如何創(chuàng)新檔案管理實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

楊薇

摘 要 檔案管理系統(tǒng)信息化建立對(duì)于一個(gè)國(guó)家和人才資源信息化管理具有重要的作用。因此需要對(duì)檔案管理信息化建設(shè)加以重視，創(chuàng)新檔案管理的理念，促進(jìn)檔案人員、管理技術(shù)和管理制度與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合，并通過科學(xué)技術(shù)帶動(dòng)檔案管理實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，同時(shí)還需要準(zhǔn)確把握檔案信息化管理的大趨勢(shì)，促使更多的行業(yè)受益于信息化檔案管理。

關(guān)鍵詞 檔案管理；創(chuàng)新理念；管理信息化；研究

中圖分類號(hào) G2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 1674-6708（2017）193-0055-02

隨著現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)檔案的管理方式已經(jīng)漸漸從傳統(tǒng)的人工管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒墓芾怼?/p>

創(chuàng)新檔案管理新方式首先就需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理理念，其次是將現(xiàn)代發(fā)展的科學(xué)技術(shù)加以運(yùn)用，最后將新的檔案方式運(yùn)用于實(shí)踐中，并且加以關(guān)注。但是現(xiàn)代新型的檔案管理方式同樣面臨著巨大的挑戰(zhàn)，主要是現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)安全為信息管理帶來巨大的影響，對(duì)越來越多的電子檔案管理提出了更高的要求，因此在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化時(shí)還需要對(duì)這些問題進(jìn)行有效的

解決。

1 檔案管理信息化的作用

1.1 有效提高檔案管理的效率

在傳統(tǒng)的檔案管理中，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的有效管理，整個(gè)過程相當(dāng)?shù)姆爆?，同時(shí)整體檔案和查詢調(diào)動(dòng)檔案所花費(fèi)的時(shí)間較長(zhǎng)。同時(shí)對(duì)檔案信息輸入還需要耗費(fèi)大量的人力物力。

并且在這個(gè)過程中由于是由人工進(jìn)行操作，無可避免的會(huì)出現(xiàn)一些差錯(cuò)。這些現(xiàn)象的發(fā)生導(dǎo)致運(yùn)用傳統(tǒng)的檔案管理方式缺乏可靠性。隨著現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，其中又特別是互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用普及，為檔案管理帶來巨大的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，對(duì)檔案信息進(jìn)行管理也擺脫了傳統(tǒng)的人工管理模式，促使檔案管理方式的創(chuàng)新，促進(jìn)管理信息化的

建設(shè)[1]。

在信息化管理下，只需要將相關(guān)的檔案信息輸入到計(jì)算機(jī)中，這種方式的運(yùn)用不僅提高了整體的效率，還能夠有效減少人力、物力和財(cái)力的消耗。

1.2 資源共享更加方便和快捷

在信息化的檔案管理模式下，對(duì)檔案進(jìn)行搜索和查詢只需要進(jìn)入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，通過關(guān)鍵字就可以及時(shí)、有效、準(zhǔn)確的找到相關(guān)檔案。這也體現(xiàn)出信息化檔案管理資源共享的便捷性優(yōu)點(diǎn)。在傳統(tǒng)的檔案信息管理中，對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行搜索和查詢還需要花費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行查找，同時(shí)對(duì)檔案中的相關(guān)信息進(jìn)行運(yùn)用，不能夠通過復(fù)制粘貼的方式，由于傳統(tǒng)檔案只有一份，需要進(jìn)行運(yùn)用還需要自行進(jìn)行手動(dòng)抄寫，才能夠進(jìn)行運(yùn)用，無法有效的實(shí)現(xiàn)資源共享。

這在一定程度上造成了我國(guó)資源的浪費(fèi)。通過對(duì)檔案管理信息化建設(shè)，就能夠有效的改善這種現(xiàn)狀，提高對(duì)信息資源的使用效率，設(shè)置專門的檔案管理部門對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的統(tǒng)一管理，這也能夠提高資源的使用效率，并且還可以通過共享平臺(tái)的建立對(duì)檔案信息資源進(jìn)行完善，從而提高信息資源共享的

效果[2]。

1.3 信息保存的持久穩(wěn)定性

在傳統(tǒng)的檔案管理中，所有的信息都是通過人工的方式將信息填寫到檔案中進(jìn)行密封。由于是紙質(zhì)的形式，就容易隨著時(shí)間的推移而發(fā)生損壞，在后期對(duì)這些信息進(jìn)行準(zhǔn)確修復(fù)需要耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力。而建立檔案管理信息化就能夠有效的解決這項(xiàng)問題，由于檔案管理中所有的信息都是儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，更加增添了檔案儲(chǔ)存和保存的長(zhǎng)久性和穩(wěn)

定性。

1.4 提高檔案管理的安全性

增強(qiáng)檔案管理的安全性主要體現(xiàn)在檔案發(fā)生丟失或者是損壞的情況下，傳統(tǒng)的檔案保管形式，進(jìn)行補(bǔ)救比較困難，因?yàn)橥ǔn案就只有獨(dú)有的一份，一旦出現(xiàn)丟失或是損毀，就會(huì)導(dǎo)致補(bǔ)救困難，甚至是無法補(bǔ)救的情況發(fā)生。但是在信息化的檔案管理中，由于是系統(tǒng)性的管理方式，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳輸為檔案信息傳輸安全性提供有效的保障。如果出現(xiàn)丟失的情況，還可以通過備份或者是系統(tǒng)對(duì)信息找回。

2 檔案管理信息化帶來的挑戰(zhàn)

2.1 檔案管理的保密性受到網(wǎng)絡(luò)媒介的影響

隨著現(xiàn)代網(wǎng)路技術(shù)的迅猛發(fā)展，為信息資料共享帶來很大的便利性，同時(shí)也對(duì)檔案管理實(shí)現(xiàn)保密性和安全性帶來巨大的挑戰(zhàn)。

在現(xiàn)代檔案管理中出現(xiàn)的安全性和保密性受到挑釁，主要原因是現(xiàn)代的檔案管理人員安全性意識(shí)還不夠，同時(shí)受到黑客的惡意攻擊。這些因素為檔案管理安全性帶來極大的挑戰(zhàn)，在管理的過程中還需要在管理技術(shù)運(yùn)用方面進(jìn)行創(chuàng)新和

完善。

2.2 檔案管理部門之間缺乏合作意識(shí)

在檔案管理過程中，由于競(jìng)爭(zhēng)激烈促使內(nèi)部的管理員工之間缺乏合作的意識(shí)，從而影響檔案管理各部門之間有效開展溝通和交流。加強(qiáng)不同管理部門的協(xié)作意識(shí)，在檔案信息自動(dòng)化處理和提高檔案信息管理效率方面具有重要的作用[3]。這也是現(xiàn)階段中實(shí)現(xiàn)和提高檔案管理信息化需要處理和解決的關(guān)鍵問題。加強(qiáng)不同管理部門之間的合作意識(shí)，也是實(shí)現(xiàn)檔案管理安全和效率的有效途徑。

2.3 電子檔案管理方式有待提高

隨著現(xiàn)代電子檔案的增多，促使人們必須對(duì)管理方式展開認(rèn)真的思考。其中主要是對(duì)電子檔案的數(shù)據(jù)處理方式和數(shù)據(jù)保存方式以及在網(wǎng)絡(luò)流通的環(huán)境中如何實(shí)現(xiàn)安全

創(chuàng)新。

為改善這種現(xiàn)狀，就需要建立一個(gè)更加科學(xué)、合理、有效的管理方式，促使檔案管理更加凸顯出安全性和快捷性。避免傳統(tǒng)檔案文件傳遞中，由于人為因素的影響，導(dǎo)致檔案文件出現(xiàn)丟失情況，降低的檔案文件傳輸?shù)募皶r(shí)性。這也為有效的檔案管理工作帶來

困難。

建立信息化的網(wǎng)絡(luò)檔案管理方式，直接就可以通過互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域檔案文件準(zhǔn)確、及時(shí)的傳輸，不僅縮短了傳輸運(yùn)用的時(shí)間，還有效保障傳輸?shù)陌踩?，也大大的提高了檔案管理工作開展的

效果。

3 實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的策略

3.1 建立健全檔案信息管理制度

建立檔案管理信息化要求對(duì)檔案管理的方式進(jìn)行創(chuàng)新，建立和健全檔案信息管理的制度。在傳統(tǒng)的檔案信息管理中，沒有針對(duì)檔案管理建立相應(yīng)的管理制度實(shí)施統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，在制度上也不夠完善。在現(xiàn)代新型的檔案管理方式運(yùn)用中，要求必須對(duì)檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新，建立起一套與現(xiàn)代新型檔案管理相適應(yīng)的新的檔案管理制度，從而促使檔案管理水平的

提高。

在現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展背景下，還需要針對(duì)不同種類的檔案特點(diǎn)，運(yùn)用相對(duì)應(yīng)的管理措施，以此提高這項(xiàng)管理制度在實(shí)際運(yùn)用中的可操作性和對(duì)管理人員的約束性效果。除此之外，還需要不斷強(qiáng)化新型管理制度的執(zhí)行力，提高制度的約束性[4]。

3.2 提高檔案管理人員意識(shí)和水平

目前，還是有很多的檔案管理人員和工作人員對(duì)檔案管理工作缺乏重視，在實(shí)際工作中也是運(yùn)用敷衍的態(tài)度，這在某種角度下也反映出當(dāng)下檔案管理的問題。對(duì)這項(xiàng)問題進(jìn)行有效解決，就需要提高檔案管理人員的意識(shí)，促使他們對(duì)自身職責(zé)的明確，以提高他們?cè)趯?shí)際工作中的責(zé)任意識(shí)。認(rèn)真努力的開展檔案管理工作，對(duì)需要進(jìn)行登記的檔案信息填寫及時(shí)、準(zhǔn)確。同時(shí)在裝訂的過程中需要對(duì)其中的內(nèi)容進(jìn)行復(fù)核，在保管的過程中，需要對(duì)檔案種類進(jìn)行劃分，使之歸置到正確的位置。除此之外，還需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員開展培訓(xùn)工作，促使他們管理能力的提高，在實(shí)際的工作中運(yùn)用更加貼近社會(huì)發(fā)展的管理手段和運(yùn)用更加認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度面對(duì)檔案管理工作。

3.3 加強(qiáng)檔案信息的安全性

檔案信息安全性是整個(gè)檔案管理中的核心。對(duì)此進(jìn)行創(chuàng)新和完善需要從以下幾方面

開展：

1）對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，促使他們對(duì)自身管理職責(zé)更加明確的認(rèn)識(shí)，從而在實(shí)際工作開展中提高他們的責(zé)任感。

2）通過檔案數(shù)據(jù)備份的方式，對(duì)檔案信息管理進(jìn)行安全性的保護(hù)，在系統(tǒng)中還可以設(shè)置防火墻或者是運(yùn)用身份驗(yàn)證的方式，對(duì)檔案信息查詢和搜索進(jìn)行獲得。通過這種方式也能夠有效的提高管理人員進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)的

能力[5]。

3.4 運(yùn)用新技術(shù)推進(jìn)檔案管理的創(chuàng)新

在檔案管理信息化建設(shè)中，只有與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新才能夠促使檔案管理更加的方便、快捷和安全。首先在相關(guān)機(jī)械設(shè)備的運(yùn)用上就需要與時(shí)俱進(jìn)，設(shè)計(jì)更加專業(yè)的檔案管理軟件，提高計(jì)算機(jī)的儲(chǔ)存效果，促使檔案信息管理的信息化建設(shè)。其次是培養(yǎng)和引進(jìn)更多的計(jì)算機(jī)優(yōu)秀人才，對(duì)管理技術(shù)進(jìn)行不斷的創(chuàng)新，同時(shí)為了有效的保障檔案信息化的建設(shè)進(jìn)程，還需要從源頭上降低檔案出現(xiàn)的毀損率，通過不斷的提高技術(shù)降低電磁的干擾，與此同時(shí)技術(shù)人員開發(fā)專業(yè)的檔案信息管理軟件，從而提高檔案管理與現(xiàn)代辦公系統(tǒng)之間的融洽性，從而促進(jìn)檔案管理實(shí)際工作開展的效率。

4 結(jié)論

本文是基于對(duì)如何創(chuàng)新檔案管理實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的研究，對(duì)此進(jìn)行研究主要是通過檔案信息管理作用展開，這些作用具體體現(xiàn)在管理效率、資源共享、保存穩(wěn)定和安全性這四方面。其次是對(duì)現(xiàn)代信息化為檔案管理帶來的挑戰(zhàn)進(jìn)行分析，最后針對(duì)這些挑戰(zhàn)運(yùn)用相適應(yīng)的策略，促進(jìn)和提高檔案管理信息化的建設(shè)和應(yīng)用，這一內(nèi)容主要包括建立健全檔案信息管理制度、提高檔案管理人員意識(shí)和水平、加強(qiáng)檔案信息的安全性和運(yùn)用新技術(shù)推進(jìn)檔案管理的創(chuàng)新四項(xiàng)內(nèi)容運(yùn)用，有效推進(jìn)檔案管理信息化的建設(shè)和運(yùn)用。

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