淺析保障性住房檔案的數(shù)字化管理

文/天津市河西區(qū)住房保障中心 王喆

淺析保障性住房檔案的數(shù)字化管理

文/天津市河西區(qū)住房保障中心 王喆

我們處在社會經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的時代潮流中，隨著市場經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，國家對于保障性住房的工作也不斷重視起來。在這種背景下，國家增加對保障性住房建設(shè)的投入，使之?dāng)?shù)量快速增長，所涉及的租房檔案的數(shù)量也與日俱增。在這種情況下，如何實現(xiàn)高效科學(xué)的檔案管理成為檔案管理中的重要問題。在文章中，筆者將立足數(shù)字化的大時代中，針對當(dāng)下檔案整理的問題，淺析關(guān)于保障性住房檔案的數(shù)字化管理的應(yīng)用。

保障性住房；檔案；數(shù)字化管理

一、前言

保障性住房工作涉及人民的生活問題，社會反響較大，但是由于數(shù)量的問題，檔案的整理一直都是效率低、出錯率高的代名詞。所以針對檔案管理工作，必須引進(jìn)現(xiàn)代管理元素，構(gòu)建完善的數(shù)字化管理體系。這就要求相關(guān)部門要認(rèn)識到改善保障性住房檔案的數(shù)字化管理的重要性，增強(qiáng)檔案信息的透明度，提高檔案管理的效率，從而使保障性住房檔案的數(shù)字化管理體系向著高效化、規(guī)范化的方向發(fā)展。

二、保障性住房檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

根據(jù)筆者近年來親身收集的各地各級保障性住房檔案的資料，加上媒體的報道，認(rèn)為當(dāng)下我國住房檔案數(shù)字化管理的不足有以下幾點(diǎn)：

（一）對管理數(shù)字化的認(rèn)識不足。近十幾年來，保障性住房檔案管理模式是不斷隨著時代的發(fā)展發(fā)生變化的，但是由于種種原因，變化的效果不盡如人意。出現(xiàn)這種情況的原因還是相關(guān)檔案管理單位對于數(shù)字化管理體系的學(xué)習(xí)、認(rèn)識不足，以至于沒有認(rèn)識到數(shù)字化管理模式在工作中的重要性，認(rèn)識性不足問題的存在導(dǎo)致在進(jìn)行管理檔案工作時沒有進(jìn)行信息的采集與歸類，只是簡單地做文字處理，從而落后于國際管理的高效性，出現(xiàn)高頻的出錯率。在當(dāng)下我國檔案工作的管理體系中，各位領(lǐng)導(dǎo)人員也存在對數(shù)字化的認(rèn)識不足的問題，所以他們對于數(shù)字化管理的要求不嚴(yán)格，進(jìn)而整個工作大環(huán)境對于檔案信息的采集和分類沒有重視起來。在管理層次的上下級對于數(shù)字化管理認(rèn)識不足的前提下，就會使得檔案材料的管理偏重形式化，從而降低了檔案信息的利用價值。相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)將培養(yǎng)優(yōu)秀人才隊伍提上日程，不僅可以提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，還可以使人才更好地服務(wù)于房產(chǎn)檔案管理。

（二）缺乏安全性和系統(tǒng)性。建立安全性住房檔案信息化管理體系必須強(qiáng)化安全性，避免其軟件系統(tǒng)和硬件遭受病毒侵害和人為破壞，對住房檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行保密，確保系統(tǒng)的安全運(yùn)行。并且住房檔案管理部門應(yīng)對不同用戶使用權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，對于核心、機(jī)密的住房檔案數(shù)據(jù)，采用分散使用、集中管理的方法，所有用戶在訪問住房檔案信息管理系統(tǒng)時都需向管理部門申請。另外，我國住房行業(yè)快速發(fā)展，各個地區(qū)房產(chǎn)交易越來越火爆，這使得對于住房檔案的查閱需求也不斷增多。因此住房檔案管理系統(tǒng)應(yīng)實現(xiàn)易操作、方便、準(zhǔn)確和快捷性，從而滿足日常的住房檔案資料查閱要求。房產(chǎn)權(quán)屬登記管理和住房檔案管理屬于兩個不同的職能部門，要把它們有機(jī)地結(jié)合起來。

（三）信息化管理體系不夠健全。在當(dāng)下，我國的檔案信息管理體系還不夠健全。住房檔案信息化管理離不開正確的思想認(rèn)識，健全管理體系，應(yīng)該通過完善住房檔案資料，使檔案管理人員認(rèn)識到加強(qiáng)住房檔案信息化管理的重要意義，強(qiáng)化自身工作職責(zé)，提高工作積極性。

三、保障性住房檔案的數(shù)字化管理的分析

針對以上住房檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀，加之筆者多年從事檔案管理的經(jīng)驗，筆者將淺析數(shù)字化管理在保障性住房檔案的作用。

（一）加快信息化資源建設(shè)。住房檔案信息資源主要包括對象數(shù)據(jù)、原數(shù)據(jù)和目錄數(shù)據(jù)，從住房檔案管理系統(tǒng)中可利用編寫接口程序獲取原數(shù)據(jù)和目錄數(shù)據(jù)，并且數(shù)據(jù)化掃描紙質(zhì)檔案，廣泛采集對象數(shù)據(jù)，經(jīng)過條碼識別將對象數(shù)據(jù)自動傳送到服務(wù)器中，使元數(shù)據(jù)和目錄數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)存儲。

（二）實現(xiàn)了資源共享。住房檔案數(shù)字化管理的推動，一方面實現(xiàn)了檔案的信息數(shù)字化，建立起數(shù)據(jù)庫，逐漸進(jìn)行完善。另一方面，實現(xiàn)住房檔案數(shù)字化，是對住房檔案信息資源的二次開發(fā)，它結(jié)合了具體的住房檔案信息，健全了住房檔案信息體系，開展多方面分析和研究。

四、保障性住房檔案的數(shù)字化管理的重要性

根據(jù)以上對保障性住房檔案的數(shù)字化管理現(xiàn)狀和分析，筆者認(rèn)為科學(xué)的數(shù)字化管理的重要性有：住房檔案信息化管理是科學(xué)管理方法和現(xiàn)代化科學(xué)管理技術(shù)的有效結(jié)合，是滿足住房行業(yè)發(fā)展需求的重要措施。如今各領(lǐng)域和行業(yè)信息化建設(shè)快速發(fā)展，住房檔案信息化管理不僅有效提高了住房檔案資料利用率和開發(fā)能力，而且節(jié)省了人力和時間，使得住房檔案管理水平和工作效率不斷提升。

五、結(jié)束語

綜上所述，現(xiàn)階段的保障性住房檔案的管理還面臨著許多安全問題。由于保障性住房的特殊性，各級各地的管理部門應(yīng)該堅持走科學(xué)的數(shù)字化檔案管理方法，既保證了檔案工作的高質(zhì)量，又確保降低了檔案工作的出錯率。只有這樣，各地的管理部門才能使保障性住房更高效地分配給社會有需要的人士，才能為我國中低收入家庭的基本生活提供物質(zhì)上的保障。

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