做好辦公室主任工作應(yīng)注意的幾個問題

武紫微++葛玉麗

由于辦公室主任的特殊地位，在其他門面中辦公室主任代表著領(lǐng)導(dǎo)，在領(lǐng)導(dǎo)面前辦公室主任又是員工。這就需要辦公室主任明確自己的工作職責(zé)，處理好與上下級的關(guān)系，協(xié)調(diào)員工之間的矛盾，營造和諧友愛的工作氛圍，使單位在和諧中穩(wěn)定發(fā)展。要想做好辦公室主任工作，并不只是靠言語上的能力，僅僅依靠能言善辯是無法勝任辦公室主任工作的，要想完美的做好辦公室主任工作，要做到下面所說的幾個方面。

一、整理好與上級的關(guān)系

辦公室主任作為領(lǐng)導(dǎo)的代言人，如果無法正確的處理與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，明確與領(lǐng)導(dǎo)的距離，就容易在工作中出現(xiàn)言語與實(shí)際行動不相符，各級都只是自己干自己的工作，沒有進(jìn)行有效的溝通，不利于工作的進(jìn)行。這就要求辦公室主任不僅要做好自己的本職工作，更要處理好與其他領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系。怎樣處理好與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，辦公室主任在工作要擺正自己的位置。堅持從屬與主動相結(jié)合的原則，辦公室主任的從屬性是相對于領(lǐng)導(dǎo)而言的[1]。辦公室主任在工作時要服從領(lǐng)導(dǎo)的安排，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指令和意圖來開展工作，不能超越自己的權(quán)利范圍行事。但是這并不妨礙辦公室主任積極主動地進(jìn)行工作，比如，在無法聯(lián)系到領(lǐng)導(dǎo)的時候，辦公室主任可以暫時代替領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行緊急處理，之后將工作內(nèi)容匯報給領(lǐng)導(dǎo)，使領(lǐng)導(dǎo)了解事情的過程和結(jié)果。

在工作時，辦公室主任要對領(lǐng)導(dǎo)的工作方式有著一定的了解，逐漸適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作方式。不同的領(lǐng)導(dǎo)有著不同的工作方式，有的領(lǐng)導(dǎo)在對問題進(jìn)行深入的了解和研究后再提出相應(yīng)的解決對策；有的領(lǐng)導(dǎo)做事比較穩(wěn)重，循序漸進(jìn)。辦公室主任在日常工作中要多細(xì)心觀察，花最短的時間適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作方式，提高工作效率。辦公室主任在進(jìn)行工作時，要注意好自己與領(lǐng)導(dǎo)之間的距離，不能與某個領(lǐng)導(dǎo)過于親近，也不能與某個領(lǐng)導(dǎo)過于疏遠(yuǎn)，嚴(yán)禁與領(lǐng)導(dǎo)打小報告，防止自己卷入領(lǐng)導(dǎo)之間的矛盾中。由于領(lǐng)導(dǎo)也并不是什么都完美的，辦公室主任在工作的時候要注意到領(lǐng)導(dǎo)工作過程中的缺點(diǎn)，并進(jìn)行彌補(bǔ)，及時的給領(lǐng)導(dǎo)提出建議，幫助領(lǐng)導(dǎo)改正自身的不足。

二、營造和諧的工作環(huán)境

要想擁有良好的工作環(huán)境，就需要發(fā)揮辦公室主任的職能。辦公室主任要處理好與本部門我隸屬關(guān)系，有無業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的部門關(guān)系[2]。由于部門之間沒有什么直接聯(lián)系，只在有事的時候才進(jìn)行聯(lián)絡(luò)，不利于工作的順利進(jìn)展。辦公室主任在日常工作中，也要注意多與其他部門進(jìn)行聯(lián)系，在他們遇到問題的時候，積極地幫忙解決。定期開展工作會議，了解其他部門的工作情況，使各部門之間相互了解，拉近彼此的距離。當(dāng)與其他部門產(chǎn)生矛盾時，辦公室主任要體諒對方，主動謙讓，站在對方的角度看待問題，消除彼此間的矛盾，顧全大局。在工作中時不時的會出現(xiàn)較難解決的問題，如果在沒有搞清問題出現(xiàn)的原因和解決方式前就盲目地采取行動，容易使問題變得更加復(fù)雜，辦公室主任要冷靜地進(jìn)行分析，找出可能出現(xiàn)問題的原因并進(jìn)行一一排除然后找出問題的解決方式，將問題有效地解決。

當(dāng)其他部門出現(xiàn)利益沖突的局面時，辦公室主任要進(jìn)行協(xié)調(diào)，以公平的態(tài)度去說服他們，讓雙方服從自己的安排，沒有怨言的接受協(xié)調(diào)，使各部門的關(guān)系和諧發(fā)展。在遇到難度較高，難以處理的工作的時候，辦公室主任要及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，向領(lǐng)導(dǎo)求助，爭取領(lǐng)導(dǎo)的理解和支持。然后根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指令順利地解決問題，確保工作的順利進(jìn)行。

三、協(xié)調(diào)好員工間的關(guān)系

協(xié)調(diào)好辦公室內(nèi)部的關(guān)系，激發(fā)部門屬員的工作熱情是搞好辦公室各項工作的必要前提[3]。辦公室主任只有嚴(yán)于律己，以身作則，才能起到良好的帶頭作用，使員工心服口服。在人際交往中，辦公室主任要尊重員工，維護(hù)員工的自尊心，辦公室主任作為領(lǐng)導(dǎo)，要尊重員工的勞動成果，與員工建立平等的人際關(guān)系，把員工當(dāng)成自己的朋友，協(xié)調(diào)好與員工的關(guān)系。切忌以不能高高在上的態(tài)度命令員工。如果員工在工作中遇到了問題，要幫助員工進(jìn)行解決，對表現(xiàn)好的員工進(jìn)行及時的鼓勵和表揚(yáng)，鍛煉員工解決問題的水平，提高員工的工作能力，使員工在工作中充滿自信。

由于員工的個人能力和長處等方面的不同，有的員工擅長人際交往等公關(guān)事務(wù)；有的員工文筆較好；有的員工辦事效率較高等等。辦公室主任要了解員工的特長和性格特點(diǎn)，給員工合理的分配工作，使員工的特長得到充分發(fā)揮，定期檢查員工的工作情況，對表現(xiàn)優(yōu)秀的員工進(jìn)行獎勵，提高員工工作的積極性，進(jìn)而提高工作效率。當(dāng)員工在工作中出現(xiàn)問題時，辦公室主任要幫助員工合力解決問題，照顧好員工的個人情緒，對員工進(jìn)行適當(dāng)?shù)年P(guān)心，減輕員工的壓力，讓員工更好的投入到工作中去。

四、提高自己的工作能力

在工作中，個別員工會為了自己的利益置集體利益于不顧，出現(xiàn)不符合政策和法規(guī)的現(xiàn)象。辦公室主任要具有優(yōu)秀的政治素養(yǎng)，從根本上杜絕營私舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。辦公室主任在日常工作中對員工進(jìn)行思想政治教育，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的威信度，樹立良好的企業(yè)形象。辦公室主任具有較高的政治素質(zhì)，能夠為工作的順利進(jìn)行打下良好的基礎(chǔ)。在工作中，即使是細(xì)小的方面也要謹(jǐn)慎的處理，樹立吃苦耐勞的工作態(tài)度，使工作有效的進(jìn)行。

由于在工作中接觸到的人員很多，辦公室主任要協(xié)調(diào)好各部門之間的關(guān)系，處理好自己的人際關(guān)系。需要擁有寬廣的胸襟，多站在對方的角度思考問題，在與人交談的時候謙虛和善，言談舉止適度，容易贏得對方的好感，進(jìn)而達(dá)到相互尊重，相互理解，共同為單位發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

綜上，要做好辦公室主任工作，需要辦公室主任不斷提高自己的工作能力，協(xié)調(diào)好各部門之間的關(guān)心，處理好與上級之間的關(guān)系，在工作中營造和諧的工作氛圍。擁有公平公正的態(tài)度，嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦公。只有做多以上幾點(diǎn)，才能有效地提高工作效率，使單位正常運(yùn)行。

參考文獻(xiàn)：

[1]李國勝.當(dāng)好辦公室主任初探[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2015（14）：273-274.

[2]袁小安.探討企業(yè)辦公室主任的工作技能[J].中國經(jīng)貿(mào)，2015（9）：56-56.

[3]張春光.辦公室主任如何開展工作[J].青春歲月，2015（19）：12.endprint