探究檔案管理與辦公自動化

文/山東唐口煤業(yè)有限公司 蘇偉

探究檔案管理與辦公自動化

文/山東唐口煤業(yè)有限公司 蘇偉

隨著信息化時代的到來和社會科技水平的不斷發(fā)展，自動化設(shè)備在辦公中的應(yīng)用越來越廣泛。辦公自動化就是指利用科技網(wǎng)絡(luò)和現(xiàn)代化辦公緊密聯(lián)系在一起的一種辦公模式。利用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案進行管理和儲備，能夠有效地改善之前檔案管理中存在的種種局限和不足。檔案管理是指通過檔案的收集、整理、保障等對檔案進行管理。有效地利用辦公自動化進行檔案管理，已成為政府機關(guān)部門及企事業(yè)單位在發(fā)展中需加強實現(xiàn)的實際問題。

檔案管理；辦公自動化；探究

隨著社會的不斷發(fā)展，電子信息技術(shù)的逐漸完善，檔案管理作為機關(guān)企事業(yè)單位在發(fā)展中所做的重要信息整合，具有極強的參考保存價值?，F(xiàn)如今，網(wǎng)絡(luò)時代的到來，計算機已經(jīng)融入了我們的辦公生活，利用計算機對辦公室自動化進行辦公事務(wù)的處理。辦公自動化的實施和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理對比起來，辦公自動化是發(fā)展的必然趨勢，辦公自動化在資源共享方面提供了很大的便利，簡化了查詢方法，在方便保存的前提下更確保了信息的可靠性。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足如今多樣的檔案種類，采取辦公自動化的管理方式可以對檔案進行更好的管理。

一、辦公自動化給傳統(tǒng)檔案管理帶來的機遇

隨著社會的不斷發(fā)展，企事業(yè)單位文書、科技、技術(shù)檔案管理門類也逐步地增多，如若利用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文本進行管理顯得尤為單薄，凸顯了管理需求方面的不足。在檔案管理過程中，辦公自動化加強了對檔案的利用率，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案容易破損，費時費力，辦公自動化實施以來，縮減了工作人員的工作量，有效提高了工作效率。對于檔案的共享也有了很大的提升，對于傳統(tǒng)的方式，辦公自動化管理方便了對檔案的查詢和利用，傳統(tǒng)方式的紙質(zhì)文件避免不了人為性的破壞，此弊端體現(xiàn)了辦公自動化的優(yōu)勢。采用辦公自動化管理檔案，不僅可以方便瀏覽所需的檔案，更方便了對檔案的管理，增強了辦公效率。計算機中輸入的文件我們稱之為電子文件，電子文件在建立過程中，形成了文件主體、錄入的信息、要素等等內(nèi)容。如果進行改動或者閱讀，都會留下憑據(jù)，提升了檔案的可靠性。對比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案查詢的記錄，紙質(zhì)檔案在保存中很容易遺失和損壞，不能確保檔案的可靠性。

二、對比傳統(tǒng)檔案管理，實施自動化管理的優(yōu)勢

（一）提高檔案管理工作效率。紙質(zhì)的檔案管理工作主要是靠工作人員來完成，不僅造成了工作人員任務(wù)重的現(xiàn)象，更間接地降低了辦公效率。辦公自動化在檔案管理中的實施，提高了工作效率，計算機軟件對文件有自動分類的功能，減輕工作人員對文件分類的工作。在眾多的文件里，可以按照檔案的分類進行搜索，從而進行整理。

（二）延長文件保存壽命。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保存方面是一大弊端，容易受環(huán)境破壞，更容易被人為損壞。辦公自動化管理檔案，檔案不會像傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案那樣不易保存，提升了文件的保質(zhì)期。由于電子檔案的自身特點，彌補了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存方面的弊端，被更好地運用于檔案的管理。

（三）資源的共享方便快捷。傳統(tǒng)方式的異地檔案分享是通過郵遞的方式來實現(xiàn)的。而如今有了電子文檔，可以通過網(wǎng)絡(luò)快捷的快速傳遞，避免了傳統(tǒng)方式造成文件的丟失和損壞，也避免了文件的外泄，增加了保密系統(tǒng)。

（四）促進檔案更加標準規(guī)范化。自動化的檔案管理系統(tǒng)是以網(wǎng)絡(luò)信息化及現(xiàn)代化為目標而進行的新型技術(shù)運用，其發(fā)展的基礎(chǔ)是為了促使系統(tǒng)的各個層面能夠達到標準的管理性能，實現(xiàn)在管理工作中的先進性和合理性，促使檔案管理工作更加規(guī)范全面。

三、利用辦公化的特點更好地提高檔案管理

（一）完善歸檔管理制度。隨著信息時代的到來，很多單位在工作中開始實施自動化的檔案管理，雖然已經(jīng)實施，但在辦公自動化管理方面還存在很多問題，想要更好地運用辦公自動化，必須加強管理者職責意識，明確工作內(nèi)容。管理者應(yīng)該建立一套完善的檔案管理制度。部門與部門之間分工不明確，推卸責任，為了避免這類事情發(fā)生，要建立一套完善的歸檔制度，明確分工，有效提高工作效率的同時，對檔案管理實施更規(guī)范的管理模式。

（二）加強檔案管理人員的培訓。隨著科技的發(fā)展，現(xiàn)如今計算機在工作中的應(yīng)用越來越廣泛，單位中員工的計算機技能還需要提高，有些工作人員文件備份，造成文件的丟失。現(xiàn)今工作人員還有很多的不足，需要專家對管理人員進行授課教育，提高整體的辦事效率。

（三）做好文件編輯排序工作，確保文件目錄完整性。檔案管理的自動化對文件的屬性進行了分類，方便了查詢文件，我國規(guī)定，加密文件不能通過網(wǎng)絡(luò)進行傳播，所以造成了紙質(zhì)文件和電子文件不能很好地結(jié)合，隨之出現(xiàn)了對密級文件檔案的內(nèi)容省略歸檔的方法，保存其目錄進行存檔，保證了文件目錄的完整性，也保證了文件內(nèi)容的安全性。由于自動化系統(tǒng)的特點，在檔案管理工作中應(yīng)該采取個體文件的分散歸檔，這樣有利于文件的排序工作，按照歸檔的時間順序進行編輯，提高檔案自動化管理效率。

四、結(jié)束語

隨著信息時代的發(fā)展的到來，辦公自動化已經(jīng)是發(fā)展的必然趨勢，想要在時代的發(fā)展中立于不敗之地，必須對傳統(tǒng)的管理模式進行突破。辦公自動化環(huán)境下的檔案管理是衡量一個單位對智力財產(chǎn)管理水平的重要標準之一，它能極大地提高工作效率，節(jié)省相關(guān)開支，提高資金的有效利用率。根據(jù)目前辦公自動化在工作的實踐應(yīng)用，我們不難發(fā)現(xiàn)其中還存在一定弊端，只有通過不斷結(jié)合實踐進行創(chuàng)新，建立符合單位管理的辦公自動化管理模式，才能促進相關(guān)工作的發(fā)展。

【文獻參考】

[1]邱迎瑩.基于辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理探究[J].中外企業(yè)家,2016(11)：203+209.

[2]吳其彥.基于辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理分析[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè),2016(09)：159-161.

[3]彭群慧.辦公自動化條件下文書檔案管理問題的分析[J].科技風,2012(20)：274.

[4]胡新譜.高校檔案管理與辦公自動化聯(lián)網(wǎng)的探討[J].科技信息(學術(shù)研究),2007(10)：65.