不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)字化工作的實(shí)踐

隨著不動(dòng)產(chǎn)登記制度的實(shí)施，社會(huì)上對(duì)土地、房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍的重視程度被提高到新的高度，傳統(tǒng)的紙質(zhì)登記檔案已經(jīng)不能滿足查詢服務(wù)的要求，亟待通過(guò)運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行加工，提高服務(wù)效率和質(zhì)量。本文對(duì)檔案數(shù)字化加工過(guò)程中組織制度的健全，保密措施的完善，質(zhì)量控制的嚴(yán)密和數(shù)據(jù)成果的完備等幾個(gè)方面進(jìn)行了探索。

1 組織制度要健全

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)字化工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。工作實(shí)施之前，要對(duì)館藏土地（房產(chǎn)）檔案進(jìn)行抽樣調(diào)查，對(duì)掃描的工作量做出科學(xué)評(píng)估。結(jié)合實(shí)際情況，成立工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立組織協(xié)調(diào)構(gòu)架，明確工作職責(zé)，落實(shí)工作任務(wù)。同時(shí)建立健全管理制度，根據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T 31-2005）及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，制定檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，明確項(xiàng)目驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)要求項(xiàng)目加工方與檔案主管方簽訂項(xiàng)目保密協(xié)議，在實(shí)體檔案安全保護(hù)、加工場(chǎng)所及工作人員安全保密等方面進(jìn)行制度約束，確保項(xiàng)目安全可控。數(shù)字化掃描工作主要由檔案館內(nèi)部人員進(jìn)行組織協(xié)調(diào)，安全保密、質(zhì)量抽查、成果驗(yàn)收等工作。

2 保密措施要完善

安全保密管控是對(duì)檔案數(shù)字化實(shí)施過(guò)程中存在的不安全因素進(jìn)行預(yù)先評(píng)估，并針對(duì)數(shù)字化工作過(guò)程中人、物、環(huán)境等因素，從技術(shù)和管理層面采取必要的措施，有效控制泄密等安全事故的發(fā)生。檔案數(shù)字化工作的安全保密控制主要有：規(guī)章制度的建立、工作場(chǎng)所的選擇、人員的安全培訓(xùn)、實(shí)體檔案的使用、數(shù)字檔案的備份和存儲(chǔ)等。

（一）保密協(xié)議的簽訂確認(rèn)。項(xiàng)目啟動(dòng)前，檔案主管方要與加工方簽訂安全保密協(xié)議，明確相關(guān)的安全保密要求，安全防范職責(zé)，相關(guān)責(zé)任追究，確保檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目萬(wàn)無(wú)一失，杜絕任何泄密事件發(fā)生。同時(shí)，加工方與其員工也要簽訂保密制度協(xié)議，上墻公示，接受監(jiān)督。

（二）工作場(chǎng)所的安全管理。基于對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)出庫(kù)的管理和對(duì)檔案本身質(zhì)量的管護(hù)，要求檔案數(shù)字化加工須在檔案館辦公場(chǎng)所內(nèi)進(jìn)行，加工場(chǎng)所應(yīng)盡量選擇距離檔案庫(kù)房近的地方，配備監(jiān)控系統(tǒng)和適合檔案短期存放的有利條件。

（三）加工人員的安全培訓(xùn)。檔案數(shù)字化工作工程量大，需要充足的人力保障。加工人員進(jìn)場(chǎng)前必須經(jīng)過(guò)系統(tǒng)地培訓(xùn)方可上崗工作，通過(guò)培訓(xùn)使其認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化過(guò)程中必須遵守的安全、保密規(guī)定，明確所承擔(dān)的義務(wù)和責(zé)任。檔案館安排專人在加工場(chǎng)所進(jìn)行監(jiān)督。

（四）實(shí)體檔案的安全防護(hù)。檔案的出庫(kù)和入庫(kù)都必須嚴(yán)格履行交接手續(xù)，填寫(xiě)紙質(zhì)檔案出進(jìn)庫(kù)（借還檔）登記表、安排專人在交接過(guò)程中清點(diǎn)案卷數(shù)量，備注特殊情況，每項(xiàng)任務(wù)結(jié)束后，由檔案館和加工方雙方簽字確認(rèn)，并留存?zhèn)浒浮?/p>

（五）加工過(guò)程的安全管理。嚴(yán)格按照涉密要求加強(qiáng)對(duì)整個(gè)加工過(guò)程的安全管理。嚴(yán)禁加工方工作人員攜帶具有攝像功能的設(shè)備和移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)帶入加工場(chǎng)所，所有進(jìn)場(chǎng)使用的計(jì)算機(jī)設(shè)備未使用的USB口或網(wǎng)絡(luò)接口都貼上封簽。項(xiàng)目完成后，所有加工設(shè)備撤離前，必須取出所有存儲(chǔ)設(shè)備，統(tǒng)一交由檔案館按照涉密設(shè)備管理規(guī)定進(jìn)行保管。

3 質(zhì)量控制要嚴(yán)密

質(zhì)量是檔案數(shù)字化工作的生命線，檔案數(shù)字化成果要達(dá)到預(yù)期的質(zhì)量要求，必須采取一系列作業(yè)技術(shù)和手段，對(duì)檔案生產(chǎn)加工全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)管，消除質(zhì)量上所有的瑕疵，達(dá)到質(zhì)量最優(yōu)要求。

（一）技術(shù)指標(biāo)的確定。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案是永久或長(zhǎng)期保存的民生檔案，從提高掃描數(shù)據(jù)質(zhì)量，滿足利用需要的角度出發(fā)，檔案數(shù)字化成果除了用于網(wǎng)上查詢?yōu)g覽外，還有打印還原以及OCR漢字識(shí)別等功能需求。因此，為便于成果應(yīng)用和管理，反映檔案的真實(shí)面貌，應(yīng)選擇彩色掃描，圖像分辨率應(yīng)選擇不低于300dpi這一技術(shù)參數(shù)。

（二）加工方的質(zhì)量控制。加工方一般采取借檔-拆卷-掃描-校對(duì)-核驗(yàn)-裝卷-還檔的流水線作業(yè)方式，采取錯(cuò)誤率與工資掛鉤的辦法，激勵(lì)工作人員提高責(zé)任心，提高工作效率，避免檔案文件缺、跳、漏、歪、倒、模等關(guān)鍵錯(cuò)誤發(fā)生。若經(jīng)加工方發(fā)現(xiàn)確屬原檔案目錄與卷內(nèi)文件有錯(cuò)誤的，立即通知檔案館人員，對(duì)該檔案案卷及檔案系統(tǒng)中的著錄信息進(jìn)行同步修正，確保檔案準(zhǔn)確無(wú)誤。

（三）檔案館的質(zhì)量控制。這個(gè)項(xiàng)目應(yīng)提供充分的人員保障，參與數(shù)字化加工項(xiàng)目流程監(jiān)控，重點(diǎn)做好借還清點(diǎn)和抽檢工作，抽檢率控制在10%，同一批抽檢驗(yàn)收的數(shù)據(jù)合格率高于95%，視為驗(yàn)收通過(guò)。抽檢中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，記錄錯(cuò)誤信息，并及時(shí)反饋給加工方進(jìn)行復(fù)查整改，在問(wèn)題太多的情況下，要求加工方對(duì)該批次全部返工整改，直至檢查合格。通過(guò)嚴(yán)格執(zhí)行驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)中設(shè)定的指標(biāo)和要求，倒逼加工方采取嚴(yán)厲措施，保障檔案數(shù)字化成果的質(zhì)量。

4 數(shù)據(jù)成果要完備

土地登記檔案的數(shù)字化工作最終結(jié)果是形成便于社會(huì)利用的檔案信息資源，數(shù)據(jù)及數(shù)據(jù)庫(kù)成果直接影響檔案利用的服務(wù)質(zhì)量。

（一）數(shù)據(jù)成果的存儲(chǔ)備份。檔案掃描的圖像數(shù)據(jù)最終體現(xiàn)在應(yīng)用服務(wù)上，實(shí)際意義在于應(yīng)用價(jià)值。所有形成的數(shù)據(jù)成果須備份三套以上。一套植入檔案利用系統(tǒng)，方便查閱利用；一套用于密封保存，放進(jìn)防磁防火保險(xiǎn)柜中，專人保管。一套有條件的話可以異地保存。同時(shí)，須對(duì)所有硬盤存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)進(jìn)行比對(duì)檢驗(yàn)，確保備份的數(shù)據(jù)完整、可讀。

（二）數(shù)據(jù)成果的安全利用。所有完整的數(shù)據(jù)成果，除了用于檔案館本身查詢利用外需求外，還應(yīng)服務(wù)不動(dòng)產(chǎn)登記信息管理基礎(chǔ)平臺(tái)的建設(shè)。不管是檔案系統(tǒng)還是登記系統(tǒng)，要明確數(shù)據(jù)管理員、檔案管理員、查詢利用者的責(zé)任及登錄權(quán)限，所有登錄利用信息均在數(shù)據(jù)庫(kù)終端實(shí)時(shí)進(jìn)行監(jiān)控。

（三）數(shù)據(jù)庫(kù)的整合維護(hù)。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作完成后，加快資源和系統(tǒng)的整合，構(gòu)建統(tǒng)一的數(shù)字化檔案管理平臺(tái)已成為不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)字化管理工作的發(fā)展方向。要建立統(tǒng)一的檔案數(shù)字化管理平臺(tái)，將檔案數(shù)據(jù)納入平臺(tái)統(tǒng)一管理和維護(hù)，并實(shí)時(shí)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)優(yōu)化。

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作者簡(jiǎn)介

李剛，男，碩士研究生，現(xiàn)工作于桂林市不動(dòng)產(chǎn)登記中心，任主任助理，研究方向土地管理、土地檔案、不動(dòng)產(chǎn)登記。endprint