淺議我國檔案數(shù)字化建設實踐與發(fā)展策略

摘 要：隨著我國社會主義經(jīng)濟的迅速發(fā)展，檔案的數(shù)字化已經(jīng)成為了必然趨勢。目前社會上很多人對檔案的重視程度不夠，認為檔案和自己的關(guān)系并不大，進而導致檔案遺失的現(xiàn)象非常嚴重。隨著電子我國電子科技技術(shù)近年來的迅速發(fā)展，檔案的數(shù)字化建設也有了日新月異的變化。但是目前國內(nèi)關(guān)于檔案數(shù)字化的研究相對較少，檔案數(shù)字化的技術(shù)還不夠成熟。因此文章針對于此進行研究，以為我國檔案數(shù)字化的建設提供理論基礎。

關(guān)鍵詞：檔案，數(shù)字化，發(fā)展

隨著我國社會主義經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，城市人口以及農(nóng)村人口的流動性不斷增加，這就給檔案的轉(zhuǎn)移以及保存帶來了極大難度。針對這一問題西方許多國家提出了檔案數(shù)字化的概念，可以說，檔案的數(shù)字化必然是今后發(fā)展的唯一途徑。我國檔案數(shù)字化的發(fā)展相對于其他國家較晚，但是近年來隨著計算機技術(shù)的迅速普及也去的了長足的進步。但是于此同時，我們也應該清楚的認識到，檔案的數(shù)字化建設是一個長期的工程，其目前仍存在諸多需要改進之處。相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案，數(shù)字化檔案具有著無可比擬的優(yōu)勢，數(shù)字化檔案，不像傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案需要占據(jù)大量的空間，且數(shù)字化檔案不用擔心因為檔案的損毀以及遺失。最后，數(shù)字化的檔案在檔案轉(zhuǎn)移過程中不需要通過快遞等方式，既保證了極大的安全性，有極高程度的提高了效率。

1 檔案數(shù)字化的含義

檔案數(shù)字化即利用計算機等專業(yè)技術(shù)對傳統(tǒng)的紙質(zhì)版的檔案進行處理，處理后的檔案也是用電子文檔的形勢進行保存。所謂數(shù)字化就是指一種計算機處理技術(shù)，簡單來說就是通過計算機的處理將紙質(zhì)版的信息通過特定的技術(shù)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n進而進行保存的一種技術(shù)手段。一般來說數(shù)字化檔案的建設包括2個階段即1）對原有的紙質(zhì)版檔案進行數(shù)字化處理；2）對現(xiàn)有階段的檔案進行數(shù)字化處理并進行整理存檔。從檔案的數(shù)字化程度上來說，其也可以分成兩種一種是對電子檔案的索引表進行數(shù)字化以方便檔案的保存、查找以及轉(zhuǎn)移。一種是深度數(shù)字化，即對檔案的內(nèi)容也進行數(shù)字化處理，以增強檔案的轉(zhuǎn)移效率，保存容易程度等。

2 檔案數(shù)字化的意義

眾所周知，檔案在人的一生中起到十分重要的作用。他就像是一本日記，記錄著你一生中所有的重大事件。因此，不管是從國家層面上來說還是從個人層面上來說，檔案都有著十分重要的意義。但是，截止到目前為止，任由許多人對檔案的概念還不是很熟悉，對檔案的重要程度還不能夠完全理解。因此，檔案的遺失現(xiàn)象十分嚴重。傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案雖然能夠在一定程度上真實的反映檔案所有人的情況，但是紙質(zhì)版檔案十分不容易保存，且往往要占用很大空間。傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案，對保存環(huán)境的溫濕度也有著極高的要求，溫度和濕度的不適合都有可能造成檔案的損毀。因此，傳統(tǒng)檔案不管是建立還是保存都要消耗極大的人力、物力、財力。從這方面來說，數(shù)字化檔案具有無可比擬的優(yōu)勢。

圖1 傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案整理工作 圖2 遭到嚴重損壞的紙質(zhì)版檔案

另外，隨著我國計算機技術(shù)的迅速普及以及發(fā)展，辦公效率日益提高。目前越來越多的工作都是在電腦上完成，紙質(zhì)版的文件將必然會被淘汰。事實上，西方許多國家都提出了無紙化辦公的概念，也即是說，在辦公過程中盡量不出現(xiàn)紙質(zhì)版的文件以及材料。檔案作為我們每個人的標簽，對我們每個人的發(fā)展和生活都極為重要，一旦遺失后果不堪設想，而傳統(tǒng)紙質(zhì)版的檔案有極容易遭到損壞以及丟失，因此檔案的數(shù)字化已經(jīng)成為了社會發(fā)展的必然趨勢。

3 數(shù)字化檔案的發(fā)展策略

隨著我國經(jīng)濟的迅速發(fā)展，社會分工已經(jīng)越來越精細。檔案的數(shù)字化建設的專業(yè)型以及技術(shù)性也越來越高。因此，可以說檔案館想要單純依靠自身能力來建設數(shù)字化檔案已經(jīng)成為了一種幾乎不可能完成的任務。事實上，這也正是目前絕大多數(shù)檔案館所面臨的一大難題。在這種社會大背景下，想要解決檔案館的技術(shù)上以及工作量上的難題，主要可以通過以下幾種模式。

3.1 做好基礎性工作，為檔案的數(shù)字化建設奠定基礎

目前，紙質(zhì)版的檔案仍然是檔案的保存的主要形式，但是可以預見的是數(shù)字化檔案在未來的數(shù)年必然是檔案的發(fā)展趨勢，因此目前我們要做的工作就是努力把目前紙質(zhì)版的檔案的歸納、整理保存工作做好。只有做好了這些工作才能夠在進行數(shù)字化建設時做到事半功倍。

3.2 采用外包形式解決技術(shù)性難題

檔案的數(shù)字化建設過程中，需要用到的專業(yè)型技術(shù)非常多。如果單純依靠檔案館的自身能力去解決，已經(jīng)成為了一種幾乎不可能完成的任務。事實上，檔案館無論從資金還是工作量上，都不可能承擔這樣一個技術(shù)團隊。因此可以采用外包形式對檔案進行數(shù)字化處理。這樣利用專業(yè)的技術(shù)團隊進行業(yè)務承包，不僅僅可以幫助檔案館解決很多技術(shù)上的難題，還能在很大程度上節(jié)約成本，較少資金支出。

3.3 加大檔案數(shù)字化人才培養(yǎng)

在檔案的數(shù)字化建設以及后期的管理過程中都需要專業(yè)得數(shù)字化技術(shù)性人才。而目前我國在這方面人才的培養(yǎng)上還存在極大缺陷。因此，在后期的工作中，需要加強對這方面人才的培養(yǎng)。只有擁有了專業(yè)的技術(shù)性人才才能夠在檔案的數(shù)字化建設上取得可觀的進步。

4 總結(jié)

隨著我國社會主義經(jīng)濟的不斷進展，人們的檔案建立以及轉(zhuǎn)移也日益頻繁。傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案在檔案的轉(zhuǎn)移以及保存過程中存在極大缺陷，因此許多國家都提出了數(shù)字化檔案的概念。數(shù)字化檔案的建設過程中存在許多技術(shù)性以及工作量方面的難題，單純依靠檔案館自身實力已經(jīng)成為了幾乎不可能實現(xiàn)的任務。因此許多檔案館在數(shù)字化檔案的建設過程中都采用外包的形勢，依靠社會上的專業(yè)型團隊對來幫助其完成這一任務，取得了良好的效果。

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作者簡介

劉夢靜（1988-），女，漢，本科，天津人，天津泰達西區(qū)熱電有限公司，檔案管理員，研究方向是：檔案信息資源開發(fā)利用。