淺析如何強化公文管理信息化建設

邊琳娜　陸中平

摘 要：近年來隨著我國企業(yè)管理不斷創(chuàng)新，各種新技術(shù)在企業(yè)管理中的應用越來越廣泛，企業(yè)公文資料管理對于企業(yè)各種業(yè)務的開展具有十分重要的意義，可以為企業(yè)管理者進行決策提供充分的資料。在企業(yè)公文管理過程中也應該要積極加強對信息化技術(shù)手段的應用，以此提高企業(yè)公文管理水平。本文結(jié)合多年工作經(jīng)驗，對企業(yè)公文管理信息化建設工作進行分析和探討，旨在提高企業(yè)公文管理水平。

關(guān)鍵詞：企業(yè)管理 公文管理 信息化 問題 對策

中圖分類號：TP391 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）08-00-02

引言

公文是企事業(yè)單位或者組織機構(gòu)在發(fā)展過程中形成的各種文件，是按照特定的體式、經(jīng)過一定的處理程序形成并且加以使用的書面材料，利用公文傳遞政策命令以及處理公務，保證各項事業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展是企事業(yè)單位和機構(gòu)正常運行的基礎(chǔ)。對于企業(yè)發(fā)展而言，公文反映了企業(yè)的發(fā)展情況，公文管理指的是公文在形成、運轉(zhuǎn)、傳遞、存貯到轉(zhuǎn)換為檔案或銷毀的一個過程，公文管理對于企業(yè)的發(fā)展具有十分重要的意義，是企業(yè)發(fā)展過程中的指導性文件，具有權(quán)威性、時效性、規(guī)范性。提高公文管理質(zhì)量是企業(yè)辦公室事務管理中的重要環(huán)節(jié)，科學合理的公文管理，可以為企業(yè)提供更多的研究資料，加強企業(yè)對發(fā)展過程中的各種問題的研究，從而不斷提高企業(yè)生產(chǎn)水平和經(jīng)營管理水平。例如神華準能集團有限責任公司在發(fā)展過程中業(yè)務范圍不斷拓展，當前主營業(yè)務有煤炭開采、坑口發(fā)電、鐵路運輸，而且還不斷開發(fā)粉煤灰提取氧化鋁項目，企業(yè)業(yè)務不斷拓展，基建過程中產(chǎn)生的公文也越來越多，涉及項目建設、生產(chǎn)管理、人員管理等多個方面。新時期必須要加強對公文管理工作的重視，尤其是要加強公文管理工作制度的完善，借助信息化技術(shù)手段，確保公文管理工作實現(xiàn)規(guī)范化發(fā)展，為企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展提供更多依據(jù)和資料。

一、公文管理工作的要求

1.注重時效性

公文是企業(yè)發(fā)展過程中產(chǎn)生的各種書面文件，對于企業(yè)的發(fā)展具有一定的指導意義，也能為企業(yè)管理者的決策提供充足的依據(jù)，因此，公文必須要具備一定的實效性，必須要與當前企業(yè)發(fā)展狀況保持一致，才能真正服務于企業(yè)。每一份公文在形成、傳閱、辦理及存儲的過程中都有特定的時效限制，如果公文管理人員對時間觀念把握不到位，則很容易導致公文材料的形成與企業(yè)的各項經(jīng)營活動步調(diào)不一致，出現(xiàn)滯后，會影響到公文的質(zhì)量以及公文在企業(yè)發(fā)展過程中的實際效用的發(fā)揮。因此，企業(yè)公文管理人員對于每一份公文，都要進行及時、規(guī)范化管理，如果所需要管理的公文數(shù)量較多，管理人員應該要做好規(guī)劃和設計，根據(jù)公文的緊要程度確定先后處理順序，盡量做到不延誤、不漏發(fā)、不誤發(fā)、不擱置。這也是公文科學管理、高效管理的基本要求，是簡化公文辦文程序、縮短公文處理周期的有效措施。

2.注重規(guī)范性

公文是按照特定的體式并且經(jīng)過一定處理程序進行處理之后得到的書面文件，我國的公文有統(tǒng)一性的特點，公文的格式、種類、行文規(guī)則、辦理規(guī)則等都是全國統(tǒng)一的，形式和格式上要保持一定的規(guī)范性，而且公文內(nèi)容簡單明了，文字簡單樸實。公文管理是連續(xù)性很強而且操作嚴密的工作，要想確保公文能夠發(fā)揮正常效用，則必須要嚴格按照規(guī)范進行操作。公文管理規(guī)范性主要體現(xiàn)在以下幾個反面：第一，公文管理章程與制度嚴謹，健全的規(guī)章制度是公文管理工作高效開展的前提保障，也是公文管理人員落實公文管理工作的前提條件。第二，工作作風嚴謹。由于公文是十分正式的書面文件，有的公文還涉及到企業(yè)的商業(yè)機密，因此在公文管理過程中必須要形成嚴謹?shù)淖黠L，無論是公文的內(nèi)容還是公文管理過程，都要保持嚴謹?shù)膽B(tài)度，任何公文管理工作上的疏漏以及秩序上的混亂都會對公文質(zhì)量產(chǎn)生影響，管理人員必須要嚴格按照公文管理要求，對自己的行為進行規(guī)范和約束。第三，工作環(huán)節(jié)及工作崗位的銜接性。公文管理流程比較復雜，任何一個環(huán)節(jié)的疏忽都可能會阻礙公文效能的發(fā)揮，而且公文管理需要其他部門的配合，在企業(yè)公文管理過程中各個崗位之間要形成合作局面，配合協(xié)作，確保各個環(huán)節(jié)、各個崗位之間能夠有效銜接，提高公文運轉(zhuǎn)水平。

3.注重安全性

公文安全管理是公文管理過程中的重要內(nèi)容，公文管理往往會涉及到企業(yè)發(fā)展過程中的機密文件和事項，當前各種高新技術(shù)的迅猛發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)和計算機技術(shù)的應用，導致公文生成以及傳播過程中的安全事件越來越多。在公文管理過程中，安全性是一個基本要求，要加強公文管理過程中各個環(huán)節(jié)的監(jiān)督與管理，例如在公文傳遞以及處理的過程中要按照規(guī)章制度辦事，對于保密文件的存放和銷毀都要有詳細的登記手續(xù)和報批手續(xù)，確保公文的安全性，不泄露、不遺失。

二、企業(yè)公文管理存在的問題

21世紀是網(wǎng)絡信息時代，網(wǎng)絡在社會中的廣泛應用，為公文管理效率提升帶來了很大幫助，能展示出公文所具備的生命力。傳統(tǒng)的公文管理主要運用“你查我調(diào)”的方式，信息化程度很低，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和應用，公文管理模式也在不斷創(chuàng)新，在一定程度更加的具有方便性以及高效性等諸多特點。但由于傳統(tǒng)的管理模式持續(xù)時間較長，在公文管理過程中還面臨較多的問題：

1.公文管理工作混亂

在公文管理過程中，應該要有一個明確的目標，比如對公文類型、公文的格式、公文的保存形式、公文的用途等都要進行確定，然后按照不同的內(nèi)容對公文進行分類管理和利用，才能彰顯出公文的效用。在企業(yè)發(fā)展過程中有的管理人員對公文管理的目標不明確，管理過程中也出現(xiàn)較多的混亂。

2.公文管理體系不健全

當前很多企業(yè)公文管理過程中，管理體系不夠健全，是一個十分嚴重的問題。大多數(shù)的企業(yè)都比較重視各項經(jīng)濟建設活動的開展，對于公文管理的重視程度不夠，因此導致各種公文管理體系不夠完善，比如在進行公文管理時隨意調(diào)用工作人員負責公文管理這項工作，沒有專業(yè)化的公文管理隊伍，在工作時對公證文書立卷、歸檔和保管等工作的執(zhí)行不到位。

3.信息化程度不高

隨著企業(yè)公文管理制度不斷改革，企業(yè)負責人必須重視公文管理體系和引入先進的管理技術(shù)，從而能夠?qū)崿F(xiàn)對公文管理工作的創(chuàng)新，當前很多企業(yè)的公文管理工作的信息化程度不高，一方面，缺乏相應的設施設備，例如網(wǎng)絡信息管理系統(tǒng)的建立不完善、計算機設備的配備不足，都會導致公文管理水平較低。另一方面，缺乏信息技術(shù)人才，當前有的公文管理人員綜合能力水平較低，對信息技術(shù)的學習不夠，不能借助各種信息技術(shù)手段對各種公文管理問題進行解決，因此導致公文管理工作不規(guī)范。

三、企業(yè)公文信息化管理策略

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模不斷擴大，業(yè)務范圍越來越廣，單位發(fā)展過程中公文管理要求也越來越高，在信息化時代，必須要加強公文信息化管理，從以下幾個方面著手，不斷提高公文管理水平。

1.健全公文管理制度

在企業(yè)公文管理信息化發(fā)展過程中，制度是保障。信息化管理與傳統(tǒng)的人工管理模式不同，信息化管理采用計算機信息技術(shù)對各種公文信息進行處理，是對傳統(tǒng)管理模式的創(chuàng)新，對此，要加強管理制度的完善。

1.1對企業(yè)公文管理進行規(guī)范

在企業(yè)公文管理過程中，應該要按照信息化要求，對企業(yè)公文管理工作進行規(guī)范，對企業(yè)發(fā)展過程中的各種公文進行分類管理，提高管理水平。例如對企業(yè)公文進行管理的時候，可以通過計算機軟件對各種公文信息進行分類歸檔，將不同類別的公文信息整理在不同的存儲區(qū)中，便于企業(yè)的各個部門加強對單位發(fā)展過程中的各種公文信息的利用。

1.2要實現(xiàn)統(tǒng)一管理

在企業(yè)中會產(chǎn)生不同的公文信息，例如神華準能集團有限責任公司，是集煤炭開采、循環(huán)經(jīng)濟、鐵路運輸為一體的特大型綜合能源企業(yè)，公文信息資源量巨大，為了對企業(yè)公文信息進行充分、統(tǒng)一利用，要對企業(yè)的公文信息進行格式化、統(tǒng)一化、系統(tǒng)化，促使企業(yè)的公文信息化管理更加規(guī)范，對數(shù)字化公文的形式、內(nèi)容、存儲方式等進行規(guī)定，從而使得企業(yè)公文管理部門能夠按照相應的規(guī)范標準對各種公文進行采集、處理、存儲，在數(shù)據(jù)庫中錄入的公文信息實現(xiàn)完全統(tǒng)一。

1.3公文管理數(shù)字化

數(shù)字化公文是公文管理的方向，在企業(yè)發(fā)展過程中可以根據(jù)公文的利用率高低對公文進行分類，逐漸實現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展。神華準能集團有限責任公司公文信息種類繁多，涉及煤電路的生產(chǎn)、安全以及基本建設等各方各面，在管理過程中要實現(xiàn)各種公文信息的數(shù)字化管理，例如某基建項目建設過程中發(fā)布的項目公文信息，可以實現(xiàn)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)公文轉(zhuǎn)變成為數(shù)字化公文，將基建項目相關(guān)的公文傳遞給相關(guān)部門，確保企業(yè)的基建項目順利推進。此外，隨著企業(yè)的建設規(guī)模不斷擴大，新增基建項目以及各種基建項目的維修任務越來越繁重，必須要建立完整的數(shù)據(jù)庫，對公文信息進行統(tǒng)一保存，進行集中化管理。

1.4內(nèi)部信息和外部信息一體化

公文管理是企業(yè)內(nèi)部管理的重要內(nèi)容，但是公文管理不僅限于內(nèi)部管理，還是企業(yè)與外部進行溝通的紐帶。企業(yè)應該要加強內(nèi)部信息與外部信息的一體化建設，建立以公文管理室、檔案室為一體的現(xiàn)代企業(yè)公文管理信息管理中心，利用各種先進的信息技術(shù)和計算機通信技術(shù)，實現(xiàn)企業(yè)自動化和網(wǎng)絡建設，使得企業(yè)與外部的連接更加暢通，外部的技術(shù)信息、各種信息可以及時輸入企業(yè)內(nèi)部信息網(wǎng)絡，為企業(yè)的現(xiàn)代化建設提供更多幫助與支持。

2.加強公文安全管理

公文是企業(yè)發(fā)展過程中的各類信息的匯總，隨著信息化時代的不斷發(fā)展，各種信息技術(shù)、通信技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應用，為公文管理帶來便利的同時也帶來了很大的安全隱患。計算機系統(tǒng)的安全漏洞越來越多，而當前很多工作基本都在網(wǎng)絡上進行，網(wǎng)絡上經(jīng)常容易出現(xiàn)信息泄露、信息丟失等問題，對企業(yè)而言是巨大的損失，也存在很大威脅，尤其是一些關(guān)于科研項目的核心研究數(shù)據(jù)，對于企業(yè)的發(fā)展具有十分重要的意義，必須要進行嚴格地安全保護。在信息時代，公文信息化管理過程中要從多方面著手加強安全管理，對各種安全漏洞進行防范。為了實現(xiàn)安全管理，應該要加強對各種計算機安全防護技術(shù)的應用，比如防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、攻擊檢測技術(shù)和數(shù)據(jù)恢復技術(shù)等，都可以在企業(yè)公文信息管理系統(tǒng)中進行應用，對各種企業(yè)公文信息進行妥善保管。另外，對于不同等級的企業(yè)公文要實施不同的管理，比如一些機密企業(yè)公文，要進行絕密保存，一些非機密企業(yè)公文，則可以在內(nèi)部系統(tǒng)公開查閱。

3.實現(xiàn)設備現(xiàn)代化和服務網(wǎng)絡化

信息化管理的基礎(chǔ)是各種計算機設備，在公文信息化管理過程中，設備現(xiàn)代化是一個重要的基礎(chǔ)條件，面對全新的公文處理信息化要求，企業(yè)必須要配備更多高質(zhì)量硬件設備，計算機設備要求性能高、容量大、安全性強，同時還要配備掃描儀、光盤刻錄機、不間斷電源等。對于軟件系統(tǒng)則應該要具備完善的功能、較強的兼容性以及穩(wěn)定性，操作必須便捷。隨著公文管理的地位不斷提高，在企業(yè)公文管理過程中還要逐漸實現(xiàn)服務網(wǎng)絡化。積極參與企業(yè)信息平臺建設，例如神華準能集團有限責任公司在公文管理過程中，利用局域網(wǎng)絡實現(xiàn)公文管理的同步歸檔、同步整理、同步錄入、同步利用，在局域網(wǎng)中，可以為企業(yè)部門負責人以及企業(yè)領(lǐng)導人員和工作人員提供公文即時服務以及網(wǎng)上查詢打印服務。在企業(yè)對外宣傳過程中也發(fā)揮了十分重要的作用，與企業(yè)政工宣傳部門和信息網(wǎng)絡中心配合，將數(shù)字化公文內(nèi)容按照規(guī)定傳到外網(wǎng)中供利用，實現(xiàn)了企業(yè)宣傳目的。在公文管理過程中，雖然現(xiàn)代化技術(shù)為公文管理提供了更便捷的條件，但是在管理過程中必須要采用身份認證模式，確保企業(yè)的公文信息安全，在公共網(wǎng)絡中不能發(fā)布未經(jīng)公開發(fā)表批準的公文信息，以防對企業(yè)發(fā)展和經(jīng)濟建設帶來危害。

4.提高公文管理人員的信息技術(shù)水平

公文管理人員的信息技術(shù)水平直接影響公文管理信息化程度，就當前實際情況而言，企業(yè)的公文管理人員的綜合能力水平不高，尤其是信息化意識不足，對各種信息技術(shù)的掌握能力不夠，因此對企業(yè)公文管理的信息化發(fā)展產(chǎn)生阻礙。信息化時代背景下，企業(yè)公文要實現(xiàn)信息化管理，則必須要加強對信息技術(shù)的培訓，公文管理人員的綜合能力水平直接影響企業(yè)公文信息化管理水平，在當前時代背景下，必須要加強公文管理人員的培訓和教育，使得他們能夠掌握更多先進的信息技術(shù)、計算機技術(shù)、通信技術(shù)，實現(xiàn)對企業(yè)公文的高效管理。除了技能教育，在企業(yè)發(fā)展過程中還要加強對公文管理人員的責任感、使命感以及職業(yè)道德方面的教育，提高企業(yè)公文管理人員在工作過程中的積極性。

綜上所述，公文管理對于各行各業(yè)的發(fā)展都具有十分重要的意義，在信息化時代，企業(yè)公文管理也要逐漸從傳統(tǒng)的人工管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾?，強化公文管理信息化建設，可以方便、快捷、高效地處理并查詢各個部門所形成的不同材料。針對當前企業(yè)公文信息化管理現(xiàn)狀，必須要借助各種信息技術(shù)、多媒體技術(shù)進行公文規(guī)范化管理，加強對數(shù)字化公文的利用，提高企業(yè)公文管理水平。

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