提升事業(yè)單位檔案管理信息化的方法策略

羅玲

摘 要：我國(guó)事業(yè)單位對(duì)信息化檔案管理的需求來(lái)源于我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)水平的不斷提高以及檔案資料的日漸增多。而檔案資料對(duì)于事業(yè)單位的信息安全和管理有著重要的作用，因而現(xiàn)階段利用信息化手段提升事業(yè)單位檔案管理的水平是具有良好的應(yīng)用價(jià)值的。本文從提升事業(yè)單位檔案管理信息化的方法策略入手，通過(guò)研究明確如何在現(xiàn)代事業(yè)單位檔案數(shù)量和安全要求不斷提升的現(xiàn)實(shí)環(huán)境下應(yīng)用信息化管理手段提升事業(yè)單位檔案管理水平的相關(guān)措施。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化

要建設(shè)中國(guó)特色社會(huì)主義的現(xiàn)代化，檔案事業(yè)是不可忽視的部分；要想真正保護(hù)好事業(yè)單位歷史變革和發(fā)展的真實(shí)面貌，留給后代一個(gè)真實(shí)可信的事業(yè)單位發(fā)展歷史，避免人們的遺忘或是歪曲，離不開細(xì)致的檔案工作，離不開檔案中對(duì)這些歷史大事的原始記憶。因而事業(yè)單位對(duì)內(nèi)部檔案的管理工作具有非凡的重要性，而檔案數(shù)量的激增和落后的管理手段對(duì)檔案本身的損害都要求我們對(duì)其進(jìn)行管理方式的變革，這就凸顯了互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下信息化檔案管理的重要作用。

1 事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案管理理念的理解不夠準(zhǔn)確，部分檔案法規(guī)內(nèi)容滯后

檔案管理理念指的是依據(jù)檔案管理的具體任務(wù)的形式界定管理的規(guī)程和執(zhí)行的方法，確定檔案管理制度的權(quán)利與義務(wù)，保證權(quán)利與義務(wù)的實(shí)施。但目前在事業(yè)單位的檔案管理中，對(duì)檔案管理理念的理解還不夠準(zhǔn)確，所以檔案管理工作沒(méi)有足夠的針對(duì)性，檔案管理更多的應(yīng)該體現(xiàn)出其服務(wù)性和管理性并重的特點(diǎn)。其目的是對(duì)管理秩序進(jìn)行科學(xué)有效的規(guī)范，進(jìn)而推動(dòng)檔案部門為社會(huì)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，從而更有效地發(fā)揮其的社會(huì)方面功能。但目前的檔案管理只注重保存，對(duì)檔案的利用有所忽略，注重檔案的管理卻忽視其服務(wù)性。

（二）事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理制度缺失、執(zhí)法工作監(jiān)督不力

部分事業(yè)單位人為的因素還極大地存在于檔案管理中，不重視法治，影響了檔案管理使用效率，盡管我國(guó)已有一套系統(tǒng)的檔案法規(guī)，但具體實(shí)施時(shí)，檔案管理不合規(guī)屢見(jiàn)不鮮，主要表現(xiàn)在以下方面：

1、檔案只鑒不毀。這是檔案工作中存在的普遍現(xiàn)象，每年檔案人員都在進(jìn)行檔案收集和價(jià)值鑒定工作，但是檔案除了被按照永久、長(zhǎng)期、短期劃分期限外，對(duì)于到期檔案并沒(méi)有實(shí)行復(fù)審或銷毀，積存現(xiàn)象呈上升趨勢(shì)。

2、價(jià)值判定各自為政。不同時(shí)期，不同鑒定人員對(duì)檔案價(jià)值劃分差異懸殊，同種性質(zhì)文件往往被劃分不同種價(jià)值；對(duì)歸檔范圍與不歸檔范圍的理解出入較大。

3、期限劃分不適合所有門類檔案。經(jīng)濟(jì)合同檔案中由于一個(gè)經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)容的成套性和相關(guān)性較強(qiáng)，對(duì)其進(jìn)行不同期限劃分，一旦把到期檔案銷毀，將打破其完整性和連續(xù)性，可操作性不強(qiáng)，并浪費(fèi)檔案員大量的時(shí)間和精力。

4、重復(fù)件較多。重復(fù)件是事業(yè)單位的”通病”，文件在制作過(guò)程中，疏于管理；在入庫(kù)過(guò)程中，疏于把關(guān)，尤其以文書檔案居多。文件匯集也被存放于檔案庫(kù)房，且堆積嚴(yán)重，事業(yè)單位沒(méi)有及時(shí)通過(guò)鑒定工作來(lái)妥善處理或銷毀，那些時(shí)效性已過(guò)的文件匯集不僅日久塵封，無(wú)人問(wèn)津，且長(zhǎng)期占用庫(kù)房，浪費(fèi)資源，忽視了工作的效率。

（三）檔案管理人員素質(zhì)不高檔案管理管理職能缺失

事業(yè)單位在創(chuàng)立之初由于各方面的限制，有時(shí)各部門人員配置難以齊全，不同職務(wù)人員之間相互兼任的情形時(shí)有發(fā)生，此舉雖然能暫時(shí)緩解人才缺乏的局面，但是如果讓沒(méi)有檔案管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的人員來(lái)兼任檔案管理員或者諸如此類的配置便難免會(huì)造成檔案管理管理混亂的現(xiàn)象。同時(shí)，事業(yè)單位往往將檔案工作被定為“輔助工作”，還有一些事業(yè)單位將其定性為非管理崗位，這種定性的隨意性和模糊性，大大影響了檔案員的積極性，造成專兼職檔案員自身對(duì)檔案工作缺乏活力和自信心。

2 提升事業(yè)單位檔案管理信息化的方法策略

（一）事業(yè)單位的決策者要重視檔案管理信息化，實(shí)現(xiàn)有效管理

事業(yè)單位在不斷的發(fā)展壯大之中，不斷有新的概念和制度涌現(xiàn)出來(lái)，而對(duì)于傳統(tǒng)的事業(yè)單位而言，其領(lǐng)導(dǎo)班子的思維決定了管理的水平，一個(gè)優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)班子應(yīng)該可以做到順應(yīng)事業(yè)單位發(fā)展思路和遠(yuǎn)景規(guī)劃，以不凡的眼光和高超的能力為事業(yè)單位規(guī)劃良性健康的發(fā)展道路，檔案管理信息化就是這樣一個(gè)得益于外部檔案管理環(huán)境的變動(dòng)趨勢(shì)，并且關(guān)乎事業(yè)單位檔案工作的整體層次和發(fā)展的創(chuàng)新管理方法?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代催生了多元化、立體式的檔案管理解決方案，這是由信息化本身便捷、高效、輕量的特點(diǎn)決定的，也是由市場(chǎng)環(huán)境所決定的。在未來(lái)，社會(huì)對(duì)于事業(yè)單位內(nèi)部不同的檔案安全性和管理水平的要求不斷提高，迫切需要靈活度高、運(yùn)作能力強(qiáng)的檔案管理信息化系統(tǒng)作為支撐，故而將檔案管理信息化列為事業(yè)單位發(fā)展壯大的必要選擇，在此理念的支配下進(jìn)行相關(guān)課題的開展和研究，積極的進(jìn)行針對(duì)性業(yè)務(wù)開展，鍛煉本單位既有檔案管理團(tuán)隊(duì)的信息化協(xié)作能力，在檔案管理信息化全面運(yùn)用之時(shí)能夠保證效率的開展相關(guān)信息化工作。積極的進(jìn)行信息化管理嘗試是對(duì)整個(gè)檔案管理趨勢(shì)的認(rèn)同和對(duì)自身能力的肯定，也是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)和與國(guó)際接軌的必要準(zhǔn)備。

（二）對(duì)檔案管理信息化系統(tǒng)配備專門的負(fù)責(zé)人員

當(dāng)前，檔案信息化的飛速發(fā)展，對(duì)檔案部門提出了更高的要求和一些亟待解決的問(wèn)題。也對(duì)檔案管理人員培養(yǎng)提高提出了迫切的需求，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下途經(jīng)加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)人才的培養(yǎng)：一是從硬件建設(shè)和投入上下工夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。事實(shí)證明：只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能通過(guò)對(duì)這些設(shè)備（施）的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運(yùn)用達(dá)到增加業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。二是以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身機(jī)制，保障檔案人員素質(zhì)隨時(shí)代變化而不斷提高?？梢圆扇￠L(zhǎng)期與短期、遠(yuǎn)程與面授相結(jié)合的方式，培訓(xùn)應(yīng)注重效果性與效率性、系統(tǒng)性與實(shí)用性相結(jié)合，通過(guò)繼續(xù)教育、專題講座、業(yè)務(wù)研討會(huì)、學(xué)術(shù)交流及信息技術(shù)培訓(xùn)班的方式，提高檔案信息管理隊(duì)伍的素質(zhì)，建立長(zhǎng)效培訓(xùn)機(jī)制，培養(yǎng)檔案人員將各類有價(jià)值的信息資源整合、分析、挖掘的能力，使檔案人員由傳統(tǒng)的“檔案保管者”變?yōu)椤皺n案信息資源的管理者和傳播者”，從而為大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案信息化發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。要對(duì)本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績(jī)作為業(yè)績(jī)考核的一部分。三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，不斷擴(kuò)大自己的交際面。通過(guò)交流，多學(xué)習(xí)兄弟單位和科（室）利用檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化、知識(shí)創(chuàng)新的經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。

（三）加大信息化檔案執(zhí)法、監(jiān)督力度

要建立健全檔案行政執(zhí)法的責(zé)任制，完善監(jiān)督，從上到下都要進(jìn)行相互的檢查和監(jiān)督。這是是依法治檔的重要保證，可以推動(dòng)相關(guān)工作的科學(xué)性和高效性。要建立符合實(shí)際的、且科學(xué)高效的相關(guān)監(jiān)督制度，進(jìn)行層層監(jiān)督，并對(duì)其中的違法者進(jìn)行懲處。提供法律咨詢服務(wù)，使基層檔案工作者在工作中遇到的法律問(wèn)題能夠方便快捷的得到解決。相關(guān)部門及人員也必須大力進(jìn)行這方面的研究，提高執(zhí)法的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和高效性。

3 結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位檔案管理的水平直接關(guān)系到其未來(lái)發(fā)展以及建設(shè)水平，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的信息化水平建設(shè)有助于實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效率和良好的安全性，對(duì)于事業(yè)單位檔案工作具有重要的意義。

參考文獻(xiàn)

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