二是單位領(lǐng)導(dǎo)，其中單位領(lǐng)導(dǎo)的重視尤為重要，只有領(lǐng)導(dǎo)重視了，才會(huì)從各方面配合檔案管理工作的開展，才會(huì)明白在檔案管理中投入人力財(cái)力物力的重要意義，促進(jìn)檔案管理工作有條不紊地進(jìn)行；其次，檔案管理工作人員也要對(duì)自己的工作有足夠清晰的認(rèn)識(shí)，明白自己所處崗位的職責(zé)，只有這樣，員工才會(huì)認(rèn)真對(duì)待檔案管理這份工作，保證檔案管理工作正常開展。

2.加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

隨著信息化技術(shù)席卷全球，檔案管理工作的信息化就顯得格外重要。借助存儲(chǔ)技術(shù)，檔案管理工作快速并且保質(zhì)保量完成，極大地提高了工作效率。為了加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，首先需要人力、物力、財(cái)力等多方面投入，這就需要經(jīng)費(fèi)的支持。有了經(jīng)費(fèi)，才能購(gòu)買一批先進(jìn)的管理設(shè)備，培養(yǎng)優(yōu)秀的管理人才，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，使檔案管理工作更好地開展。因此，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極重視檔案管理工作并投入一定的財(cái)力，幫助購(gòu)買一批先進(jìn)的信息化管理設(shè)備，對(duì)員工進(jìn)行科學(xué)的技術(shù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，讓他們熟練掌握信息化管理操作方法和流程；另外，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化的宣傳工作；最后，還應(yīng)培養(yǎng)出一支穩(wěn)定的高素質(zhì)管理團(tuán)隊(duì)，提高企業(yè)的檔案管理工作的可靠性和穩(wěn)定性。

3.對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)進(jìn)行創(chuàng)新，充分利用檔案資源

傳統(tǒng)的檔案管理工作僅限于檔案的建立、保存和維護(hù)，對(duì)檔案基本一視同仁，并沒有采取區(qū)別對(duì)待，而當(dāng)涉及到科技類項(xiàng)目的時(shí)候，就容易出一些問題?？萍柬?xiàng)目檔案多屬于科技檔案的范疇，其主要內(nèi)容涉及到公司的項(xiàng)目資料、設(shè)計(jì)產(chǎn)品等核心內(nèi)容，與企業(yè)將來的前途休戚相關(guān)，因此對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)進(jìn)行創(chuàng)新尤為重要。首先，企業(yè)應(yīng)建立健全檔案管理工作制度，保證檔案管理工作能夠有效開展，對(duì)檔案妥善、準(zhǔn)確地保存，一旦出現(xiàn)變化就要對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)更新，保證檔案的及時(shí)準(zhǔn)確性和時(shí)效性，讓檔案資源得到充分的利用和發(fā)揮。此外，對(duì)于數(shù)字類型的檔案，企業(yè)積極建立起檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源價(jià)值的最大化。

4.提升檔案管理工作人員的整體水平，創(chuàng)建高素質(zhì)管理團(tuán)隊(duì)

對(duì)企業(yè)而言，要想保證檔案管理工作順利進(jìn)行，就要有一支專業(yè)化管理團(tuán)隊(duì)。這支團(tuán)隊(duì)首先應(yīng)具有一定的專業(yè)知識(shí)和管理技巧，同時(shí)還應(yīng)具有計(jì)算機(jī)專業(yè)的能力。在檔案管理工作開展的過程中，應(yīng)能始終保證工作的連續(xù)性，若出現(xiàn)人員變動(dòng)情況，則檔案管理工作整體效率不應(yīng)有所下降。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)積極開展培訓(xùn)工作，讓工作人員通過培訓(xùn)掌握先進(jìn)的工作理念和技巧，從交流中獲取工作經(jīng)驗(yàn)，從而更好地應(yīng)用到檔案管理工作中去。

5.緊抓檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)

檔案對(duì)于企業(yè)和個(gè)人來說都是非常重要的財(cái)富，因此檔案的保管尤為重要，這就要求做好檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)?；A(chǔ)建設(shè)主要包括幾個(gè)方面內(nèi)容，首先是硬件設(shè)施方面，應(yīng)具有專門的存放室來保管；其次是環(huán)境方面，應(yīng)保證寬敞、通風(fēng)，避免紙質(zhì)檔案發(fā)霉腐爛；然后是整理方面，應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理中組卷整理的相關(guān)要求來進(jìn)行。除此以外，還應(yīng)滿足現(xiàn)代化辦公需求，為檔案管理工作人員配備電腦和打印機(jī)等設(shè)備，從而大幅提升檔案管理工作的效率。最后，檔案管理工作人員還應(yīng)做好防火防腐等防范工作，確保檔案的萬無一失。

3 結(jié)語(yǔ)

新形勢(shì)，新思路，新模式。在信息量爆炸科技不斷進(jìn)步的今天，檔案管理工作必須做出相應(yīng)的對(duì)策，從而讓檔案管理工作符合時(shí)代發(fā)展潮流，讓檔案管理更好地服務(wù)群眾和社會(huì)。目前當(dāng)前我國(guó)檔案管理工作仍然具有一些不足之處，而這些不足又會(huì)從各方面來影響社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。因此，各企業(yè)單位必須重視新形勢(shì)下檔案管理的思路創(chuàng)新，利用正確的思路改變傳統(tǒng)的模式，推動(dòng)檔案管理工作朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

何霞（1969-），女，四川都江堰市，四川省疾病預(yù)防控制中心，大專，助理館員，研究方向，檔案管理。endprint