公共圖書館采編業(yè)務(wù)外包質(zhì)量控制之思考

符玲

摘 要：圖書館采編業(yè)務(wù)外包是將圖書館采編部門的某些業(yè)務(wù)以合約的方式全部或部分外包給外部的專業(yè)公司代理。但采編業(yè)務(wù)外包的質(zhì)量控制成為圖書館采編業(yè)務(wù)外包后采編館員的主要工作職責(zé)，通過幾年來的采編業(yè)務(wù)外包實(shí)踐，有些達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，有的還需進(jìn)一步完善。本文主要對(duì)公共圖書館采編業(yè)務(wù)外包質(zhì)量控制進(jìn)行簡(jiǎn)單分析。

關(guān)鍵詞：公共圖書館 采編業(yè)務(wù)外包 質(zhì)量控制 思考

中圖分類號(hào)：G25 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082 （ 2017 ） 08-00-01

一、前言

近年來，將采編業(yè)務(wù)外包成為了許多公共圖書館減輕壓力的一種策略，以期達(dá)到節(jié)省人力、提高工效、加快文獻(xiàn)信息傳播速度的目的。采編業(yè)務(wù)外包不僅能最大限度地節(jié)省圖書館的人力、物力、財(cái)力資源等，還能從根本上解決圖書館新書上架滯后等問題，達(dá)到節(jié)省人力、提高效率、加快文獻(xiàn)信息傳播速度的目的。

二、加強(qiáng)采編業(yè)務(wù)外包質(zhì)量控制的必要性

公共圖書館每一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都不可避免地涉及質(zhì)量。實(shí)際工作中，在利益面前，外包書商不會(huì)耗用過多的資源去提高圖書質(zhì)量，從圖書書目數(shù)據(jù)編制來說，書商屬下的采編人員很少，編目員流動(dòng)性較大，對(duì)圖書館的館藏文獻(xiàn)建設(shè)普遍缺乏基礎(chǔ)性的認(rèn)識(shí)，對(duì)編目數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)則的掌握也比較簡(jiǎn)單，編制的書目數(shù)據(jù)中常常會(huì)出現(xiàn)只求數(shù)量不求質(zhì)量的情況，尤其對(duì)有些圖書的分類，特別是有些邊緣學(xué)科的圖書及港臺(tái)文獻(xiàn)、地方文獻(xiàn)的分類標(biāo)引難達(dá)到著錄的標(biāo)準(zhǔn)。此外，書商為不同的圖書館供應(yīng)圖書，他們的編目員就要同時(shí)為多個(gè)圖書館提供編目服務(wù)，而不同的圖書館，內(nèi)部自定的編目細(xì)則又有所區(qū)別，易造成書目數(shù)據(jù)編制混亂，從而影響圖書館書目數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量建設(shè)，這已成為公共圖書館采編工作尋求業(yè)務(wù)外包急需解決的問題。

如果在編目工作的質(zhì)量問題尚未解決好的情況下，盲目將采編全部業(yè)務(wù)實(shí)行業(yè)務(wù)外包，很可能非但沒有達(dá)到解放人力、提高效率的目的，反而增加數(shù)據(jù)后期審校的難度，從而影響整個(gè)圖書加工流程。對(duì)此，在購(gòu)書經(jīng)費(fèi)大量增加的情況下，有必要完善對(duì)采編業(yè)務(wù)外包質(zhì)量控制的措施，以減低圖書質(zhì)量上的風(fēng)險(xiǎn)。

三、提高采編業(yè)務(wù)外包質(zhì)量的建議

1.細(xì)化與書商的外包合同條款

與選定書商合作時(shí)，為確保雙方合作的順利開展，必須用細(xì)化合同的方式來保證各自的利益，在合同中明確業(yè)務(wù)外包所規(guī)定的質(zhì)量、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)完成期限、數(shù)量規(guī)格、經(jīng)費(fèi)等，以及毀約和違背合同后的法律責(zé)任。為避免合作沖突，還可在合同中增加訂立服務(wù)水平協(xié)議條款，用可度量的方式對(duì)服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行定義，列出如果達(dá)不到相應(yīng)質(zhì)量時(shí)書商應(yīng)承擔(dān)的賠償責(zé)任。通過制定服務(wù)水平協(xié)議，明確對(duì)業(yè)務(wù)外包服務(wù)進(jìn)行定量的評(píng)估，增強(qiáng)圖書館對(duì)業(yè)務(wù)外包的管理，并在合同中書面說明超范圍服務(wù)時(shí)的協(xié)商機(jī)制，圖書館可以根據(jù)此協(xié)議在合同簽訂后對(duì)服務(wù)需求進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，減少交易上的不確定性。服務(wù)水平協(xié)議可在一定范圍內(nèi)約束圖書館和外包書商在服務(wù)過程中的一些隨意的行為，保障雙方的利益。

2.審核加工質(zhì)量

圖書的物理加工質(zhì)量也是編目外包成敗的一個(gè)關(guān)鍵因素。與上述3個(gè)因素的控制方法不同，外包商因素、采訪批量驗(yàn)收和書目數(shù)據(jù)審校3個(gè)環(huán)節(jié)必須由圖書館進(jìn)行控制，而審核加工質(zhì)量這一環(huán)節(jié)要求工作人員不必具有很強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)，只需要認(rèn)真、仔細(xì)、責(zé)任心強(qiáng)即可很好完成。這一環(huán)節(jié)可以由圖書館來完成，也可以由外包商人員到館完成，但圖書館須做好相關(guān)約束和規(guī)定。大連醫(yī)科大學(xué)圖書館向外包商明確表明：在外包商驗(yàn)收加工質(zhì)量時(shí)自行發(fā)現(xiàn)并及時(shí)改正的錯(cuò)誤，圖書館不計(jì)入錯(cuò)誤率統(tǒng)計(jì)中，如果進(jìn)入典藏流通環(huán)節(jié)被書庫(kù)管理人員或讀者指出的錯(cuò)誤將加倍計(jì)入錯(cuò)誤率統(tǒng)計(jì)當(dāng)中。

加工質(zhì)量審核人員接受書商發(fā)送的全加工后的圖書，進(jìn)行拆包驗(yàn)收，核對(duì)書單（題名、ISBN、價(jià)格等），同時(shí)檢查圖書是否有明顯的破損、缺頁(yè)等現(xiàn)象，并重點(diǎn)檢測(cè)磁條加工情況。將拆包驗(yàn)收后的圖書在自動(dòng)化管理系統(tǒng)中按到書批次進(jìn)行清點(diǎn)，將圖書實(shí)物與自動(dòng)化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)。掃描財(cái)產(chǎn)號(hào)后需要仔細(xì)審核數(shù)據(jù)與實(shí)物的ISBN、索書號(hào)、題名、責(zé)任者、價(jià)格和出版社等字段，特別是多卷書索書號(hào)的核對(duì)，以免發(fā)生加工時(shí)張冠李戴的情況。

3.控制采訪圖書的驗(yàn)收

采購(gòu)圖書與進(jìn)入編目外包流程的圖書是否相符，是圖書館采編業(yè)務(wù)外包中的另一關(guān)鍵因素。一些書商會(huì)因?yàn)槠孀非罄麧?rùn)，將一些圖書館未訂購(gòu)的圖書強(qiáng)行配送。這種情況在圖書館對(duì)外包商建立長(zhǎng)期的科學(xué)有效的評(píng)價(jià)機(jī)制后可以降低發(fā)生率。圖書館采訪驗(yàn)收人員通過將書商的編目數(shù)據(jù)自動(dòng)匹配訂購(gòu)記錄進(jìn)行有效控制，完全可以避免該情況的發(fā)生。

遠(yuǎn)程外包通過批量導(dǎo)入帶館藏的MARC數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)批量驗(yàn)收功能。這就要求外包商按照?qǐng)D書館的要求添加相應(yīng)的館藏字段，還需要自動(dòng)化管理系統(tǒng)能實(shí)現(xiàn)批量導(dǎo)入功能、自動(dòng)驗(yàn)收功能和自動(dòng)與訂購(gòu)記錄相匹配的功能。圖書館采訪驗(yàn)收人員必須嚴(yán)格控制采訪圖書驗(yàn)收的關(guān)鍵步驟以保證外包的質(zhì)量。在讀取書商數(shù)據(jù)文件導(dǎo)入自動(dòng)化管理系統(tǒng)之前，首先預(yù)覽一下數(shù)據(jù)，簡(jiǎn)單檢查一下館藏?cái)?shù)據(jù)及MARC數(shù)據(jù)，如有明顯問題則返回外包商進(jìn)行處理。在導(dǎo)入數(shù)據(jù)時(shí)，通過自動(dòng)化管理系統(tǒng)自動(dòng)匹配訂購(gòu)記錄、更新訂購(gòu)MARC記錄，將完整的編目MARC數(shù)據(jù)覆蓋訂購(gòu)的簡(jiǎn)單MARC數(shù)據(jù)，并與訂購(gòu)信息鏈接在一起，便于反饋相關(guān)訂購(gòu)信息，如圖書強(qiáng)行配送問題、訂購(gòu)查重問題、催缺問題、讀者薦購(gòu)記錄的鏈接等。

4.構(gòu)建培訓(xùn)機(jī)制以加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)

采編是圖書館專業(yè)性很強(qiáng)、很重要的一個(gè)部門。加強(qiáng)公共圖書館采編人員隊(duì)伍的素質(zhì)建設(shè)已刻不容緩，應(yīng)從完善公共圖書館的培訓(xùn)機(jī)制入手，切實(shí)把采編人員的學(xué)習(xí)和提高納入圖書館發(fā)展規(guī)劃，并從整體上統(tǒng)籌規(guī)劃好長(zhǎng)期目標(biāo)和短期計(jì)劃，以業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、外出進(jìn)修、崗位交流、學(xué)術(shù)研討會(huì)等措施來強(qiáng)化圖書館采編人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)。學(xué)科知識(shí)結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)等比較合理的采編人才隊(duì)伍。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，要實(shí)施好采編外包就要制訂合適的外包策略，全面實(shí)施全程質(zhì)量監(jiān)控管理，健全監(jiān)測(cè)評(píng)估機(jī)制，規(guī)范完善市場(chǎng)秩序。正確認(rèn)識(shí)高校圖書館采編業(yè)務(wù)外包的利弊，分析采編業(yè)務(wù)外包的需求并制定正確的實(shí)施策略，保證采編業(yè)務(wù)外包質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1] 趙秀華.淺談圖書館采編業(yè)務(wù)外包.企業(yè)文化，2010（2）.

[2] 秦春.也談圖書館編目業(yè)務(wù)外包的質(zhì)量控制.圖書館界，2006（2）.