基于診改理念的高職院校黨政辦公室工作效能提升路徑探析
——以常州工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例

文/常州工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院 魏娜 丁敬敏

基于診改理念的高職院校黨政辦公室工作效能提升路徑探析
——以常州工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例

文/常州工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院 魏娜 丁敬敏

診改是高職院校繼教學(xué)評估之后，政府簡政放權(quán)、實(shí)現(xiàn)管辦評分離的大背景下，高職院校自我保證辦學(xué)質(zhì)量的有力舉措。高職院校黨政辦公室作為高職院的中樞機(jī)構(gòu)，在職業(yè)院校內(nèi)部質(zhì)量保證體系建設(shè)及診改工作中發(fā)揮著舉足輕重的示范及紐帶作用，基于信息化進(jìn)行崗位、工作標(biāo)準(zhǔn)、工作流程的設(shè)計(jì)制定并進(jìn)行績效考核，能切實(shí)提高工作效能。

診改；高職黨政辦；工作效能；路徑

自《教育部辦公廳關(guān)于建立職業(yè)院校教學(xué)工作診斷與改進(jìn)制度的通知》（教職成廳〔2015〕2號）發(fā)布以來，全國各地高職院校診改工作有序開展，筆者所在的常州工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院作為江蘇省高職院校診改試點(diǎn)單位之一，同時(shí)作為全國診改專委會(huì)秘書長單位，在全院上下教學(xué)、科研、行政、服務(wù)保障等領(lǐng)域全面開展了基于診改的內(nèi)部質(zhì)量保證體系建設(shè)及工作標(biāo)準(zhǔn)制定，下面筆者結(jié)合黨政辦公室工作談?wù)勅绾螌⒃\改理念貫穿于工作全過程。

一、按崗定編，明確崗位職責(zé)

按照江蘇省事業(yè)單位三年一聘的崗位聘任時(shí)間，根據(jù)崗位性質(zhì)、工作內(nèi)容與工作量，黨政辦與人事處科學(xué)測算，合理布局，協(xié)同編制崗位數(shù)，解決缺編及冗員現(xiàn)象。在三年中，對崗位實(shí)行動(dòng)態(tài)調(diào)整，根據(jù)工作實(shí)際需要進(jìn)行增編或縮編。在工作中綜合采用在編、人事代理、勞務(wù)派遣等多種聘用方式，在節(jié)約用人成本的前提下，確保工作效率最大化。黨政辦持續(xù)優(yōu)化科室結(jié)構(gòu)布局，文秘、督辦、外事、檔案、接待等各司其職，各科室制定明確的崗位職責(zé)交由黨政辦、人事處負(fù)責(zé)人審閱，查漏補(bǔ)缺、厘清界限，明確各崗位工作職責(zé)、范圍、內(nèi)容。

二、制定崗位工作標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按照工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行績效考核

引入SMART目標(biāo)管理原則，每個(gè)崗位主體根據(jù)SMART原則的要求，即績效指標(biāo)必須是具體的（Specific），績效指標(biāo)必須是可以衡量的（Measurable），績效指標(biāo)必須是可以達(dá)到的（Attainable），績效指標(biāo)是要與其他目標(biāo)具有一定的相關(guān)性（Relevant），績效指標(biāo)必須具有明確的截止期限（Timebound），五個(gè)原則缺一不可，制定崗位工作標(biāo)準(zhǔn)，編制系列表格，以黨辦秘書科為例，經(jīng)過任務(wù)分解后，從學(xué)院頂層到具體部門，再到具體崗位工作標(biāo)準(zhǔn)確定。

依據(jù)SMART原則，將工作具體到崗位即個(gè)人，每項(xiàng)工作設(shè)定工作標(biāo)準(zhǔn)，用具體的、可以衡量的、可以達(dá)到的、具有相關(guān)性的、有明確截止時(shí)限的要求來界定工作的完成結(jié)果及質(zhì)量。制定工作標(biāo)準(zhǔn)后，每一個(gè)具體的常規(guī)工作均有章可循，有據(jù)可依，新入職科員或者調(diào)整崗位者均能盡快熟悉工作流程，掌握工作標(biāo)準(zhǔn)，迅速適應(yīng)崗位要求。同時(shí)，工作標(biāo)準(zhǔn)成為對部門及個(gè)人工作績效考核的重要依據(jù)。

三、梳理工作流程，實(shí)現(xiàn)一站式網(wǎng)上辦公

擁有工作標(biāo)準(zhǔn)可以做到有據(jù)可依，怎樣才能做到工作全過程的有據(jù)可查呢？“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，應(yīng)充分利用信息化手段。2016年上半年及暑期，學(xué)院花大力氣梳理職能部門大部分主要工作流程，建成師生一站式網(wǎng)上事務(wù)大廳，實(shí)現(xiàn)多應(yīng)用統(tǒng)一身份認(rèn)證與統(tǒng)一門戶信息展示，提供一站式訪問的個(gè)性化信息服務(wù)。能夠?qū)崿F(xiàn)事務(wù)的在線辦理、在線評價(jià)和建議，以及事務(wù)的上下追溯與跟蹤，實(shí)現(xiàn)有據(jù)可查，留下痕跡。

經(jīng)過信息中心與各部門的通力協(xié)作，學(xué)院實(shí)現(xiàn)100多個(gè)工作流程上線試運(yùn)行，其中黨政辦工作流程近十個(gè)。流程上線后大大減少了辦理人線下找領(lǐng)導(dǎo)簽字、跑流程的煩瑣程序，同時(shí)打通手機(jī)端，流程相關(guān)人可以在手機(jī)端進(jìn)行待辦事務(wù)瀏覽辦理，大大提高了工作效率。通過用戶體驗(yàn)不斷完善流程細(xì)節(jié)，將黨委會(huì)、院長辦公會(huì)等重要會(huì)議流程上線，將會(huì)議決議通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行督辦，跟蹤進(jìn)度，實(shí)時(shí)掌握決議執(zhí)行情況，大大提高了行政執(zhí)行力及監(jiān)督力。

四、動(dòng)態(tài)微調(diào)崗位工作內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)，在實(shí)施的過程中貫徹診改理念

高職院校診改理念其核心即是動(dòng)態(tài)調(diào)整，在工作運(yùn)行的過程中不斷進(jìn)行糾偏糾錯(cuò)，實(shí)現(xiàn)PDCA①循環(huán)。PDCA是英語單詞Plan（計(jì)劃）、Do（執(zhí)行）、Check（檢查）和Action（糾正）的首字母，PDCA循環(huán)就是按照這樣的順序進(jìn)行質(zhì)量管理，并且循環(huán)不止地進(jìn)行下去的科學(xué)程序。實(shí)際工作中，我們利用PDCA循環(huán)，根據(jù)制定的目標(biāo)，按照工作標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)工作進(jìn)程，在工作中發(fā)現(xiàn)影響質(zhì)量的問題，找出原因，及時(shí)進(jìn)行調(diào)整與改進(jìn)。同時(shí)，總結(jié)成功的經(jīng)驗(yàn)，把沒有解決或新出現(xiàn)的問題轉(zhuǎn)入下一個(gè)PDCA循環(huán)去解決。不斷形成大環(huán)套小環(huán)，小環(huán)保大環(huán)，互相促進(jìn)，推動(dòng)大循環(huán)的過程，推動(dòng)工作質(zhì)量螺旋上升，工作質(zhì)量不斷提高。例如文秘科依據(jù)PDCA循環(huán)不斷微調(diào)崗位工作內(nèi)容，優(yōu)化工作流程，及時(shí)加入新增工作項(xiàng)目，修正工作流程中陳舊、保守、落后的因素，保證辦公室工作實(shí)事求是、與時(shí)俱進(jìn)。

五、強(qiáng)化目標(biāo)管理，切實(shí)提高工作效能

2015年是“十二五”的收官之年，在這一年，學(xué)院各職能部門依據(jù)SWOT②分析，將學(xué)院主要內(nèi)部優(yōu)勢、劣勢和外部的機(jī)會(huì)和威脅等，通過系統(tǒng)梳理調(diào)查列舉出來，并依照矩陣形式排列，然后用系統(tǒng)分析的思想，自創(chuàng)九宮格模式，把各種因素相互匹配起來加以分析，據(jù)此科學(xué)制定“十三五”事業(yè)發(fā)展規(guī)劃。根據(jù)學(xué)院“十三五”規(guī)劃目標(biāo)任務(wù)，分解為年度路線圖，每年年初按照年度目標(biāo)由黨政辦聯(lián)合質(zhì)管辦進(jìn)行各職能部門任務(wù)分解，將年度工作分成重大（A類）、重要（B類）、日常（C類）等三部分，分別進(jìn)行考核與賦分。黨政辦承擔(dān)的更多為日常工作（C類），重大（A類）或重要（B類）任務(wù)，多為輔助或配合性工作。C類工作由部門列出，部門分管領(lǐng)導(dǎo)審核，滿意度測評為主要考核依據(jù)，評分借助信息系統(tǒng)由職能相關(guān)部門和分管領(lǐng)導(dǎo)打分。年度工作再度分解到月、周，明確到崗位即個(gè)人，從院到部門到科室再到崗位，層層落實(shí)、層層考核，實(shí)現(xiàn)了辦公室工作效能的最大化。同時(shí)，借鑒一頁紙項(xiàng)目管理法，對重大及重要任務(wù)進(jìn)行監(jiān)控，這種管理方法能清晰地展示任務(wù)的責(zé)任人、進(jìn)度執(zhí)行情況、未來預(yù)測等。

基于診改理念，利用信息工作平臺，將學(xué)院“十三五”事業(yè)發(fā)展規(guī)劃分解為部門年度目標(biāo)任務(wù)，由此進(jìn)行定崗定編，厘清崗位職責(zé)，根據(jù)崗位職責(zé)制定崗位每項(xiàng)具體工作的工作標(biāo)準(zhǔn)，所有的工作完成由事務(wù)大廳進(jìn)行全記錄，據(jù)此生成工作質(zhì)量，并不斷發(fā)現(xiàn)問題，形成PDCA循環(huán)，不斷總結(jié)、完善、提高工作質(zhì)量。

我們應(yīng)將診改理念貫穿于學(xué)院黨政辦公室工作的全過程，視質(zhì)量為辦公室工作的生命，培養(yǎng)自律的質(zhì)量文化，變外部“要我改”為內(nèi)需“我要改”，自我診斷，自我改進(jìn)，自我提高。目前，我院正處于內(nèi)部質(zhì)量保證體系的實(shí)施階段，啟動(dòng)建立“五縱五橫一平臺”為基本框架的內(nèi)部質(zhì)量保證體系，學(xué)院以考核性診改為抓手，推動(dòng)向部門、個(gè)體自我診改持續(xù)邁進(jìn)。最終實(shí)現(xiàn)“工作常做常新，學(xué)習(xí)、創(chuàng)新動(dòng)力取之不盡、用之不竭，目標(biāo)導(dǎo)向和問題導(dǎo)向統(tǒng)一于工作全程?！?/p>

黨政辦公室作為保障高職院校各項(xiàng)工作正常運(yùn)行的中樞機(jī)構(gòu)，職能幾乎遍布高職院校管理系統(tǒng)中的執(zhí)行、監(jiān)察、反饋、決策等各個(gè)系統(tǒng)，在質(zhì)量保證體系建設(shè)的過程中，高職院校辦公室務(wù)必率先了解高職院校診改的核心要義，掌握質(zhì)量保證體系建設(shè)的內(nèi)涵精髓，率先示范，充分發(fā)揮帶頭作用，用實(shí)際行動(dòng)為診改出力，為高職院校人才培養(yǎng)質(zhì)量提升保駕護(hù)航。

【注釋】

①PDCA循環(huán)又叫質(zhì)量環(huán)，是管理學(xué)中的一個(gè)通用模型，最早由休哈特于1930年構(gòu)想，后來被美國質(zhì)量管理專家戴明博士在1950年再度挖掘出來，并加以廣泛宣傳和運(yùn)用于持續(xù)改善產(chǎn)品質(zhì)量的過程。馬仁杰，王榮科，左雪梅．管理學(xué)原理：人民郵電出版社，2013年9月。

②SWOT分析法，用來確定企業(yè)自身的競爭優(yōu)勢、競爭劣勢、機(jī)會(huì)和威脅，從而將公司的戰(zhàn)略與公司內(nèi)部資源、外部環(huán)境有機(jī)地結(jié)合起來的一種科學(xué)的分析方法。

[1]楊應(yīng)崧.教學(xué)質(zhì)量要"醫(yī)院體檢",更要"自我保健"[N].中國教育報(bào),2016-10-29.

[2]袁洪志.高職院校質(zhì)量保證主體責(zé)任須落實(shí)[N].中國教育報(bào),2016-1-12.

[3]常州工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院內(nèi)部質(zhì)量保證體系建立與運(yùn)行實(shí)施方案,2016(10).

[4]馬培安.把握好"診改"內(nèi)涵才不怕"走偏"[N].中國教育報(bào),2017-2-5.

[5]王成方.用人才培養(yǎng)狀態(tài)大數(shù)據(jù)診斷和改進(jìn)教學(xué)[N].中國教育報(bào),2016-2-23.

[6]戴勇.高職院校診改工作若干問題的思考[J].機(jī)械職業(yè)教育,2016(7).

[7]楊應(yīng)崧.診改不是加給學(xué)校的"緊箍咒"[N].中國教育報(bào),2016-7-5.