淺談科技檔案的管理方式與利用服務(wù)

文/重慶燃?xì)庠O(shè)計(jì)研究院有限責(zé)任公司 唐瑾

淺談科技檔案的管理方式與利用服務(wù)

文/重慶燃?xì)庠O(shè)計(jì)研究院有限責(zé)任公司 唐瑾

本文主要以科技檔案管理方式與利用服務(wù)為切入點(diǎn)進(jìn)行分析，結(jié)合當(dāng)下我國(guó)檔案管理現(xiàn)狀分析為主要依據(jù)，從信息化的科技檔案管理、實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新的科技檔案管理服務(wù)方式、擴(kuò)大服務(wù)領(lǐng)域這三方面進(jìn)行深入探索與研究，主要目的在于加大與科技檔案管理方式與利用服務(wù)的研究力度，提高科技檔案管理的工作效率。

生產(chǎn)技術(shù)；科技檔案；創(chuàng)新管理

科技檔案不但包含了科研材料的整理、分類(lèi)與存儲(chǔ)，還包含在歸檔之后所實(shí)現(xiàn)的經(jīng)濟(jì)價(jià)值與社會(huì)價(jià)值。對(duì)科技檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理，不僅可以全面地記錄科研活動(dòng)開(kāi)展的整體流程，還可以為項(xiàng)目研發(fā)工作的開(kāi)展以及成果推廣工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，基于此，將科研成果存在的價(jià)值發(fā)揮到最大，保障科研企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

一、目前檔案管理的現(xiàn)狀

目前，我國(guó)諸多企業(yè)對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)所采用的管理方式依舊是傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理，這對(duì)于新興的科研成果的推廣工作會(huì)帶來(lái)一定影響。在當(dāng)前這個(gè)科技不斷發(fā)展的時(shí)代，利用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方法，對(duì)于我國(guó)科技企業(yè)的檔案管理的工作效率帶來(lái)了一定制約。基于信息不斷發(fā)展的時(shí)代背景，電子檔案的管理手段在諸多企業(yè)中應(yīng)用范圍越來(lái)越廣，如今我國(guó)對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)利用最多的方法便是紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)與電子檔案存儲(chǔ)，但因諸多企業(yè)未給予電子檔案一定的重視，使得目前檔案管理工作的開(kāi)展受到了一定阻礙。特別是在歸檔方面，因檔案管理制度不健全、管理手段不科學(xué)以及科研成果的記錄不全面等，這些都會(huì)造成電子檔案工作開(kāi)展欠缺規(guī)范性與有效性，這會(huì)對(duì)目前的社會(huì)效益造成負(fù)面影響。

二、科技創(chuàng)新檔案管理

（一）信息化的檔案管理?；谛畔⒒瘯r(shí)代為發(fā)展背景，若想實(shí)現(xiàn)科技檔案管理工作順利開(kāi)展，需要充分利用當(dāng)前的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及信息資源，來(lái)達(dá)到資源共享的目的，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)，依據(jù)不同行業(yè)的實(shí)際狀況來(lái)完成科技檔案的管理工作，特別是檔案資源傳輸以及整理、收集等方面，從而對(duì)科技檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，最大限度地完成檔案中的內(nèi)容共享。另外，在對(duì)科技檔案進(jìn)行管理時(shí)，通過(guò)合理應(yīng)用信息技術(shù)來(lái)優(yōu)化存在檔案管理中的問(wèn)題，以便于開(kāi)展科技檔案管理與存儲(chǔ)工作。當(dāng)前，開(kāi)展科技檔案管理工作中，最為主要的方面是對(duì)管理人才的培養(yǎng)，只有保障管理者的綜合素養(yǎng)，才會(huì)確保檔案管理工作的高效性。不僅要提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還要提升其對(duì)電子檔案的認(rèn)知程度，處于信息化的時(shí)代，只有全面掌握互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，才會(huì)做好科技檔案管理工作，以此來(lái)保障檔案管理事業(yè)得到長(zhǎng)足發(fā)展。

（二）創(chuàng)新的科技檔案管理服務(wù)方式。1.結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)構(gòu)建符合當(dāng)下發(fā)展的數(shù)據(jù)管理中心，這個(gè)數(shù)據(jù)管理中心可以是基于電子檔案為主，將其全部歸集到數(shù)據(jù)管理中心之中，利用該管理中心來(lái)對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)，為了給科技人員提動(dòng)工作便利，可以對(duì)這個(gè)數(shù)據(jù)中新增設(shè)免費(fèi)查找的性能，此種服務(wù)方式不但能提供科技人員所需的內(nèi)容，還可以增強(qiáng)檔案資源的應(yīng)用效率，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的目的。2.實(shí)施在線的檔案服務(wù)，對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理進(jìn)行分析與研究，其主要提高的是公路部門(mén)的服務(wù)質(zhì)量，通常情況下，檔案是保存在檔案部門(mén)或是檔案展覽區(qū)域的，處在環(huán)境約束的情況下，使得檔案信息未得到全面運(yùn)用。所以，基于信息化時(shí)代，因社會(huì)公眾的生活水平以及工作環(huán)境已經(jīng)發(fā)生的極大改變，為了滿(mǎn)足社會(huì)公眾的實(shí)際需求，需要對(duì)檔案資源進(jìn)行充分利用，在不斷探究的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)科技檔案管理服務(wù)的創(chuàng)新，從而開(kāi)展在線檔案服務(wù)工作，這樣不但可以保障檔案信息的完整性與準(zhǔn)確性，還可以使社會(huì)公眾及時(shí)了解新動(dòng)態(tài)。因此，需要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，利用在線服務(wù)的方式提高檔案資源的應(yīng)用效率，基于此來(lái)達(dá)到檔案資源創(chuàng)新的目的。

（三）擴(kuò)增服務(wù)范圍。由于信息技術(shù)的不斷革新，信息技術(shù)在日常工作與生活中具有舉足輕重的作用，檔案管理存在的主要目的是為了服務(wù)社會(huì)公眾。因此，需擴(kuò)增科技檔案的服務(wù)范圍，科技檔案的管理不單單要服務(wù)單位與企業(yè)，還需面向社會(huì)公眾。主要是因?yàn)樯鐣?huì)公眾對(duì)于信息的需求量與日俱增?；诖?，檔案管理工作的開(kāi)展在信息化時(shí)代的服務(wù)主體越來(lái)越顯著，如果依舊利用單一的服務(wù)方式，無(wú)法滿(mǎn)足目前單位、企業(yè)、群眾的是實(shí)質(zhì)需求，因此，擴(kuò)增科技檔案的服務(wù)范圍是極其重要的。為了確?？萍紮n案管理可持續(xù)發(fā)展，處在經(jīng)濟(jì)知識(shí)的背景下，基于信息化為檔案管理工作開(kāi)展的基礎(chǔ)，需構(gòu)建檔案服務(wù)體系，把檔案管理工作充分落實(shí)，從而使檔案管理的工作效率達(dá)到最佳。除此之外，在對(duì)科技檔案進(jìn)行創(chuàng)新過(guò)程中，還需要重點(diǎn)關(guān)注科技管理技術(shù)的優(yōu)化程度，應(yīng)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)來(lái)對(duì)檔案資源進(jìn)行管理，應(yīng)用一些新興技術(shù)與設(shè)備，來(lái)構(gòu)建一個(gè)基于信息技術(shù)為主的檔案管理系統(tǒng)，把全部的資料檔案都集中到同一系統(tǒng)之中，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)其進(jìn)行管理，并且構(gòu)建完備的信息共享平臺(tái)，基于此來(lái)實(shí)現(xiàn)科技檔案管理的應(yīng)用效率。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，基于信息化的時(shí)代發(fā)展背景下，科技檔案管理在各個(gè)行業(yè)中的作用越來(lái)越顯著，對(duì)科技檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，特別是檔案管理技術(shù)，只有對(duì)其不斷優(yōu)化與革新，才會(huì)將科技檔案管理工作的作用充分發(fā)揮出來(lái)，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的目的，基于此來(lái)推動(dòng)科技檔案事業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展，從而滿(mǎn)足社會(huì)公眾的實(shí)質(zhì)需求。

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