對高校學(xué)生檔案管理方法的探討

侯敏

摘 要：通過對高校學(xué)生檔案的管理流程進(jìn)行研究分析，對其進(jìn)行管理上的加強(qiáng)，可以通過對檔案的立卷、歸檔、轉(zhuǎn)遞等流程進(jìn)行有效的規(guī)范，對參與檔案管理相關(guān)工作的人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、責(zé)任感等方面進(jìn)行強(qiáng)化培訓(xùn)，全面提高高校學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量水平。本文以下就對高校學(xué)生檔案管理工作的加強(qiáng)，以期對高校學(xué)生檔案資料的管理工作水平的提高起到一定的促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：高校學(xué)生檔案；管理方法；探討

高校學(xué)生的檔案不僅僅對于學(xué)生自身而言有著重要的意義，是其不如社會后學(xué)生生涯中的重要履歷，對其社會評價起到重要的影響作用，而且是國家人事檔案中重要的組成部分，高校學(xué)生檔案是對學(xué)生在高校就讀期間學(xué)習(xí)、生活以及社會實(shí)踐活動的有效記錄，能夠?yàn)樯鐣M織進(jìn)行人才的選拔提供重要的依據(jù)，是一個學(xué)生在社會人事檔案中的最基礎(chǔ)的部分。

對于加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理工作的重要意義不言而喻，因此，采用何種手段對其實(shí)施有效的加強(qiáng)、在那些具體的方面著手開展加強(qiáng)等，就成為高校學(xué)生檔案管理工作人員需要思考的問題了。通過對高校學(xué)生檔案的管理流程進(jìn)行研究分析，對其進(jìn)行管理上的加強(qiáng)，可以通過對檔案的立卷、歸檔、轉(zhuǎn)遞等流程進(jìn)行有效的規(guī)范，對參與檔案管理相關(guān)工作的人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、責(zé)任感等方面進(jìn)行強(qiáng)化培訓(xùn)，全面提高高校學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量水平。本文以下就對高校學(xué)生檔案管理工作的加強(qiáng)，在檔案管理過程中的幾個流程中如何實(shí)施有效的加強(qiáng)進(jìn)行詳細(xì)的論述。

1 新生檔案立卷、歸檔

高校新生在入校之后，要對其進(jìn)行首次檔案信息的收集和采集工作，并在采集整理完畢之后進(jìn)行立卷、歸檔處理，在這個環(huán)節(jié)中，重點(diǎn)是對學(xué)生檔案信息的準(zhǔn)確性以及完整性進(jìn)行把控。對于學(xué)生檔案的準(zhǔn)確性，其重要性就不多說了，信息喪失準(zhǔn)確性，學(xué)生檔案就失去了其存在的價值，欲加強(qiáng)學(xué)生檔案準(zhǔn)確性的把控，學(xué)生的檔案要經(jīng)過嚴(yán)格的審查過程，將其中存在模糊、不明確的因素進(jìn)行有效的排除，如：學(xué)生的籍貫信息，現(xiàn)今許多考生為降低高校入學(xué)的門檻，臨時辦理個別“照顧”地區(qū)的戶口，或是冒名頂替他人高考、入學(xué)，對于這類信息要嚴(yán)格的審查。對于學(xué)生檔案的完整性把控，主要是對學(xué)生信息組成要素的逐一采集，對于存在缺項(xiàng)學(xué)生的信息進(jìn)行進(jìn)一步的審查，以確保學(xué)生檔案的完整性。

高校學(xué)生在入學(xué)時，是對其檔案進(jìn)行有效采集、收集的最佳時間段，要在這段時間內(nèi)完成對學(xué)生檔案的立卷和歸檔，并保證其準(zhǔn)確性和完整性，為學(xué)生在畢業(yè)階段為社會提供第一手準(zhǔn)確的資料做好基礎(chǔ)準(zhǔn)備工作。

2 對于學(xué)生檔案的保管

對于任何一種檔案而言，它多數(shù)時間是在某一空間內(nèi)存放，只有在一些特定的時間段（如：轉(zhuǎn)校、畢業(yè)以及步入社會等等時間段）才會出現(xiàn)對其內(nèi)容和存放地點(diǎn)的變更，故而，高校學(xué)生檔案的保管是一項(xiàng)長期并且重要的工作，加強(qiáng)對學(xué)生檔案保管流程的管理，要針對學(xué)生檔案中的各個組成要素進(jìn)行，具體有：

（1）對于學(xué)生的鑒定材料，要保證其內(nèi)容的真實(shí)性，學(xué)生的鑒定材料是社會之進(jìn)行人才選撥和任命的重要依據(jù)，尤其是對學(xué)生在某一方面的特長或是缺陷有較強(qiáng)的評判性，能夠有效增強(qiáng)社會組織對學(xué)生判斷的準(zhǔn)確性。

（2）學(xué)生的成績單。學(xué)生的成績單，如實(shí)的記錄了學(xué)生在接受文化素質(zhì)教育過程中的個中表現(xiàn)，并以打分的形式呈現(xiàn)出來，是對學(xué)生文化素質(zhì)水平的客觀體現(xiàn)，對于其在工作崗位上所能作出的成績有較強(qiáng)的依據(jù)性。

（3）榮譽(yù)、處分等。一個學(xué)生在校期間，有重大突出表現(xiàn)時，都會在學(xué)生檔案中有一定的體現(xiàn)，將學(xué)生在校期間的各種榮譽(yù)或是處分等進(jìn)行有效的記錄，能夠增強(qiáng)學(xué)生檔案的全面性。

（4）學(xué)生的體檢表，高校學(xué)生在校期間，會接受幾次體檢普查，而體檢表能夠準(zhǔn)確的對學(xué)生的身體情況進(jìn)行記錄，能夠在其進(jìn)入社會后是否具有從事一些對身體素質(zhì)要特殊要求的崗位（如：飛行員、潛水工作等有特殊要求的崗位）。

（5）高效學(xué)生在校期間會接觸到多社會實(shí)踐活動，在其中，學(xué)生各個方面的素質(zhì)能力會有一定程度的提高，在進(jìn)行高效學(xué)生檔案的保管過程中，要對學(xué)生的這類信息資料進(jìn)行有效的保管。

在進(jìn)行高效學(xué)生檔案的保管環(huán)節(jié)中，還要注意學(xué)生檔案內(nèi)容時效性的管理，對于相關(guān)檔案資料內(nèi)容，一經(jīng)核實(shí)無誤，及時存檔保管。

3 學(xué)生檔案整理、接收

高校在讀生的檔案資料，期間會出現(xiàn)一些內(nèi)容上的更新、新進(jìn)人員檔案的接收等，要對這些流程的進(jìn)行規(guī)范化的管理，對于不符合要求的檔案拒不接受，對于出現(xiàn)不合格檔案資料在源頭上進(jìn)行杜絕，嚴(yán)禁檔案管理人員對學(xué)生檔案進(jìn)行私自的更改或是替換，尤其是其中的一些不良記錄等，決不能私自撤銷，降低學(xué)生檔案的真實(shí)性，加強(qiáng)檔案的客觀性，為用人單位負(fù)責(zé)、對社會負(fù)責(zé)。

4 畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞

高效學(xué)生一份完整檔案資料，包括以往求學(xué)經(jīng)歷中的檔案資料，高校期間的個人狀況的的記錄信息，以及最后的派遣證明，在學(xué)生畢業(yè)步入社會中，要遵照“檔隨人走”的原則，將學(xué)生完整的檔案資料轉(zhuǎn)遞（一般能夠通過專門快遞或是直接派送的形式進(jìn)行轉(zhuǎn)遞）到相關(guān)的用人單位或是公共組織單位（有些學(xué)生的檔案直接由地方人力資源部門接收）。高校學(xué)生檔案在轉(zhuǎn)遞這個環(huán)節(jié)中，要加強(qiáng)即時性、準(zhǔn)確性的管理，保證將學(xué)生檔案在規(guī)定的時間內(nèi)送達(dá)指定的地點(diǎn)。

5 結(jié)束語

綜上所述，高校學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量水平，受到諸多因素的影響，如：學(xué)生之前檔案資料的各項(xiàng)要求、高校就讀期間檔案資料管理工作的水平、保管時間的長短等等，要想加強(qiáng)其管理工作，首先從根源上要對其內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性進(jìn)行強(qiáng)化，制定相關(guān)的檔案管理制度，促使其在檔案的更新、流轉(zhuǎn)過程中準(zhǔn)確性和完整性得到良好的保證，為高校學(xué)生檔案的管理工作提供制度保證。

參考文獻(xiàn)

[1]米軍.當(dāng)代高校學(xué)生檔案管理研究[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2016，（14）：51-52.

[2]高淑俠.對高校學(xué)生檔案管理方法的探討[J].徐州教育學(xué)院學(xué)報，2007，02：141-142.

[3]李雅麗.高校學(xué)生檔案管理的問題與建議[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，01：22+29.

[4]張建華.高校學(xué)生檔案管理工作再探討[J].蘭臺世界，2015，35：70-71.

[5]斯琴高娃，朝克夫.淺談高校學(xué)生檔案管理工作[J].課程教育研究（新教師教學(xué)），2014，33.