關(guān)于加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的探討

文/長(zhǎng)春市雙陽區(qū)國(guó)庫集中支付中心 李實(shí)；長(zhǎng)春市雙陽區(qū)國(guó)有資產(chǎn)管理中心 李英

關(guān)于加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的探討

文/長(zhǎng)春市雙陽區(qū)國(guó)庫集中支付中心 李實(shí)；長(zhǎng)春市雙陽區(qū)國(guó)有資產(chǎn)管理中心 李英

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制不斷變化下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展模式隨之發(fā)生較大轉(zhuǎn)變，主要表現(xiàn)在管理模式、工作體制等方面。當(dāng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位開展管理工作時(shí)，檔案管理問題的出現(xiàn)需要予以重視，以實(shí)現(xiàn)管理效率的全面提升，進(jìn)而維護(hù)檔案信息數(shù)據(jù)的安全性與穩(wěn)定性。對(duì)此，本文重點(diǎn)對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理加強(qiáng)進(jìn)行分析，以保證該項(xiàng)管理工作的順利開展。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；加強(qiáng)措施

對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來講，其檔案管理工作的進(jìn)行，主要是為了更好開展其他相關(guān)工作，屬于保證單位高效運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵。目前，在各種信息逐漸豐富的前提下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理時(shí)，其工作內(nèi)容逐漸呈現(xiàn)復(fù)雜化特點(diǎn)，使信息載體、形式呈現(xiàn)不斷繁雜現(xiàn)狀，因此，針對(duì)檔案管理相關(guān)問題，貫徹落實(shí)具體解決措施顯得極其重要。

一、加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位中檔案管理的作用

當(dāng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位開展檔案管理工作時(shí)，其作用主要表現(xiàn)為：第一，有助于進(jìn)行檔案資料的保存，同時(shí)盡可能使其具有安全性、保密性特點(diǎn)。在檔案管理模式比較落后的背景下，檔案資料通常是以紙張進(jìn)行保存，其儲(chǔ)存空間、保存時(shí)間比較有限，同時(shí)還會(huì)受到儲(chǔ)存環(huán)境與儲(chǔ)存方式等因素的影響，因此，對(duì)該項(xiàng)工作進(jìn)行重點(diǎn)加強(qiáng)至關(guān)重要。第二，可以實(shí)現(xiàn)歷史資料的再次運(yùn)用，以發(fā)揮其最大價(jià)值。檔案管理屬于歷史過程，其中存在大量歷史價(jià)值較高文件資料，只有對(duì)其進(jìn)行充分保管，才能為今后工作的開展提供重要保障。第三，加強(qiáng)檔案管理工作，不僅可以實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部、外部信息共享，而且還能對(duì)檔案資料進(jìn)行高效運(yùn)用，以發(fā)揮檔案最大價(jià)值。

二、目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)存問題

現(xiàn)階段，根據(jù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理實(shí)際情況發(fā)現(xiàn)，其仍然存在較多不足之處，如人員離職交接問題等，只有保證問題得到解決后，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

（一）未開展人員離職交接工作。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，離職退休屬于常見事件，然而，當(dāng)單位人員出現(xiàn)離職情況時(shí)，只有認(rèn)真做好相關(guān)交接工作，才能保證各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。但是，根據(jù)當(dāng)前情況發(fā)現(xiàn)，管理人員出現(xiàn)離職后，并未認(rèn)真做好具體交接工作，多數(shù)人員無法全面了解檔案信息，使其發(fā)生較大經(jīng)濟(jì)損失。

（二）沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。當(dāng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，并未正確認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)工作的重要性，因此，單位領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行管理人員的聘請(qǐng)時(shí)，往往缺少相應(yīng)考察直接上崗，最終造成管理工作頻繁出現(xiàn)問題，直接阻礙了檔案管理的發(fā)展。另外，管理人員管理能力較弱，或者缺少相關(guān)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)等，均不利于發(fā)揮檔案管理的作用。

三、強(qiáng)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的相關(guān)措施

（一）檔案管理的規(guī)范化處理。因?yàn)闄n案形式、種類比較復(fù)雜，所以，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，應(yīng)該提前做好相關(guān)整理工作，按照檔案類型的不同，對(duì)其給予針對(duì)性管理，嚴(yán)禁將全部檔案混為一談，導(dǎo)致管理混亂等問題的出現(xiàn)。基于此，檔案具體整理過程包括：裝訂、分類、排序、編號(hào)、編目、裝盒，只有保證整個(gè)管理過程嚴(yán)格按照此順序進(jìn)行，才能達(dá)到提升工作效率的目的。

（二）加大檔案收集力度。機(jī)關(guān)事業(yè)單位日常工作中，檔案作為考察其工作的重要依據(jù)，還是科學(xué)研究的關(guān)鍵，單位多數(shù)工作的進(jìn)行均需要通過檔案資料得以完成，因此，管理人員需要積極進(jìn)行檔案收集和分類等相關(guān)工作，由于檔案收集屬于重要環(huán)節(jié)之一，通過檔案的全面收集，可有效保證其完整性。因此，為了確保該項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，管理人員需要具備較高歸檔意識(shí)，通過考核制度的完善，以達(dá)到提高管理人員整體專業(yè)能力的目的，實(shí)現(xiàn)檔案收集工作的順利開展。

（三）提高管理人員的整體素質(zhì)。首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行管理人員的聘請(qǐng)時(shí)，應(yīng)該科學(xué)制定其任職條件，例如：職業(yè)責(zé)任心與管理知識(shí)能力等內(nèi)容，以便于管理人員更好勝任該項(xiàng)工作。其次，部門開展各項(xiàng)工作時(shí)，還應(yīng)定期進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)和教育，確保管理人員工作能力得到全面提升，使其面對(duì)新事物時(shí)具有一定適應(yīng)能力、掌握能力，進(jìn)而構(gòu)建一支專業(yè)能力較強(qiáng)、綜合素質(zhì)較高的管理團(tuán)隊(duì)。

（四）檔案管理相關(guān)制度的優(yōu)化。為了加強(qiáng)檔案管理工作的實(shí)效性，還可以從管理制度優(yōu)化和完善方面進(jìn)行，同時(shí)嚴(yán)格按照規(guī)章與流程進(jìn)行，保證檔案管理有章可循。換言之，機(jī)關(guān)事業(yè)單位開展檔案管理時(shí)，需要在現(xiàn)有法律規(guī)定基礎(chǔ)上，對(duì)檔案歸檔和集中管理等工作內(nèi)容進(jìn)行具體明確和規(guī)范，通過各項(xiàng)工作的細(xì)致化規(guī)范，以保證檔案管理工作的正常開展，使其嚴(yán)格按照規(guī)范流程進(jìn)行，從而達(dá)到提高檔案管理水平的目的，以發(fā)揮其在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的價(jià)值。

四、結(jié)束語

總而言之，基于管理體制改革，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的開展，需要管理人員認(rèn)識(shí)到強(qiáng)化檔案管理的重要作用，通過對(duì)管理制度現(xiàn)存問題的全面分析，采取檔案管理的規(guī)范化處理、提升管理人員整體素質(zhì)、檔案管理相關(guān)制度的優(yōu)化等措施，以達(dá)到優(yōu)化本單位檔案管理工作的目的，使檔案工作可以更好發(fā)揮其價(jià)值。

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