淺析信息化建設(shè)在國有企業(yè)檔案管理中的作用

摘 要：在大數(shù)據(jù)時代，我國的企業(yè)經(jīng)營和發(fā)展對數(shù)據(jù)的依賴性也在不斷增強(qiáng)，所以，企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程也應(yīng)加速進(jìn)行，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需求，以便為企業(yè)提供更好的服務(wù)。鑒于此，本文將主要從國有企業(yè)的信息化建設(shè)著手，探討檔案部門如何進(jìn)行有效的管理。

關(guān)鍵詞：信息化建設(shè)；檔案管理；國有企業(yè)

在全國加強(qiáng)“大數(shù)據(jù)”、“云計算”的背景下，國有企業(yè)發(fā)展也越來越面臨著更多的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，對信息數(shù)據(jù)的整合功能和分析能力的要求也越來越高。為了配合國企對企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動追蹤以及企業(yè)長期發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃的需求，檔案管理部門必須要適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求，建立一套適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的檔案管理措施，為企業(yè)提供更全面、科學(xué)的信息和數(shù)據(jù)，幫助企業(yè)做大做強(qiáng)，在市場經(jīng)濟(jì)體制中爭得一席之地。

1 檔案信息化管理在國有企業(yè)中的現(xiàn)實意義

首先，加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)是順應(yīng)我國“大數(shù)據(jù)”時代建設(shè)的明智之舉。在互聯(lián)網(wǎng)+時代，積極推動數(shù)字化建設(shè)，推動網(wǎng)絡(luò)互通與數(shù)據(jù)共享已逐步變?yōu)楫?dāng)前社會走向的主流方向。在這種趨勢的推動下，我國市場經(jīng)濟(jì)必然也會向更開放、更包容和互通有無的方向發(fā)展。國有企業(yè)是我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要部分，在整個經(jīng)濟(jì)環(huán)境下具有相當(dāng)重要的話語權(quán)，其經(jīng)濟(jì)行為也會對其他經(jīng)濟(jì)團(tuán)體產(chǎn)生影響。所以，在這樣一種市場環(huán)境下，國有企業(yè)應(yīng)做好帶頭作用，積極推動國有企業(yè)內(nèi)部的數(shù)字化建設(shè)，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部信息共享和加強(qiáng)與外部信息的聯(lián)通，從而為企業(yè)的發(fā)展提供更便捷、更廣闊的渠道，所以，國企加強(qiáng)檔案管理當(dāng)中的信息化建設(shè)是非常必要的。

其次，提升檔案的數(shù)字化管控是推動國有企業(yè)革新的堅實舉措。當(dāng)前，我國大部分的國有企業(yè)正處在革故鼎新的重要關(guān)口，在企業(yè)改革的過程中，我們應(yīng)堅持繼往開來，既要銳意進(jìn)取，開拓新的領(lǐng)域，采用新的制度和管理，又要繼承過去的優(yōu)秀傳統(tǒng)和管理經(jīng)驗，因此，在這個過程當(dāng)中，企業(yè)必須要加強(qiáng)信息化的力量，讓互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)普遍應(yīng)用到企業(yè)的檔案管控的實際操作當(dāng)中，積極發(fā)揮檔案部門的作用。

再次，加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理是促進(jìn)國有企業(yè)文化蓬勃發(fā)展的力量。在新的發(fā)展環(huán)境下，企業(yè)要想從數(shù)量繁多的競爭對手中脫穎而出，依靠的不僅僅是財務(wù)報表中的經(jīng)營能力，還需要的是企業(yè)發(fā)展過程中所形成的企業(yè)文化和價值觀念。檔案管理部門承載著整個經(jīng)濟(jì)運營機(jī)構(gòu)的文化活動等各項記錄，最能夠推動整個架構(gòu)的文化發(fā)展與繼續(xù)繁榮，因此，加強(qiáng)數(shù)字化管理同時也能夠讓檔案管控的相關(guān)機(jī)構(gòu)更完善地服務(wù)于企業(yè)的各個其他相關(guān)部門，為它們提供更便捷、更快速的支持，進(jìn)而全面推動企業(yè)的建設(shè)和發(fā)展。

2 信息化建設(shè)在國有企業(yè)檔案管理中的作用

2.1 資源共享、提高效率

在互聯(lián)網(wǎng)+時代，高速運轉(zhuǎn)的信息處理系統(tǒng)和發(fā)達(dá)的互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)讓數(shù)據(jù)共享成為可能。目前，國有企業(yè)也在逐步開發(fā)自己的服務(wù)器，以快速時間企業(yè)內(nèi)部資源共享。資源共享實現(xiàn)后，檔案管理部門可以依靠網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行信息收集、統(tǒng)計、匯總、分析和儲存，這樣就有效節(jié)省了工作人員在信息數(shù)據(jù)處理中耗費的勞動和時間，同時也讓檔案管理工作更高效，工作效率大大提高。

2.2 快速查詢、高效利用

檔案管理部門的關(guān)鍵任務(wù)之一就是為其他部門提供信息查詢及搜集服務(wù)。以往，檔案工作人員需要手動查閱大量的紙質(zhì)文件，在這過程中無疑浪費了最主要的工作時間，而實現(xiàn)信息化后，工作人員只需要將紙質(zhì)文件輸入到檔案管理系統(tǒng)中存檔，當(dāng)有查詢需求時，工作人員只需要在系統(tǒng)中快速搜索，就可以找到相應(yīng)的資料，這樣，通過互聯(lián)網(wǎng)，檔案管理就可以做到即時搜索、即時利用，提高了整個運作過程的有效性。此外，搭建網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)后，別的機(jī)構(gòu)人員也能夠通過該信息系統(tǒng)自主進(jìn)行搜索，從而相應(yīng)節(jié)省了檔案管理機(jī)構(gòu)的任務(wù)壓力，使檔案管控更加靈活高效。

2.3 快速備份、高效管理

在進(jìn)行信息化管理之前，檔案管理工作受客觀因素影響較大，一般性自然災(zāi)害和由人為因素導(dǎo)致的災(zāi)害都有可能讓檔案受到損害。而且，國有企業(yè)大多數(shù)是規(guī)模較大且結(jié)構(gòu)完善的企業(yè)，其中各部門的檔案資料數(shù)量龐大，且名目眾多，所以，管理部門必須要準(zhǔn)備大面積的檔案室來存儲這些檔案，這也相應(yīng)增加了國企的房屋、土地和物業(yè)等成本。實施信息化后，檔案管理工作不僅輕便，而且能夠?qū)⑦@些檔案快速復(fù)制到其他存儲設(shè)備中，及減少了檔案存儲空間，又方便了檔案信息的存儲和查閱。

2.4 利于決策、增加效益

檔案管理部門的重要職能就是為企業(yè)決策層提供數(shù)據(jù)信息支持。國有企業(yè)在實施信息化后，檔案管理部門可以借助網(wǎng)上先進(jìn)的信息處理系統(tǒng)來對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分析，整合，從而為決策層提供更專業(yè)、更科學(xué)的建議，協(xié)助他們對企業(yè)發(fā)展方向和經(jīng)營目標(biāo)進(jìn)行整體把控。同時信息化建設(shè)提高了國有企業(yè)檔案管理效率，通過資源共享降低了信息成本，進(jìn)而增加國有企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

3 推動國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)的有效策略

3.1 著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

當(dāng)前，大部分國有企業(yè)都已經(jīng)認(rèn)識到了實現(xiàn)數(shù)字化對企業(yè)發(fā)展空間的有效作用，然而，在信息化管理工作的逐步開展當(dāng)中，由于側(cè)重點不同，其信息化整體水平還有待提高。為加強(qiáng)對檔案管理機(jī)構(gòu)的數(shù)字化管理，必須要就國企信息化系統(tǒng)進(jìn)行整體監(jiān)測，補(bǔ)足信息系統(tǒng)中的薄弱環(huán)節(jié)，特別是要加強(qiáng)檔案管理部門與其他部門的連接，為推動檔案內(nèi)容信息共享掃除障礙，以提升檔案管理部門的效率。

3.2 建立完善的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

在實施檔案信息化管理后，還應(yīng)在制度體系上對檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范。首先，應(yīng)建立檔案部門信息化管理制度，明確信息化工作中的職責(zé)和任務(wù)，將檔案管理工作的責(zé)任分解到每位工作人員上，提高他們的警惕心和責(zé)任感。其次，還需要建立網(wǎng)上檔案流傳、檢索流程，按照管理級別劃定權(quán)限，限定檔案、數(shù)據(jù)、文件的可供使用人員，保障檔案信息的安全性，同時也能夠方便檔案工作人員進(jìn)行檔案借閱管理，節(jié)省他們的工作時間，進(jìn)而提升檔案管理的效率。

3.3 有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)

數(shù)據(jù)庫建設(shè)是所有大型企業(yè)進(jìn)行信息化建設(shè)所關(guān)注的重要內(nèi)容。企業(yè)自建數(shù)據(jù)庫，一方面可以自己掌握企業(yè)的重要信息數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)庫的整體安全性；另一方面，也可以有效提高數(shù)據(jù)庫的運轉(zhuǎn)速度，促進(jìn)國有企業(yè)內(nèi)部資源共享的便利。檔案部門需要管理一大批檔案信息和數(shù)據(jù)信息，有實力的國有企業(yè)必須要有自己的數(shù)據(jù)庫，這是應(yīng)該引起所有領(lǐng)導(dǎo)重視的。同時，在數(shù)據(jù)庫管理的過程中，也應(yīng)該找到工作的重點，處理好數(shù)據(jù)庫與使用者的銜接問題。

3.4 重視檔案信息化人才管理

人才培養(yǎng)是國有企業(yè)任何時候都不應(yīng)忽視的一項重要內(nèi)容，檔案管理的數(shù)字化任務(wù)更是基于有經(jīng)驗、有想法的數(shù)字化和信息化相關(guān)人才。所以，檔案管控部門還應(yīng)當(dāng)做好本部門人才管理方面的工作。首先，要推動數(shù)字化骨干力量的組織和學(xué)習(xí)，應(yīng)針對本部門的人員情況，選拔一批具有檔案管理經(jīng)驗的人才進(jìn)行計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理經(jīng)驗專業(yè)培訓(xùn)，提高他們在檔案信息處理中的實踐能力。另一方面，還應(yīng)當(dāng)招聘部分電腦方面的專業(yè)技術(shù)人員，專門進(jìn)行檔案管理機(jī)構(gòu)的系統(tǒng)維護(hù)和電腦網(wǎng)絡(luò)信息內(nèi)容的維護(hù)，保證檔案資源的絕對安全。

4 結(jié)語

國企的信息化建設(shè)是推動其發(fā)展的主要方向，在國企進(jìn)行結(jié)構(gòu)優(yōu)化升級的關(guān)鍵階段，必須要做好企業(yè)發(fā)展的各項數(shù)據(jù)支持。所以，國有企業(yè)必須要做好檔案管理工作的信息化構(gòu)建任務(wù)，提升檔案管理當(dāng)中的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)和數(shù)據(jù)庫搭建，同時，也需要做好專業(yè)人員管理建設(shè)過程，為企業(yè)的信息化管理工作儲備更多的高素質(zhì)人才。

參考文獻(xiàn)

[1]邵相利.檔案管理信息化與數(shù)字化的探索[J].蘭臺世界，2013

[2]張霞.檔案管理理念實現(xiàn)檔案管理信息化[J].科技資訊，2016

作者簡介

金晶（1985-），女，福建泉州人，泉州市城市建設(shè)發(fā)展公司辦公室，助理館員，大學(xué)本科學(xué)歷，研究方向：檔案管理。