檔案記憶觀視野下的企業(yè)檔案管理研究

肖瀅玉

摘 要：近年來興起的一種新的概念叫做“檔案記憶觀”，這一概念針對企業(yè)的檔案管理提出了更高的工作標(biāo)準(zhǔn)，也在企業(yè)的發(fā)展中起到了重要的作用。特別是當(dāng)前各個企業(yè)，為了能夠與時代同步發(fā)展，都在竭力尋找一個可以實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展的辦法。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理已經(jīng)無法滿足企業(yè)檔案管理出現(xiàn)的新問題，因此為了能夠更加科學(xué)有效的的管理檔案，企業(yè)應(yīng)該采用新的檔案管理政策。

關(guān)鍵詞：檔案記憶觀；企業(yè)檔案；檔案管理

檔案是一種記錄形勢，代表了企業(yè)的發(fā)展動向，象征著企業(yè)的進(jìn)步，檔案也是企業(yè)發(fā)展過程中的見證者。但是由于企業(yè)的檔案管理人員在辦理員工的離職或者入職等過程中沒有及時對檔案進(jìn)行完善或者企業(yè)的人員流動過快等原因，使讓很多企業(yè)在檔案管理方面都存在著漏洞。而這些企業(yè)檔案管理的漏洞在某種程度上會直接影響企業(yè)未來的良性發(fā)展，因此完善企業(yè)檔案管理是值得引起當(dāng)下企業(yè)管理者關(guān)注的一個重要問題。

1 當(dāng)前企業(yè)檔案管理中存在的問題

1.1 對檔案管理工作不夠重視

檔案是具有非常重要意義的，部分企業(yè)沒有把檔案管理工作放到基礎(chǔ)工作中，認(rèn)為“檔案是檔案，業(yè)務(wù)是業(yè)務(wù)”，認(rèn)為兩者之間互不聯(lián)系。少數(shù)企業(yè)沒有認(rèn)識到檔案在信息化時代的實用價值，認(rèn)為檔案管理工作只是收集過時的文件材料，只要把檔案保管好，能夠在需要時翻閱即可。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理參與程度不夠，對檔案在企業(yè)中的重要性認(rèn)識不足，造成領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作發(fā)展缺乏計劃性或計劃落實不到位，影響了檔案工作的正常開展。只是口頭上強(qiáng)調(diào)檔案管理的重要性，卻沒有實際落實檔案管理工作。

1.2 檔案管理工作人員素質(zhì)差

檔案管理工作靈活度低，相對日常工作較為枯燥，工作內(nèi)容多數(shù)是以檔案的收集、整理、保管為主。由于部分企業(yè)對檔案管理工作不夠重視，導(dǎo)致相關(guān)工作人員機(jī)械化工作，工作積極性不高，缺乏責(zé)任心。即便檔案管理隊伍龐大，但是工作人員的水平參差不齊，大多數(shù)工作人員受到的專業(yè)教育程度偏低，使得檔案管理工作不能順利高效的開展。

1.3 企業(yè)檔案管理體制不健全

在當(dāng)前的社會中，特別是以中小型企業(yè)為主，檔案管理體制不健全，沒有明確的檔案工作的管理制度，即使是建立的管理制度但是也存在不健全，而且在工作實施中執(zhí)行的不夠好。[1]在微小型企業(yè)中由于對檔案管理的觀念比較薄弱，有些企業(yè)設(shè)有檔案室，卻沒有專門的人事或者是管理人員對檔案進(jìn)行管理，這樣就造成了企業(yè)中有很多員工的檔案或者是企業(yè)自身的文件丟失等現(xiàn)象。

1.4 檔案管理硬件設(shè)施不齊全

在部分企業(yè)當(dāng)中，對檔案管理所具備的必要條件落實差，并沒有建立專用檔案室。檔案室是企業(yè)統(tǒng)一保存和管理自身企業(yè)檔案的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，是整個企業(yè)的組成部分。還有許多的企業(yè)往往是把檔案存放在設(shè)施陳舊，相關(guān)設(shè)備嚴(yán)重匱乏的倉庫等位置，“六防”都不能夠做好，更談不上紅外線監(jiān)控和濕溫度管控。這樣的管理工作是非常落后的，很容易造成檔案信息遺失、變質(zhì)，檔案信息的丟失是企業(yè)無法彌補(bǔ)的巨大損失。

2 檔案記憶觀視野下的企業(yè)檔案管理的有效措施

2.1 加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作

加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)工作，首先是要統(tǒng)一思想，建立健全的檔案管理的各項規(guī)章制度。把健全檔案管理作為全局實現(xiàn)信息共享、提高工作效率的重點來抓，讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識到檔案管理工作也是本職工作，始終把檔案管理工作擺在全司工作的重要位置。通過科學(xué)合理的規(guī)章制度將檔案管理工作作為一項長期堅持的重要工作進(jìn)行。同時企業(yè)應(yīng)對每年的檔案整理工作進(jìn)行審核，并合理利用。

2.2 加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)

檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力會直接影響檔案管理的質(zhì)量，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平是檔案管理工作的重要保證。為了讓檔案管理人員掌握技能，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，加大檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作開展的力度，積極參加上級或地方檔案管理部門舉辦的專業(yè)培訓(xùn)班，新人入職前要進(jìn)行崗位獲證培訓(xùn)。通過檔案管理培訓(xùn)，來優(yōu)化檔案管理人員的有效的管理理念，幫助檔案管理人員更好的學(xué)習(xí)檔案記憶觀的基本理念，然后建立"檔案記憶觀"來更好的對企業(yè)不常使用的檔案進(jìn)行分類。同時檔案管理工作人員在日常中也可以提高自身的管理水平，懂得利用生活中的科技來更加有效的管理檔案。[2]在企業(yè)，老板可以對檔案管理著的管理狀態(tài)進(jìn)行檢查或者不定時的抽查，以此來檢測檔案管理者的工作情況。如果其管理狀態(tài)不佳或者管理方式效果不明顯的話，企業(yè)老板可以通過企業(yè)競爭的方式，來挑選更加合適的企業(yè)檔案管理人才，有壓力才會有動力，競爭的壓力可以讓檔案管理者以更加積極的態(tài)度投入到企業(yè)的檔案管理工作中，這對整個企業(yè)的發(fā)展起著推動作用。

2.3 加強(qiáng)檔案宣傳，提高全員參與意識

檔案管理最大的作用就是被有效的利用，這也是反映檔案自身的價值最好體現(xiàn)。檔案的宣傳工作就是向企業(yè)員工說明和講解檔案和檔案工作的重要性，傳播檔案法規(guī)和檔案業(yè)務(wù)知識的相關(guān)信息。檔案管理工作與各部門的配合分不開，檔案信息需要收集整理。倘若企業(yè)員工或是領(lǐng)導(dǎo)為了圖日后檔案使用方便，沒有將檔案交于檔案室，使檔案無法歸檔。這樣就使檔案管理工作不能夠順利進(jìn)展，所以，改變這樣的行為，就要大力宣傳檔案管理工作，提高全員的檔案觀念，讓員工自覺的將文件上交歸檔。[3]因此，檔案宣傳是整個檔案管理事業(yè)的重要組成部分，只有擴(kuò)大檔案的影響，推進(jìn)檔案工作的規(guī)范化和現(xiàn)代化才能夠讓企業(yè)更平穩(wěn)健康的發(fā)展。

3 結(jié)束語

企業(yè)的檔案管理是決定一個企業(yè)未來發(fā)展的重要因素，不能夠因為意識薄弱而忽略檔案管理的存在。同時加強(qiáng)檔案庫房設(shè)施建設(shè)，減少外界條件對檔案造成的損害。在管理好檔案的基礎(chǔ)上，尋求更為有效的服務(wù)新途徑，以提高檔案利用的質(zhì)量和水平，更好地發(fā)揮檔案的作用，在公司創(chuàng)造效益的同時，促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展，才能為公司發(fā)展，提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]王霞.知識視野的企業(yè)檔案管理范式變革[J].黑龍江檔案，2017，01：49.

[2]趙琳.大數(shù)據(jù)時代檔案管理對企業(yè)記憶支撐的作用分析[J].才智，2016，14：255.

[3]田亞萍.企業(yè)記憶觀視野下企業(yè)檔案工作的思考[J].陜西檔案，2016，02：28-29.