論檔案管理中的音像檔案管理

梁冬晨

摘 要：檔案管理主要涵蓋檔案實(shí)體管理、專(zhuān)門(mén)檔案管理和檔案信息化以及檔案信息資源開(kāi)發(fā)等內(nèi)容。音像檔案作為一種專(zhuān)門(mén)檔案，分為視覺(jué)、聽(tīng)覺(jué)、試聽(tīng)綜合三類(lèi)，包括照片檔案、唱片檔案、錄音檔案、聲像檔案等等，在整個(gè)檔案工作和社會(huì)事業(yè)中都占據(jù)著舉足輕重的地位。現(xiàn)筆者就以照片檔案和錄音錄像檔案為重點(diǎn)，淺析音像檔案的管理與利用。

關(guān)鍵詞：管理；照片檔案；音像檔案

1 照片檔案

1.照片檔案的構(gòu)成及種類(lèi)。

照片檔案是用照相機(jī)將影像攝錄于感光材料上而形成的檔案，是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，有保存價(jià)值的以感官材料為載體，以影像為主要反映方式的歷史記錄。照片檔案主要由底片、照片及文字說(shuō)明三部分構(gòu)成。

底片和照片有著十分密切的聯(lián)系，為了避免在頻繁地使用過(guò)程中受到磨損、丟失等，往往采用復(fù)制底片的方法，制作翻版底片。在歸檔時(shí)，每張底片必須附有一張照片，作為照片檔案保存，并需要以文字說(shuō)明起到解釋說(shuō)明、串聯(lián)整體、補(bǔ)充說(shuō)明等的作用。文字說(shuō)明與底片和照片相輔相成，是照片檔案不可缺少的一部分，沒(méi)有文字說(shuō)明，就難以理解照片上的內(nèi)容。

照片檔案從不同角度可以分成不同的種類(lèi)，按照攝影目的和表現(xiàn)的方式可以分為新聞?wù)掌瑱n案、科技照片檔案、藝術(shù)照片檔案、公務(wù)活動(dòng)照片檔案等。

2.照片檔案的特點(diǎn)。

照片檔案是以感光材料為載體，以影像為反映信息的一種方式，它可以記錄宏觀世界的各種事物，又可以記錄微觀世界的諸多現(xiàn)象。它給人一種直觀感，能使記錄的事物形意結(jié)合，形象生動(dòng)。它具有真實(shí)性、形象性、直觀性、生動(dòng)性、交流性等特點(diǎn)。

3.照片檔案的管理。

科學(xué)、合理地管理好照片檔案，是身為檔案管理者的重要工作內(nèi)容之一，而廣泛收集、科學(xué)整理、安全保管則是管理好照片檔案的基礎(chǔ)。

（1）在照片檔案的收集上，要按照國(guó)家頒布的《照片檔案管理規(guī)范》和相關(guān)規(guī)定，通過(guò)一定的接收制度和專(zhuān)門(mén)征集的辦法，將有價(jià)值的照片整理和保存起來(lái)。

照片檔案的收集要求包括：

第一，要建立照片檔案的收集、歸檔制度。按照《照片檔案管理規(guī)范》和有關(guān)規(guī)定，指定出切實(shí)可行的照片檔案歸檔制度。對(duì)歸檔時(shí)間、方式、范圍、方法等做出規(guī)定使之制度化。

第二，保證接收質(zhì)量和數(shù)量。照片檔案在接收中，除了要保證檔案照片在形成中的質(zhì)量外，還要保證照片內(nèi)容的質(zhì)量。在接收數(shù)量上，也要結(jié)合檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)有所控制。數(shù)量太少容易出現(xiàn)漏洞和缺憾，不能準(zhǔn)確表達(dá)檔案內(nèi)容；而數(shù)量太多則需要去粗取精、合并同類(lèi)等。

第三，按照《照片檔案管理規(guī)范》的規(guī)定，具體歸檔和收集范圍應(yīng)包括：

一是反映本單位主要職能活動(dòng)和工作成果是我照片檔案；而是領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的照片；三是反映本地區(qū)重大事件、重大事故、自然災(zāi)害及異常現(xiàn)象的照片；四是本單位組織或參加的重要外事活動(dòng)的照片；五是與本單位其它載體檔案有密切聯(lián)系的照片；六是反映本地區(qū)地理、古跡、以及自然風(fēng)光和民間風(fēng)俗的照片；七是其他有保存價(jià)值的照片。

在實(shí)際工作中，可以根據(jù)本單位照片檔案的實(shí)際情況，結(jié)合《照片檔案管理規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定確定收集范圍。

（2）照片檔案的整理

照片檔案的整理方法因照片檔案的數(shù)量、狀況和保管單位等也有較大的差別。照片檔案在整理時(shí)應(yīng)本著有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和提供利用的原則。照片檔案的底片應(yīng)單獨(dú)整理和存放，照片和文字說(shuō)明應(yīng)一同整理和存放。

第一，關(guān)于底片。對(duì)于底片數(shù)量少的單位，在整理底片時(shí)可以不分類(lèi)，按照底片收集和整理的先后順序進(jìn)行流水編號(hào)?？梢杂描F筆刻寫(xiě)在底片乳劑面片邊或是刻寫(xiě)在齒孔間的乳劑面上，注意在刻寫(xiě)時(shí)不要損傷影像；對(duì)于底片數(shù)量多的單位，可以按照制成材料、年度、內(nèi)容等分類(lèi)。底片經(jīng)過(guò)分類(lèi)編號(hào)后，要進(jìn)行目錄登記，以備查閱。

第二，關(guān)于照片。照片的分類(lèi)與編目，主要是根據(jù)本單位的實(shí)際收集情況和利用者的需要而定。一般是按照照片反映的內(nèi)容或不同類(lèi)的專(zhuān)題進(jìn)行分類(lèi)。如果數(shù)量少，可以用歸類(lèi)的方法；數(shù)量多還可以進(jìn)行細(xì)分。照片分類(lèi)后，應(yīng)該將照片組成案卷。以便查找和后續(xù)利用。

第三，關(guān)于文字說(shuō)明。文字說(shuō)明包括時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由、背景、攝影者等六個(gè)要素。除了這六個(gè)基本要素外，還應(yīng)說(shuō)明研究課題、商品或產(chǎn)品名稱(chēng)、工程項(xiàng)目等等。文字說(shuō)明是照片檔案中不可或缺的一部分，沒(méi)有文字說(shuō)明，照片檔案就不完整，因此，需要及時(shí)找到有關(guān)部門(mén)和人員予以補(bǔ)充。文字說(shuō)明分為兩種。一種是在每一卷或一組照片內(nèi)的每張照片的文字說(shuō)明，另一種是在每一案卷或一組照片的總說(shuō)明。

（3）照片檔案的保管

照片檔案的保管，要有適宜的外部環(huán)境。有條件的單位應(yīng)該設(shè)立專(zhuān)用庫(kù)房，即使沒(méi)有庫(kù)房的單位，在保存照片檔案時(shí)，也應(yīng)該在具有密封、防潮或濕度較小、通風(fēng)干燥的環(huán)境下。溫度以14—24℃，相對(duì)濕度40—60%為宜。底片要求在13—15℃，相對(duì)濕度35—45%為宜，此外，就是庫(kù)房?jī)?nèi)的晝夜溫差在3℃，濕度變化不應(yīng)大于±5%。照片檔案的庫(kù)房或是存放地要保持干凈整潔，防塵、防霉、防有害氣體等。

照片檔案和文檔檔案在保存上有一定的區(qū)別。一般情況下，照片檔案應(yīng)使用專(zhuān)門(mén)的裝具，如相冊(cè)、照片檔案冊(cè)、照片分類(lèi)卡等。也有在照片的背面，按照格式規(guī)定填寫(xiě)有關(guān)內(nèi)容，然后進(jìn)行壓膜塑封。

底片可以采用底片冊(cè)、底片袋來(lái)保管。使用底片冊(cè)時(shí)，在底片紙袋上編上底片號(hào)、分類(lèi)號(hào)、底片號(hào)等。使用底片袋，也應(yīng)標(biāo)注上單位名稱(chēng)、底片號(hào)、底片內(nèi)容等，并放入專(zhuān)用櫥柜內(nèi)。

2 錄音錄像檔案

錄音檔案是用機(jī)械、光學(xué)或電磁等方法把聲音記錄下來(lái)而形成的檔案。錄像檔案是用光學(xué)、電磁等方法記錄圖像和伴音信號(hào)而形成的檔案。

錄音錄像檔案有存儲(chǔ)性、再現(xiàn)性等特點(diǎn)。此外，由于錄音、錄像檔案載體的特殊，有膠帶、磁帶、光盤(pán)等，還決定了錄音、錄像檔案的特殊性這一特點(diǎn)。

1.錄音、錄像檔案的收集、分類(lèi)與整理。

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理也進(jìn)入了檔案信息化和檔案信息資源開(kāi)發(fā)的時(shí)代。錄音、錄像檔案作為一種專(zhuān)門(mén)的檔案，在整個(gè)檔案工作中占據(jù)著舉足輕重的地位。

錄音、錄像檔案收集之后要進(jìn)行驗(yàn)收。核對(duì)錄音錄像登記表、檢查各項(xiàng)內(nèi)容是否完備清楚，手續(xù)是否齊全，還要核對(duì)內(nèi)容和技術(shù)狀況。

錄音、錄像檔案可以按照內(nèi)容、數(shù)量、時(shí)間等進(jìn)行分類(lèi)，與錄音、錄像形成的文字材料，如報(bào)告、演講稿、記錄說(shuō)明等材料，也要收集歸檔，與錄音、錄像檔案統(tǒng)一整理，分別保管。

錄音、錄像檔案一般以盒或盤(pán)為保管單位，按照檔案的先后次序進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、登記目錄。

2.錄音、錄像檔案的保管

錄音、錄像檔案載體的特殊性要求保管此類(lèi)檔案也要有良好的環(huán)境條件。一般要求保管錄音、錄像檔案的環(huán)境溫度在15—25℃，相對(duì)濕度45—60%為宜。因?yàn)榇艓菀资軠貪穸鹊挠绊?。為避免由于溫差而在磁帶上產(chǎn)生結(jié)露想象，磁帶從庫(kù)房取出后，應(yīng)先放在工作間過(guò)度5—8個(gè)小時(shí)。

存放磁帶的庫(kù)房必須遠(yuǎn)離有強(qiáng)磁場(chǎng)設(shè)備的場(chǎng)所，避免磁帶退化或磁化。避免強(qiáng)光照射，垂直放置，使其均勻受力，以免變形。另，磁帶卷繞要松緊適度，一般要在半年就贏按照播放速度重新卷繞一次。為了使磁帶內(nèi)的信息能夠長(zhǎng)久保存，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況定期轉(zhuǎn)錄。

做好音像檔案管理，不僅是為了全面真實(shí)地反映檔案記載情況，更是激勵(lì)著檔案管理工作者不斷更新檔案管理觀念、勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段的挑戰(zhàn)。endprint