關于做好新時期高校教學檔案管理工作的相關探討

劉曉燕

【摘 要】教學檔案管理工作是高校教學工作的重要組成部分，它在提高學校的辦學質量、明確學校的教學改革方向以及構建校園文化等方面發(fā)揮著重要的作用。隨著時代的發(fā)展，我國高校教學檔案管理被賦予了新的內涵，同時也面臨著新的挑戰(zhàn)。本文從高校教學檔案管理工作的現(xiàn)狀出發(fā)，深入分析了當前我國高校教學檔案管理過程中存在的問題，并在此基礎上給出了新時期做好高校教學檔案管理工作的相關策略。

【關鍵詞】新時期；高校教學檔案管理工作；相關探討

縱觀歷史的軌跡，可以說每一個學校的教學檔案都記錄著一個學校的發(fā)展歷程，承載著一個學校的歷史文化。同時伴隨著高校的發(fā)展，教學檔案也在不斷地豐富和充實。教學檔案管理工作是隨著教學檔案的發(fā)展而衍生出的一項具體事務，它主要是指對學校招生、教學科研活動、管理決策詳細記錄收集、整理和歸檔的過程。新時期，高校教學檔案管理工作逐漸變得復雜和具有挑戰(zhàn)性，以致于在我國目前的高校教學檔案管理過程中存在著一些問題，等待著我們去解決。

一、當前我國高校教學檔案管理過程中存在的問題

（一）高校工作人員缺乏檔案管理意識

高校教學檔案管理是一項很重要的工作，然而在高校管理領域，它卻常常受到人們的忽視。究其原因，則主要是因為高校工作人員缺乏檔案管理意識。很多教師認為學校就是教師教書、學生學習的地方，學生成績就可以說明一切，從而忽略了教學開展的過程，這使得很多教師不愿意上交教學檔案，或者交上來的檔案內容稀少，不能真實反映問題，也不具有實際的參考價值和儲藏意義。

（二）高校教學檔案管理制度存在缺陷

在當前高校教學檔案管理過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案案卷丟失、錯放、毀壞的現(xiàn)象，這不難看出，大部分高校的教學檔案管理都比較混亂。同時，高校教學檔案在歸檔、查找、借閱和歸還等方面也存在著嚴重的漏洞。比如：高校檔案管理員通常整天都忙于整理工作，工作量巨大，所以常常會導致高校檔案歸檔不及時，這無疑增加了檔案丟失的可能性；當有人想要查看借閱某些檔案時，檔案管理人員往往需要很長的時間來進行查找，這顯然浪費了大量時間；有些檔案被借出后，便沒有了歸來之日，從此消失，這必然也會產(chǎn)生不可估量的損失。所以，健全高校檔案管理制度迫在眉睫。

（三）高校檔案管理人員素質水平較低

從我國目前高校檔案管理人員素質水平方面來看，可以大概得出這樣一個結論，即高校檔案管理人員素質水平普遍較低，其已經(jīng)很難適應新形勢下高校教學檔案管理工作的需要。這突出表現(xiàn)為很多高校檔案管理人員并不是相關專業(yè)出身，且有些檔案管理人員文化程度也不高，他們缺乏基本的檔案管理經(jīng)驗和技能，在日常的工作中，只能憑借蠻力來努力完成工作任務，這樣既會增加檔案管理員的工作壓力，也不利于檔案管理工作的有效開展，顯然這種工作模式是不可取的。

（四）高校教學檔案管理手段比較落后

隨著時代的發(fā)展，計算機技術越來越普及，并對人們的生活產(chǎn)生了重大的影響。對于高校檔案管理來說，亦是如此。計算機技術的應用，使得高校檔案管理部門出現(xiàn)了信息化設備，但是，從目前高校信息化設備運用的實際情況來看，其使用效果并不理想。這突出表現(xiàn)在我國高校雖然出現(xiàn)了信息化的檔案管理設備，但是在使用過程中還沒有達到信息化管理的程度，有的檔案管理人員依舊采用傳統(tǒng)的管理模式，基本不使用現(xiàn)代信息化的設備，同時也不具備使用信息化設備的能力。所以高校教學檔案管理手段落后嚴重阻礙了高校教學檔案管理的發(fā)展。

二、新時期做好高校教學檔案管理工作的策略

（一）高校必須樹立檔案管理意識

馬克思主義哲學里面有講到過“意識對物質具有反作用”，可見意識十分重要。的確如此，一個人具有了某種意識，在某種程度上就具有了開始某項行動的動力。所以，高校首先必須樹立教學檔案管理的意識，只有檔案管理意識提高了，高校檔案管理工作才能順利開展。平時，學?？梢苑e極舉辦檔案管理知識講座、檔案管理知識競賽、檔案管理經(jīng)驗交流會等，鼓勵廣大師生積極參加，使他們能夠在活動中自覺地樹立起高校教學檔案管理意識，強化自身在檔案管理方面的責任，從而推動高校教學檔案管理朝著科學化和合理化的方向發(fā)展。對于在檔案管理過程中遇到的問題，檔案管理員要主動上報，并積極想辦法去解決。

（二）健全高校教學檔案管理制度

高校教學檔案管理制度是高校進行教學檔案管理的重要依據(jù)。新時期，要想做好高校的教學檔案管理工作，就必須要健全高校教學檔案管理制度，靠制度來規(guī)范和約束高校的教學檔案管理工作。同時在制定制度時，必須從高校教學檔案管理的實際情況出發(fā)，按照高校檔案管理的實際需求來制定。只有這樣，制定出的高校檔案管理制度才能更具有可行性，才能更好地約束高校檔案的管理者和使用者，更好地促進高校教學檔案管理工作的開展。

（三）提高檔案管理人員素質水平

高校教學檔案管理人員的素質水平直接關系著我國高校教學檔案的管理情況。所以新時期提高教學檔案管理人員的素質，是做好高校教學檔案管理工作的一條有效措施。高校教學檔案管理工作需要安排具備專業(yè)能力的工作人員來完成，這些人員要具有較強的責任感和正派的工作作風。同時，高校也要加強對高校教學檔案管理人員的技能培訓，不定期對他們的能力進行考核，以確保他們的職業(yè)水準，從而有效提高高校教學檔案管理的質量，為學校發(fā)展提供更多有意義有價值的信息資源。

（四）完善高校教學檔案管理系統(tǒng)

高校教學檔案管理工作涉及的層面很廣，涉及的人員也很多，所以，高校教學檔案管理工作是一項系統(tǒng)性的工作，新時期只有全校人員共同支持和配合，才能真正做好高校教學檔案的管理工作。具體而言，學校必須要積極宣傳檔案管理思想，樹立起全校人員的教學檔案管理意識；加大對有關檔案管理培訓工作的力度，提高全校人員對教學檔案管理的重視程度等。各個院系也要積極建立專門的檔案室，并安排專業(yè)檔案管理人員進行管理，明確其職責，以有效緩解高校總檔案室的工作壓力，提高檔案管理的效率和管理質量。

（五）落實高校檔案管理信息化建設工作

信息技術在我國高校教學檔案管理中已經(jīng)有了初步的運用，但是效果不佳。新時期，要想切實做好高校的教學檔案管理工作，就必須高度重視信息技術，充分發(fā)揮其優(yōu)勢，從而減少高校教學檔案管理過程中不必要的時間和精力浪費，提高高校教學檔案管理的效率。比如構建電子檔案庫，它一方面有利于檔案管理員和使用者查詢，另一方面也有利于檔案的管理和儲存。所以高校必須充分認識到信息技術的優(yōu)勢，逐漸加大對信息設備的投入，及時更新設備；同時也要加強對檔案管理員的培訓，使其能夠熟練靈活地操縱信息設備，從而切實落實高校檔案管理的信息化建設工作。

三、結語

綜上所述，高校教學檔案管理工作十分重要。針對現(xiàn)階段我國高校教學檔案管理工作中存在的問題，高校必須積極采取措施，比如：樹立檔案管理意識，健全高校教學檔案管理制度，提高檔案管理人員素質水平，完善高校教學檔案管理系統(tǒng)，落實高校檔案管理信息化建設工作等等，從而切實提高高校教學檔案管理水平，為學校發(fā)展貢獻更大的力量。

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