農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題與改進(jìn)對(duì)策

孫森

摘 要：筆者從自己的實(shí)際工作出發(fā)，先對(duì)農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理中存在問(wèn)題從管理者、檔案和設(shè)施三方面做了總結(jié)，然后根據(jù)這些問(wèn)題“對(duì)癥下藥”，從宏觀角度上提出了提高農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理者的素養(yǎng)、健全農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案的收集制度、加大農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理的投入三條對(duì)策，并在每條對(duì)策之下根據(jù)自身經(jīng)驗(yàn)提出一些具體可行的辦法。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)事業(yè)單位；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

一、前言

目前，我國(guó)依然是一個(gè)農(nóng)業(yè)大國(guó)，做好有關(guān)農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理工作，既是貫徹落實(shí)黨和國(guó)家的有關(guān)規(guī)定，踐行農(nóng)業(yè)事業(yè)單位的職責(zé)，同時(shí)也是為農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)保存可利用的數(shù)據(jù)資源為農(nóng)業(yè)將來(lái)的發(fā)展保留參考資料。作為農(nóng)業(yè)事業(yè)檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)立足職責(zé)，著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，不斷改進(jìn)管理方法。

二、農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

（一）農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理中人的問(wèn)題

1、對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)不足

在農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理中，無(wú)論部門領(lǐng)導(dǎo)還是管理者都存在忽視檔案的問(wèn)題，他們認(rèn)為，檔案只是以備“不時(shí)之需”，只是用來(lái)應(yīng)付檢查的，只是用來(lái)進(jìn)行編寫縣志等時(shí)的材料，除此之外，檔案便沒(méi)有其他的用途，特別是農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案更是如此。從領(lǐng)導(dǎo)到檔案管理者普遍沒(méi)有認(rèn)識(shí)到隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，檔案也可以促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案已成為一種資源。這體現(xiàn)出了對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)不足。

2、管理意識(shí)薄弱

在農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案的建檔工作中，呈現(xiàn)出保持“有”就行了的狀態(tài)，只要在檔案柜里有規(guī)定的項(xiàng)目和檔案盒就行，至于里面檔案的規(guī)格和質(zhì)量，則沒(méi)有太多的強(qiáng)調(diào)。在農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案的日常管理工作中，把側(cè)重點(diǎn)放在建檔，很少有對(duì)檔案進(jìn)行定期的檢查，比如檢查檔案有沒(méi)有發(fā)霉，有沒(méi)有浸水，有沒(méi)有漏水，有沒(méi)有火災(zāi)隱患，在檔案移交和轉(zhuǎn)移中有沒(méi)有丟失等等。

3、缺少檔案管理技能

在農(nóng)業(yè)事業(yè)單位中負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員中，不少人是非檔案管理專業(yè)的人員，他們?nèi)鄙俦匾臋n案管理知識(shí)和檔案管理技能，比如在檔案的歸類上，由于沒(méi)有必要的知識(shí)，使得檔案歸類不合理，為后期的管理帶來(lái)了很大的困難，對(duì)于一些發(fā)霉的檔案，由于缺少相應(yīng)的處理技術(shù)，使得檔案不能得到及時(shí)的修補(bǔ)最終造成毀檔。這些對(duì)農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理及其不利。

（二）農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理中檔案的問(wèn)題

1、檔案收集不齊全

農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理中檔案的問(wèn)題首先體現(xiàn)在對(duì)檔案的收集上。具體而言，有兩個(gè)方面的問(wèn)題：一是建檔項(xiàng)目不齊全，從而使得在檔案收集時(shí)忽略了此項(xiàng)目檔案的收集；二是檔案內(nèi)容的不齊全，在收集檔案過(guò)程中，由于認(rèn)識(shí)不到位等問(wèn)題，沒(méi)有把檔案的收集作為硬性的規(guī)定，一些檔案收集者認(rèn)為某些檔案可有可無(wú)收集檔案時(shí)如果沒(méi)有的話，就不再做補(bǔ)充性的工作。

2、檔案利用率低

目前對(duì)檔案的利用率極低，特別是對(duì)農(nóng)業(yè)事業(yè)單位保存的檔案，幾乎是無(wú)人問(wèn)津。檔案是政策決策者做決定的重要參考，決策只有建立在一定的檔案資料的基礎(chǔ)上，才能減少?zèng)Q策錯(cuò)誤，提高決策的科學(xué)性和合理性，才能不浪費(fèi)國(guó)家的財(cái)產(chǎn)和資源。通過(guò)農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案，可以為了解本地區(qū)農(nóng)業(yè)發(fā)展的情況，了解農(nóng)業(yè)發(fā)展中的薄弱環(huán)節(jié)，以及制約本地農(nóng)業(yè)發(fā)展額因素，“對(duì)癥下藥”才能“藥到病除”。

3、檔案管理網(wǎng)絡(luò)化低

提高農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)化是優(yōu)化農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理和提高檔案利用率最有效的途徑。在當(dāng)前實(shí)際的事業(yè)單位檔案管理中，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化還比較低。其主要原因有：一是原有的紙質(zhì)檔案入網(wǎng)慢，一些舊檔案主要以紙質(zhì)的形式存在，單位乜有對(duì)其進(jìn)行電子版化；二是新收集的檔案依然側(cè)重于紙質(zhì)版檔案；三是農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理部門管理側(cè)重于紙質(zhì)檔案，利用網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案管理的技術(shù)等方面還有待提高。

三、改進(jìn)農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理的對(duì)策

（一）提高農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理者的素養(yǎng)

提高農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理者的素養(yǎng)，可以采取以下的措施：一是提高入職門檻，在農(nóng)業(yè)事業(yè)單位招考工作人員時(shí)，如果檔案管理崗位有缺口，可以對(duì)應(yīng)聘這個(gè)崗位的人員做出專業(yè)限制；二是對(duì)現(xiàn)有管理人員進(jìn)行輪培，通過(guò)講座，交流和集中培訓(xùn)、掛職學(xué)習(xí)等形式提現(xiàn)有高農(nóng)業(yè)事業(yè)單位管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和管理素養(yǎng)；三是建立適合農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理的考核制度，通過(guò)專業(yè)知識(shí)考試和檔案管理技能相結(jié)合的方式對(duì)農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理者進(jìn)行考核，對(duì)考核優(yōu)秀者進(jìn)行專業(yè)技能晉級(jí)。

（二）健全農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案的收集制度

一是建立農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案立項(xiàng)制度，對(duì)農(nóng)業(yè)事業(yè)單位的檔案立項(xiàng)做出明確規(guī)定，比如有關(guān)農(nóng)田灌溉項(xiàng)目，需要建立設(shè)施、覆蓋面積、灌溉次數(shù)、用水量等等項(xiàng)目。二是建立檔案收集制度，明確規(guī)定檔案收集的方式方法，以及收集程序。三是建立完善檔案聯(lián)網(wǎng)制度，建立“村鄉(xiāng)縣市”四級(jí)檔案聯(lián)網(wǎng)制度，村一級(jí)收集，鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級(jí)入網(wǎng)，縣一級(jí)檢查驗(yàn)收，市一級(jí)備案，提高農(nóng)業(yè)事業(yè)單位的檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的同時(shí)，提高檔案的真實(shí)性，保障檔案的即時(shí)更新。

（三）加大農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理的投入

和檔案日益重要的現(xiàn)實(shí)不相符的是，政府對(duì)農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理的投入在相對(duì)的削減，這極不利于當(dāng)前檔案的管理。為此，要加大人才的投入，在農(nóng)業(yè)事業(yè)單位編制員額允許的情況下，最好實(shí)現(xiàn)檔案管理人員專人專職；要加大經(jīng)費(fèi)投入，一些農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理中由于缺少經(jīng)費(fèi)投入，沒(méi)有專門的檔案室，檔案只能存放在走廊和其他地方，這給檔案的保存和管理帶來(lái)很多麻煩。同時(shí)由于維修經(jīng)費(fèi)的短缺，使得一些發(fā)霉，浸水，蛀蟲的檔案得不到及時(shí)的修補(bǔ)，使得檔案遭受了不必要的損失。

四、總結(jié)

農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題是方方面面的，提高檔案管理的水平，是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要各方努力，各個(gè)環(huán)節(jié)用力，才能把農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理推向更高的水準(zhǔn)。在農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)際中，解決問(wèn)題的策略也不能被已有的方法所拘囿，工作者應(yīng)從自己的具體工作出發(fā)，不斷的發(fā)現(xiàn)新問(wèn)題、研究新問(wèn)題，在堅(jiān)持和貫徹黨和國(guó)家的有關(guān)方針的同時(shí)，加大創(chuàng)新，以期對(duì)管理中的“痼疾”達(dá)到突破性的解決。

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