現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響與對策

李永元

摘 要：科學(xué)技術(shù)的發(fā)展帶動社會各行各業(yè)的快速發(fā)展，對于我國企業(yè)檔案管理來說，信息技術(shù)的快速發(fā)展和不斷應(yīng)用已經(jīng)開始在企業(yè)檔案管理中開始廣泛使用。信息電子化是企業(yè)檔案管理變革的未來趨勢，對于企業(yè)自身檔案管理的水平，有十分明前的提升。通過信息化技術(shù)的使用，不但能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化管理，還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的遠程快速傳輸，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的社會共享。筆者通過對現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案影響的全面分析，對于其中問題的解決提出了針對性的對策和方法。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代信息技術(shù)；企業(yè)檔案管理；影響；對策

1 現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響

1.現(xiàn)代信息技術(shù)對傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理思想的巨大沖擊以及所帶來的相應(yīng)改革動力

現(xiàn)代信息技術(shù)就是以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，通過生產(chǎn)力和生產(chǎn)關(guān)系之間的調(diào)整，將信息技術(shù)應(yīng)用在傳統(tǒng)的檔案管理中，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理各方面水平的不斷提升和相應(yīng)的改革。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛使用，逐漸凸顯出其本身的特點和相應(yīng)的作用，實現(xiàn)了對工作效率的全面提升。企業(yè)檔案管理的傳統(tǒng)方法已經(jīng)不能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要，因此在不斷的改革和創(chuàng)新中，將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用在企業(yè)檔案管理中，對企業(yè)檔案管理的水平有了較大幅度的提升。與此同時，還需要做好現(xiàn)代信息技術(shù)和企業(yè)檔案管理水平的控制，確保兩者之間的良好結(jié)合。通過不斷的創(chuàng)新和改革，實現(xiàn)現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的良好應(yīng)用，創(chuàng)造出新穎的企業(yè)檔案管理方式和方法。

2.現(xiàn)代信息技術(shù)使得企業(yè)檔案管理方式和手段更加先進有效

現(xiàn)代信息技術(shù)主要是具有網(wǎng)絡(luò)化、信息化和智能化的特點，通過將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用在企業(yè)檔案管理中，不但能夠?qū)⑵浔旧淼奶攸c融入進企業(yè)檔案管理中，還能夠?qū)崿F(xiàn)兩者優(yōu)點的相互結(jié)合。通過對我國現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用進行分析發(fā)現(xiàn)，新型的企業(yè)檔案管理方法不但具有效率高的特點，而且實現(xiàn)了企業(yè)檔案管理的便捷、高效全面發(fā)展?，F(xiàn)代信息技術(shù)通過對企業(yè)檔案的改進和變革，實現(xiàn)了數(shù)字化檔案的建立，進而實現(xiàn)了檔案的全面共享和快速傳輸。目前利用計算機對現(xiàn)代檔案進行管理狀況十分樂觀，實現(xiàn)了檔案管理的電子化信息化，提升了紙質(zhì)檔案管理的年限，為檔案的快速查找，奠定了基礎(chǔ)。

3.法制不健全、標準化程度不高等成為新挑戰(zhàn)

對于傳統(tǒng)的檔案來說，一般都是利用紙質(zhì)進行保存的，因此檔案中存在保密等級以及解密標準的問題，有的檔案本身需要長久的保密，所以很多情況都無法獲得較為良好的信息查詢效果。檔案中如果存在短期保密的內(nèi)容，也會由于檔案的長期保存要求，進行最長期限的保密。從一定程度上來說，這導(dǎo)致檔案中的相應(yīng)內(nèi)容查詢十分困難。對于檔案進行利用的時候，往往由于其中一些方面的影響，導(dǎo)致無法充分的利用檔案中的相應(yīng)內(nèi)容，長期以來導(dǎo)致檔案本身的巨大價值沒有被廣泛的利用。

4. 新的形勢，新的要求，大部分人員存在不適應(yīng)性的情況

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒐芾淼碾娮訖n案，但是對于管理人員來說，很多人由于沒有較為先進的思想，在進行現(xiàn)代檔案管理的時候沒有相應(yīng)的信息技術(shù)為基礎(chǔ)，導(dǎo)致工作困難重重。很多人對于新時代的要求沒有絕對的正確認識，對于自身傳統(tǒng)的思想沒有正確的認識。很多傳統(tǒng)的工作人員雖然懂檔案管理的相應(yīng)方法，但是對于檔案管理中的相應(yīng)信息技術(shù)沒有相應(yīng)的認識。而新招聘的人員雖然具有較為專業(yè)的信息技術(shù)知識，但是沒有完善的檔案管理技術(shù)。

2 加強企業(yè)檔案管理水平的對策與措施

1.要逐步優(yōu)化檔案管理的思想，明晰檔案管理的思路

現(xiàn)代信息技術(shù)本身具有較為先進的技術(shù)和便利的使用方法，因此想要全面加強企業(yè)檔案的管理水平，首先需要優(yōu)化檔案的管理思想，對于傳統(tǒng)的檔案管理方法和思想都要進行革新。思想作為行動的先導(dǎo)，是確保檔案管理工作水平不斷提升的根本。對于企業(yè)的檔案管理人員，需要進行全面的技術(shù)培訓(xùn)，樹立檔案管理人員自身較高的管理水平。對于整個企業(yè)的建設(shè)和發(fā)展中的問題，需要進行及時的解決。樹立全面發(fā)展現(xiàn)代信息技術(shù)企業(yè)檔案管理的理念，將科學(xué)化現(xiàn)代化和規(guī)范化，列入企業(yè)檔案管理控制范圍。

2.不斷加強現(xiàn)代信息技術(shù)條件下檔案管理工作的設(shè)備設(shè)施建設(shè)與完善工作

對于現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，必須要有較為先進的技術(shù)設(shè)備為基礎(chǔ)，傳統(tǒng)的檔案管理僅僅使用一張桌子、一個本子，但是在現(xiàn)代信息時代，必須要使用符合要求的設(shè)備和儀器。對于現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理是基礎(chǔ)，對于檔案管理來說，其中的相應(yīng)設(shè)備是基礎(chǔ)。對于企業(yè)的全面檔案管理，需要以符合條件的相應(yīng)設(shè)備和系統(tǒng)為基礎(chǔ)，引進較為專業(yè)的管理技術(shù)和先進設(shè)備，從基礎(chǔ)開始，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理水平的全面提升。

3.探討并建立科學(xué)規(guī)范化的管理機制

對于檔案管理來說，其本身是具有長期作用的一項工程，因此在進行檔案管理的時候，需要有較為專業(yè)而又健全的管理機制。通過建立科學(xué)規(guī)范的管理機制，能夠?qū)崿F(xiàn)現(xiàn)代信息技術(shù)企業(yè)檔案管理的科學(xué)化規(guī)范化和標準化。通過利用符合要求的電子檔案，能夠?qū)崿F(xiàn)對其中各個環(huán)節(jié)的全面控制和綜合性管理，對于其中的相應(yīng)細節(jié)可以進行全面的控制和查詢。由于檔案本身具有種類繁多大小不一的特點，因此需要建立系統(tǒng)性的管理軟件，做到不同答案的綜合管理。另外對于建立的科學(xué)管理制度和流程，需要嚴格的遵從。檔案管理本身就是一件十分嚴謹?shù)氖虑椋孕枰酝暾墓芾碇贫葹榛A(chǔ)，通過對檔案的整理和收集，實現(xiàn)檔案信息的管理和后期使用，發(fā)揮出檔案的重要作用。

4.全面增強檔案管理人員的能力素質(zhì)

對于檔案管理人員，需要進行全面的技術(shù)能力培訓(xùn)，通過集中培訓(xùn)，結(jié)合檔案管理人員的自行學(xué)習(xí)，提升所有管理人員的管理水平和管理理念。另外檔案管理部門還需要全面提升區(qū)域間的相應(yīng)合作關(guān)系，將檔案管理的相應(yīng)資源進行全面的整合，實現(xiàn)全面的聯(lián)動機制。對于工作中的相依工作經(jīng)驗和工作方法，要進行定期的交流，全面提升所有檔案管理人員的管理水平。

3 結(jié)束語

通過對我國企業(yè)檔案管理的情況進行全面的研究和分析發(fā)現(xiàn)，隨著我國現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，企業(yè)檔案管理面臨十分嚴峻的發(fā)展挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理方法有很多都已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代的需要，因此需要借助高技術(shù)水平的信息設(shè)備進行企業(yè)檔案的管理。在現(xiàn)代信息技術(shù)的條件下，需要全面提升對企業(yè)檔案管理和現(xiàn)代信息技術(shù)的良好結(jié)合，實現(xiàn)全面的檔案管理和改革。確保企業(yè)發(fā)展良好動力的同時，實現(xiàn)對企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代信息技術(shù)革新。

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