信息化時(shí)代背景下企業(yè)檔案管理的地位及作用探討

文/東莞電力設(shè)計(jì)院 古春華

信息化時(shí)代背景下企業(yè)檔案管理的地位及作用探討

文/東莞電力設(shè)計(jì)院 古春華

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)水平的不斷提高，在這樣一個(gè)信息技術(shù)遍布人們生活方方面面的環(huán)境下，企業(yè)的檔案管理也出現(xiàn)了很多的困難。本文通過對(duì)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀和作用進(jìn)行了分析，并對(duì)如何提高企業(yè)檔案管理的地位提出了相應(yīng)的對(duì)策。

信息化時(shí)代；企業(yè)檔案；管理；作用

社會(huì)在不斷地發(fā)展變化之中，為了適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需要，任何企業(yè)都要更新發(fā)展模式，而在企業(yè)的發(fā)展過程中，檔案管理發(fā)揮著十分重要的作用。因此，企業(yè)應(yīng)該重視對(duì)檔案的管理，只有這樣才能減少企業(yè)在發(fā)展的過程中遇到的風(fēng)險(xiǎn)，讓企業(yè)不斷地發(fā)展壯大。

一、企業(yè)檔案管理存在的現(xiàn)狀

（一）管理思想陳舊。企業(yè)在對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審查的時(shí)候，對(duì)檔案部門工作有一個(gè)全面的認(rèn)識(shí)，一些管理人員思想陳舊，缺乏創(chuàng)新思想，把對(duì)檔案的管理工作僅僅當(dāng)成是對(duì)相關(guān)的資料進(jìn)行整理，不需要花費(fèi)太多的時(shí)間和精力，不能有效地推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展，使企業(yè)的檔案不能得到很好的管理。

（二）硬件管理能力不足。站在企業(yè)整體的角度，由于信息技術(shù)的不斷發(fā)展和電子文件的出現(xiàn)，對(duì)檔案管理部門也提出了更高的要求，而目前很多的電子文檔在整理過程中出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象，阻礙了企業(yè)內(nèi)部文件的溝通，使企業(yè)內(nèi)部關(guān)系出現(xiàn)矛盾。在對(duì)檔案的管理過程中，相應(yīng)的管理部門大都將時(shí)間花費(fèi)在對(duì)檔案進(jìn)行收集、核對(duì)、整理、保存等這些環(huán)節(jié)上，把對(duì)檔案的保存記錄放在了重要的位置上，卻沒有重視企業(yè)的實(shí)際工作情況。

二、信息化時(shí)代背景下企業(yè)檔案管理作用

（一）增加檔案的使用效率。在信息化時(shí)代背景下，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，可提升檔案的使用效率。檔案具有真實(shí)性、準(zhǔn)確性的特點(diǎn)，且具有很高的參考價(jià)值。而運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，相關(guān)的管理人員有了更加充足的時(shí)間對(duì)檔案的準(zhǔn)確性和有效性進(jìn)行查證和整理，不僅能夠優(yōu)化檔案，也可以提升檔案管理效率，為閱讀者及時(shí)了解相關(guān)信息提供了便利。在檔案的調(diào)離和遷移的過程中，運(yùn)用信息技術(shù)可以準(zhǔn)確地判斷出調(diào)閱人以及對(duì)相應(yīng)檔案的瀏覽次數(shù)等，為人們的檔案調(diào)離、閱讀提高了方便。

（二）能夠更好地保存檔案。傳統(tǒng)的檔案都是以紙質(zhì)的形式保存下來的，使用壽命十分有限，這樣就給檔案保存的準(zhǔn)確性和完整性帶來了一定的阻礙。而在信息技術(shù)普及的環(huán)境下，運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，不僅能夠延長(zhǎng)檔案的使用壽命，還可以為人們進(jìn)行相應(yīng)檔案的閱讀和查詢提供便利，可以降低傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案被人們翻閱后產(chǎn)生的受損率，為檔案管理提供了更加有利的條件。

三、信息化時(shí)代背景下怎樣提高檔案管理的地位

（一）得到企業(yè)的認(rèn)可與鼓勵(lì)，為做好檔案的管理提高了條件。得到企業(yè)的認(rèn)可與鼓勵(lì)，有助于更好地進(jìn)行檔案的管理工作。在企業(yè)各個(gè)部門中，檔案的管理部門容易被相應(yīng)的管理層所忽視，由于不被企業(yè)所關(guān)注，讓相應(yīng)的管理人員逐漸失去了工作的熱情和積極性。因此，在進(jìn)行檔案的管理工作的時(shí)候就出現(xiàn)管理者工作散漫、管理效率低下，對(duì)相應(yīng)的一些檔案資料進(jìn)行記錄的時(shí)候出現(xiàn)漏記和記錄缺乏準(zhǔn)確科學(xué)性等情況。所以，要讓檔案的管理工作得到真正的落實(shí)，需要提高企業(yè)及企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的認(rèn)可和重視，它是激發(fā)管理者工作積極性的關(guān)鍵，也是做好企業(yè)檔案管理工作的必要手段，同時(shí)能夠提高檔案管理的地位。

（二）對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升管理綜合能力。長(zhǎng)期以來，檔案管理工作人員的管理能力都普遍不高。但是隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷發(fā)展，對(duì)檔案管理者的管理綜合能力水平提出了更高的要求，檔案管理人員只有自身具備一定的管理能力，才能符合社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案管理的要求。因此，要對(duì)相應(yīng)的檔案管理者進(jìn)行定期培訓(xùn)，提升管理的綜合能力?？偠灾?，只有當(dāng)管理者的綜合能力提高之后，才能夠做好檔案的管理工作，進(jìn)而增加資料的使用效率。

（三）與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新檔案管理。社會(huì)的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，使得企業(yè)的管理方法和體制也在發(fā)生著改變。實(shí)際上，企業(yè)重視和加強(qiáng)對(duì)檔案的保存和管理，不單單只是為了讓一些數(shù)據(jù)信息能夠更好地保留下來，最主要的是為了將企業(yè)的具有價(jià)值的資源信息保留下來，為今后企業(yè)更好地發(fā)展提供準(zhǔn)確的依據(jù)。換一句話說，在企業(yè)的發(fā)展過程中，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理是一個(gè)非常重要的內(nèi)容，它關(guān)系到企業(yè)能否更好地發(fā)展。因此，在不斷地創(chuàng)新企業(yè)的發(fā)展模式的時(shí)候，也要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展?？傊?，要做好檔案的管理工作，相關(guān)的檔案管理工作者就要跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，改變傳統(tǒng)的發(fā)展體制，運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)水平，創(chuàng)新檔案管理的體制，為促進(jìn)企業(yè)更好地發(fā)展創(chuàng)造條件。

[1]張莉,郝幸田.企業(yè)文明[J].我國(guó)企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀及創(chuàng)新,2015(2)：14-18．

[2]黃萍.檔案的結(jié)構(gòu)研究[J].天津師范大學(xué)研究生學(xué)位論文,2014(3)：24-35.

[3]崔杰.現(xiàn)代檔案結(jié)構(gòu)研究[J].天津師范大學(xué)研究生論文,2016(24)：68-71.